6 Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για να οργανώσετε τον δικό σας φόρτο εργασίας

Οι δουλειές, όπου αποκτάς αυτονομία σε ό, τι κάνεις, είναι υπέροχες αν δεν σου αρέσει να σου λένε τι να κάνεις και προσφέρουν πολλή ικανοποίηση. Ωστόσο, με την ελευθερία έρχεται η ανάγκη να οργανώσετε και να διαχειριστείτε τη δική σας εργασία.

Αυτό απαιτεί χρόνο και δεξιότητες διαχείρισης εργασιών, και δεν είναι κάτι που έρχεται απαραίτητα φυσικά. Ας δούμε μερικούς αξιόπιστους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ενισχύσετε τις ικανότητές σας σε αυτόν τον τομέα και να αρχίσετε να αναλαμβάνετε αποτελεσματικά τον δικό σας φόρτο εργασίας.

1. Αποκτήστε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε ένα ημερολόγιο

Το να βασίζεστε αποκλειστικά στη μνήμη σας για να παρακολουθείτε το πρόγραμμά σας είναι ανοιχτό σε τεράστια ποσά ανθρώπινου λάθους. Ο ευκολότερος τρόπος για να κατακτήσετε την καλή διαχείριση του χρόνου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο για τα πάντα και να το κάνετε τακτικά.

Υπάρχουν πολλές εφαρμογές ψηφιακού ημερολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, όπως π.χ Αποψη και Ημερολόγιο Google. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε Tweek, εάν προτιμάτε έναν προγραμματιστή που βασίζεται σε εργασίες.

Σχετιζομαι με: Πώς να κατηγοριοποιήσετε με χρώμα το ημερολόγιο του Outlook

Ο στόχος είναι να βάλετε τα πάντα στο ημερολόγιό σας, συμπεριλαμβανομένων συναντήσεων, εργασιών και εκδηλώσεων, και βασικά οτιδήποτε ξέρετε ότι πρέπει να κάνετε. Εάν υπάρχει κάτι που ξέρετε ότι μπορεί να ξεχάσετε, βάλτε το. Είναι καλή πρακτική να συμπληρώνετε το ημερολόγιό σας όσο περισσότερο μπορείτε, οπότε αποκλείστε κάποιο χρόνο στην αρχή της εβδομάδας για να το κάνετε αυτό.

2. Οργανώστε τα email σας σε φακέλους

Η διατήρηση όλων των email σας στα Εισερχόμενά σας μπορεί να δημιουργήσει χάος, ειδικά αν χρειαστεί να βρείτε ένα σημαντικό εισερχόμενο email αργότερα. Για να το διορθώσετε, θα πρέπει να οργανώσετε τα email σας σε σχετικούς φακέλους.

Οι φάκελοι που δημιουργείτε θα πρέπει να είναι συγκεκριμένοι για την εργασία και τον ρόλο σας και να τους κάνουν έτσι ώστε να βρίσκετε γρήγορα πληροφορίες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει φακέλους για έργα, εταιρικές ανακοινώσεις και ενημερώσεις, μέλη της ομάδας, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να ακολουθήσετε και ούτω καθεξής.

Είναι καλύτερο να αποφύγετε τη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τη δουλειά, γιατί ακόμα κι αν κάτι δεν φαίνεται κατάλληλο τώρα, δεν σημαίνει ότι δεν θα γίνει και στο μέλλον.

Μπορεί να μην δείτε αμέσως το όφελος από την οργάνωση της επικοινωνίας με αυτόν τον τρόπο, αλλά μακροπρόθεσμα, θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τον έλεγχο του φόρτου εργασίας σας.

3. Οργανώστε τη μονάδα αρχείων σας

Δεν υπάρχει τίποτα πιο επιζήμιο για την παραγωγικότητά σας από μια μονάδα αρχείων που έχει εκατοντάδες χαλαρά αρχεία. Κάνοντας αυτό είναι δύσκολο και συντριπτικό να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, με αποτέλεσμα την αναβλητικότητα και την αποφυγή.

Ακριβώς όπως με τα email σας, είναι σημαντικό να τακτοποιείτε τα αρχεία σας σε φακέλους, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε την εργασία σας. Ουσιαστικά, δεν θα πρέπει να έχετε αρχεία που δεν είναι αποθηκευμένα σε ειδικό φάκελο.

Σχετιζομαι με: Παραγωγικά εργαλεία για τη βελτίωση της εστίασης σε γραφεία που αποσπούν την προσοχή

Αυτό δεν θα σας κάνει αυτόματα καλύτερους στη διαχείριση του φόρτου εργασίας, αλλά θα σας βοηθήσει στη διαχείριση του χρόνου και θα σας κρατήσει συνεπείς. Έχετε ακούσει ποτέ το ρητό "το τακτοποιημένο σπίτι είναι ένα τακτοποιημένο μυαλό"; Το ίδιο ισχύει και για τον ψηφιακό χώρο εργασίας σας!

4. Παρακολουθήστε την εργασία σας

Το να έχετε αυτονομία στη δουλειά σημαίνει ότι αναμένεται να παρακολουθείτε τις δικές σας συνεχείς εργασίες και πώς αυτό ταιριάζει στην ευρύτερη ομαδική προσπάθεια. Επομένως, είναι αυτονόητο ότι χρειάζεστε έναν πρακτικό τρόπο για να το κάνετε αυτό.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο που παραθέτει όλη την πρόοδο της εργασίας σας, από πελάτες με τους οποίους εργάζεστε μέχρι τον προγραμματισμό του έργου. Το Microsoft Excel και τα Φύλλα Google έχουν πολλά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή μπορείτε να φτιάξετε ένα από την αρχή. Στην ιδανική περίπτωση, το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να σας παρέχει επίβλεψη σχετικά με:

• Ποιο είναι το έργο.
• Προθεσμίες.
• Δείκτες προόδου.
• Καθήκοντα που σχετίζονται με αυτό.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης εργασίας, όπως π.χ Asana, αυτό κάνει κάποια οργάνωση για εσάς. Ανεξάρτητα από το πώς επιλέγετε να παρακολουθείτε την εργασία σας, εάν έχετε την αποκλειστική ευθύνη για τον φόρτο εργασίας σας, είναι σημαντικό να έχετε κάποιο είδος οπτικής επισκόπησης.

Σχετιζομαι με: Asana Hacks που πρέπει να γνωρίζετε

5. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας αποτελεσματικά

Όταν δεν έχετε κάποιον να σας λέει τι να κάνετε, πρέπει να καταλάβετε ποιες εργασίες έχουν προτεραιότητα έναντι άλλων. Αυτή η δεξιότητα είναι συχνά αυτή με την οποία οι άνθρωποι έχουν τη μεγαλύτερη δυσκολία επειδή απαιτεί να σκεφτόμαστε τη μεγαλύτερη εικόνα και να προβλέψουμε τα μελλοντικά αποτελέσματα.

Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές δοκιμασμένες και δοκιμασμένες μέθοδοι για να το κάνετε αυτό, για να σας βοηθήσουν. ο Μέθοδος MosCoW σας βοηθά να τακτοποιήσετε τις εργασίες σε που πρέπει, πρέπει, θα μπορούσατε και δεν θα έχετε. Είναι ένα κλιμακωτό σύστημα που σας δίνει τη δυνατότητα να εξακριβώσετε ποιες εργασίες είναι απαραίτητες και ποιες όχι.

ο Μήτρα του Αϊζενχάουερ είναι μια άλλη μέθοδος που κατηγοριοποιεί τις εργασίες σας σε ένα πλέγμα 2x2: επείγουσα, σημαντική, όχι επείγουσα και όχι σημαντική. Επομένως, εάν η εργασία σας εμπίπτει στο πλαίσιο Επείγον/Σημαντικό, σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε τώρα. Ενώ αν εμπίπτει στο πλαίσιο Μη Επείγον/Μη Σημαντικό, θα μπορούσατε πιθανώς να το αγνοήσετε, προς το παρόν.

6. Εξοικονομήστε χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες

Οι άνθρωποι ξοδεύουν περίπου το 25% του χρόνου τους στη δουλειά σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αυτό είναι ένα τεράστιο μέρος του χρόνου και είναι απίστευτα αναποτελεσματικό. Αυτά μπορεί να είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε όπου το περιεχόμενο είναι πανομοιότυπο ή τμήματα κειμένου που γράφετε στις αναφορές.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την εργασία ρουτίνας όπως αυτή χρησιμοποιώντας το Επέκταση Chrome Expander Magical Text. Είναι μια δωρεάν εφαρμογή που σας επιτρέπει να δημιουργείτε έως και 10 συντομεύσεις αντί να γράφετε το ίδιο κείμενο, ξανά και ξανά.

Σχετιζομαι με: Καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας το Zapier

Το έναυσμα συντόμευσης θα μπορούσε να είναι ένας συνδυασμός συμβόλων και γραμμάτων. Όταν τα πληκτρολογείτε, παράγει αυτόματα το πλήρες κείμενο που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, πληκτρολόγηση #κανω ΑΝΑΦΟΡΑ θα παράγει την πλήρη αναφορά σκελετού και μπορείτε απλώς να μπείτε και να επεξεργαστείτε τυχόν σχετικές λεπτομέρειες.

Παραμείνετε στην κορυφή του φόρτου εργασίας σας

Είναι πολύ εύκολο να γίνεις ανοργάνωτος και να κάνεις λάθη όταν πρόκειται να διαχειριστείς τον δικό σου φόρτο εργασίας. Επομένως, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε ότι έχετε τα πάντα για να το ελαχιστοποιήσετε.

Ως άνθρωποι, μπορούμε μόνο να αποθηκεύσουμε τόσες πολλές πληροφορίες στον εγκέφαλό μας, οπότε μην επιβαρύνεστε με την προσπάθεια να θυμηθείτε τα πάντα. Χρησιμοποιώντας τις συμβουλές που διερευνήθηκαν εδώ, θα είστε σε καλό δρόμο για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το δικό σας φόρτο υποθέσεων και με τον καιρό θα γίνει δεύτερη φύση.

4 Digital Board Apps για Συνεργασία και Σχεδιασμό Έργων

Οι πίνακες ψηφιακής συνεργασίας είναι ο δρόμος προς τα εμπρός, αλλά ποιον πρέπει να χρησιμοποιήσετε; Εδώ είναι οι καλύτερες εφαρμογές για συνεργασία και σχεδιασμό έργου.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα