Η παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας συχνά ορίζεται ως η ποσότητα εργασίας που μπορεί να ολοκληρώσει ένα άτομο σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Όσο πιο παραγωγικοί είστε, τόσο περισσότερα πράγματα κάνετε.

Ωστόσο, αντί να χρησιμοποιείτε τη συμβατική προσέγγιση για την ολοκλήρωση της εργασίας, υπάρχει μια ποικιλία διαφορετικών στρατηγικών που μπορείτε να εφαρμόσετε.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και ανεπαίσθητες αλλαγές μπορούν να οδηγήσουν σε βαθύ αντίκτυπο στον όγκο της εργασίας που κάνετε. Η ομαδοποίηση εργασιών είναι ένα κλασικό παράδειγμα αυτού.

Λοιπόν, τι ακριβώς είναι η ομαδοποίηση εργασιών; Και πώς μπορείς να το κάνεις σωστά; Ας ανακαλύψουμε.

Τι είναι η ομαδοποίηση εργασιών;

Η ομαδοποίηση εργασιών είναι απλώς μια διαδικασία ομαδοποίησης εργασιών παρόμοιας φύσης σε μια παρτίδα και ολοκλήρωσής τους με μία κίνηση αντί να τις κάνετε μία προς μία κατά τη διάρκεια της ημέρας σας.

Μπορείτε να συνδυάσετε σχεδόν οποιαδήποτε εργασία μαζί. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να απαντήσετε στα email σας, θα μπορούσατε να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα και στη συνέχεια να εστιάσετε αποκλειστικά σε αυτό.

instagram viewer

Αντί να απαντάτε σε μη επείγοντα email σποραδικά κατά τη διάρκεια της ημέρας σας, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο και να ολοκληρώσετε τη δουλειά με μια κίνηση με απόλυτη εστίαση.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στην εργασία

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της ομαδοποίησης εργασιών είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για σχεδόν οτιδήποτε, από τη βαθιά εργασία έως την ολοκλήρωση πεζών εργασιών κατά τη διάρκεια της ημέρας σας.

Πώς να ομαδοποιήσετε αποτελεσματικά τις εργασίες

Για να ομαδοποιήσετε αποτελεσματικά τις εργασίες, χρειάζεστε δύο πράγματα: ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου και μια εφαρμογή υποχρεώσεων. Ακολουθεί ένας αναλυτικός οδηγός για αποτελεσματική ομαδοποίηση εργασιών.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου. Η ομαδοποίηση εργασιών είναι αποτελεσματική μόνο εάν γνωρίζετε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε κάθε παρτίδα εργασιών.

Σχετιζομαι με: Εφαρμογές παρακολούθησης ελεύθερου χρόνου για να μεγιστοποιήσετε τη βαθιά εργασία σας

Μια δημοφιλής επιλογή είναι το Clockify, καθώς είναι εντελώς δωρεάν στη χρήση. Φυσικά, υπάρχουν και άλλες διαθέσιμες επιλογές, όπως το Toggl, οπότε επιλέξτε οποιαδήποτε εφαρμογή σας αρέσει να χρησιμοποιείτε.

2. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή To-Do για να κατηγοριοποιήσετε τις εργασίες ανάλογα

Δεν υπάρχει έλλειψη εφαρμογών υποχρεώσεων, επομένως είναι περισσότερο θέμα του τι σας αρέσει και τι είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε. Το Microsoft To Do είναι μια φανταστική εφαρμογή που είναι δωρεάν για χρήση και συγχρονισμό σε πολλές πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένων των iOS, Android, Windows και macOS. Μπορείτε να βρείτε και άλλες επιλογές, όπως π.χ TickTick.

Όταν επιλέγετε μια εφαρμογή υποχρεώσεων, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει αυτή που σας επιτρέπει να εκχωρείτε ετικέτες ή να κατηγοριοποιείτε εργασίες. Αυτό θα κάνει μεγάλη διαφορά όταν συνδυάζετε εργασίες μαζί.

3. Μαζική εργασία χαμηλής αξίας για κουραστικές ώρες της ημέρας

Για να εκτελέσετε με επιτυχία τις εργασίες και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, πρέπει να κατανοήσετε πώς κυμαίνονται τα επίπεδα ενέργειάς σας κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Σχεδόν όλοι μας βιώνουμε ηρεμίες ή πτώσεις ενέργειας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ωστόσο, για τους περισσότερους ανθρώπους, τα πρωινά είναι πιο παραγωγικά. Τα επίπεδα ενέργειας είναι στα ύψη, και το μυαλό πυροδοτεί όλους τους κυλίνδρους.

Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι βιώνουν μια ύφεση αμέσως μετά το μεσημεριανό γεύμα, με την παραγωγικότητα να πέφτει σημαντικά. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε εργασίες χαμηλής αξίας, όπως να απαντάτε σε μη απαραίτητα email ή να κάνετε κοσμικές εργασίες, κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων χαμηλής κατανάλωσης ενέργειας.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εφαρμογές ομαδοποίησης χρόνου για αύξηση της παραγωγικότητας

Ομοίως, για πιο απαιτητικές εργασίες, είναι καλύτερο να τις συλλέξετε για μια στιγμή που το μυαλό σας θα είναι φρέσκο ​​και συγκεντρωμένο. Μπορεί να είναι αργά το βράδυ ή νωρίς το πρωί!

4. Αναλύστε μεγαλύτερα έργα σε μικρότερες εργασίες

Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αναλύσετε μεγαλύτερα έργα κατά την ομαδοποίηση εργασιών. Δεν μπορείτε να συνδυάσετε μια εργασία μαζί, εάν πρόκειται να αφαιρέσετε ένα μεγάλο κομμάτι από την ημέρα σας.

Αντίθετα, εάν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο, πρέπει να το αναλύσετε σε μικρότερες, εκτελέσιμες εργασίες. Και, όπως πάντα, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε αυτές τις εργασίες ανάλογα.

Για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να προετοιμάσετε μια ολοκληρωμένη αναφορά, μπορείτε να χωρίσετε τη ροή εργασιών σε διάφορα βήματα, όπως σχεδιασμό, συλλογή δεδομένων, σύνταξη της αναφοράς και παρουσίαση.

5. Ορίστε χρονικά όρια και ελέγξτε την απόδοσή σας

Η χρήση ενός εργαλείου παρακολούθησης χρόνου είναι κρίσιμης σημασίας για την ομαδοποίηση και την επιτυχή ολοκλήρωση εργασιών. Σε πολλές περιπτώσεις, ορισμένες εργασίες μπορεί να ξεφύγουν από τον έλεγχο και να σας πάρουν περισσότερο χρόνο από ό, τι νομίζατε.

Θέστε ρεαλιστικά χρονικά όρια και προσπαθήστε να τα τηρήσετε. Με τον καιρό, θα καταλάβετε καλύτερα πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρώσετε συγκεκριμένες εργασίες και τα χρονικά σας όρια θα γίνουν πιο αποτελεσματικά.

Θα πρέπει να διενεργείτε εβδομαδιαίους ελέγχους χρόνου για να γνωρίζετε ποιες κατηγορίες εργασιών κατανάλωσαν τον περισσότερο χρόνο σας και πώς μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε σε εργασίες που είναι λιγότερο απαιτητικές.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτερες εναλλακτικές εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου εναλλαγής

4 Βασικά πλεονεκτήματα του Task Batching

Η ομαδοποίηση εργασιών είναι μια φανταστική τεχνική παραγωγικότητας που θα σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα σε συντομότερο χρονικό διάστημα. Εδώ είναι τα μεγαλύτερα οφέλη που προσφέρει.

1. Βελτιωμένη παραγωγικότητα

Εστιάζοντας περισσότερο σε παρόμοιες εργασίες, θα κάνετε περισσότερα αντί να αφήσετε την προσοχή σας να περιπλανηθεί. Η ομαδοποίηση εργασιών είναι διαδεδομένη, καθώς σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες υψηλής προτεραιότητας με μία κίνηση όταν τα επίπεδα ενέργειάς σας είναι υψηλότερα.

Αυτό σας επιτρέπει επίσης να διαχειρίζεστε καλύτερα τα επίπεδα ενέργειάς σας κατά τη διάρκεια της ημέρας και να εστιάσετε σε διαφορετικές εργασίες με βάση τα επίπεδα εστίασής σας.

2. Αυξημένη Αυτοπεποίθηση

Η αυτοπεποίθησή σας θα είναι προφανώς χαμηλή όταν είστε διανοητικά ή σωματικά κουρασμένοι ψυχικά και έχετε μια σημαντική αποστολή να ολοκληρώσετε. Απλώς δεν θα έχετε πίστη στη δουλειά σας στις περισσότερες περιπτώσεις.

Κάνοντας σημαντική δουλειά σε περιόδους υψηλής ενέργειας και εστίασης, η αυτοπεποίθησή σας συνολικά θα αυξηθεί επίσης. Καθώς κάνετε περισσότερη δουλειά με την πάροδο του χρόνου, θα συνεχίσει να ανεβαίνει!

3. Καλύτερη εργασιακή ικανοποίηση

Δοκιμάστε τη ομαδοποίηση εργασιών εάν πιάνετε τον εαυτό σας να κυνηγά συνεχώς προθεσμίες και να μεταπηδά από τη μια εργασία στην άλλη. Θα σας επιτρέψει να διαχειριστείτε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά, αυξάνοντας τελικά την ικανοποίηση από την εργασία.

4. Μειωμένο στρες

Με τη ομαδοποίηση εργασιών, δεν θα χάσετε καθόλου ύπνο λόγω επικείμενων προθεσμιών ή κακής ποιότητας εργασίας. Επειδή θα έχετε καθορισμένες περιόδους για την ολοκλήρωση όλων των βασικών και μη ουσιωδών εργασιών, θα γνωρίζετε πότε να σταματήσετε και να αφιερώσετε λίγο χρόνο σε άλλα πράγματα.

Φυσικά, αυτό θα βοηθήσει στη μείωση των επιπέδων άγχους και θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής.

Η ρύθμιση της παραγωγικότητας είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία

Η μέτρηση και η ρύθμιση των επιπέδων παραγωγικότητάς σας είναι πολύ σημαντική. Θα σας επιτρέψει να γίνετε καλύτεροι στη δουλειά σας, να ελευθερώσετε χρόνο για να αφιερώσετε σε πράγματα που αγαπάτε και να μάθετε περισσότερα. Το πιο σημαντικό είναι ότι δεν θα αισθάνεστε συνεχώς κολλημένοι με τη δουλειά ρυθμίζοντας και διαχειριζόμενοι τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας.

Πώς να διαχειριστείτε τους τέσσερις πυλώνες της παραγωγικότητας: Συμβουλές και εργαλεία προς χρήση

Ψάχνετε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας; Δείτε πώς μπορείτε να διαχειριστείτε τέσσερις σημαντικούς πυλώνες παραγωγικότητας με την τεχνολογία.

Διαβάστε Επόμενο

ΜερίδιοΤιτίβισμαΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Σχετικά θέματα
  • Παραγωγικότητα
  • Διαχείριση εργασιών
  • Συμβουλές παραγωγικότητας
  • Κόλπα παραγωγικότητας
  • Συμβουλές για το χώρο εργασίας
Σχετικά με τον Συγγραφέα
Νατζάμ Αχμέντ (Δημοσιεύτηκαν 45 άρθρα)

Ο Najam Ahmed είναι έμπειρος έμπορος περιεχομένου και κειμενογράφος με έμφαση στις προσφορές SaaS, τις νεοφυείς επιχειρήσεις, τις ψηφιακές εταιρείες και τις επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου. Έχει συνεργαστεί στενά με ιδρυτές και επαγγελματίες του ψηφιακού μάρκετινγκ τα τελευταία οκτώ χρόνια για την παραγωγή άρθρων, ηλεκτρονικών βιβλίων, ενημερωτικών δελτίων και οδηγών. Τα ενδιαφέροντά του περιλαμβάνουν παιχνίδια, ταξίδια και διάβασμα.

Περισσότερα από τον Najam Ahmed

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για συμβουλές τεχνολογίας, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!

Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε