Πώς να σχεδιάσετε εύκολα ένα έργο χρησιμοποιώντας χαρτί Dropbox

Ο σχεδιασμός του έργου μπορεί να είναι κουραστικός και συντριπτικός, ειδικά όταν απαιτεί ολόκληρη η ομάδα σας να συνεργαστεί σε ξεχωριστές εργασίες, συνεδρίες καταιγισμού ιδεών και πολλά άλλα.

Ευτυχώς, υπάρχουν τεχνολογικά εργαλεία εκεί έξω που μπορούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία σχεδιασμού του έργου. Και το καλύτερο από όλα, μερικά από αυτά είναι δωρεάν. Το Dropbox Paper είναι ένα δωρεάν εργαλείο δημιουργίας και επεξεργασίας εγγράφων που προσφέρεται μέσω του Dropbox. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας λογαριασμός Dropbox.

Σχεδιασμός έργων με χαρτί Dropbox

Χαρτί Dropbox διαθέτει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για τον εύκολο και γρήγορο σχεδιασμό έργων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο γραμμής χρόνου για να ορίσετε ημερομηνίες για εργασίες και έως οραματιστείτε ολόκληρο το έργο σας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων και να προσθέσετε ετικέτες σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας που είναι υπεύθυνα για κάθε εργασία. Το καλύτερο κομμάτι? Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά σε ένα μόνο έγγραφο, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση όλων των λεπτομερειών.

Το χαρτί Dropbox είναι φιλικό προς τον καταιγισμό ιδεών

Πριν βουτήξουμε, θέλουμε να μοιραστούμε το εξής: Δεν χρειάζεται να έχετε κατανοήσει ολόκληρο το έργο σας πριν χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία. Επίσης, μπορεί να θέλετε μάθετε περισσότερα για το τι είναι στην πραγματικότητα το χαρτί Dropbox.

Είναι εύκολο να συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να κάνετε καταιγισμό ιδεών σε έργα καθώς τα σχεδιάζετε. Όλα τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να προβάλλουν και να επεξεργάζονται έγγραφα Dropbox Paper ταυτόχρονα.

Ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων με χρήση του χρονοδιαγράμματος του έργου

Αρχικά, ας δημιουργήσουμε ένα βασικό χρονοδιάγραμμα έργου. Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο Dropbox Paper και ονομάστε το σύμφωνα με το έργο σας. Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Στο κάτω μέρος του εγγράφου σας, θα δείτε τη γραμμή εργαλείων Dropbox Paper. Επιλέξτε το εικονίδιο της γραμμής χρόνου, το οποίο μοιάζει με μικρογραφία ημερολογίου.
2. Θα εμφανιστεί το χρονολόγιό σας. Στη συνέχεια, επιλέξτε το βέλος δίπλα 2 εβδομάδες για να επιλέξετε τη διάρκεια του έργου σας.

Ορισμός ορόσημων

Το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε τα ορόσημα του έργου που θέλετε να ολοκληρώσει η ομάδα σας κατά τη διάρκεια του έργου. Να το πράξουν:

1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ημερομηνία και α Εικονίδιο σημαίας θα εμφανιστει. Επιλέξτε το.
2. Ονομάστε το ορόσημό σας.

Εάν εισαγάγετε ένα ορόσημο εσφαλμένα ή απλά θέλετε να το αφαιρέσετε, κάντε κλικ στο ορόσημο στη γραμμή χρόνου και επιλέξτε το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.

Προσθήκη στο Tasks

Με όλα τα ορόσημα που έχετε καταχωρίσει, θα θέλετε τώρα να ολοκληρώσετε και να προσθέσετε συγκεκριμένες εργασίες μέχρι την ημερομηνία λήξης. Αυτές είναι οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε για να φτάσετε σε κάθε ορόσημο.

1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το κενό διάστημα κάτω από κάθε ημερομηνία για να εμφανιστεί μια γκρίζα περιοχή. Επιλέξτε το για να ανοίξετε το Παράθυρο νέου στοιχείου.
2. Εισαγάγετε το όνομα της εργασίας σας και προσθέστε μια περιγραφή της εργασίας εάν χρειάζεται.
3. Αναθέστε την εργασία επιλέγοντας το Εικονίδιο αντιστοίχισης (το σώμα με έναν κύκλο γύρω του).

Εάν θέλετε να επιστήσετε την προσοχή σε συγκεκριμένες εργασίες, μπορείτε να τις χρωματίσετε επιλέγοντας το Εικονίδιο παλέτας στο πάνω δεξιά μέρος του παραθύρου. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρωματίσετε εργασίες υψηλής προτεραιότητας με κόκκινο χρώμα.

Οργάνωση εργασιών με χρήση της λίστας υποχρεώσεων

Εάν θέλετε να παραιτηθείτε από τη γραμμή χρόνου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Λίστα υποχρεώσεων. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Λίστα υποχρεώσεων με το εργαλείο Timeline για να οργανώσετε περαιτέρω τις εργασίες του έργου.

Για παράδειγμα, μπορείτε να τοποθετήσετε βασικά ορόσημα στο Χρονολόγιο και τις εργασίες σας με ημερομηνίες μέσα στη Λίστα υποχρεώσεων. Όταν ολοκληρωθούν οι εργασίες, απλώς τσεκάρετε το πλαίσιο δίπλα στην εργασία.

Για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων:

1. Επίλεξε το Εικονίδιο λίστας υποχρεώσεων (που μοιάζει με σημάδι επιλογής) στη γραμμή εργαλείων στο κάτω μέρος της οθόνης.
2. Εισαγάγετε το όνομα της εργασίας σας.
3. Επιλέξτε την ημερομηνία και πληκτρολογήστε μια ημερομηνία.
4. Εάν θέλετε να αναθέσετε την εργασία σε κάποιον στην ομάδα σας, επιλέξτε το Εικονίδιο αντιστοίχισης και εισάγετε το όνομα ή το email τους.

Αυτό είναι! Εάν θέλετε να κάνετε σχόλια σχετικά με συγκεκριμένες εργασίες, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το Εικονίδιο σχολίου (που μοιάζει με συννεφάκι ομιλίας) δίπλα στην εργασία.

Πρόσθετα χαρακτηριστικά για τον προγραμματισμό έργου

Αφού συμπληρώσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και τη λίστα εργασιών σας, είστε σε καλό δρόμο για να σχεδιάσετε το τέλειο έργο. Εάν θέλετε να προχωρήσετε ακόμη περισσότερο τον προγραμματισμό του έργου σας, ακολουθούν ορισμένες πρόσθετες λειτουργίες που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες.

Επισήμανση εγγράφων

Έχετε πολλά έγγραφα για κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε; Αυτό μπορεί γρήγορα να γίνει μπερδεμένο και απογοητευτικό για την ομάδα σας. Ο απλούστερος τρόπος για να οργανώσετε τα έγγραφα του έργου σας είναι μέσω της προσθήκης ετικετών.

Η προσθήκη ετικετών (#) σάς δίνει τη δυνατότητα να τοποθετήσετε μια ετικέτα στα έγγραφα και τα αρχεία σας, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα στην αναζήτηση. Για να προσθέσετε ετικέτα στα έγγραφά σας:

1. Βρείτε το έγγραφο ή το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε ετικέτα στο Dropbox και επιλέξτε το.
2. Στο παράθυρο στα δεξιά, προσθέστε μια ετικέτα στο Προσθέστε μια ετικέτα κουτί.
3. Χρησιμοποιήστε ετικέτες που είναι περιγραφικές για το έργο σας. Για παράδειγμα, το #March2022MarketingCampaign θα λειτουργούσε σε αυτό το παράδειγμα.

Όταν θέλετε να βρείτε έγγραφα με τις ετικέτες σας, εισαγάγετε την ετικέτα στη γραμμή αναζήτησης του Dropbox.

Πρότυπο σχεδίασης έργου

Δεν θέλετε να χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα έργο μέσα στο Dropbox από την αρχή; Το Dropbox το κάνει απλό με το Πρότυπο Σχεδιασμού Έργου που μπορείτε να βρείτε εδώ.

Απλά επιλέξτε Χρησιμοποιήστε το πρότυπο, και το πρότυπο θα ανοίξει μέσα στο λογαριασμό σας στο Dropbox Paper. Αυτό το πρότυπο περιλαμβάνει μια λίστα υποχρεώσεων και ένα χρονοδιάγραμμα, καθώς και άλλες πληροφορίες, όπως πληροφορίες έργου.

Συμπληρώστε τα στοιχεία σας και θα είστε έτοιμοι. Είναι επίσης πλήρως επεξεργάσιμο, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές για να ταιριάζουν στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε τα αρχεία του έργου σας μαζί είναι να συνδέσετε αυτά τα αρχεία με το κύριο έγγραφο του έργου σας.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ανοίξτε το έγγραφο προγραμματισμού έργου. Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Στη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε το Εισαγάγετε το εικονίδιο αρχείων Dropbox, που μοιάζει με ανοιχτό κουτί.
2. Χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης, εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε στο έγγραφό σας. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από συμβόλαια έως παρουσιάσεις. Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε έγγραφα επιλέγοντας Μεταφόρτωση αρχείων.
3. Επισημάνετε το έγγραφο και επιλέξτε Επιλέγω.
4. Το αρχείο, το έγγραφο ή η εικόνα θα εισαχθεί στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο αρχείο για να το ανοίξετε περαιτέρω και να το δείτε σε πλήρη οθόνη.

Τι άλλο μπορείτε να κάνετε με τον λογαριασμό σας στο Dropbox;

Το Dropbox Paper είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τα πάντα, από το σχεδιασμό έργων έως τη δημιουργία εγγράφων με γραφικά. Λοιπόν, τι άλλο μπορείτε να κάνετε με τον λογαριασμό σας στο Dropbox; Ο ουρανός είναι το όριο.

3 μοναδικές και δημιουργικές χρήσεις για λογαριασμούς Dropbox

Οι λογαριασμοί Dropbox έχουν μια ποικιλία από μοναδικές χρήσεις που μπορείτε να απολαύσετε με εργαλεία κοινής χρήσης και εργαλεία τρίτων. Εδώ είναι μερικά για να δοκιμάσετε...

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα