Τα 5 καλύτερα εργαλεία συνεργασίας εγγράφων για απομακρυσμένη εργασία

Με την άνθηση της κουλτούρας εργασίας από το σπίτι, οι ομάδες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε εργαλεία συνεργασίας για να συνεχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για τη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων, την παρακολούθηση της προόδου τους, τη διευθέτηση εικονικών συναντήσεων και την παραμονή συνδεδεμένων για να τις βοηθήσετε να παραμείνουν παραγωγικές.

Ομοίως, η συνεργασία εγγράφων κατέχει εξίσου σημαντική θέση για αποτελεσματική επικοινωνία. Για να απλοποιήσετε τη δημιουργία, την κοινή χρήση και τη συνεργασία εγγράφων, ακολουθούν μερικά από τα καλύτερα εργαλεία συνεργασίας εγγράφων που πρέπει να δοκιμάσετε.

Για τη συνεργασία εγγράφων, τα Έγγραφα Google είναι η καλύτερη επιλογή. Βοηθά να παραμείνετε μπροστά από το παιχνίδι συνεργασίας χωρίς να κοστίσετε μια δεκάρα. Εξαλείφει τις απογοητεύσεις τόσο του αποστολέα όσο και του παραλήπτη, εκχωρώντας μοναδικούς συνδέσμους για κάθε έγγραφο και επιτρέποντας στους χρήστες να τους μοιράζονται απρόσκοπτα με ένα κλικ.

Η δυνατότητα συλλογικής κοινής χρήσης εγγράφων των Εγγράφων Google επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο, παρακολουθείτε και αποδέχεστε προτάσεις και δείτε τις αλλαγές συγχρονισμένες σε πραγματικό χρόνο για να παραμένετε ενημερωμένοι για τα πιο πρόσφατα εκδοχή. Επιπλέον, επιτρέπει στους συντάκτες να προσθέτουν σχόλια και προτάσεις σε πραγματικό χρόνο.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να παραχωρήσετε και να περιορίσετε δικαιώματα στα Έγγραφα Google

Ως κάτοχος του εγγράφου, μπορείτε να προσαρμόσετε τα δικαιώματα επεξεργασίας σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Μπορείτε είτε να προσθέσετε άτομα όπως συντάκτες ή θεατές χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Μπορείτε επίσης να ορίσετε το έγγραφο σε "Προβολή μόνο" ή "Περιορισμένο", έτσι ώστε μόνο άτομα με αναγνωριστικά email από τον ίδιο τομέα να έχουν πρόσβαση σε αυτό. Επιπλέον, μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να μοιραστεί το έγγραφό σας με άλλα μέλη της ομάδας.

Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι αντιμετωπίζουν ένα πρόβλημα όταν χρησιμοποιούν τα Έγγραφα Google. Οι χρήστες δεν γνωρίζουν τις επιλογές πρόσκλησης και κοινής χρήσης συνδέσμων στα Έγγραφα Google. Ο παραλήπτης μπορεί να πραγματοποιήσει λήψη, επεξεργασία και email του ληφθέντος εγγράφου εάν δεν γνωρίζει πώς να συνεργαστεί στα Έγγραφα Google. Επομένως, εάν είναι η πρώτη φορά που το χρησιμοποιούν, ίσως χρειαστεί να τους εκπαιδεύσετε λίγο.

Το Notion σάς δίνει τον πλήρη έλεγχο της κοινής χρήσης εγγράφων. Με αυτό, μπορείτε εύκολα να ελέγξετε ποιος μπορεί να επεξεργάζεται, να προβάλλει, να σχολιάζει ή να μοιράζεται τις σελίδες Έννοιας. Τα έγγραφα μπορούν είτε να κοινοποιηθούν σε ένα άτομο είτε με μια ολόκληρη ομάδα ταυτόχρονα.

Στην ομαδική κοινή χρήση, μπορείτε να περιορίσετε ποιος έχει πρόσβαση στα έγγραφα, είτε ολόκληρη η ομάδα είτε μόνο μερικά μέλη από ολόκληρη την ομάδα. Μπορείτε, για παράδειγμα, να τοποθετήσετε τους αναπληρωτές συντάκτες σας σε μια ομάδα και να τους παραχωρήσετε πρόσβαση επεξεργασίας σε εμπιστευτικές πληροφορίες με ένα κλικ. Εναλλακτικά, μπορείτε να δώσετε πρόσβαση επεξεργασίας σε μερικούς συντάκτες, ενώ εξακολουθείτε να μοιράζεστε το έγγραφο με ολόκληρη την ομάδα επεξεργασίας.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Βασικές συμβουλές και κόλπα για να ξεκινήσετε με το Notion

Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, το Notion διατηρεί αρχείο με τις ιδιωτικές και τις κοινόχρηστες σελίδες σας. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε γρήγορα σελίδες από τη μια ενότητα στην άλλη, ενώ ορίζετε τα δικαιώματα πρόσβασης ώστε να ταιριάζουν με αυτά που έχουν ήδη οριστεί στην ενότητα της ιδιωτικής σελίδας. Τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης ισχύουν για ένθετες σελίδες, αλλά μπορείτε αργότερα να τα αλλάξετε ανάλογα με τις ανάγκες.

Επίσης, ένας διαχειριστής έχει το δικαίωμα είτε να αλλάξει τα δικαιώματα εγγράφων ενός ήδη κοινόχρηστου εγγράφου σε μερικά μέλη από την προσκεκλημένη ομάδα είτε να αφαιρέσει κάποιον από την πρόσβαση σε αυτό. Εάν χάσετε τα δικαιώματα για επεξεργασία, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πατήσετε Επαναφορά. Ως εκ τούτου, το Notion είναι μια καλή επιλογή για μικρές ομάδες με τέτοιο έλεγχο στην κοινή χρήση εγγράφων.

Το Notion ενσωματώνεται με το Slack, το Google Drive, το Trello, το Mailchimp και πολλές άλλες υπηρεσίες για εύκολη κοινή χρήση εγγράφων. Το δωρεάν πρόγραμμα συνοδεύεται από περιορισμούς, όπως ο αριθμός των προσκεκλημένων που μπορείτε να προσκαλέσετε και η παρακολούθηση του ιστορικού. Για να λάβετε το μέγιστο όφελος, εξετάστε το ενδεχόμενο αναβάθμισης στο πρόγραμμα επί πληρωμή. Ελέγξτε το Σελίδα τιμολόγησης έννοιας Για περισσότερες πληροφορίες.

Το Zoho Writer επιτρέπει επίσης στους χρήστες να μοιράζονται απρόσκοπτα έγγραφα για συνεργασία, παρόμοια με τα Έγγραφα Google. Η κοινή χρήση εγγράφων με την ομάδα σας για κριτικές, επιτρέποντάς τους να σχολιάζουν τα αρχεία σε πραγματικό χρόνο είναι εξαιρετικά εύκολη. Όταν αφήνετε τις προτάσεις σας στα σχόλια, η ομάδα σας γνωρίζει τι να επεξεργαστεί και μπορεί να αναλάβει δράση γρήγορα.

Μπορείτε ακόμη και να συζητάτε για την πρόοδό σας καθώς εργάζεστε. Ως κάτοχος του εγγράφου, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εναλλαγή αλλαγών κομματιού, έτσι ώστε κάθε αλλαγή που γίνεται στο έγγραφο από εδώ και στο εξής να ελέγχεται εύκολα. Επιπλέον, με το Zoho Writer, μπορείτε επίσης να μοιράζεστε έγγραφα εξωτερικά με πελάτες που δεν βρίσκονται στον χώρο εργασίας σας.

Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε μια καλά οργανωμένη βιβλιοθήκη cloud και μπορούν να αναζητηθούν και να ανακτηθούν γρήγορα. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να ενσωματώσετε το Zoho Writer με εφαρμογές όπως το Google Drive, το Dropbox, το Evernote και το Zoho Mail. Επιπλέον, το Zoho Writer έχει επαγγελματική διεπαφή και δεν έχει απότομη καμπύλη εκμάθησης. Έτσι, δεν θα δυσκολευτείτε να το συνηθίσετε.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Zoho Writer vs. Έγγραφα Google και Microsoft Word Online: Είναι καιρός να κάνετε εναλλαγή;

Όσον αφορά την τιμολόγηση, το Zoho Writer είναι δωρεάν για χρήση από ιδιώτες. Ωστόσο, για να απολαμβάνετε επιπλέον προνόμια, όπως πρόσθετο χώρο ή προστασία με κωδικό πρόσβασης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα επί πληρωμή πακέτα του. Ελεγξε το Σελίδα τιμών Zoho Docs Για περισσότερες πληροφορίες.

Μερικά από τα εύχρηστα χαρακτηριστικά που μπορείτε να απολαύσετε με το Zoho Writer είναι:

1. Αποθήκευση εγγράφων σε πραγματικό χρόνο.
2. Κλείδωμα ευαίσθητων δεδομένων.
3. Βοηθός γραφής με τεχνητή νοημοσύνη.
4. Προγραμματισμός ή απευθείας δημοσίευση άρθρων στο WordPress.
5. Λειτουργεί και εκτός σύνδεσης.

Το ClickUp Docs είναι ένα άλλο εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο για την απομακρυσμένη κοινή χρήση εγγράφων. Μέσω της εκπληκτικής διεπαφής συνεργασίας, γεμάτη με δυνατότητες, όλοι στο Workspace μπορούν να συνεργάζονται, να επεξεργάζονται και να εργάζονται σε εργασίες ταυτόχρονα.

Επιτρέπει τη συλλογική επεξεργασία στο στυλ των Εγγράφων Google. Μπορείτε να δείτε τον κέρσορα να κινείται όταν κάποιος επεξεργάζεται ένα έγγραφο, με το όνομά του να εμφανίζεται πάνω από τον κέρσορα. Κάνοντας κλικ στο κίτρινο εικονίδιο με κιάλια, μπορείτε επίσης να δείτε ποιος βλέπει την εργασία σας.

Επιπλέον, οι αλλαγές σε πραγματικό χρόνο συγχρονίζονται σε όλες τις συσκευές για να διασφαλιστεί ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να έχει πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου. Κατά την κοινή χρήση εγγράφων με την ομάδα σας, θα έχετε την ευελιξία να διατηρείτε ορισμένα έγγραφα ιδιωτικά ενώ άλλα είναι προσβάσιμα σε όλους.

Επιπλέον, προστατεύοντας τα έγγραφά σας, μπορείτε να εμποδίσετε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα χωρίς να ζητήσουν την άδεια σας. Το Nesting είναι άλλο ένα από τα μοναδικά χαρακτηριστικά του ClickUp. Σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε σελίδες σε ένα έγγραφο και χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Σχέσεις, μπορείτε να συνδέσετε σχετικές σελίδες μέσα στο έγγραφο.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε την εργασία σας από άλλες εφαρμογές, όπως το Evernote, τα Έγγραφα Google, ακόμη και έγγραφα του Microsoft Word. Αν ψάχνετε για ένα εργαλείο συνεργασίας εγγράφων με υψηλή απόκριση, θα πρέπει να δοκιμάσετε το ClickUp.

Η πλατφόρμα Dropbox Paper είναι μια άλλη προηγμένη επιλογή συνεργασίας εγγράφων που είναι διαθέσιμη σε απομακρυσμένες ομάδες. Με αυτό, μπορείτε να μοιράζεστε έγγραφα απρόσκοπτα με τα μέλη της ομάδας, ενώ τους δίνετε πρόσβαση στο έγγραφο μέσω διευθύνσεων email.

Η ανάθεση εργασιών στα μέλη της ομάδας σας με λίγα μόνο κλικ και η άμεση δημιουργία μιας προθεσμίας ακριβώς δίπλα της, κρατά τους πάντες ενήμερους. Επιπλέον, μπορείτε να προγραμματίσετε τις συναντήσεις σας συνδέοντας τα συμβάντα ημερολογίου στο κοινόχρηστο έγγραφο.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Δοκιμάστε αυτές τις καλύτερες δυνατότητες του χαρτιού Dropbox

Ως συνεργάτης, μπορείτε να ανακαλύψετε γρήγορα ποιες εργασίες σας έχουν ανατεθεί ανά έγγραφο ή ανά έγγραφο και να πλοηγηθείτε στις εργασίες που έχουν ανατεθεί σε άλλους και σε εκείνες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί. Επιπλέον, σε αντίθεση με τα Έγγραφα Google, το Dropbox Paper υποστηρίζει την κοινή χρήση αρχείων πολυμέσων, καθιστώντας τη συνεργασία πιο ελκυστική.

Επιπλέον, το Dropbox Paper σάς επιτρέπει να εισάγετε έγγραφα Microsoft Word, Excel και PowerPoint και να συνδέετε έγγραφα Google Docs, Sheets και Slides. Επομένως, αν ψάχνετε για ένα πλούσιο σε χαρακτηριστικά εργαλείο συνεργασίας για την ομάδα σας, δοκιμάστε το Dropbox Paper.

Μεταφέρετε τη Συνεργασία Εγγράφων σας στο Επόμενο Επίπεδο

Το Document Collaboration υπάρχει εδώ και δεκαετίες. Δοκιμάστε τα εργαλεία της λίστας να ανεβάσουν τη συνεργασία εγγράφων με την ομάδα σας στο επόμενο επίπεδο. Για να προσδιορίσετε ποιο εργαλείο είναι καλύτερο για την ομάδα, πρέπει να το τρέξετε από αυτούς και να επιλέξετε τη λύση που ταιριάζει στις απαιτήσεις της ομάδας.

Έχετε μέλη ομάδας με έδρα σε διάφορα μέρη του κόσμου; Η οργάνωση μιας σημαντικής συνάντησης θα ήταν αναμφίβολα μια πρόκληση αν δεν γνωρίζατε τη ζώνη ώρας. Εάν ναι, θα πρέπει να ελέγξετε τους μετατροπείς ζώνης ώρας για να διευκολύνετε τη δουλειά σας.

Οι 10 καλύτεροι μετατροπείς ζώνης ώρας για παγκόσμιες απομακρυσμένες ομάδες

Χρειάζεται να συνεργαστείτε με άτομα από διαφορετική ζώνη ώρας; Χρησιμοποιήστε εργαλεία μετατροπής ζώνης ώρας για έγκαιρη συνεργασία.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα