Πώς να διαχειριστείτε τους τέσσερις πυλώνες της παραγωγικότητας: Συμβουλές και εργαλεία προς χρήση

Η παραγωγικότητα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία σε κάθε τομέα. Λαμβάνοντας υπόψη ότι περνάμε τον περισσότερο χρόνο μας στη δουλειά, θα ήταν λογικό να κάνουμε τα πάντα για να την κάνουμε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική.

Ωστόσο, η παραγωγικότητα δεν έρχεται φυσικά σε όλους. Στην πραγματικότητα, είναι μια ικανότητα που μπορείτε να ακονίσετε μέσω της εξάσκησης. Αυτός είναι πιθανός ο λόγος που έχετε διαβάσει αμέτρητα βιβλία παραγωγικότητας και επιχειρήσατε διάφορες αμυχές και μεθόδους.

Σε αυτό το άρθρο, θα εισαγάγουμε ένα πλαίσιο που καλύπτει τα βασικά της παραγωγικότητας.

Οι τέσσερις πυλώνες της παραγωγικότητας

Οι τέσσερις πυλώνες της παραγωγικότητας είναι ο χρόνος, η ενέργεια, η συγκέντρωση και η γνώση: ας το ονομάσουμε πλαίσιο TECK. Αν και αυτό το πλαίσιο δεν καλύπτει κάθε hack παραγωγικότητας ή σύστημα εκεί έξω, περιλαμβάνει τις περισσότερες από τις κρίσιμες πτυχές που μπορείτε να αρχίσετε να διαχειρίζεστε αμέσως.

Είναι ζωτικής σημασίας να διαχειρίζεστε και να βελτιστοποιείτε και τα τέσσερα στοιχεία ταυτόχρονα για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας. Αυτό συμβαίνει επειδή όλοι λειτουργούν σε μια συμβιωτική σχέση μεταξύ τους.

Έτσι, κάθε φορά που παλεύετε με την παραγωγικότητα, μπορείτε να αντιμετωπίσετε γρήγορα το πρόβλημα, ανακαλύπτοντας ποιος πυλώνας είναι εκτός ισορροπίας. Για παράδειγμα, εάν έχετε χρόνο, ενέργεια και συγκέντρωση για να εργαστείτε σε ένα έργο, αλλά δεν ξέρετε πώς να το κάνετε ή δεν έχετε πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες, δεν μπορείτε να φτάσετε στο μέγιστο της παραγωγικότητας.

Επομένως, μπορείτε να ξεκινήσετε χτίζοντας τις γνώσεις σας και μαθαίνοντας όσο περισσότερα μπορείτε για το έργο για να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας. Όταν διαχειριστείτε σωστά και τα τέσσερα, η παραγωγικότητά σας θα εκτοξευθεί στα ύψη.

Ας εξερευνήσουμε κάθε πυλώνα με περισσότερες λεπτομέρειες, με εργαλεία και τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να τα διαχειριστείτε:

1. Διαχείριση χρόνου

Η διαχείριση χρόνου είναι αναμφίβολα ένας από τους βασικούς τομείς της παραγωγικότητας. Αυτό συμβαίνει επειδή έχετε τόσο πολύ χρόνο μέσα στην ημέρα και είναι σημαντικό να τον ξοδεύετε καλά.

Κατά μέσο όρο, οι άνθρωποι εργάζονται 8 ώρες την ημέρα. Αν και συχνά παραπονιέστε ότι δεν έχετε αρκετό χρόνο, είναι πολύς χρόνος για να κάνετε τις πιο βασικές σας εργασίες. Εάν ιεραρχήσετε τις εργασίες σας και προγραμματίσετε καλά, θα δείτε ότι έχετε όλο τον χρόνο για να είστε παραγωγικοί.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό;

Μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας αξιοποιώντας τον πρωταρχικό βιολογικό χρόνο ή τον χρονοτύπο σας, ή χρησιμοποιώντας μεθόδους διαχείρισης χρόνου όπως το timeboxing και η τεχνική Pomodoro.

• Timeboxing: Η ιδέα με το timeboxing είναι ότι αφιερώνεις ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να δουλέψεις πάνω σε κάτι. Στη συνέχεια, σταματάτε να εργάζεστε όταν τελειώσει ο χρόνος, ακόμα κι αν δεν έχετε ολοκληρώσει την εργασία ή δεν έχετε επιτύχει τα ορόσημα σας. Αυτή είναι απλώς μια τεχνική που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας.
• Η τεχνική Pomodoro: Η τεχνική Pomodoro αποτελείται κυρίως από εργασία σε κομμάτια 25 λεπτών, ακολουθούμενη από γρήγορα διαλείμματα 5 λεπτών. Μετά από κάθε τέσσερις κύκλους, κάνετε ένα πιο εκτεταμένο διάλειμμα 15-20 λεπτών.

Αυτές οι τεχνικές είναι εξαιρετικοί τρόποι για να παραμείνετε σε καλό δρόμο και μπορείτε να τις εφαρμόσετε ανεξάρτητα από το αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή εργάζεστε σε γραφείο. Απλά πρέπει να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης χρόνου όπως Pomodone, Εναλλαγή, ή Εγκαιρος.

2. Ενέργεια

Η ενέργεια είναι ένας άλλος κρίσιμος πυλώνας στο πλαίσιο παραγωγικότητας, επειδή μπορεί να βοηθήσει ή να εμποδίσει την απόδοσή σας ανάλογα με το πόσο καλά τη διαχειρίζεστε.

Μπορεί συχνά να διαπιστώσετε ότι δεν εργάζεστε με τη μέγιστη δυναμικότητα, κάτι που θα μπορούσε να επηρεάσει την παραγωγικότητά σας. Αυτό συμβαίνει γιατί, ακόμα κι αν μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το χρόνο σας, δεν θα μπορείτε να κάνετε πολλά όταν είστε εξαντλημένοι. Αντίθετα, όσο περισσότερη ενέργεια έχετε, τόσο λιγότερο χρόνο θα χρειαστείτε για να έχετε εξαιρετικά αποτελέσματα.

Μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα τα επίπεδα ενέργειάς σας, κατανοώντας τι τα στραγγίζει ή τα ενισχύει. Η κατανόηση αυτών των παραγόντων θα σας δώσει ένα πλεονέκτημα στον προγραμματισμό της ημέρας σας και στη διαχείριση του χρόνου σας πιο αποτελεσματικά.

Λοιπόν, ας εξερευνήσουμε μερικούς τρόπους για να ενισχύσετε την ενέργειά σας:

• Χρησιμοποιήστε εφαρμογές διαχείρισης ύπνου: Ο επαρκής ποιοτικός ύπνος συνδέεται στενά με τα υψηλά επίπεδα ενέργειας. Θα πρέπει να στοχεύετε σε τουλάχιστον 7 ώρες ύπνου κάθε βράδυ και να διασφαλίζετε ότι το περιβάλλον ύπνου σας είναι ευνοϊκό για ξεκούραση υψηλής ποιότητας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ψηφιακές λύσεις όπως Κοιμηθείτε ως Android, Noisli, ή πζιτζ.

• Κατάλληλη διατροφή: Η λήψη αρκετών θρεπτικών συστατικών από τα τρόφιμα είναι ένας άλλος εξαιρετικός τρόπος για να αυξήσετε τα επίπεδα ενέργειάς σας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Η κατανάλωση φρούτων, λαχανικών και υγιεινών σνακ θα σας δώσει αρκετή ενέργεια για να εργαστείτε με πλήρη δυναμικότητα. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις αυτές οι εφαρμογές τροφίμων για να κάνουν την υγιεινή διατροφή εύκολη.

• Ασκηση: Η τακτική προπόνηση μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε τα επίπεδα ενέργειάς σας. Επιπλέον, η άσκηση μειώνει επίσης το στρες, αυξάνει τη ροή του αίματος στον εγκέφαλο και ενισχύει την πλαστικότητα του εγκεφάλου. Το πιο σημαντικό, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε την ενέργειά σας όλη την ημέρα. Αν ψάχνετε για έναν πρακτικό σύντροφο γυμναστικής, μπορείτε να βασιστείτε FitOn.

• Κίνητρο: Το να έχετε ισχυρό κίνητρο για αυτό που κάνετε είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να νιώσετε ενέργεια και να πετύχετε περισσότερα. Όταν ξεκινάς τη μέρα σου με αρκετό κίνητρο, δεν σε εμποδίζει να είσαι παραγωγικός. Τούτου λεχθέντος, θα χρειαστεί βρείτε τρόπους να αυξήσετε το κίνητρό σας για να κάνετε περισσότερα.

3. Συγκέντρωση

Λοιπόν, ας υποθέσουμε ότι έχετε αρκετό χρόνο και ενέργεια, αλλά βομβαρδίζεστε με περισπασμούς και διακοπές. Λοιπόν, είναι σαφές ότι θα επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητά σας.

Η συγκέντρωση είναι ο τρίτος πυλώνας της παραγωγικότητας και αναφέρεται στην ικανότητά σας να εστιάσετε σε ό, τι κάνετε τη δεδομένη στιγμή χωρίς να πέφτετε θύματα περισπασμούς.

Σύμφωνα με α μελέτη από το Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνια, στο Irvine, χρειάζονται κατά μέσο όρο 23 λεπτά για να συνέλθει κάποιος από μια απόσπαση της προσοχής και να επιστρέψει στη δουλειά του παραγωγικά. Όταν πολλές εργασίες συναγωνίζονται για την προσοχή σας, μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά δύσκολο να εστιάσετε σε αυτό που κάνετε.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να βελτιώσετε την εστίασή σας;

• Αποφύγετε το Multitasking: Το multitasking έχει αποθαρρυνθεί εδώ και πολύ καιρό για πολλούς λόγους. Διαταράσσει την εστίασή σας, περιορίζει την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε σωστά τον χρόνο και προκαλεί άγχος. Όταν έχετε πολλά στο πιάτο σας, είναι σημαντικό να βρείτε τρόπους για να κάνετε τη δουλειά σας πιο διαχειρίσιμη, όπως π.χ κατακτήστε το single-tasking για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

• Εξάσκηση της ενσυνειδητότητας: Η εξάσκηση της ενσυνειδητότητας σάς δίνει τη δυνατότητα να παραμένετε παρόντες τη στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ρυθμίσετε τους περισπασμούς και να εστιάσετε στην εργασία που έχετε. Η ενσυνειδητότητα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει αποφύγετε την εναλλαγή περιβάλλοντος, διευκολύνοντάς σας να βελτιώσετε το εύρος της προσοχής σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως Insight Timer ή Headspace.

• Βελτιώστε το εργασιακό σας περιβάλλον: Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να βελτιώσετε το εργασιακό σας περιβάλλον για να επωφεληθείτε από την καλύτερη εστίαση. Πρώτα, φροντίστε να εργάζεστε σε ένα ήσυχο περιβάλλον. Είναι επίσης ζωτικής σημασίας να περιορίσετε τα αναδυόμενα παράθυρα ειδοποιήσεων και να έχετε έναν σταθμό εργασίας χωρίς ακαταστασία.

Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο χρήσης εφαρμογών για την αποφυγή περισπασμών όπως Focus Booster και Ελευθερία.

4. Η γνώση

Η ικανότητά μας να εκτελούμε εργασίες τροφοδοτείται από ενέργεια, αλλά η γνώση μας λέει πώς να χρησιμοποιήσουμε αυτήν την ενέργεια. Θα έχετε δυσκολίες να ολοκληρώσετε τη δουλειά χωρίς να ξέρετε πώς να την κάνετε ή τα σωστά εργαλεία που θα χρησιμοποιήσετε.

Αυτό συμβαίνει επειδή υπάρχουν πολλοί τρόποι για να φτάσετε στο ίδιο αποτέλεσμα ή να ολοκληρώσετε μια εργασία. Για παράδειγμα, θα σας έπαιρνε περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να κόψετε την αυλή σας με ένα ψαλίδι χόρτου από ό, τι με ένα χλοοκοπτικό.

Επομένως, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τις βέλτιστες πρακτικές και τα εργαλεία για οτιδήποτε χρειάζεστε να επιτύχετε. Τούτου λεχθέντος, θα μπορούσατε να προκαλέσετε τον εαυτό σας να εξετάζει συνεχώς πώς κάνετε τη δουλειά σας και πώς θα μπορούσατε να την κάνετε πιο αποτελεσματικά.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε την επαγγελματική σας εμπειρία. Εάν αντιμετωπίζετε μια ιδιαίτερα απαιτητική εργασία ή ένα νέο έργο, αναζητήστε μαθήματα, οδηγίες και κατάλληλα εργαλεία σε πλατφόρμες όπως το YouTube ή σχετικά διαδικτυακά φόρουμ, κοινότητες και ιστότοπους.

Θα μπορούσατε επίσης να εγγραφείτε σε ένα διαδικτυακό μάθημα μέσω ιστοτόπων όπως Coursera, Skillshare, και Udemy για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας. Δημιουργία εσωτερικού wiki στον οργανισμό σας μπορεί επίσης να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρέχετε καλύτερη πρόσβαση σε πληροφορίες.

Φτάστε στην κορυφαία παραγωγικότητα με το TECK Framework

Με τη διαχείριση και τη βελτιστοποίηση αυτών των τεσσάρων πυλώνων, θα είστε στο δρόμο σας για να γίνετε πιο παραγωγικοί. Οι πιθανότητες είναι ότι φυσικά θα διαπρέψετε σε ορισμένους τομείς και θα παλέψετε με άλλους.

Μόλις εντοπίσετε τον πιο αδύναμο πυλώνα σας, μπορείτε να αξιοποιήσετε τις παραπάνω στρατηγικές και εργαλεία για να τον κάνετε πιο ισχυρό. Και όταν είναι όλοι δυνατοί, θα συνεργαστούν και θα κάνουν τη ροή εργασίας σας πολύ πιο παραγωγική.

5 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο

Θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο; Εδώ είναι μερικοί αποτελεσματικοί τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα