5 Οφέλη που εξοικονομούν χρόνο από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου

Η ομαδική εργασία κάνει το όνειρο να λειτουργήσει—εκτός από περιπτώσεις κακής επικοινωνίας. Όταν συζητάτε ένα νέο έργο, η υπερβολική επικοινωνία, η ελλιπής επικοινωνία και οι παρεξηγήσεις μπορεί να χρειαστούν πολύ χρόνο.

Πιθανότατα έχετε αφιερώσει λίγο χρόνο αναζητώντας κομμάτια πληροφοριών ή αρχείων που βρίσκονται στα εισερχόμενά μας, στα instant messenger ή σε αυτοκόλλητες σημειώσεις από συσκέψεις και τηλεφωνικές κλήσεις.

Εάν μπορείτε να συσχετιστείτε, μπορεί να επωφεληθείτε από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου. Σε αυτό το άρθρο, θα σας μεταφέρουμε σε μια λίστα πλεονεκτημάτων εξοικονόμησης χρόνου που προσφέρει αυτός ο τύπος λογισμικού, με παραδείγματα από το ClickUp, το Notion και το Asana. Ακόμα κι αν εργάζεστε μόνοι σας, μπορεί να βρείτε μερικά συμπεράσματα.

1. Όχι άλλη αποστολή και αναζήτηση μέσω email

Χάρη στο λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να σταματήσετε την αποστολή μηνυμάτων email.

Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη του δικαιούχου στο δικό σας ClickUp πίνακες έργων. Αυτό σας επιτρέπει να εκχωρήσετε την ιδιοκτησία ενός έργου σε κάποιον άλλο.

Αφού προσθέσετε την περιγραφή του έργου, την ημερομηνία λήξης και οποιεσδήποτε άλλες λεπτομέρειες θέλετε να συμπεριλάβετε, απλά προσθέστε τον συνάδελφό σας σε αυτήν τη στήλη και θα λάβουν μια ειδοποίηση ή θα τη δουν στις υποχρεώσεις τους λίστα.

Εάν θέλετε περισσότερα από ένα άτομα να αναλάβουν την κυριότητα του έργου, μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια στήλη πολλαπλών εκδοχέων χρησιμοποιώντας τις εφαρμογές ClickUp του ClickUp.

Έχετε την επιλογή να το ενεργοποιήσετε κατά τη δημιουργία του χώρου εργασίας σας. Ωστόσο, εάν χρειαστεί να το προσθέσετε αργότερα, μεταβείτε στο avatar του προφίλ σας στην κάτω αριστερή γωνία και κάντε κλικ σε αυτό για να βρείτε Κάντε κλικ στις Εφαρμογές στον κατάλογο.

Από εκεί, μετακινηθείτε στις επιλογές για εύρεση Πολλαπλοί Εντεταλμένοι, ενεργοποιήστε το και ελέγξτε το για τον χώρο εργασίας στον οποίο θέλετε να το χρησιμοποιήσετε.

Η στήλη του εκδοχέα είναι για όσους αναλαμβάνουν δράση σε ένα έργο. Εάν θέλετε να υπογράψετε κάποιον στο έργο, προσθέστε τον ως παρατηρητή κάνοντας κλικ στο σύμβολο του ματιού στην επάνω δεξιά γωνία της κάρτας εργασιών.

Σχετίζεται με: Έννοια vs. Evernote: Ποιο είναι το κατάλληλο για εσάς;

Τώρα οι ανάδοχοι και οι παρατηρητές βρίσκονται στο βρόχο για μεταγενέστερες ενημερώσεις, συμπεριλαμβανομένου του ατόμου που δημιούργησε την εργασία—και κανείς δεν χρειάζεται να μετακινηθεί σε ένα email με 50 νήματα για λεπτομέρειες.

2. Λιγότερο περιττές συναντήσεις

Αν έχετε ακούσει ποτέ κάποιον να λέει ότι μια σύσκεψη θα μπορούσε να ήταν ένα email—θα μπορούσε επίσης να είναι μια σελίδα στο Notion.

Αντί να μαζεύεστε ή να διοργανώνετε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών για μικρότερα έργα και ιδέες, δημιουργήστε μια νέα σελίδα και συνεργαστείτε εντός.

Εάν είστε νέοι στο Notion, το Εργασίες ομάδας πρότυπο θα σας κάνει να ξεκινήσετε. Για να δημιουργήσετε μια νέα σελίδα στο άποψη πίνακα αυτού του προτύπου, κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκη στο κάτω μέρος της στήλης σας. Αν προτιμάς προβολή λίστας, απλά προσθέστε μια νέα γραμμή στη λίστα σας.

Πριν προσθέσετε τους συμπαίκτες σας, συμπληρώστε τις ιδιότητες όπως η ημερομηνία λήξης και η προτεραιότητα, καθώς και οι λεπτομέρειες και οι ιδέες που έχετε. Συμπεριλάβετε μια προτροπή για τους συναδέλφους σας να προσθέσουν τις σκέψεις και τις προτάσεις τους και, στη συνέχεια, να τους προσθέσουν ως αναθέτους.

Μπορείτε επίσης να καλέσετε αυτό το κατάλυμα συμπαίκτες αν προτιμάτε κάτι πιο ουδέτερο.

Το παράδειγμα εικόνας χρησιμοποιεί ένα μήνυμα προώθησης για να κάνει τον σκοπό της σελίδας να ξεχωρίζει. Παρακάτω, οποιοσδήποτε μπορεί να προσθέσει πληροφορίες χρησιμοποιώντας κείμενο, κεφαλίδες, εικόνες, συνημμένα, συνδέσμους και πολλές άλλες χρήσιμες εντολές.

Επίσης, εάν εσείς ή ένας συνάδελφος διαγράψετε κατά λάθος κάτι σημαντικό, μπορείτε να προβάλετε προηγούμενες εκδόσεις της σελίδας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του ρολογιού στην επάνω δεξιά γωνία.

3. Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε το έργο πολλές φορές

Δεν χρειάζεστε πάρα πολλές στήλες ή ιδιότητες για να διασφαλίσετε ότι οι λεπτομέρειες της ανάθεσης είναι σαφείς και συνεπείς. Στην πραγματικότητα, πιθανότατα μπορείτε να ξεφύγετε χρησιμοποιώντας απλώς τον εκδοχέα, την ημερομηνία λήξης και την προτεραιότητα.

Σχετίζεται με: Δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Asana

Πριν προσθέσετε τους συναδέλφους σας ως ανάδοχους ή συνεργάτες σε μια εργασία στη διαχείριση του έργου σας λογισμικό, συμπληρώστε τις πληροφορίες σε κάθε στήλη και ανοίξτε την κάρτα ή τη σελίδα της εργασίας για να τη συμπληρώσετε περιγραφή.

Δείτε πώς φαίνεται χρησιμοποιώντας μια απλή διάταξη η δωρεάν έκδοση του Asana.

Χάρη στη σαφή διάταξη και τις ετικέτες, όλοι θα γνωρίζουν ποιος είναι ο ανάδοχος ή ο συνεργάτης μόλις τους προσθέσετε. Θα έχουν επίσης σαφείς οδηγίες σχετικά με το πότε είναι η ημερομηνία λήξης, το επίπεδο προτεραιότητας της εργασίας και σε ποιο έργο ή ενότητα συμβάλλει η εργασία, εκτός από τις λεπτομέρειες.

4. Αποφεύγετε να απαντάτε στην ίδια ερώτηση στην επανάληψη

Εάν κάποιος ζητήσει διευκρινίσεις μέσω του Slack ή μέσω email, δεν έχουν όλοι πρόσβαση στην απάντηση. Αν ρωτήσουν στην ενότητα σχολίων της αντίστοιχης εργασίας στο λογισμικό διαχείρισης έργου, θα το δουν όλοι.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα χρησιμοποιώντας το ClickUp.

Αυτό που είναι εξαιρετικό με τα σχόλια του ClickUp είναι ότι κάθε ένα δημιουργεί ένα νέο νήμα. Εάν λάβετε δύο ερωτήσεις, μπορείτε να τις απαντήσετε χωριστά επιλέγοντας απάντηση κάτω από το σχόλιο. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε σε κάποιον την ερώτηση εάν πιστεύετε ότι μπορεί να έχει καλύτερη απάντηση.

Η δημόσια ερώτηση και απάντηση θα πρέπει να αποτρέψει την εμφάνιση των ίδιων ερωτήσεων. Αλλά αν λάβετε ξανά την ερώτηση και δεν είναι γρήγορη απάντηση, μπορείτε να υποδείξετε τον συνάδελφό σας προς τη σωστή κατεύθυνση, αναθέτοντάς του επίσης στην απάντηση.

5. Πολύ λιγότερο Κυνηγώντας άλλους για την εργασία τους ή Αναζήτηση αρχείων

Δεδομένου ότι το λογισμικό διαχείρισης έργων προωθεί τη συνεργασία, έχετε πολλά εργαλεία για να επικοινωνήσετε με τους συναδέλφους σας. Εάν θέλετε μια γρήγορη ενημέρωση κατάστασης, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να τους προσθέσετε ετικέτα σε ένα σχόλιο — στο Notion. Μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας ένα στο σημείο (@) και τραβώντας το όνομά τους στη γραμμή αναζήτησης.

Επίσης, δεν θα χρειαστεί να ψάξετε μέσω email ή να ζητήσετε από τους συναδέλφους σας να σας στείλουν ένα έγγραφο μέσω email, καθώς μπορούν να το προσθέσουν απευθείας στο αντίγραφο της σελίδας του έργου. Ωστόσο, εάν θέλετε τα έγγραφα να εμφανίζονται στο ίδιο μέρος κάθε φορά, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη εγγράφου στο δικό σας σελίδα του πίνακα του έργου.

Μια στήλη εγγράφου κάνει θαύματα αν έχετε έναν συμπαίκτη που σας ζητά να στείλετε ξανά ένα αρχείο κάθε φορά που χάνουν τα ίχνη του. Μπορείτε να τους πείτε ευγενικά ότι είναι εκεί στον πίνακα του έργου, αν χάσουν ξανά τα ίχνη του.

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με το λογισμικό διαχείρισης έργων

Η ομαδική εργασία είναι διασκεδαστική, ειδικά όταν ένα έργο εκτελείται ομαλά. Με τη διαχείριση των εργασιών σας στο λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να συμβάλετε στη μείωση της τριβής και να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο σε εσάς και τους συναδέλφους σας, κρατώντας τα πάντα οργανωμένα σε ένα μέρος.

Ακόμα κι αν εργάζεστε μόνοι σας, θα εξακολουθείτε να επωφεληθείτε από το να γνωρίζετε πού μπορείτε να βρείτε όλες τις λεπτομέρειες και τα έγγραφα που χρειάζεστε. Το ποιο λογισμικό θα επιλέξετε εξαρτάται από εσάς. Με πολλές εξαιρετικές διαθέσιμες επιλογές, είναι πολύ πιθανό να βρείτε αυτή που λειτουργεί για εσάς και την ομάδα σας.

Το Notion, το ClickUp και το Asana είναι όλες εξαιρετικές επιλογές αν ψάχνετε για κάποιες προτάσεις για να ξεκινήσετε.

ClickUp vs. Asana: Τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργου;

Υπάρχουν πολλές επιλογές για λογισμικό διαχείρισης έργου, ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε μεταξύ Asana και ClickUp.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα