Πώς να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων Zoom σαν επαγγελματίας

Είτε πρόκειται για μια συνάντηση ομάδας είτε για μια κλήση πελάτη, οι συσκέψεις Zoom έχουν γίνει ουσιαστικό μέρος της ζωής κάθε απομακρυσμένου εργαζόμενου. Ωστόσο, οι περισσότεροι ξεχνούν τη συζήτηση μετά το τέλος της συνάντησης. Το να μην θυμάστε τα κυριότερα σημεία της συνάντησης μπορεί να σας κάνει αναποτελεσματικό, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε μη παραγωγικότητα. Λοιπόν, πώς μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις διαδικτυακές σας συναντήσεις;

Εισαγάγετε σημειώσεις συνάντησης. Αν και αυτό δεν είναι μια νέα ιδέα, πολλοί άνθρωποι δεν διαθέτουν το σωστό σύστημα λήψης σημειώσεων που να τους βοηθά να συμβαδίζουν με τις κλήσεις τους. Πώς όμως κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων Zoom; Ας ανακαλύψουμε.

Σημειώσεις συνάντησης vs. Λεπτά: Ποια είναι η διαφορά;

Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν σημειώσεις και πρακτικά συσκέψεων εναλλακτικά. Ωστόσο, δεν είναι τα ίδια πράγματα και η κατανόηση των διαφορών τους μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας.

Οι σημειώσεις και τα πρακτικά είναι και οι δύο ενέργειες που καταγράφουν ουσιαστικά σημεία που συζητούνται σε μια συνάντηση, αλλά στοχεύουν σε διαφορετικά πράγματα. Οι σημειώσεις της συνάντησης είναι συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με ιδέες, σχέδια, στόχους, ενέργειες, προθεσμίες που αναφέρονται στη συνάντηση. Μπορείτε να τροποποιήσετε το περιεχόμενο ανάλογα με τον σκοπό και την πρόθεσή σας.

Από την άλλη πλευρά, τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι επίσημες λεπτομέρειες που μπορούν να χρησιμεύσουν ως νομική τεκμηρίωση της συνεδρίασης, την οποία μπορούν να δουν οι ελεγκτές και τα δικαστήρια. Ουσιαστικά, τα πρακτικά καταγράφουν πληροφορίες όπως συμμετέχοντες και απόντες στη σύσκεψη, θέματα που συζητήθηκαν, ώρα έναρξης και λήξης της συνεδρίασης, αποφάσεις που ελήφθησαν και πολλά άλλα. Τα λεπτά ακολουθούν μια συγκεκριμένη δομή, σε αντίθεση με τις σημειώσεις που μπορούν να αλλάξουν.

Σχετίζεται με:Τα καλύτερα πρότυπα πρακτικών συσκέψεων για επαγγελματίες

Πώς να κρατάτε σημειώσεις σε μια συνάντηση ζουμ

Εκτός από την προσωπική χρήση, οι σημειώσεις της συνάντησης μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως πηγή χρήσης για τους συναδέλφους σας, ειδικά αν θέλετε να μοιραστείτε τη δική σας. Δεδομένου ότι έχουν όλες τις ζωτικής σημασίας πληροφορίες που συζητούνται σε μια συνάντηση, μπορεί να βοηθήσει στην ενίσχυση της παραγωγικότητας της ομάδας σας.

Ωστόσο, οι σημειώσεις της συνάντησής σας θα πρέπει να έχουν δομή. Διαφορετικά, κανείς δεν θα τους καταλάβει. Δείτε πώς μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις συσκέψεων σαν επαγγελματίας:

1. Εξοικειωθείτε με τα βασικά της λήψης σημειώσεων

Όταν κρατάτε σημειώσεις, υπάρχουν πολλά θέματα που πρέπει να καλύψετε. Παρακάτω είναι τα πράγματα που πρέπει να συμπεριλάβετε:

ΠΡΟ-ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ: Πριν ξεκινήσει η συνάντηση, γράψτε τις λεπτομέρειες που έχετε ήδη στη διάθεσή σας, ώστε να μην χάνετε καθόλου χρόνο. Εδώ είναι:

• Ημερομηνία και ώρα: Αυτό θα σας βοηθήσει να οργανώσετε και να ταξινομήσετε καλά τις σημειώσεις σας.
• Συμμετέχοντες και τύπος συνάντησης: Είναι κλήση πελάτη ή συνάντηση ομάδας; Ποιοι το παρακολούθησαν;
• Ημερήσια διάταξη: Περίληψη του θέματος της συνάντησης.
• Ιδέες: Έχετε κάτι που θα θέλατε να μοιραστείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης; Σημειώστε τα, για να μην τα ξεχάσετε.

ΚΑΤΑ ΤΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ: Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, μπορείτε να εστιάσετε τη λήψη σημειώσεων σε σημαντικά πράγματα που αναφέρθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, όπως:

• Στοιχεία δράσης: Εάν υπάρχουν σχέδια που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, γράψτε τα. Δώστε τις λεπτομέρειες που αναφέρονται, όπως τα άτομα που εμπλέκονται, την ανάθεση και τις ευθύνες, το χρονοδιάγραμμα και την ημερομηνία λήξης.
• Γεγονότα: Τυχόν σημαντικά στοιχεία που αναφέρθηκαν κατά τη συνάντηση.
• Ερώτηση και απάντηση: Καταγράψτε τις ερωτήσεις που έγιναν στη σύσκεψη και τις απαντήσεις τους, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτές εάν χρειάζεται.

Σχετίζεται με: Συμβουλές για να κρατάτε καλύτερες σημειώσεις με το Microsoft OneNote

2. Μην ηχογραφείτε όλα όσα ακούτε

Η λήψη σημειώσεων δεν είναι να καταγράψετε όλα όσα αναφέρονται κατά τη διάρκεια του Συνάντηση ζουμ. Η καταγραφή ολόκληρης της συνάντησης είναι μια προσέγγιση της παλιάς σχολής. οι επαγγελματίες δεν το κάνουν πια. Εάν δοκιμάσετε την παλιά μέθοδο, πιθανότατα θα αποτύχετε. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η όλη διαδικασία είναι χρονοβόρα και ανατρέπει τον κύριο σκοπό της λήψης σημειώσεων. Επίσης, θα μπερδέψει εσάς ή όποιον θα το διαβάσει, καθώς θα περιέχει περιττές πληροφορίες που είναι περιττές.

Αντίθετα, καταγράψτε μόνο λέξεις-κλειδιά και στοιχεία ενεργειών. Βασικά, αρπάζετε λέξεις-κλειδιά και δημιουργείτε μια περίληψη του σημείου και οτιδήποτε χρειάζεται να γίνει με αυτό. Μπορείτε να δείτε τα βασικά της λήψης σημειώσεων για να διατηρήσετε τις σημειώσεις σας συνοπτικές και κατανοητές.

3. Δημιουργήστε ένα πρότυπο

Για να κάνετε όλη τη διαδικασία λήψης σημειώσεων πιο γρήγορη, πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο για να σκεφτείτε ποια λεπτομέρεια πηγαίνει πού. Ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο για να το επεξεργαστείτε μετά τη σύσκεψη, καθώς έχει ήδη μορφοποιηθεί.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας ή μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε διαφορετικές στρατηγικές λήψης σημειώσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε τη μέθοδο των τεταρτημορίων και να χωρίσετε τις σημειώσεις σας σε τέσσερις ενότητες: ερωτήσεις, εκκρεμείς εργασίες, ανάθεση και σημειώσεις. Εάν είστε οπτικό άτομο, ένας χάρτης μυαλού μπορεί να είναι ένα ιδανικό πρότυπο.

Εκτός από στρατηγικές, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές λήψης σημειώσεων για να σας διευκολύνει να οργανώσετε τα πάντα. Ορισμένες εφαρμογές έχουν ήδη ένα πρότυπο έτοιμο για χρήση, επομένως δεν χρειάζεται να σκεφτείτε να δημιουργήσετε ή να βρείτε ένα.

Σχετίζεται με: Καθαρές και απλές εφαρμογές λήψης σημειώσεων που λειτουργούν εκτός σύνδεσης

4. Καθορίστε τον στόχο σας

Εάν θέλετε να έχετε επιτυχία στη σύνταξη σημειώσεων συνάντησης Zoom, το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ο στόχος σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας: Γιατί γράφετε σημειώσεις; Θέλετε να το χρησιμοποιήσετε για να είστε αποτελεσματικοί και να προωθήσετε την καριέρα σας; Γράφετε σημειώσεις ως μέρος της δουλειάς σας; Θέλετε να τα μοιραστείτε; Το κάνεις για να είσαι πιο οργανωμένος; Τι θέλετε να βγάλετε από αυτό;

Ο καθορισμός του στόχου σας για τη λήψη σημειώσεων σάς επιτρέπει να έχετε περισσότερα κίνητρα για να το κάνετε καλύτερα. Εάν ξέρετε τι θέλετε να πετύχετε, η σύνταξη σημειώσεων συνάντησης γίνεται μια βόλτα στο πάρκο, καθώς θα έχετε μια πιο ξεκάθαρη κατανόηση του επιθυμητού αποτελέσματος. Θυμηθείτε, οι σημειώσεις της συνάντησης θα σας βοηθήσουν να γίνετε καλύτεροι στην καριέρα σας. Αυτό δεν είναι απλώς κάτι που κάνετε. μπορεί να σας βοηθήσει σημαντικά να προχωρήσετε και να γίνετε πολύ πιο αποτελεσματικοί στη δουλειά.

Είναι πρακτικό να κρατάτε πάντα σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων Zoom;

Δεν χρειάζεται πάντα να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Ωστόσο, πρέπει να μάθετε να αξιολογείτε τη σημασία κάθε κλήσης που δέχεστε. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται απλώς για μια κλήση ευθυγράμμισης και δεν αναφέρονται σημαντικές λεπτομέρειες, μπορείτε να παραλείψετε τις σημειώσεις και να εστιάσετε στην ίδια την κλήση.

Ωστόσο, η λήψη σημειώσεων είναι μια βασική δεξιότητα που πρέπει να μάθετε για να προχωρήσετε στην καριέρα σας. Εκτός από το ότι βοηθά στην αποτελεσματικότητα, μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη συγκράτηση, η οποία μπορεί να βελτιώσει τη μακροπρόθεσμη μνήμη σας. Επίσης, δημιουργεί υπευθυνότητα και ενισχύει την απόδοση των συμπαικτών σας, επιτρέποντάς τους να αποκτήσουν μεγαλύτερη επίγνωση του τι υποτίθεται ότι πρέπει να κάνουν. Τέλος, δίνει κατεύθυνση, ώστε να ξέρετε πού να εστιάσετε την προσοχή σας.

Ψηφιακό vs. Σημειώσεις χαρτιού: Ποιο πρέπει να χρησιμοποιείτε;

Οι συνήθειές σας να κρατάτε σημειώσεις μπορεί να είναι η καρδιά της παραγωγικότητάς σας. Σας αρέσει να πηγαίνετε στο παλιό σχολείο με χάρτινες σημειώσεις ή προτιμάτε εφαρμογές ψηφιακής καταγραφής σημειώσεων;

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα