Οι 9 καλύτεροι τρόποι χρήσης των εφαρμογών Google Workspace για διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού

Το να εργάζεστε ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή στέλεχος μπορεί να σας συντρίψει καθώς υπάρχουν πολλές εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων σας. Επιπλέον, πολλές εργασίες απαιτούν τη λειτουργία πολλών παραθύρων/ιστοσελίδων λογισμικού, με αποτέλεσμα να αισθάνεστε εξαντλημένοι ή να χάνετε την παραγωγικότητά σας.

Ωστόσο, εάν μπορούσατε να φέρετε όλες τις εργασίες διαχείρισης ανθρώπινων πόρων σε έναν χώρο εργασίας, θα αυξήσετε σημαντικά τη ροή εργασίας και την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς οι εφαρμογές Google Workspace μπορούν να σας επιτρέψουν να το πετύχετε.

1. Τεκμηριώστε σωστά τις περιγραφές εργασιών

Το να είσαι διευθυντής προσλήψεων ή συνεργάτης ανθρώπινου δυναμικού, η πρόσληψη του κατάλληλου υποψηφίου για μια κενή θέση μπορεί να είναι δύσκολη. Η ροή εργασιών πρόσληψης ξεκινά με τη δημιουργία ενός εγγράφου περιγραφής θέσης εργασίας.

Μπορείτε να συνδυάσετε Έγγραφα Google και Φόρμες για να δημιουργήσετε μια νικητήρια περιγραφή εργασίας και να προσελκύσετε τους κατάλληλους υποψηφίους. Τα Έγγραφα σάς επιτρέπουν να αναπτύσσετε περιεχόμενο μέσω συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο, ενώ οι Φόρμες είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη συλλογή προσδοκιών όπως δεξιότητες, προσόντα, χαρτοφυλάκιο κ.λπ., από τις λειτουργίες.

Μέσω της δημιουργίας περιεχομένου σε πραγματικό χρόνο στα Έγγραφα Google, μπορείτε να προσθέσετε σχόλια και σχόλια σχετικά με το περιεχόμενο περιγραφής εργασίας που δημιουργεί το μέλος της ομάδας HR. Ως εκ τούτου, η ομάδα προσλήψεων μπορεί να δημιουργήσει το απαιτούμενο περιεχόμενο πιο γρήγορα χωρίς να περιμένει την έγκριση του επόπτη.

2. Γίνετε μέρος σε πολλές εκθέσεις καριέρας ταυτόχρονα

Ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε κάθε έκθεση καριέρας που συμβαίνει παγκοσμίως. Θα προκαλούσε τεράστια έξοδα για την ομάδα σας και δεν μπορείτε να βρίσκεστε σε δύο μέρη ταυτόχρονα. Εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ισχυρές δυνατότητες διαδικτυακής διάσκεψης του Google Meet.

Για εκθέσεις φυσικής σταδιοδρομίας, μπορείτε να προσλάβετε οποιονδήποτε τοπικό πράκτορα διαχείρισης εκδηλώσεων για να παρευρεθεί στην έκθεση για λογαριασμό σας, ενώ μπορείτε να κάνετε εικονικά συνέντευξη από οποιονδήποτε πιθανό υποψήφιο στην εκδήλωση.

Σχετίζεται με: Τι είναι το Google Meet και πώς λειτουργεί;

Λειτουργίες του Google Meet, όπως η εγγραφή, η κοινή χρήση οθόνης, ο πίνακας και η ζωντανή αναζήτηση, θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε τον κατάλληλο υποψήφιο για εργασία.

Δεδομένου ότι το Google Meet διαθέτει μια απεριόριστη λειτουργία συμμετεχόντων, εσείς ή ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορείτε να κάνετε συνέντευξη από χιλιάδες υποψηφίους σε διάφορες εκθέσεις καριέρας από όλο τον κόσμο.

3. Βελτιώστε τις Συνεντεύξεις μέσω Συνεργασίας

Δεδομένου ότι η ομάδα προσλήψεών σας πρέπει να καλύψει διαφορετικές θέσεις εργασίας, πρέπει να διαχειριστεί πολλούς υποψηφίους για αυτούς τους διαφορετικούς ρόλους. Επιπλέον, η διαδικασία γίνεται πιο περίπλοκη όταν πολλοί ερευνητές πρέπει να αλληλεπιδράσουν με έναν υποψήφιο μέσα σε λίγες ημέρες.

Google Workspace Εφαρμογές όπως τα Φύλλα, τα Έγγραφα και το Ημερολόγιο σάς επιτρέπουν να αποφύγετε τη σύγχυση και να καθαρίσετε την ακαταστασία, απλοποιώντας ολόκληρη τη διαδικασία. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων σε Φύλλα με το όνομα του υποψηφίου, το βιογραφικό, το όνομα του συνεντευκτής με το έγγραφο σχολίων και τα χρονοδιαγράμματα Ημερολογίου.

Κάθε ερευνητής θα έχει πρόσβαση στον καθορισμένο γιατρό κατά τη διάρκεια της συνέντευξης σύμφωνα με το πρόγραμμα και θα αφήνει σημειώσεις. Τώρα, η ομάδα προσλήψεών σας έχει όλα όσα χρειάζεται για να μεταφέρει έναν υποψήφιο στο επόμενο επίπεδο, απλώς ελέγχοντας τη βάση δεδομένων.

4. Διασφάλιση της ακεραιότητας των διαδικτυακών τεστ

Μπορείτε να επιλέξετε να πραγματοποιήσετε τις διαδικτυακές σας εξετάσεις συνέντευξης μέσω του Google Meet. Η δυνατότητα κοινής χρήσης οθόνης σάς επιτρέπει να βλέπετε ολόκληρη την οθόνη της συσκευής και κάθε παράθυρο που επισκέπτεται ο υποψήφιος.

Επομένως, εάν δεν είστε σε θέση να αγοράσετε εξειδικευμένες εφαρμογές ανίχνευσης, χρησιμοποιήστε τις Φόρμες Google για να δημιουργήσετε ισχυρά κουίζ και να παρακολουθήσετε την περίοδο εξέτασης μέσω του Google Meet.

Επίσης, δεν χρειάζεται να είστε εκεί όταν οι υποψήφιοι επιχειρούν το κουίζ. Θέστε την περίοδο σύνδεσης του Google Meet σε λειτουργία εγγραφής και ελέγξτε τα εγγεγραμμένα βίντεο όταν βαθμολογείτε τις υποβολές.

5. Κάντε τις συνεντεύξεις διορατικές

Μπορείτε να πραγματοποιήσετε επιτυχώς συνεντεύξεις πραγματοποιώντας όλες τις αξιολογήσεις κατά το αρχικό στάδιο, παρά να περιμένετε να αξιολογήσετε ξανά τον υποψήφιο στο γραφείο σας.

Η διαδικασία είναι επωφελής για θέσεις εργασίας που συνοδεύονται από επιδείξεις δεξιοτήτων στο διαδίκτυο, όπως η κωδικοποίηση, η συγγραφή περιεχομένου, ο σχεδιασμός γραφικών, ο σχεδιασμός ιστοτόπων και ούτω καθεξής.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες εξ αποστάσεως ευκαιρίες καριέρας που πρέπει να εξετάσετε

Μπορείτε να μοιραστείτε αβίαστα μια πρόκληση κωδικοποίησης ή μια εργασία γραφής στα Έγγραφα Google ενώ ελέγχετε τις δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και τις διαδικασίες σκέψης σε πραγματικό χρόνο.

Μπορείτε ακόμη να κάνετε ερωτήσεις για να μετρήσετε τις σε βάθος γνώσεις τους κατά τη διάρκεια της πρακτικής επίδειξης δεξιοτήτων. Κατά τη διάρκεια της συνεδρίας, το Google Meet θα σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε την πρόοδο του υποψηφίου.

6. Παρακολούθηση και δημοσίευση καταστάσεων συνεντευξιαζόμενων

Θα βρείτε τα Φύλλα Google πραγματικά χρήσιμα για την ακριβή παρακολούθηση των καταστάσεων των συνεντευξιαζόμενων. Σε σενάρια προσλήψεων μεγάλου όγκου, πολλές ομάδες προσλήψεων αντιμετωπίζουν τη συχνή πρόκληση να πάρουν συνέντευξη από τον ίδιο υποψήφιο πολλές φορές, καθώς δεν έχουν ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο σε όλη την ομάδα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να σχεδιάσετε μια ισχυρή βάση δεδομένων υπολογιστικών φύλλων που θα περιέχει μικρές λεπτομέρειες για την κατάσταση του υποψηφίου. Μοιραστείτε το φύλλο με μια προστατευμένη προβολή, έτσι ώστε οι σχετικοί πόροι να μπορούν να προβάλλουν μόνο την κατάσταση και να αποφύγουν τις διπλές συνεντεύξεις.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τους Ιστότοπους Google για να δημοσιεύσετε την κατάσταση υποψηφίου, ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να ελέγχουν τη φάση της αίτησης εργασίας τους εύκολα στο διαδίκτυο. Έτσι, θα αποφύγετε να στείλετε email σε κάθε υποψήφιο χειροκίνητα.

7. Εικονική Ενσωμάτωση

Η ενσωμάτωση νέων προσλήψεων είναι ένα κρίσιμο γεγονός που δίνει τη δυνατότητα στον υπάλληλο να μάθει τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας. Μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε τα άτομα που προσλήφθηκαν πρόσφατα μέσω των Ιστοτόπων Google για απομακρυσμένες ή επιτόπιες θέσεις εργασίας.

Δημιουργήστε έναν νέο ιστότοπο για την επιβίβαση των εργαζομένων και τοποθετήστε στρατηγικά όλους τους εκπαιδευτικούς πόρους, τις οδηγίες των εργαζομένων, την πρόσβαση στον χώρο αποθήκευσης φόρμες αιτημάτων, διαδικασίες πρόσβασης εφαρμογών διαχείρισης έργου/επικοινωνιών και ούτω καθεξής, ώστε οι νέοι συνεργάτες να μπορούν να ξεκινήσουν γρηγορότερα.

Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε βασικά βίντεο στον ιστότοπο για να αποφύγετε τη δημιουργία εικονικών συναντήσεων μεταξύ ενδιαφερόμενων μερών και νέων συνεργατών.

8. Αποθήκευση και διανομή εκπαιδευτικού υλικού

Μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Google Drive για αποθήκευση και διανομή εκπαιδευτικού υλικού. Αντί να παρακολουθείτε μη αυτόματα τις ενημερώσεις του προγράμματος σπουδών ή του εκπαιδευτικού υλικού, αφήστε την Google να αυτοματοποιήσει αυτήν την εργασία για εσάς.

Δημιουργήστε έναν κοινόχρηστο χώρο μονάδας δίσκου στον λογαριασμό σας στο Google Drive και προσκαλέστε τους εκπαιδευτές να επεξεργαστούν και τους εκπαιδευόμενους να δουν τους πόρους. Κάθε φορά που ένας εκπαιδευτής κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές στα Έγγραφα, τα Φύλλα ή τις Παρουσιάσεις, η Google στέλνει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες.

Οι εκπαιδευτές σας μπορούν να προσφέρουν εποικοδομητική ανατροφοδότηση σχετικά με το νέο εκπαιδευτικό υλικό, ενώ οι εκπαιδευόμενοι πάντα μαθαίνουν από τους πιο πρόσφατους πόρους.

9. Εκπαιδεύστε μια ομάδα απομακρυσμένου ή γραφείου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Meet για να εκπαιδεύσετε το γραφείο και την απομακρυσμένη ομάδα. Επομένως, δεν χρειάζεται να επενδύσετε σε δύο ξεχωριστούς εκπαιδευτές, καθώς ένας εκπαιδευτής μπορεί να διαχειριστεί όλους τους εκπαιδευόμενους μέσω απομακρυσμένων συναντήσεων.

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα εγγραφής Google Meet για να αποθηκεύσετε εκπαιδευτικές συνεδρίες και να τις διανείμετε σε όλους τους νέους συνεργάτες για άνετη εκμάθηση στο σπίτι ή στο γραφείο.

Κατά τη διάρκεια των ζωντανών συνεδριών, χρησιμοποιήστε αγγλικούς υπότιτλους ή μεταφρασμένους υπότιτλους στα γερμανικά, γαλλικά, πορτογαλικά και ισπανικά για να εξυπηρετήσετε το πολύγλωσσο εργατικό δυναμικό σας. Προς το παρόν, αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη μόνο σε συνδρομητές επί πληρωμή του Google Meet.

Η δυνατότητα λευκού πίνακα του Google Meet είναι απλώς μια εικονική αντικατάσταση των λευκών πινάκων γραφείου. Η δημιουργία ενός λευκού πίνακα θα ανοίξει ένα Jamboard session για οπτική συνεργασία μέσω χαρτών μυαλού, διαγραμμάτων ροής, ροών εργασίας κ.λπ.

Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού έγινε εύκολη

Εάν εφαρμόσετε μερικές ή όλες τις προαναφερθείσες μεθόδους στην τακτική ροή εργασιών διαχείρισης ανθρώπινων πόρων, θα αντιμετωπίσετε μια δραματική αλλαγή στην ποιότητα και την ποσότητα της εργασίας. Όλες οι εφαρμογές Google Workspace ενσωματώνονται εύκολα και είναι δημοφιλείς στο σημερινό ψηφιακό εργατικό δυναμικό.

Μπορείτε να επιταχύνετε τον ρυθμό ολοκλήρωσης εργασιών της ομάδας σας εισάγοντας έναν οικείο χώρο εργασίας όπως η Google που θα εξαλείψει την καμπύλη μάθησης από τη ροή εργασίας. Επιπλέον, η πρόσβαση σε αρχεία και δεδομένα που σχετίζονται με την εργασία καθίσταται εύκολη αφού η Google αποθηκεύει την εργασία σας στο Google Cloud.

11 εργαλεία που πρέπει να χρησιμοποιείτε ως ειδικός στο Google Cloud

Είτε είστε ειδικός στο Google Cloud είτε θέλετε να γίνετε, αυτά τα έντεκα εργαλεία είναι εκείνα που πρέπει να γνωρίζετε για να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα