Οι 6 καλύτερες συμβουλές για τον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας

Είναι οι ομάδες σας λιγότερο παραγωγικές ή αποδοτικές; Μάλλον δεν το έχετε καταλάβει σωστά με τον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών τους.

Οι εργαζόμενοι ευδοκιμούν περισσότερο σε ένα ευνοϊκό περιβάλλον εργασίας. Τους ρυθμίζετε για επιτυχία όταν αξιοποιούν σωστά τις δεξιότητές τους. Όχι μόνο θα είναι ευχαριστημένοι στην εκτέλεση των καθηκόντων τους, αλλά τα αποτελέσματα θα είναι επίσης εμφανή στην απόδοσή τους.

Διαβάστε παρακάτω καθώς ορίζουμε τους ρόλους και τις ευθύνες της ομάδας και τους καλύτερους τρόπους για να τους αναθέσετε στις ομάδες σας για αυξημένη παραγωγικότητα.

Ποιοι είναι οι ρόλοι και οι ευθύνες της ομάδας στο χώρο εργασίας;

Οι ρόλοι αναφέρονται στη θέση ενός μέλους της ομάδας σε έναν οργανισμό, ενώ οι ευθύνες είναι τα καθήκοντα και τα καθήκοντα που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη θέση.

Οι ρόλοι και οι ευθύνες επηρεάζουν τα αποτελέσματα οποιουδήποτε οργανισμού. Βοηθούν να εστιάσουμε περισσότερο στην παραγωγικότητα συγκεκριμένης αποστολής. Ως ηγέτης, είστε υπεύθυνοι για τη δημιουργία του περιβάλλοντος που αναδεικνύει το καλύτερο σε κάθε εργαζόμενο.

Ένας από τους βασικούς παράγοντες που συμβάλλουν στην υψηλή απόδοση είναι να διασφαλίσετε ότι το σύνολο δεξιοτήτων της ομάδας σας βελτιώνεται με τα καθήκοντά της. Αυτό περιλαμβάνει να γνωρίζετε πού χωρούν στο εργατικό δυναμικό σας, τι πρέπει να κάνουν και τι είναι απαραίτητο για την αποτελεσματικότητά τους.

Όταν οι ρόλοι και οι ευθύνες έχουν επιρροή, η ομάδα σας λειτουργεί ομαλά με γρήγορη ολοκλήρωση εργασιών. Διευκολύνει τον αποτελεσματικό καταμερισμό της εργασίας μεταξύ των μελών της ομάδας σας.

Ποια είναι τα οφέλη από τον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας;

Η εφαρμογή των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας επηρεάζει θετικά τον οργανισμό σας, δίνοντάς του ένα πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών του. Ας συζητήσουμε ορισμένα συγκεκριμένα οφέλη που θα απολαμβάνετε όταν ορίζετε τους ρόλους και τις ευθύνες της ομάδας.

1. Αυξημένη απόδοση

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, θα υπάρχει πάντα μια αξιοσημείωτη αύξηση στην απόδοση όταν ορίζονται οι ρόλοι και οι ευθύνες της ομάδας. Και αυτό γιατί κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει τα καθήκοντα και τα καθήκοντά του. Έτσι, υπάρχει λιγότερη απόσπαση της προσοχής, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά.

Δεδομένου ότι κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει τα καθήκοντά του, έχει επίσης επίγνωση των συγκεκριμένων εισροών και εκροών που αναμένεται από αυτό.

2. Συνεργασία μεταξύ ομάδων

Ο καθορισμός ρόλων και ευθυνών ενθαρρύνει τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων. Δεν υπάρχει χώρος για σταθερή ατομική εργασία.

Όταν εργάζεστε μεταξύ τους, η ομάδα σας έχει το προνόμιο να μαθαίνει και να δημιουργεί ένα καλό δαχτυλίδι γνώσης μέσα της. Αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ενθαρρύνετε τους νέους υπαλλήλους να αναλάβουν και να μάθουν νέες εργασίες.

Ενώ η συνεργασία είναι εξαιρετική για την αποτελεσματικότητα στο χώρο εργασίας, πρέπει να το προσέχετε υπερφόρτωση της συνεργασίας, η οποία είναι αντιπαραγωγική.

3. Διαφορετικές Ιδέες

Θα υπάρχει μια συνεχής ροή διαφορετικών ιδεών όταν υπάρχει μια συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας λόγω του καθορισμού των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας. Αυτές οι διαφορετικές ιδέες και απόψεις προσφέρουν νέους τρόπους αντιμετώπισης προβλημάτων.

Το ευρύτερο εύρος απόψεων μεταξύ των ομάδων εμπνέει σκέψη έξω από το πλαίσιο για την ανάπτυξη της εταιρείας, ειδικά για εργασίες που χρειάζονται δημιουργική σκέψη και επίλυση.

4. Βελτιωμένη εκτίμηση της ομάδας

Ως αρχηγός ομάδας, πρέπει να αναγνωρίζετε και να εκτιμάτε τα μέλη της ομάδας που συνεισφέρουν πραγματικά στον οργανισμό μέσω του καθορισμού της ομάδας και των ευθυνών. Αυτή η εκτίμηση μπορεί να έρθει σε προαγωγή, αμειβόμενες διακοπές ή χρηματική ανταμοιβή.

Η εκτίμηση των εργαζομένων για τις προσπάθειές τους είναι α εξαιρετική ιδέα για κίνητρα εργαζομένων. Τους κάνει πιο πειθαρχημένους και αφοσιωμένους στην εκτέλεση των καθηκόντων τους, ακόμη και χωρίς ανώτερη επίβλεψη.

Οι 6 καλύτερες συμβουλές για να καθορίσετε τους ρόλους και τις ευθύνες της ομάδας

Ο καθορισμός των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας είναι πιο αποτελεσματικός όταν προσαρμόζεται στη μοναδική δυναμική του οργανισμού σας. Ωστόσο, υπάρχουν κοινοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την επίτευξη θετικών αποτελεσμάτων. Ας δούμε μερικά από αυτά.

1. Κατανοήστε τα προφίλ εργασίας των εργαζομένων

Η καλή κατανόηση των εργαζομένων σας και των εργασιακών τους προφίλ σας βοηθά αναθέτουν καθήκοντα ανάλογα με τις δυνατότητές τους. Ως διευθυντής ή επικεφαλής μιας ομάδας, συνιστάται να προσλαμβάνετε κατάλληλους υποψηφίους για ειδικές θέσεις εργασίας.

Αναθέστε τους εργασίες σύμφωνα με την περιγραφή της εργασίας στα προφίλ τους. Κάνοντας κάτι έξω από αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει ταραχή και αναποτελεσματικότητα που μπορεί να εμποδίσει την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.

2. Προσδιορίστε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία των μελών της ομάδας

Δώστε προσοχή στα δυνατά και αδύνατα σημεία των μελών της ομάδας γιατί προσθέτουν μεγάλη αξία στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Πάντα να αναθέτετε εργασίες γνωρίζοντας τις αδυναμίες και τα δυνατά σημεία ενός υπαλλήλου για να βελτιώσετε την απόδοσή του.

Ανεξάρτητα από το πόσο αφοσιωμένος ή εργατικός είναι ένας υπάλληλος, μην του επιβάλλετε μια δουλειά που δεν είναι στις δυνάμεις του.

Εκτός από αυτά που δηλώνουν τα μέλη της ομάδας σας στα προφίλ εργασίας τους ως δυνατά και αδύναμα σημεία, μπορείτε επίσης να τα προσδιορίσετε παρακολουθώντας στενά τις επιδόσεις τους. Για εύκολη διαχείριση, χρησιμοποιήστε εφαρμογές όπως Asana. Σας βοηθά να παρακολουθείτε μεμονωμένες εργασίες της ομάδας σας, να παραμένετε σε καλό δρόμο, να σχεδιάζετε, να οργανώνετε έργα και πολλά άλλα.

3. Αναγνωρίστε τι πρέπει να επιτευχθεί

Τα ημιτελή ή ημιτελή έργα σκοτώνουν την ανάπτυξη κάθε επιχείρησης. Προτού αναθέσετε εργασίες, σχεδιάστε τι πρέπει να ολοκληρωθεί. Κάνοντας αυτό, καταλαβαίνετε τι πρέπει να γίνει και έχετε μια επισκόπηση του τελικού έργου.

Δημιουργήστε μια λίστα με τα έργα στα οποία η ομάδα σας έχει εργαστεί στο παρελθόν, στα οποία εργάζεται αυτήν τη στιγμή και θα κάνει στο μέλλον. Εφαρμογές όπως Trello και Todoist μπορεί να κάνει αυτή τη διαχείριση πιο προσιτή και υπεύθυνη.

4. Συζητήστε τους ρόλους και τις ευθύνες με τις ομάδες σας

Δεν θα έχει νόημα ο καθορισμός ρόλων και ευθυνών σε υπαλλήλους που δεν γνωρίζουν γι' αυτούς. Ως ηγέτης, πρέπει να κοινοποιήσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στα εμπλεκόμενα μέρη.

Μπορείτε να οργανώσετε εκπαίδευση για να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σχετικά με τους ρόλους και τις ευθύνες τους. Το να τους στέλνετε μια εβδομαδιαία ενημέρωση ή υπενθύμιση όπου τους εξηγείτε συγκεκριμένα τις ευθύνες τους βοηθά επίσης.

5. Δώστε στην ομάδα την ιδιοκτησία της εργασίας

Το να δίνετε στα μέλη της ομάδας σας την κυριότητα των εργασιών δείχνει ότι έχετε εμπιστοσύνη στην ικανότητά τους να προσφέρουν. Κάνοντας αυτό θα παρακινήσετε και θα εμπνεύσετε την ομάδα σας να πάρει την πρωτοβουλία και να εξελιχθεί στους ρόλους της.

Ως ηγέτης, είναι εντάξει να συνεισφέρετε στη ροή εργασιών της ομάδας σας. Ωστόσο, ξέρετε πότε να τους δώσετε χώρο να εργαστούν ανεξάρτητα και να λάβουν αποφάσεις χωρίς να παρεμβαίνετε εσείς. Ενθαρρύνετε τους να χρησιμοποιούν εφαρμογές όπως Airtable όπου μπορούν να τεκμηριώσουν την εργασία τους σε μορφή υπολογιστικού φύλλου για να τη μοιραστούν μαζί σας όταν ολοκληρωθεί.

6. Καλωσόρισμα Σχόλια

Μην προσέχετε τις απαντήσεις και τα σχόλια των μελών της ομάδας σας. Να είστε ανοιχτοί σε αυτούς.

Τα σχόλια καλωσορίσματος σάς βοηθούν να αναγνωρίσετε τις προκλήσεις που μπορεί να έχουν οι υπάλληλοί σας με τους ανατεθέντες ρόλους και ευθύνες. Σας βοηθά επίσης να κατανέμετε σωστά τις εργασίες χωρίς κακή ευθυγράμμιση.

Προσοχή στις δυνάμεις των μελών της ομάδας

Η αποτελεσματική ανάθεση ρόλων και ευθυνών αποτελεί προϋπόθεση για την επιτυχία της επιχείρησης. Οι υπάλληλοί σας δεν είναι τόσο αναποτελεσματικοί όσο νομίζετε. Μάλλον δεν τους αναθέτετε τις σωστές εργασίες.

Οι άνθρωποι διαπρέπουν αβίαστα όταν κάνουν πράγματα για τα οποία έχουν ταλέντο. Το να ζητάς από τα μέλη της ομάδας να εκτελούν καθήκοντα εκτός της τεχνογνωσίας τους είναι μια συνταγή καταστροφής. Το πολύ, θα έχουν μέτρια αποτελέσματα. Αλλά όταν βρίσκονται στις ζώνες άνεσής τους, δεν υπάρχει όριο στο πόσο ωραία θα έχουν. Εναπόκειται σε εσάς να προσδιορίσετε τα δυνατά τους σημεία.

Τα 5 καλύτερα Λογισμικά Διαχείρισης Απόδοσης

Η αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων μπορεί να είναι μια προκλητική εμπειρία για τους εργοδότες. Ακολουθούν ορισμένες ψηφιακές λύσεις που διευκολύνουν τη διαδικασία.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα