Πώς να πραγματοποιήσετε μια επιτυχημένη εναρκτήρια συνάντηση έργου

Οι εναρκτήριες συναντήσεις του έργου είναι η τέλεια ευκαιρία να έρθουν όλα τα μέλη της ομάδας στην ίδια σελίδα και να εργαστούν προς έναν κοινό στόχο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να είναι καλά προετοιμασμένοι και σκόπιμοι, καθώς θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη συζήτησή σας με τον πελάτη σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστούμε μερικές συμβουλές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να έχετε μια επιτυχημένη εναρκτήρια συνάντηση με την ομάδα σας.

Τι είναι μια εναρκτήρια συνάντηση έργου;

Η εναρκτήρια συνάντηση του έργου είναι όπου ο διαχειριστής του έργου συναντάται με την ομάδα, και μερικές φορές, τον πελάτη, για να παρουσιάσει τους στόχους του έργου, να εξηγήσει πώς θα επιτευχθούν και να επανεξετάσει τους ρόλους του καθενός. Συνήθως πραγματοποιείται στην αρχή ενός νέου έργου, αν και μπορεί να είναι σκόπιμο να υπάρχει αργότερα στη διαδικασία εάν προκύψουν νέα εμπόδια ή ερωτήματα.

Αυτός ο τύπος συνάντησης σάς βοηθά να ξεκινήσετε το νέο σας έργο σε σταθερή βάση, γνωστοποιώντας με σαφήνεια τι αναμένεται, πώς θα μετρηθεί η πρόοδος και ποιες παγίδες ενδέχεται να περιμένουν. Συνολικά, καθορίζει την πορεία για μια ομαλή συνεργασία έργου με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Οφέλη από την πραγματοποίηση μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι εναρκτήριες συναντήσεις του έργου είναι μια ευκαιρία να ευθυγραμμιστούν όλοι με το όραμα του έργου σας και τους ρόλους τους σε αυτό. Τα ακόλουθα είναι μερικά άλλα αξιοσημείωτα οφέλη από την επιτυχή εναρκτήρια συνάντηση:

• Τα έργα εκτελούνται πιο αποτελεσματικά όταν όλα τα μέλη της ομάδας κατανοούν τις ευθύνες τους.
• Οι εναρκτήριες συναντήσεις σάς δείχνουν πόσο μακριά είναι η ομάδα σας στην κατανόηση του τι θα συνεπάγεται το έργο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν στην πορεία.
• Οι εναρκτήριες συναντήσεις βοηθούν στη δημιουργία σχέσεων μεταξύ εσάς και του πελάτη σας, φέρνοντας όλους σε ισότιμη βάση στην αρχή της διαδικασίας.
• Το να έχετε προγραμματίσει τα πάντα έγκαιρα μειώνει την πιθανότητα αλλαγών που μπορεί να προκαλέσουν πιθανές καθυστερήσεις αργότερα κατά τη διάρκεια του έργου.
• Ο πελάτης σας θα έχει την ευκαιρία να παρέχει πολύτιμα σχόλια και ιδέες προτού προχωρήσει πολύ στον κύκλο ζωής του έργου.
• Μια επιτυχημένη εναρκτήρια συνάντηση του έργου αυξάνει την πιθανότητα παραμονής στον προϋπολογισμό και στο χρονοδιάγραμμα.

5 Συμβουλές για την Επιτυχή Εναρκτήρια Συνάντηση Έργου

Τα ακόλουθα είναι μερικά βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την προετοιμασία για μια εναρκτήρια συνάντηση έργου:

1. Δημιουργήστε την ατζέντα σας

Η ατζέντα σας δίνει στη συνάντηση μια σαφή κατεύθυνση που πρέπει να ακολουθήσει, και γι' αυτό είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια και να τη διανείμετε πριν από την εναρκτήρια συνάντηση. Ο προγραμματισμός μιας ημερήσιας διάταξης εκ των προτέρων θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και στην εργασία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων όπως Evernote για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο συνάντησης στο οποίο έχουν πρόσβαση όλα τα μέλη. Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε από το μηδέν ή να εξοικονομήσετε χρόνο χρησιμοποιώντας ένα από αυτά πρότυπα συναντήσεων.

Προσθέστε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες σχετικά με το έργο αφού έχετε χειριστεί τα βασικά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της διάρκειας της συνάντησης και του προέδρου (τον υπεύθυνο του έργου). Αν και αυτά θα εξαρτηθούν από το συγκεκριμένο έργο στο οποίο εργάζεστε, ακολουθούν ορισμένες γενικές ιδέες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Χαιρετισμούς και εισαγωγή
• Μια ξεκάθαρη εξήγηση του τι σκοπεύετε να επιτύχετε κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης
• Ο σκοπός του έργου
• Πεδίο εφαρμογής έργου
• Περιορισμοί που σχετίζονται με το χρόνο και τον προϋπολογισμό
• Τρέχοντες γνωστοί κίνδυνοι
• Μια λίστα με παραδοτέα
• Ανοιχτή συζήτηση και ερωτήσεις.

2. Προσκαλέστε τους σωστούς ανθρώπους

Σε αυτό το στάδιο, θέλετε να εστιάσετε στην πρόσκληση όλων των βασικών ενδιαφερομένων. Ωστόσο, με την ανυπομονησία σας να ρίξετε τη σφαίρα, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να προσκαλέσετε όλους όσοι έχουν οτιδήποτε σχετίζεται έστω και εξ αποστάσεως με το έργο. Αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη συνάντησή σας, καθώς η διαχείριση ενός μεγάλου πλήθους θα είναι πιο δύσκολη. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε μόνο μέλη της ομάδας που έχουν να παίξουν ρόλο στο έργο (και μπορούν να δώσουν πολύτιμη συμβολή).

Μπορείτε να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη μέσω email, ή ακόμα καλύτερα, μέσω ενός εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας αρέσει Χαλαρότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να δημιουργήσετε ένα κανάλι (ομάδα) που θα χρησιμοποιήσετε για να μοιραστείτε την ατζέντα της σύσκεψης και άλλα σχετικά έγγραφα, ώστε όλοι να μπορούν να τα διαβάσουν πριν από τη σύσκεψη.

3. Κάντε τη συνάντηση διαδραστική

Διατηρήστε την εναρκτήρια συνάντηση σας διαδραστική παρέχοντας μια ανοιχτή πλατφόρμα για να εκφράσετε ιδέες ή προτάσεις. Ο στόχος εδώ είναι να διασφαλιστεί ότι όλοι συμμετέχουν ενεργά κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εδώ είναι μερικές ιδέες για το τι θα μπορούσατε να κάνετε:

• Ομαδικοί καταιγισμοί ιδεών: Αυτό λειτουργεί καλύτερα εάν πολλά μέλη της ομάδας έχουν παρόμοιο τομέα εξειδίκευσης. Με καταιγισμός ιδεών μαζί, μπορείτε να αξιοποιήσετε γρήγορα ο ένας τις γνώσεις του άλλου και να αναπτύξετε δημιουργικές λύσεις που ανοίγουν το δρόμο για την επιτυχία.
• Προεδρεύστε τη συνεδρίαση με τη σειρά σας: Αν και είναι ιδανικό να έχετε τον διαχειριστή του έργου να διευκολύνει την εναρκτήρια συνάντηση, θα μπορούσατε να εναλλάσσετε τους προέδρους για να αποφύγετε να χάσετε την προσοχή των ανθρώπων. Επιτρέπει σε όλους να πάρουν τη σειρά τους στην καθοδήγηση συγκεκριμένων πτυχών της ατζέντας της συνάντησης ή να κάνουν παρουσιάσεις, κάτι που μπορεί επίσης να βοηθήσει την ομάδα να αισθανθεί περισσότερο εμπλεκόμενη στο έργο.
• Ζητήστε σχόλια: Κάθε φορά που παρουσιάζετε κάτι καινούργιο, ρωτήστε τους παρευρισκόμενους εάν έχουν ερωτήσεις σχετικά με αυτό, ώστε όλοι να λένε τη γνώμη τους στη συνάντηση. Θα μπορούσατε επίσης να εκμεταλλευτείτε αυτή την ευκαιρία για να ανακαλύψετε άλλες σκέψεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχουν ότι οι αβεβαιότητες δεν συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου—μια κύρια αιτία απογοήτευσης μεταξύ των ατόμων που εμπλέκονται σε α έργο.

Αυτές οι διαδραστικές τεχνικές θα εξασφαλίσουν ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι συμμετέχουν ενεργά στην εναρκτήρια συνάντηση.

4. Αποσαφηνίστε τους ρόλους και τις ευθύνες

Υποθέτοντας ότι όλοι κατανοούν ολόκληρο το έργο και πώς ταιριάζουν, το επόμενο βήμα θα ήταν ο καθορισμός των ρόλων και των ευθυνών τους. Χρησιμοποιήστε αυτή την ευκαιρία για να επαναλάβετε προηγούμενες συζητήσεις σχετικά με το τι περιμένει ο καθένας ο ένας από τον άλλο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εργαλείο όπως Asana να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου ώστε ο καθένας να μπορεί να δει για ποιες εργασίες είναι υπεύθυνος.

Μπορείτε να ξεκινήσετε αναθέτοντας στοιχεία ενεργειών που πρέπει να ολοκληρωθούν με μια συμφωνημένη προθεσμία και, στη συνέχεια, να τα διανείμετε μεταξύ των μελών της ομάδας. Τακτοποιήστε αυτές τις δραστηριότητες με σειρά προτεραιότητας, με τις πιο σημαντικές εργασίες να αναφέρονται πρώτα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τηρούνται οι προθεσμίες χωρίς να χρειάζεται να επιβαρύνετε πολύ τους ανθρώπους.

5. Προσθέστε περίληψη συνάντησης στο εσωτερικό σας Wiki

Μόλις ολοκληρωθεί η σύσκεψη, μετατρέψτε τις σημειώσεις σας σε ένα καλά οργανωμένο έγγραφο για να διευκολύνετε τη μελλοντική αναφορά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δικό σας εσωτερικό wiki ως διαδικτυακό αποθετήριο στο οποίο μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση όλοι στο έργο.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πάντα να αναφέρετε τις σημειώσεις της συνάντησης κάθε φορά που υπάρχουν ερωτήσεις σχετικά με κάτι που καλύπτεται κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνεδρίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το wiki σας για να προσθέτετε ενημερώσεις καθώς προχωράτε στον κύκλο ζωής του έργου.

Ορίστε τον σωστό τόνο για ολόκληρο το έργο με μια εναρκτήρια συνάντηση

Η εναρκτήρια συνάντηση είναι ένα ζωτικό βήμα σε κάθε έργο, καθώς δίνει τον τόνο για ολόκληρο τον κύκλο ζωής του έργου και καθοδηγεί όλους τους εμπλεκόμενους προς την ίδια κατεύθυνση.

Μπορείτε να αξιοποιήσετε τις παραπάνω συμβουλές και εργαλεία για να φέρετε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στην ίδια σελίδα και να ανοίξετε το δρόμο για μια παραγωγική ροή εργασίας.

6 εύκολοι τρόποι για να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές

Αν θέλετε να μάθετε πώς να διεξάγετε μια επιτυχημένη συνάντηση ομάδας, δείτε αυτές τις 6 βασικές συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα