Πώς να αρχειοθετήσετε αντικείμενα στο Notion

Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι το Notion, σε αντίθεση με κάποιο άλλο λογισμικό διαχείρισης έργου, δεν διαθέτει επιλογή αρχειοθέτησης. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να το κάνετε.

Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αποθηκεύσετε προηγούμενες εργασίες και έργα χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε σε άλλο λογισμικό. Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε τρεις επιλογές, αλλά πρώτα, θα συζητήσουμε γιατί είναι σημαντική η αρχειοθέτηση.

Γιατί μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε αντικείμενα στο Notion

Σε κάποιους αρέσει να ακολουθούν τη μινιμαλιστική προσέγγιση στη διαχείριση έργων και εργασιών και να διαγράφουν στοιχεία καθώς τα ολοκληρώνουν. Σε άλλους αρέσει να κρατούν σημειώσεις για κάθε έργο που έχουν αγγίξει ποτέ.

Και οι δύο προσεγγίσεις είναι καλές. Ωστόσο, πολλοί πιθανότατα θα συμφωνούσαν ότι είναι ευκολότερο να εργάζεσαι σε λογισμικό χωρίς ακαταστασία.

Από την άλλη πλευρά, η αναζήτηση παλιών σημειώσεων έργου μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι τις έχετε διαγράψει δεν είναι ποτέ διασκεδαστική. Εδώ είναι χρήσιμο η αρχειοθέτηση.

Όταν αρχειοθετείτε ένα στοιχείο, απαλλάσσεστε από πράγματα που δεν είναι πλέον τρέχοντα, αλλά εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά σε περίπτωση που τα χρειαστείτε αργότερα.

Αν αναρωτιέστε γιατί κάποιος μπορεί να θέλει να διατηρήσει παλιές πληροφορίες, οι προηγούμενες σημειώσεις και δεδομένα του έργου μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμες για τον προγραμματισμό των επόμενων έργων σας. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για την αντιμετώπιση προβλημάτων εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα ή να μοιραστείτε λεπτομέρειες με άλλους που θα μπορούσαν να έχουν ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία ή το αποτέλεσμα αργότερα.

Σχετίζεται με: Πώς να ξεκινήσετε με το Notion: Βασικές συμβουλές και κόλπα

Επιπλέον, η τήρηση αρχείων της εργασίας σας μπορεί να σας βοηθήσει σε άλλους τομείς, όπως ο καθορισμός στόχων, η συγγραφή περιπτωσιολογικών μελετών ή η παρουσίαση της εργασίας σας σε μια επισκόπηση απόδοσης.

1. Αρχειοθετήστε τα αντικείμενά σας στο Notion με διαγραφή

Ένας τρόπος για να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία σας Εννοια είναι η διαγραφή τους. Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται μόνιμο, ό, τι διαγράφετε στην εφαρμογή πηγαίνει στον κάδο απορριμμάτων προτού επιλέξετε να το ξεφορτωθείτε οριστικά.

Για να βρείτε στοιχεία στον κάδο απορριμμάτων, ανοίξτε τον κάνοντας κλικ στο εικονίδιο στην κάτω αριστερή γωνία. Θα εμφανιστεί ένας πίνακας όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος ή να μετακινηθείτε στη λίστα για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

Λάβετε υπόψη ότι αυτή η μέθοδος μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα για κάποιον που δεν κάνει πολλή αρχειοθέτηση.

Ένα από τα κύρια μειονεκτήματα αυτής της μεθόδου είναι τα στοιχεία και οι σελίδες θα είναι δύσκολο να βρεθούν εάν έχετε πολλές με το ίδιο όνομα. Είναι επίσης εκεί που πάνε όλα, όχι μόνο τα σημαντικά πράγματα, οπότε θα έχετε πολλά να ψάξετε αν δεν θυμάστε ακριβώς το όνομα.

Επιπλέον, δεν μπορείτε να αναδιατάξετε ή να οργανώσετε τον κάδο απορριμμάτων σας εκτός από την εναλλαγή μεταξύ όλες οι σελίδες και στην τρέχουσα σελίδα. Ωστόσο, αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να αρχειοθετήσετε αντικείμενα εάν αναζητάτε μια άμεση λύση.

Εάν ανησυχείτε ότι θα διαγράψετε κατά λάθος τα πάντα στον κάδο σας, το Notion σάς επιτρέπει να διαγράφετε μόνο ένα στοιχείο κάθε φορά. Επιπλέον, σας ρωτά εάν είστε σίγουροι πριν ολοκληρώσετε την ενέργεια.

2. Δημιουργήστε μια σελίδα γενικού αρχείου στο Notion

Εάν προτιμάτε να μην στέλνετε τα αντικείμενά σας στον κάδο απορριμμάτων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια γενική σελίδα αρχειοθέτησης που θα λειτουργεί ως σύλληψη όλων. Αυτό θα κρατήσει όλα όσα θέλετε να κρατήσετε για αργότερα, ανεξάρτητα από το θέμα.

Για να φτιάξετε ένα, κάντε κλικ ΝΕΑ ΣΕΛΙΔΑ στην κάτω αριστερή γωνία και ονομάστε το αρχείο σας ανάλογα. Στη συνέχεια, βρείτε το αντικείμενο ή τη σελίδα που θέλετε να στείλετε εκεί και επιλέξτε τις τρεις τελείες για να εμφανίσετε μενού επιλογών.

Επιλέγω Μετακομίζω κάπου στο μενού επιλογών και επιλέξτε τη σελίδα αρχειοθέτησης από τη λίστα. Το στοιχείο θα εξαφανιστεί και τώρα θα το βρείτε στο αρχείο σας.

Εφόσον το Notion δεν τοποθετεί αυτά τα στοιχεία για εσάς, θα πρέπει να τα σύρετε και να τα αποθέσετε εκεί που θέλετε να πάνε. Για να βρείτε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας πιο γρήγορα, δοκιμάστε να τοποθετήσετε μερικές κεφαλίδες στη σελίδα και να τις οργανώσετε ανάλογα.

Αν βοηθάει, μπορείτε να βάλετε χρωματικό κώδικα στους τίτλους σας και στις σελίδες που αναφέρονται για να τα βρείτε ακόμα πιο γρήγορα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα ή πολλαπλά κρατώντας το πλήκτρο shift, κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε χρώμα και επιλέξτε ποια απόχρωση θέλετε από τη λίστα.

Οι τεράστιες επιλογές του Notion στην προσαρμογή, μεταξύ άλλων λόγους, να το κάνει ένα από τα καλύτερα. Λάβετε υπόψη ότι δεν υπάρχει σωστό ή λάθος όσον αφορά την οργάνωση της σελίδας σας, αρκεί να λειτουργεί για εσάς.

3. Αρχειοθέτηση σε μια σελίδα στο Notion

Εάν υπάρχει μια σελίδα που χρησιμοποιείτε εκτενώς, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο στη σελίδα που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε παλιά στοιχεία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε απλά να σύρετε και να αποθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να αποθηκεύσετε για αργότερα, και όλα θα σχετίζονται με το ίδιο θέμα.

Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα δίπλα στο όνομα της σελίδας στην πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε το εικονίδιο συν για να προσθέσετε γρήγορα μια νέα σελίδα στο κάτω μέρος της τρέχουσας.

Διαφορετικά, μπορείτε να πατήσετε την κάθετο προς τα εμπρός στο πληκτρολόγιό σας για να εμφανίσετε τις εντολές και να προσθέσετε μια νέα σελίδα. Η χρήση εντολών θα σας μεταφέρει απευθείας στη νέα σελίδα, ώστε να μπορείτε προσθέστε ένα πρότυπο ή ξεκινήστε να το προσαρμόζετε.

Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σύρετε και να αποθέσετε στοιχεία στο αρχείο σας κάνοντας κλικ σε αυτά με τον κέρσορα και τραβώντας τα πάνω από τη σελίδα αρχειοθέτησης. Θα ξέρετε ότι θα μπει όταν το μπλοκ σελίδας επισημάνει ένα διαφορετικό χρώμα.

Παρόμοια με το Μετακομίζω κάπου επιλογή, τα πράγματα που μετακινείτε δεν θα είναι σε τάξη μόλις τα τοποθετήσετε. Ωστόσο, είναι γρήγορο να οργανώσετε στοιχεία κάτω από κεφαλίδες, όπου μπορείτε να ομαδοποιήσετε παρόμοια έργα.

Σχετίζεται με: Χρήσιμες λειτουργίες πλοήγησης στο Notion για να σας κρατούν οργανωμένους

Άλλες προτάσεις για την οργάνωση των παλαιών δεδομένων σας θα μπορούσαν να είναι αλφαβητικά ή κατά ημερομηνία. Θα μπορούσατε ακόμη και να δοκιμάσετε να το ταξινομήσετε σε πίνακα αντί για λίστα. Όλα εξαρτώνται από τον τύπο των δεδομένων με τα οποία εργάζεστε και τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Μείνετε οργανωμένοι στο Notion με την αρχειοθέτηση

Τώρα που έχετε κάποιες επιλογές για αρχειοθέτηση στο Notion, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε τον καθαρισμό των σελίδων σας ή να ψάχνετε στον κάδο απορριμμάτων σας για σημαντικά δεδομένα που μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε αλλού. Αποκρύπτοντας έργα και εργασίες που δεν είναι επί του παρόντος σχετικές, θα μπορείτε να βρείτε τα αντικείμενα που αναζητάτε πιο γρήγορα, περιορίζοντας ταυτόχρονα τους περισπασμούς.

Το Notion είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να οργανώσετε όλες τις προσωπικές και εργασιακές σας εργασίες και έργα, χάρη στην εύκολη προσαρμογή και τις τεράστιες δυνατότητες του. Αν και δεν διαθέτει ενσωματωμένο σύστημα αρχειοθέτησης, η ευελιξία του σας διευκολύνει να δημιουργήσετε τη δική σας λύση.

100+ συντομεύσεις πληκτρολογίου Notion για Windows και Mac

Το Notion είναι ένας εξαιρετικός χώρος εργασίας όλα σε ένα. Μάθετε πώς να πλοηγείστε και να το χρησιμοποιείτε σαν επαγγελματίας με αυτές τις εύχρηστες συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα