Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικοινωνία μόνο με κείμενο για να βελτιώσετε την αποδοτικότητα της εικονικής εργασίας

Οι εικονικές ομάδες δεν έχουν την ελευθερία να έχουν πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπιδράσεις όπως οι αντίστοιχες στο γραφείο τους. Βασίζονται σε διάφορα εργαλεία για να επικοινωνούν μεταξύ τους από τις απομακρυσμένες τοποθεσίες τους.

Λόγω των διαφορών στις τοποθεσίες και τις ζώνες ώρας, οι τηλεφωνικές κλήσεις δεν είναι πάντα οι καλύτερες. Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων είναι μια καλύτερη εναλλακτική λύση, καθώς τα μέλη της ομάδας μπορούν να στέλνουν μηνύματα ανά πάσα στιγμή χωρίς να ενοχλούν το ένα το άλλο. Αλλά και η επικοινωνία μόνο με κείμενο δεν είναι τέλεια. Χάνει το σημάδι εάν δεν ληφθούν υπόψη ορισμένοι παράγοντες.

Σε αυτό το άρθρο, συζητάμε πώς οι εικονικές ομάδες μπορούν να χρησιμοποιούν πιο αποτελεσματικά την επικοινωνία μόνο με κείμενο.

Πώς η αποστολή γραπτών μηνυμάτων βελτιώνει τις δεξιότητες επικοινωνίας

Τα γραπτά μηνύματα φέρνουν μια διαφορετική αίσθηση στο τραπέζι της επικοινωνίας. Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι με τους οποίους η επικοινωνία μέσω κειμένου βελτιώνει την επικοινωνία. Ας τους ρίξουμε μια ματιά.

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι με τους οποίους η επικοινωνία μέσω κειμένου βελτιώνει την επικοινωνία.

1. Βελτιώστε τις δεξιότητες ανάγνωσης και γραφής

Η χρήση στενογραφίας και emoji είναι η τάση στα γραπτά μηνύματα, ειδικά για ανεπίσημες συνομιλίες. Αυτή η μέθοδος γραπτών μηνυμάτων σας απομακρύνει από τη χρήση των κατάλληλων αγγλικών.

Όταν επικοινωνείτε με το αφεντικό, τον συνάδελφό σας ή τον επιχειρηματικό συνεργάτη σας, δεν επικοινωνείτε μαζί τους όπως θα κάνατε με τους φίλους σας ή άλλους σημαντικούς άλλους. Απαιτείται να γράψετε στα σωστά αγγλικά, κάτι που απαιτεί πλήρη επανάγνωση και αναδιάρθρωση. Αυτό βοηθά επίσης να διατηρήσετε έναν πιο επίσημο τόνο στις επικοινωνίες.

2. Ενθαρρύνετε τη σαφή επικοινωνία

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο δημιουργεί επίσης σαφείς δεξιότητες επικοινωνίας. Όταν επικοινωνείτε μέσω κειμένου, είστε αναγκασμένοι να παραμένετε στο σημείο με τις επικοινωνίες σας. Δεδομένου ότι η πρόθεσή σας είναι για επαγγελματικούς σκοπούς, δεν υπάρχει χώρος για υπερβολικές λέξεις ή προτάσεις.

Οι 7 συμβουλές για τη χρήση της επικοινωνίας μόνο με κείμενο για εικονική εργασία

Καθώς η αποστολή γραπτών μηνυμάτων αποτελεί ζωτικό μέρος της απομακρυσμένης εργασίας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς να το κάνετε ακόμα πιο αποτελεσματικό. Εάν το κάνετε με λάθος τρόπο, η ομάδα σας υφίσταται κενά επικοινωνίας που διαταράσσουν τη ροή εργασίας σας. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τα μηνύματά σας απλά και περιεκτικά.

1. Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφίας

Ανεξάρτητα από το πόσο κοντά είστε με τους συνεργάτες ή τους συναδέλφους σας, η επικοινωνία μαζί τους δεν πρέπει να είναι ανεπίσημη. Η χρήση περιττών συντομογραφιών ή συντομογραφίας στα μηνύματά σας απεικονίζει μια αντιεπαγγελματική άποψη.

Δεν χρειάζεται να είστε εξαιρετικά άκαμπτοι με τα μηνύματά σας, αλλά η χρήση συντομογραφιών όπως «U» αντί για «Εσείς» σε μια συζήτηση που σχετίζεται με την εργασία είναι ανήθικη. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια σημαντική απόκλιση για τους περισσότερους ανθρώπους που αναμένουν ενοποιημένα και δομημένα μηνύματα που βασίζονται σε κείμενο.

2. Χρησιμοποιήστε τα καπάκια κατάλληλα

Τα κεφαλαία γράμματα είναι κατάλληλα για συγκεκριμένους σκοπούς γραπτώς. Η χρήση κεφαλαίων γραμμάτων σε μια πρόταση είναι ένα από τα παγίδες που πρέπει να αποφύγετε στα μηνύματα. Δεδομένου ότι έχουμε συνηθίσει να διαβάζουμε πεζά γράμματα, δεν είναι εύκολο να διαβάζουμε όλα τα κεφαλαία.

Ένα κείμενο με κεφαλαία γράμματα δίνει επίσης έναν έντονο τόνο στο μήνυμά σας. Φαίνεται ότι είσαι θυμωμένος ή φωνάζεις στον δέκτη. Αν θέλετε να δημοσιεύσετε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, γράφοντας το κείμενό σας με κεφαλαία γράμματα σας κάνει να φαίνεστε σαν να αναζητάτε την προσοχή.

3. Κάντε καλό συγχρονισμό

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο σάς δίνει το προνόμιο να απαντάτε σε ένα μήνυμα την κατάλληλη στιγμή. Ωστόσο, δεν θα πρέπει να είναι εις βάρος του δέκτη σας.

Για παράδειγμα, είναι ακατάλληλο να στείλετε ένα μήνυμα κειμένου στη μέση της νύχτας ή νωρίς το πρωί, εκτός εάν σας πουν συγκεκριμένα ότι δεν είναι πρόβλημα. Δεν πρέπει να περιμένετε μια γρήγορη απάντηση σε τέτοιου είδους μηνύματα. Είναι καλύτερο να στέλνετε όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία κατά τις εργάσιμες ώρες.

4. Αποφύγετε τις μεγάλες προτάσεις

Η πιο καλογραμμένη γραμματική γίνεται βαρετή αν είναι υπερβολικά μακροσκελής χωρίς να σπάει παραγράφους. Το εύρος προσοχής των ανθρώπων μπορεί να είναι χαμηλότερο από αυτό ενός χρυσόψαρου. Ένα ογκώδες μήνυμα κειμένου μπορεί να τους κάνει να περιηγηθούν στο περιεχόμενο αντί να το διαβάσουν.

Το skimming μπορεί να τους κάνει να χάσουν σημαντικές λεπτομέρειες στο μήνυμα, αλλάζοντας την πρόθεσή σας ως αποστολέα.

5. Χρησιμοποιήστε Emojis μόνο όταν είναι απαραίτητο

Τα emoji δεν είναι κακά. Στην πραγματικότητα, έχουν επηρέασε θετικά τον τρόπο που επικοινωνούμε. Τα emoji σας βοηθούν να εκφράσετε συγκεκριμένα συναισθήματα εύστοχα.

Όταν στέλνετε ένα κείμενο που σχετίζεται με την εργασία, δεν χρειάζεται να εξαλείψετε εντελώς τη χρήση emojis στο κείμενό σας. Αντίθετα, θα πρέπει να γνωρίζετε πότε είναι κατάλληλο να τα χρησιμοποιήσετε, ώστε να μην δημιουργήσετε λανθασμένη εντύπωση. Εάν δεν είστε σίγουροι για το πότε να τα χρησιμοποιήσετε, αφήστε τα έξω.

6. Μην κάνετε υποθέσεις

Κατά την αποστολή μηνυμάτων, υπάρχει η τάση να υποθέτουμε πότε και πώς θα απαντήσει ο παραλήπτης στο μήνυμά σας. Κάνοντας αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη διάθεσή σας, επειδή η απόκρισή τους μπορεί να είναι εντελώς διαφορετική.

Ανεξάρτητα από το πόσο αργεί ο παραλήπτης σας να απαντήσει, μην υποθέτετε ποτέ τι σκέφτεται. Περιμένετε μέχρι να ακούσετε νέα τους. Μπορείτε να στείλετε μια υπενθύμιση εάν είναι επείγον.

7. Διορθώστε το μήνυμά σας

Μην βιαστείτε να πατήσετε «αποστολή» χωρίς να διορθώσετε το μήνυμά σας. Είναι πολύ εύκολο να μην παρατηρήσετε μικροσκοπικά λάθη στη σύνταξη, οπότε αφιερώστε χρόνο για να εντοπίσετε και να διορθώσετε τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη.

Απαιτείται περισσότερος χρόνος για να επιλυθούν τα προβλήματα που προκαλούνται από ένα κακώς γραμμένο SMS, συνομιλία ή e-mail παρά για να διορθωθούν την πρώτη φορά. Κουραστήκατε να διορθώνετε τα μηνύματά σας χειροκίνητα; Γραμματικά είναι πολύ χρήσιμη από αυτή την άποψη.

Τα 3 καλύτερα εργαλεία επικοινωνίας μόνο με κείμενο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε

Η αυξανόμενη δημοτικότητα της απομακρυσμένης εργασίας έχει δει την εισαγωγή πολλών εργαλείων ροής εργασίας τα τελευταία χρόνια. Μερικά από αυτά τα εργαλεία κάνουν εξαιρετική δουλειά δίνοντας στις εικονικές ομάδες την ευκαιρία να ευδοκιμήσουν στις δουλειές τους με επικοινωνία μόνο με κείμενο. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από αυτά.

Κατά κύριο λόγο μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για επιχειρήσεις, το Slack επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συγκλίνουν κάτω από την ίδια στέγη για εργασιακούς σκοπούς. Προσφέρει την ευκαιρία για επικοινωνία ένας προς έναν μεταξύ δύο μελών καθώς και ομαδική επικοινωνία με τρία ή περισσότερα μέλη.

Εάν εργάζεστε σε έργα με επιλεγμένους λίγους, μπορείτε να περιορίσετε την επικοινωνία μεταξύ αυτών των ατόμων σε έναν ειδικό χώρο που ονομάζεται κανάλια. Τα μέλη στην αίθουσα μπορούν να επικοινωνούν ελεύθερα χωρίς να ανησυχούν για την πρόσβαση των άλλων μελών της ομάδας στα μηνύματά τους.

Το Microsoft Teams είναι ένα εργαλείο ροής εργασίας που βασίζεται σε συνομιλίες για επιχειρηματικές επικοινωνίες. Κατάλληλο για εικονικές ομάδες, επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται σε εργασίες με την ευκαιρία να μοιράζονται αρχεία εργασίας και έγγραφα.

Καλύπτοντας τις διαφορετικές ανάγκες επικοινωνίας των εικονικών ομάδων, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνομιλούν μεταξύ τους μεμονωμένα και επίσης να συνομιλούν σε μια ομάδα όταν συνεργάζονται σε έργα. Μπορούν να παραχωρηθούν διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης στα μέλη της ομάδας με βάση τη συμμετοχή τους σε έργα.

Το Basecamp είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο επικοινωνίας και ροής εργασίας. Μια καλή επιλογή για εικονικές ομάδες, επιτρέπει την ομαδική συνεργασία χρησιμοποιώντας επικοινωνία μόνο κειμένου.

Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε συγκεκριμένους εργαζόμενους και να επικοινωνήσετε μαζί τους μεμονωμένα. Στο ίδιο πνεύμα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργάζονται σε εργασίες και να επικοινωνούν ανοιχτά με όλους στο βρόχο του τι συμβαίνει. Προσφέρει επίσης υπενθυμίσεις εργασιών που ωθούν τους συμπαίκτες να τηρούν τις προθεσμίες.

Εστίαση σε σημαντικές πληροφορίες με επικοινωνία μόνο με κείμενο

Η απάντηση σε πολλές τηλεφωνικές κλήσεις που σχετίζονται με την εργασία σας καταναλώνει περισσότερο χρόνο από όσο νομίζετε. Καταλήγετε να μιλάτε για μη παραγωγικά πράγματα πολύ αφότου έχει περάσει το μήνυμα.

Με την επικοινωνία μόνο κειμένου, γράφετε μόνο τις σημαντικές λεπτομέρειες που χρειάζονται. Όλοι λαμβάνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να είναι αποτελεσματικοί στην εργασία τους. Υπάρχει ελάχιστος ή καθόλου χώρος για κακή επικοινωνία, καθώς οι λέξεις είναι ξεκάθαρα γραμμένες για να τις δουν όλοι.

Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης της επικοινωνίας μόνο με κείμενο στον εικονικό χώρο εργασίας

Τα εργαλεία επικοινωνίας μόνο με κείμενο είναι η σωστή λύση για τον χώρο εργασίας σας; Ακολουθούν ορισμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα