Πώς να μοιραστείτε και να προστατέψετε τα Φύλλα Google σας

Τα Φύλλα Google είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη συνεργασία με τους συναδέλφους σας. Τι γίνεται, όμως, αν χρειαστεί να αποκρύψετε ευαίσθητες πληροφορίες σε ένα αρχείο Φύλλου Google, ενώ παράλληλα παρέχετε πρόσβαση σε άλλους χρήστες;

Ευτυχώς, τα Φύλλα Google διαθέτουν ισχυρές δυνατότητες κοινής χρήσης και απορρήτου, επιτρέποντάς σας να μοιράζεστε συγκεκριμένα φύλλα στο αρχείο σας χωρίς να διακυβεύεται το απόρρητο άλλων πληροφοριών.

Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Πώς να μοιραστείτε το αρχείο των Φύλλων Google

Εάν σκοπεύετε να εργαστείτε με πολλούς χρήστες, θα πρέπει πρώτα να γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία της κοινής χρήσης του αρχείου του Φύλλου Google. Για να το μοιραστείτε με ασφάλεια, πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε το αρχείο. Όταν το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

1. Κάνε κλικ στο Εικονίδιο κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
2. ΕΝΑ Μοιραστείτε με άτομα και ομάδες θα εμφανιστεί το παράθυρο. Από εκεί, στο Προσθέστε άτομα και ομάδες πεδίο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο.
instagram viewer
3. Αφού εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, α αναπτυσσόμενη λίστα Το μενού θα εμφανιστεί ακριβώς δίπλα στο πεδίο email. Επιλέγω Συντάκτης ώστε τα άτομα με τα οποία μοιραστήκατε το αρχείο να μπορούν να το επεξεργαστούν.
4. Για πρόσθετη ασφάλεια, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Κοινή χρήση.
5. Κάτω από Ρυθμίσεις κοινής χρήσης με άτομα, φροντίστε να ξετσεκάρετε Οι συντάκτες μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα και να μοιραστούν, και Οι θεατές και οι σχολιαστές μπορούν να δουν την επιλογή λήψης, εκτύπωσης και αντιγραφής.
6. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο πίσω βέλος εικονίδιο για να επιστρέψετε στο παράθυρο Κοινή χρήση με άτομα και ομάδες.
7. Κάτω από το πεδίο διεύθυνσης email, κάντε κλικ στο Ειδοποιήστε τους ανθρώπους Tickbox για να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνουν μια ειδοποίηση στα εισερχόμενά τους σχετικά με το αρχείο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σημειώσεις ή οδηγίες για αυτά στο Μήνυμα πεδίο.
8. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με όλες τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο Στείλετε.

Αυτό θα επιτρέψει στους χρήστες να δουν και να επεξεργαστούν το αρχείο Φύλλων Google. Ωστόσο, δεν θα πρέπει να το κάνετε αυτό ακόμα εάν δεν έχετε ακόμα ολοκληρώσει την προετοιμασία του αρχείου σας.

Σχετίζεται με: Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης και να κλειδώσετε τα φύλλα Google σας

Ανάθεση συντακτών για μεμονωμένα φύλλα

Αφού ετοιμάσετε μεμονωμένα φύλλα για διαφορετικούς χρήστες, μπορείτε τώρα να τα κλειδώσετε σε έναν εκχωρημένο χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως οι χρήστες μπέρδεψαν την εισαγωγή δεδομένων για άλλα άτομα. Υπάρχουν τα βήματα για να εκχωρήσετε μοναδικούς επεξεργαστές ανά φύλλο.

1. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα που θέλετε να μοιραστείτε με ένα συγκεκριμένο άτομο.
2. Κάντε κλικ στο Προστατέψτε το φύλλο.
3. Κάλεσε ένα πλαϊνό παράθυρο Προστατευμένα φύλλα και σειρές θα ανοίξει.
4. Μπορείτε να προσθέσετε τις σημειώσεις σας σχετικά με το φύλλο στο προαιρετικό Εισαγάγετε μια περιγραφή πεδίο.
5. Σύμφωνα με το Σεντόνι καρτέλα, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό φύλλο στο αναπτυσσόμενο μενού.
6. Από εκεί, κάντε κλικ στο Ορίστε δικαιώματα.
7. ο Δικαιώματα επεξεργασίας εύρους θα εμφανιστει. Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο Περιορίστε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος κουμπί ραδιοφώνου. Στο πτυσώμενο μενού κάτω από αυτήν την επιλογή, επιλέξτε Εθιμο.
8. Εάν έχετε μοιραστεί στο παρελθόν το αρχείο με άλλους χρήστες, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή των χρηστών με τους οποίους δεν θέλετε να μοιραστείτε το φύλλο. Διαφορετικά, μπορείτε να προσθέσετε νέους επεξεργαστές στο πεδίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου.
9. Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη όλων των συντακτών που χρειάζεστε, κάντε κλικ στο Ολοκληρώθηκε.
10. Μόλις η Google αποθηκεύσει τις προτιμήσεις κοινής χρήσης και αναθέσετε έναν νέο επεξεργαστή, ένα "Κάποιος χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο"θα εμφανιστεί το παράθυρο.
11. Επιλέξτε το Κοινή χρήση με Χ άτομο: Επεξεργασία κουμπί επιλογής και μετά κάντε κλικ στο Μερίδιο.

Αφού ολοκληρώσετε αυτήν τη διαδικασία, έχετε πλέον μοιραστεί το συγκεκριμένο φύλλο με κάποιον άλλο.

Τώρα που έχετε μοιραστεί ορισμένα από τα φύλλα με συγκεκριμένα άτομα, ίσως θέλετε να αποκρύψετε άλλα φύλλα από όλους τους άλλους. Αυτά τα φύλλα μπορεί να περιέχουν τύπους, σημειώσεις ή άλλα πράγματα που δεν θέλετε να βλέπουν. Ευτυχώς, μπορείτε εύκολα να το κάνετε αυτό με τις παρακάτω οδηγίες.

1. Κάντε δεξί κλικ την καρτέλα που θέλετε να αποκρύψετε.
2. Επιλέγω Προστατέψτε το φύλλο.
3. Στο Προστατέψτε τα φύλλα και τις σειρές πλαϊνό παράθυρο, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το κατάλληλο φύλλο.
4. Κάντε κλικ στο Ορίστε δικαιώματα.
5. Στο Δικαιώματα επεξεργασίας εύρους παράθυρο, κάντε κλικ στο Περιορίστε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος κουμπί ραδιοφώνου. Στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μόνο εσύ.
6. Κάντε κλικ στο Ολοκληρώθηκε.
7. Όταν επιστρέψετε στο αρχείο του Φύλλου Google, κάντε ξανά δεξί κλικ στην καρτέλα που θέλετε να αποκρύψετε.
8. Αυτή τη φορά, κάντε κλικ στο Απόκρυψη φύλλου.
9. Το φύλλο που θέλετε να αποκρύψετε θα εξαφανιστεί από την προβολή.
10. Εάν θέλετε να δείτε ξανά το φύλλο, κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού χάμπουργκερ (ακριβώς δίπλα στο εικονίδιο συν στη γραμμή καρτελών του φύλλου). Θα πρέπει να δείτε όλα τα κρυμμένα φύλλα γκριζαρισμένα.
11. Κάντε κλικ στο κρυφό φύλλο που θέλετε να δείτε.
12. Το κρυφό φύλλο θα εμφανιστεί ξανά στην προηγούμενη θέση του στη γραμμή καρτελών του φύλλου. Ωστόσο, μπορούν να το δουν και άλλοι χρήστες.
13. Για να το κρύψετε ξανά, επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα.

Αφού γίνει αυτό, μπορείτε πλέον να αποκρύψετε τα φύλλα που δεν θέλετε να μοιραστείτε χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα διαφορετικό αρχείο Φύλλων Google.

Σχετίζεται με: Τρελοί τύποι φύλλων Google που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

Αφαίρεση Προστασίας Φύλλων

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να αφαιρέσετε την προστασία ενός φύλλου έτσι ώστε όλοι οι άλλοι χρήστες να μπορούν να το δουν. Εάν συμβαίνει αυτό, αυτά είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Στο γραμμή μενού, κάντε κλικ στο Δεδομένα> Προστατέψτε τα φύλλα και τις σειρές.
2. Στο Προστατευμένα φύλλα και σειρές στο πλαϊνό παράθυρο, θα πρέπει να δείτε μια λίστα με τα προστατευμένα στοιχεία που έχετε.
3. Κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου που θέλετε να ξεκλειδώσετε.
4. Αφού κάνετε κλικ στις ιδιότητες προστατευμένου φύλλου, επιλέξτε το Εικονίδιο απορριμμάτων δίπλα στο Πεδίο περιγραφής.
5. Ένα παράθυρο θα ρωτήσει, Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να καταργήσετε αυτό το προστατευμένο εύρος; Επιλέγω Αφαιρώ.
6. Τα Φύλλα Google θα σας επιστρέψουν στο κύριο παράθυρο υπολογιστικού φύλλου και το παλαιό προστατευμένο φύλλο είναι πλέον προσβάσιμο σε όλους τους κοινόχρηστους χρήστες.

Κοινή χρήση μόνο ό, τι είναι απαραίτητο

Αυτές οι δυνατότητες προστασίας φύλλων διασφαλίζουν ότι μπορείτε να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Με αυτόν τον τρόπο, είστε βέβαιοι ότι μόνο ο καθορισμένος χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στα φύλλα που χρειάζεστε.

Αυτή είναι επίσης μια καλή λύση για την τακτοποίηση των αρχείων σας. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ξεχωριστά αρχεία για κοινή χρήση με διαφορετικούς χρήστες και μπορείτε εύκολα να συνδέσετε τα αποτελέσματα από κάθε φύλλο με το κύριο φύλλο που μπορείτε να αποκρύψετε από άλλους χρήστες.

Μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα σας με αυτές τις λειτουργίες από τα Φύλλα Google, όλα αυτά χωρίς να χρειάζεται να πληρώσετε ούτε ένα σεντ.

Τα 10 Καλύτερα Γρήγορα Hacks των Φύλλων Google που μάλλον δεν γνωρίζατε

Μάθετε πώς μπορείτε να ανεβάσετε τα Φύλλα Google στο επόμενο επίπεδο και να προσθέσετε άνεση στην επαγγελματική ή την προσωπική σας ζωή.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα