5 αποτελεσματικές συμβουλές για να βελτιώσετε τη γραπτή σας επικοινωνία

Διαβάζετε κάποια μηνύματα από συναδέλφους σας που σας τρίβουν με λάθος τρόπο; Τα μηνύματα μπορεί να μην είναι προσβλητικά, αλλά ο τόνος είναι απλώς χαμένος. Νιώθετε προσβεβλημένοι και αυτό αντικατοπτρίζεται στον τρόπο που σχετίζεστε μαζί τους. Μάλλον δεν εννοούσαν κακό, αλλά χρησιμοποίησαν λάθος επιλογή λέξεων.

Η γραπτή επικοινωνία μπορεί να πάει νότια με πολλούς τρόπους. Πρέπει να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε γραπτώς, ώστε να μην παρεξηγηθούν οι προθέσεις σας.

Τι είναι η γραπτή επικοινωνία;

Η γραπτή επικοινωνία είναι η διαδικασία αποστολής μηνυμάτων και οδηγιών που βασίζονται σε κείμενο μέσω επιστολών, εκθέσεων, εγχειριδίων κ.λπ.

Χρησιμοποιείται για τη μετάδοση πληροφοριών στο χώρο εργασίας, η γραπτή επικοινωνία συχνά ακολουθεί μια επίσημη προσέγγιση. Περιέχεται σε επίσημα έγγραφα που χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία και σημείο αναφοράς.

Οι νέες εξελίξεις κοινοποιούνται γραπτώς στην ομάδα. Όταν τα μέλη της ομάδας εκδηλώνουν απείθαρχη συμπεριφορά, τους ζητείται μέσω γραπτής επικοινωνίας και απαντούν με τον ίδιο τρόπο.

Σε αντίθεση με τη λεκτική επικοινωνία που μπορεί να ξεχαστεί εάν δεν καταγραφεί, η γραπτή επικοινωνία διαρκεί για πολύ, ειδικά εάν δεν έχει παραβιαστεί.

Οι προκλήσεις της γραπτής επικοινωνίας

Όπως και με άλλες μορφές επικοινωνίας, ο στόχος της γραπτής επικοινωνίας καταργείται εάν οι παραλήπτες δεν κατανοήσουν το περιεχόμενο του μηνύματος.

Η γραπτή επικοινωνία έχει πολλά προβλήματα που θα μπορούσαν να αλλάξουν το νόημα του μηνύματος ή την πρόθεση του αποστολέα. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από αυτά.

1. Έλλειψη σαφήνειας

Η επικοινωνία χάνει την ουσία της όταν είναι περίπλοκη. Η επιλογή των λέξεων που χρησιμοποιεί ο αποστολέας στη γραπτή επικοινωνία μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στον παραλήπτη. Και καθώς ο αποστολέας δεν είναι διαθέσιμος για να διευκρινίσει τα πράγματα, η σύγχυση παραμένει.

Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται υποχρεωμένοι να αναλάβουν δράση όταν λαμβάνουν πολύπλοκα γραπτά μηνύματα, μπορεί να καταλήξουν να κάνουν λάθη λόγω έλλειψης κατανόησης των μηνυμάτων.

Τα λάθη που γίνονται στην εργασία ως αποτέλεσμα ζητημάτων σαφήνειας αποτελούν οπισθοδρόμηση για τον οργανισμό καθώς χάνεται χρόνος και πόροι.

2. Χρονικός περιορισμός

Η πιο αποτελεσματική ροή εργασίας είναι αυτή που κινείται συνεχώς. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να λαμβάνουν όποιες πληροφορίες χρειάζονται άμεσα και να τις εφαρμόζουν στην εργασία τους. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα με τη γραπτή επικοινωνία.

Στη γραπτή επικοινωνία, ο αποστολέας στέλνει το μήνυμα στον παραλήπτη. Αντί να λάβουν άμεση απάντηση, πρέπει να περιμένουν μέχρι ο παραλήπτης να λάβει το μήνυμα και στη συνέχεια να απαντήσει. Ο χρόνος που αφιερώνεται στο ενδιάμεσο μπορεί να είναι δαπανηρός σε επείγουσες καταστάσεις. Η ζημιά μπορεί να έχει ήδη γίνει πριν από τη συλλογή των πληροφοριών.

3. Έλλειψη ευελιξίας

Το μήνυμα που στείλατε σε έναν συνάδελφο στη δουλειά μπορεί να περιέχει ανακριβείς πληροφορίες. Ίσως θέλετε να ενημερώσετε το μήνυμα για περισσότερη σαφήνεια. Αλλά αφού το έχετε ήδη στείλει, δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Πρέπει να γράψετε ένα άλλο μήνυμα από την αρχή για να αντιμετωπίσετε την παραπληροφόρηση ή να συμπεριλάβετε τις ενημερώσεις που θέλετε να διαβιβάσετε. Το να κάνεις όλα αυτά είναι αγχωτικό, ειδικά όταν έχεις ένα σωρό δουλειά στα χέρια σου.

4. Καθυστέρηση στη λήψη αποφάσεων

Η λήψη αποφάσεων στο χώρο εργασίας απαιτεί κάποιο επίπεδο ταχύτητας. Όλοι όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων πρέπει να ενημερώνονται για τις τελευταίες εξελίξεις και να κάνουν έγκαιρα τη συμβολή τους.

Όταν η διαδικασία λήψης αποφάσεων συντονίζεται με γραπτή επικοινωνία, ο χρόνος που αφιερώνεται στη λήψη, την ανάγνωση και την απάντηση στο μήνυμα καθυστερεί τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Μπορείτε να ενισχύσετε την ομάδα σας διαδικασία λήψης αποφάσεων με τα κατάλληλα εργαλεία.

5 τρόποι για να βελτιώσετε τη γραπτή σας επικοινωνία

Αν θέλετε να ευδοκιμήσετε στη δουλειά ή την καριέρα σας, πρέπει να δώσετε μεγαλύτερη προσοχή στη γραπτή επικοινωνία σας. Και αυτό συμβαίνει επειδή επικοινωνείτε γραπτώς με τους ανθρώπους σχεδόν κάθε μέρα.

Η διασφάλιση ότι κατανοούν τα μηνύματα που τους μεταφέρετε σάς βοηθά να λάβετε την επιθυμητή απάντηση. Υπό το πρίσμα αυτού, ας συζητήσουμε μερικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να επικοινωνείτε καλύτερα γραπτώς.

1. Προσδιορίστε τον στόχο

Τι προσπαθείτε να πετύχετε με το μήνυμα; Είναι σημαντικό να το εντοπίσετε στην αρχή, ώστε να μπορείτε να διατυπώσετε τις σκέψεις σας προς αυτή την κατεύθυνση. Μπορείτε να κάνετε τους ανθρώπους να ανοίξτε και διαβάστε τα email σας εύκολα με αποτελεσματική γραφή.

Ένα γραπτό μήνυμα χωρίς σαφή στόχο στο μυαλό είναι σαν ένα τρέχον σχόλιο. Θα έχετε μια πλήρη σελίδα περιεχομένου χωρίς να πείτε τίποτα συγκεκριμένο. Το περιεχόμενο του μηνύματός σας μπορεί να είναι παραπλανητικό για τον παραλήπτη εάν δεν καταλάβετε τον στόχο σας.

2. Μπείτε στα παπούτσια του παραλήπτη

Η γραπτή επικοινωνία χάνει το σημάδι εάν ο παραλήπτης δεν έχει τις απαραίτητες πληροφορίες φόντου ή το πλαίσιο για να κατανοήσει το μήνυμα που διαβάζει. Εάν γράψετε σε κάποιον και αναφέρετε πράγματα που αγνοεί, θα χαθεί.

Μπείτε στη θέση του αναγνώστη καθώς συνθέτετε το μήνυμά σας. Πόσα γνωρίζουν για το θέμα; Χρειάζονται βασικές πληροφορίες ή πλαίσιο;

Η κατανόηση της κατάστασης του μυαλού του αναγνώστη σχετικά με το θέμα σας βοηθά επίσης να επιλέξετε τις κατάλληλες λέξεις και τόνο για να μεταφέρετε το μήνυμά σας.

3. Σημειώστε τις ιδέες

Έχοντας κάνει μια διανοητική σημείωση για να γράψετε ένα μήνυμα, ξεκινήστε να προετοιμάζεστε για αυτό σημειώνοντας τις ιδέες που σας έρχονται στο μυαλό.

Επειδή δεν μπορείτε να ανακτήσετε εύκολα το μήνυμά σας από τον παραλήπτη για να κάνετε αλλαγές ή ενημερώσεις, σημειώστε όλα τα σημεία σας εκ των προτέρων, ώστε να τα συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας.

Δεν χρειάζεται να έχετε μαζί σας σημειωματάριο για αυτόν τον σκοπό. Μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων όπως Απλή σημείωση σας διευκολύνει να σημειώνετε τις ιδέες σας στις κινητές συσκευές σας εν κινήσει. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις σημειώσεις σας από απόσταση όποτε τις χρειάζεστε.

4. Να είστε σαφείς και απλοί

Οι πιο αποτελεσματικές γραπτές επικοινωνίες είναι σαφείς και απλές. Δεν είναι τώρα η ώρα να εντυπωσιάσετε τον αναγνώστη σας με μεγάλες λέξεις και γραμματικές εκφράσεις.

Υπάρχει μια τάση να θέλετε να φανείτε έξυπνοι με τη χρήση φανταχτερών λέξεων, αλλά αυτό είναι αντιπαραγωγικό στη γραπτή επικοινωνία. Να θυμάστε ότι δεν θα είστε φυσικά παρόντες όταν ο αναγνώστης διαβάζει το μήνυμα. Επομένως, δεν μπορείτε να διευκρινίσετε τα πράγματα εάν μπερδεύουν τον αναγνώστη.

Εάν εργάζεστε σε ένα έργο, μπορείτε γράψτε μια δήλωση σκοπού έργου δολοφονικού με αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία.

5. Επεξεργαστείτε διεξοδικά

Η ανάγνωση μηνυμάτων με γραμματικά λάθη και τυπογραφικά λάθη είναι μια απενεργοποίηση. Εξοικονομήστε τον παραλήπτη σας από τον κόπο επεξεργάζεστε τα μηνύματά σας προσεκτικά πριν τα στείλετε.

Αντιστέκεται στην παρόρμηση να στείλει γραπτά μηνύματα βιαστικά. Ανεξάρτητα από το πόσο επείγον είναι, αφιερώστε χρόνο για να το επεξεργαστείτε. Μπορεί να υπάρχουν περιττές λέξεις, εκφράσεις και λάθη στα μηνύματα. Αν τα διαβάσετε άλλη μια φορά θα σας βοηθήσει να τα εντοπίσετε, αλλά αυτό δεν θα συμβεί αν δεν αφιερώσετε χρόνο για αυτό. Εφαρμογές όπως Γραμματικά είναι ιδανικά για την επεξεργασία και την τελειοποίηση του γραπτού σας.

Εάν έχετε τη φήμη ότι στέλνετε μηνύματα με σφάλματα, οι άνθρωποι θα είναι απρόθυμοι να διαβάσουν τα μηνύματά σας. Θα επιτρέψουν στα μηνύματά σας να παραμείνουν μέχρι να έχουν την ψυχική δύναμη να αντέξουν το άγχος που τους προκαλεί η ανάγνωση του περιεχομένου σας.

Αποτελεσματική διαβίβαση των μηνυμάτων σας

Οι λεκτικές αλληλεπιδράσεις στην εργασία μπορεί να είναι θορυβώδεις. Η γραπτή επικοινωνία βοηθά στη δημιουργία κάποιας ησυχίας. Οι συμπαίκτες μπορούν να επικοινωνούν σε οποιαδήποτε κατάσταση χωρίς να τραβούν την προσοχή πάνω τους.

Μόλις η γραπτή σας επικοινωνία είναι σαφής με τον σωστό τόνο, μπορείτε να κάνετε τους ανθρώπους να κάνουν αυτό που θέλετε χωρίς να συνεχίσετε να διευκρινίζετε τα πράγματα. Χτίζετε επίσης μια φήμη για τον εαυτό σας ως άτομο που επικοινωνεί αποτελεσματικά.

Πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό email γρήγορα (4 εργαλεία AI που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε)

Δυσκολεύεστε να γράφετε email για να κάνετε τα πράγματα; Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρηγορότερα, μαζί με ορισμένα εργαλεία για χρήση.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα