Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης της επικοινωνίας μόνο με κείμενο στον εικονικό χώρο εργασίας

Τα γραπτά μηνύματα είναι μοντέρνα στις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις και σταδιακά κερδίζουν δυναμική στον εργασιακό χώρο. Οι εικονικές ομάδες απομακρύνονται από τις τηλεφωνικές κλήσεις για να υιοθετήσουν επικοινωνία μόνο με κείμενο για να βελτιώσουν τη ροή εργασίας τους. Πετυχαίνουν όμως τα επιθυμητά αποτελέσματα;

Η ουσία της επικοινωνίας νικιέται εάν τα μηνύματα δεν διαβιβάζονται αποτελεσματικά. Εάν πρόκειται να υιοθετήσετε επικοινωνία μόνο με κείμενο, πρέπει να σταθμίσετε τα υπέρ και τα κατά για να μάθετε σε τι βρίσκεστε.

Στο τέλος της ημέρας, θέλετε να παρέχετε στην ομάδα σας όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να ευδοκιμήσουν. Διαβάστε μαζί καθώς συζητάμε τη δυναμική της επικοινωνίας μόνο με κείμενο μεταξύ εικονικών ομάδων.

Τι είναι η επικοινωνία μόνο με κείμενο;

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο είναι η διαδικασία επικοινωνίας μέσω γραπτών λέξεων χρησιμοποιώντας μια κινητή συσκευή. Περιλαμβάνει SMS, συνομιλίες WhatsApp και επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επικοινωνία αποτελεσματικά

ενισχύει τα κίνητρα και τη δέσμευση των εργαζομένων. Εμπνέονται να δίνουν τον καλύτερό τους εαυτό στην επίτευξη των οργανωτικών στόχων. Αν η αποστολή γραπτών μηνυμάτων τους φέρνει σε αυτήν την κατάσταση, είναι μια ευπρόσδεκτη εξέλιξη.

Πλεονεκτήματα της επικοινωνίας μόνο με κείμενο στον εικονικό χώρο εργασίας

Η δημοτικότητα του εικονικού χώρου εργασίας έχει αυξηθεί εκθετικά τον τελευταίο καιρό. Οι οργανισμοί δεν βασίζονται στο ότι τα μέλη της ομάδας είναι φυσικά παρόντα στο γραφείο, αλλά στην ικανότητά τους να κάνουν τη δουλειά τους από οποιαδήποτε τοποθεσία.

Εκτός από διάφορα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας για συνεργασία, χρησιμοποιούν επικοινωνία μόνο με κείμενο για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις εικονικές τους ομάδες.

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο βελτιώνει τη ροή εργασίας των απομακρυσμένων ομάδων με τους ακόλουθους τρόπους:

1. Δημιουργία εμπιστοσύνης

Η εμπιστοσύνη στο χώρο εργασίας είναι το κλειδί. Διευκολύνει την αποτελεσματικότητα της ομάδας δημιουργώντας ένα ευνοϊκό περιβάλλον για συνεργασία στον εικονικό χώρο εργασίας.

Η αποστολή ενός κειμένου σε συναδέλφους δείχνει κάποιο επίπεδο εμπιστοσύνης στην κρίση τους. Υποδεικνύει επίσης την προθυμία σας να αναζητήσετε βοήθεια, να μοιραστείτε σχόλια και να συζητήσετε θέματα με συναδέλφους.

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο έχει σημαντική επίδραση στην απόδοση της ομάδας. Μπορεί να θεωρηθεί το καρφί που συγκρατεί τις συνεργασίες ανάμεσα σε εσάς και το προσωπικό σας.

2. Εξοικονόμηση κόστους

Σε παγκόσμιο επίπεδο, άτομα και οργανισμοί αναζητούν φθηνότερες οικονομικές επιλογές. Η εικονική εργασία μπορεί να είναι επαχθής λόγω των οικονομικών υποχρεώσεων και της έλλειψης σωστής διαχείρισης του χρόνου των καθημερινών σας δραστηριοτήτων.

Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων είναι φθηνή. Όταν στέλνετε μηνύματα χρησιμοποιώντας εφαρμογές όπως το WhatsApp και το SMS για να μεταφέρετε τα μηνύματά σας σε συναδέλφους, ανακαλύπτετε ότι είναι φθηνότερο και απαιτεί λιγότερο χρόνο.

3. Δημιουργήστε ευκολία

Ο ευέλικτος χρονισμός είναι ένα από τα συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων. Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων σας δίνει ένα είδος ελευθερίας που δεν δίνει η κλήση. Σας επιτρέπει να απαντάτε στα ληφθέντα μηνύματα την πιο βολική στιγμή για εσάς.

Με τις κλήσεις, βρίσκεστε υπό πίεση να απαντήσετε σε πραγματικό χρόνο. Ίσως να μην δώσετε την καλύτερη απάντηση. Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων, από την άλλη πλευρά, σας δίνει αρκετό χρόνο για να δημιουργήσετε καλά μελετημένες απαντήσεις στα μηνύματα που έχετε λάβει.

4. Παρέχετε απόρρητο και μεγαλύτερη προσβασιμότητα

Παρόλο που η εργασία γίνεται γρήγορα εικονική υπόθεση, πρέπει να είστε σίγουροι για το απόρρητό σας. Η επικοινωνία μόνο με κείμενο διασφαλίζει ότι δεν παραβιάζεται το απόρρητό σας.

Ο θόρυβος παρασκηνίου διακόπτει το νόημα των μηνυμάτων. Μπορεί να μην ακούτε το άλλο άτομο καθαρά ή να χάσετε βασικά σημεία στο μήνυμά του. Τα γραπτά μηνύματα κάνουν θόρυβο ή κακή ποιότητα ήχου άσχετα με την αλληλεπίδραση.

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα των γραπτών μηνυμάτων είναι ότι είναι προσβάσιμο σε άτομα με προβλήματα ακοής.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας για τον χώρο εργασίας σας

Μειονεκτήματα της επικοινωνίας μόνο με κείμενο στον εικονικό χώρο εργασίας

Η επικοινωνία μόνο με κείμενο δεν είναι χωρίς κάποιες ανησυχίες. Καθώς απολαμβάνετε τα οφέλη που αναφέρθηκαν παραπάνω, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε πολλά εμπόδια στην πορεία. Για ορισμένους οργανισμούς, αυτά τα προβλήματα είναι σπασίματα που κάνουν την επικοινωνία μόνο με κείμενο δυσμενή. Ας ΡΙΞΟΥΜΕ μια ΜΑΤΙΑ.

1. Φτωχή επικοινωνία

Η εξατομίκευση έχει σημασία όταν επικοινωνείτε, ειδικά με τους συναδέλφους σας. Πολλά ψηφιακά εργαλεία βοηθούν τις εικονικές ομάδες να παραμένουν συνδεδεμένες. Ωστόσο, ορισμένα από αυτά τα εργαλεία δεν διαθέτουν την εξατομίκευση των παραδοσιακών πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπιδράσεων στο χώρο εργασίας.

Η επικοινωνία που βασίζεται σε κείμενο δεν έχει τη γλώσσα του σώματος, τον τόνο και άλλα μη λεκτικά σήματα στα οποία μπορεί να χρειαστεί να βασιστείτε για ένα επιτυχημένο έργο. Η απουσία αυτών των στοιχείων αυξάνει την πιθανότητα παρερμηνείας.

Επίσης, ορισμένοι άνθρωποι είναι γνωστό ότι επιφυλάσσονται στη χρήση ψηφιακών καναλιών που βασίζονται σε κείμενο λόγω των αποτυπωμάτων που αφήνει. Αυτό καθιστά πολύ απίθανο να συμμετέχουν σε συναντήσεις ή να απαντούν ελεύθερα σε κείμενα.

2. Κακή ερμηνεία

Όταν αποστέλλονται μηνύματα κειμένου, η ερμηνεία του μηνύματος από τον παραλήπτη μπορεί να διαφέρει από την πρόθεση του αποστολέα. Τα μηνύματα μπορούν εύκολα να παρεξηγηθούν ή να αφαιρεθούν εκτός πλαισίου, καθώς ο αποστολέας δεν είναι διαθέσιμος για να διευκρινίσει την πρόθεσή του επί τόπου.

Κατά την κατανομή καθηκόντων στον εικονικό χώρο εργασίας, οι ηγέτες θα πρέπει να προσέχουν τα αρνητικά που προκύπτουν, όπως παρεξηγήσεις, υποθέσεις και συμπεράσματα εκτός του σημείου. Όταν τα μέλη της ομάδας αισθάνονται ότι δέχονται επίθεση από μηνύματα που τους στέλνονται, απωθούν με όποιον τρόπο μπορούν και αυτό επηρεάζει τη συνολική απόδοση.

3. Απροθυμία να αναλάβουμε δράση

Η εργασιακή ηθική διαφέρει μεταξύ των μελών της ομάδας. Σε έναν εικονικό χώρο εργασίας όπου οι ηγέτες ομάδων είναι περιορισμένες στην ικανότητά τους να επιβάλλουν οδηγίες, ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να μην λαμβάνουν στα σοβαρά την επικοινωνία μόνο με κείμενο. Οι χρήστες ενδέχεται να αγνοήσουν αιτήματα για μηνύματα κειμένου ή να καθυστερήσουν τις απαντήσεις σε μια εικονική ρύθμιση.

Καθορίστε τη βάση για την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας σας. Ορίστε χρονικά όρια για απαντήσεις και απαντήσεις, ώστε τα μηνύματα να μην παραμείνουν για πολύ.

4. Σύγκρουση στις προτιμήσεις των γενεών

Η χρήση του κειμένου μόνο ως μέσου επικοινωνίας σε εικονικές ομάδες αποκαλύπτει ένα χάσμα μεταξύ του τρόπου με τον οποίο οι γενιές χρησιμοποιούν διάφορα εργαλεία επικοινωνίας. Ενώ η παλαιότερη γενιά μπορεί να αισθάνεται καλά με την πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία, οι Millennials και οι Gen Zs προτιμούν να λαμβάνουν ή να στέλνουν ένα μήνυμα κειμένου. Η διαφορά στην προτίμηση μπορεί να εμποδίσει τη ροή εργασίας.

Διατηρήστε την επικοινωνία σας μόνο με κείμενο απλή

Πολλά ζητήματα εικονικού χώρου εργασίας προέρχονται από εμπόδια επικοινωνίας λόγω των ομάδων που εργάζονται σε ξεχωριστές τοποθεσίες. Αυτό οδηγεί σε χαμηλότερα επίπεδα εμπιστοσύνης και υψηλότερα επίπεδα σύγκρουσης από ότι οι εργαζόμενοι που συνεργάζονται.

Ως ηγέτης, πρέπει να παραμείνετε σε εγρήγορση στην αξιολόγηση της εργασίας των μελών της ομάδας και στην παροχή συνεχών σχολίων για την αντιμετώπιση προβλημάτων. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να κατακτήσετε την ικανότητα να επικοινωνείτε όσο το δυνατόν πιο απλά. Μην αφήνετε χώρο για παρεξηγήσεις ή υποθέσεις όταν στέλνετε μηνύματα. Πείτε το πιο ξεκάθαρα, ώστε ο καθένας να μπορεί να λάβει το μήνυμα χωρίς να κουράζει το μυαλό του.

7 Συμβουλές και εργαλεία για την επικοινωνία με πελάτες και ομάδες σε πραγματικό χρόνο

Είτε είστε πλήρους απασχόλησης είτε ελεύθερος επαγγελματίας, το να γνωρίζετε πώς να επικοινωνείτε θέματα που σχετίζονται με την εργασία σας βοηθά να διατηρήσετε μια ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Μάθετε περισσότερα!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα