Πώς να γράψετε μια επαγγελματική απάντηση μέσω email εκτός γραφείου

Όσον αφορά τα email, μπορεί να είναι δύσκολο να τεθούν επαγγελματικά όρια. Άλλωστε, πολλές εταιρείες υποθέτουν ότι εφόσον έχετε internet, είστε ελεύθεροι να απαντήσετε σε οποιοδήποτε μήνυμα.

Ενώ ήταν μια εποχή που οι επαγγελματίες αναμενόταν να είναι πάντα σε ετοιμότητα, οι καιροί αλλάζουν σιγά σιγά. Αυτές τις μέρες, γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένο για τους ανθρώπους να είναι εκτός σύνδεσης τις ρεπό τους και για καλό λόγο.

Εάν πηγαίνετε διακοπές, παίρνετε άδεια για τα λογικά σας ή χρειάζεται να λείπετε από το γραφείο για οποιονδήποτε άλλο λόγο, ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να γράψετε μια επαγγελματική απάντηση μέσω email εκτός γραφείου.

1. Διαγραφή κεφαλίδας θέματος εκτός γραφείου

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να πείτε στους ανθρώπους ότι είστε εκτός γραφείου είναι να αλλάξετε την κεφαλίδα του θέματος της απάντησης email σας. Αντί να γράψετε απλώς "Εκτός γραφείου", μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον τύπο της άδειας που παίρνετε, εάν αισθάνεστε άνετα να την μοιραστείτε.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα κεφαλίδων θέματος email εκτός γραφείου:

• Εκτός γραφείου – Άδεια διακοπών (25 Δεκεμβρίου – 4 Ιανουαρίου)
• [Εκτός γραφείου] Ιατρική άδεια
• Εκτός γραφείου | Άδεια πατρότητας
• *Εκτός γραφείου* Έκτακτη άδεια
• Εκτός γραφείου (Άδεια πένθους)
• Εκτός γραφείου | Αδεια μητρότητας
• Εκτός γραφείου ~ Εργασία πεδίου
• [Εκτός γραφείου] Άδεια διακοπών (Χριστούγεννα)
• Εκτός γραφείου – αναρρωτική άδεια
• Εκτός γραφείου – Παντρεύεσαι!

2. Αναφέρετε τι είδους άδεια παίρνετε

Για μερικούς ανθρώπους, είναι σύνηθες να υποθέτουμε ότι οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εκτός γραφείου προορίζεται για λόγους αναψυχής. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει πάντα για όλους.

Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν επίσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου όταν εργάζονται, αλλά δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στα email τους όλη την ημέρα. Για παράδειγμα, οι αντιπρόσωποι πωλήσεων ή όσοι υποβάλλονται σε επιτόπια εργασία μπορεί να χρειαστεί να ταξιδέψουν σε περιοχές χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.

Επιπλέον, είναι επίσης πιθανό να παίρνετε άδεια για προσωπικά θέματα όπως επισκέψεις στο νοσοκομείο, κηδείες ή για να αναρρώσετε από ασθένεια. Με αυτό, μπορεί να είναι άβολο να απαντήσετε: «Ελπίζω να περάσατε καλές διακοπές».

Σχετίζεται με: Τρόποι για να κάνετε τις διακοπές πιο διασκεδαστικές χρησιμοποιώντας την τεχνολογία

Για να αποφύγετε αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε τα στοιχεία της άδειας σας στο σώμα του email σας. Δεν χρειάζεται να είστε ειλικρινείς σχετικά με την κατάστασή σας εάν σας κάνει να νιώθετε άβολα, αλλά το να είστε ειλικρινείς με το αφεντικό, τους συμπαίκτες ή τους πελάτες σας μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε ενσυναίσθηση.

Για παράδειγμα, εάν ήσασταν σε τροχαίο ατύχημα και χρειάζεστε λίγο χρόνο για να συνέλθετε από τα τραύματά σας, αφήστε Οι επαφές σας γνωρίζουν ότι τους βοηθά να διαχειριστούν τις προσδοκίες τους σχετικά με την καθυστερημένη απόδοση και την αναμενόμενη ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ.

3. Αποφύγετε τις περιττές συγγνώμες

Για πολλούς εργασιομανείς, είναι σύνηθες να συμπεριλαμβάνονται συγγνώμη σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου, όπως "Συγγνώμη που δεν μπορώ να απαντήσω αμέσως!" Ωστόσο, είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι δεν πρέπει να ζητάτε συγγνώμη για την άδεια από τη δουλειά, ειδικά αν είναι για καλό λόγος.

Αντί να λέτε συγγνώμη, ακολουθούν ορισμένοι όροι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντ' αυτού:

• «Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε!»
• "Σε ευχαριστώ για το ηλεκτρονικό μύνημα."
• "Αυτό το email έχει ληφθεί."

Αντί να ζητήσετε συγγνώμη, μπορείτε ευγενικά να αναγνωρίσετε ότι το μήνυμά τους ελήφθη επίσημα. Με αυτό, μπορείτε να επιλέξετε γλώσσα που εστιάζει στο να τους ευχαριστεί για τον χρόνο και τον κόπο τους.

4. Μην εγγυηθείτε ημερομηνία απάντησης

Για πολλούς ανθρώπους, μπορεί να είναι συντριπτικό να βλέπουν μια τεράστια συσσώρευση email μόλις επιστρέψουν στο γραφείο μετά από μακρά απουσία. Στην πραγματικότητα, το άγχος μπορεί ακόμη και να διπλασιαστεί όταν χρησιμοποιείτε φράσεις όπως «Θα απαντήσω μόλις επιστρέψω στο γραφείο».

Αυτό όχι μόνο μπορεί να προσθέσει πολλή περιττή πίεση για να εγγυηθεί μια απάντηση την πρώτη ημέρα της επιστροφής σας, αλλά δημιουργεί επίσης λανθασμένες προσδοκίες για τους ανθρώπους που προσπαθούν να έρθουν σε επαφή μαζί σας.

Σχετίζεται με: Συμβουλές για να κάνετε τους ανθρώπους να ανοίγουν και να διαβάζουν τα email σας

Αν και είναι σωστό να επιβεβαιώσετε τη λήψη ενός email, δεν είναι απαραίτητο να εγγυηθείτε ότι θα απαντήσετε αμέσως. Για να αποφύγετε την υπερβολική δέσμευση όταν είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε, είναι καλύτερο να επιμείνετε σε μια ευρεία απάντηση ή σε ένα γενικό εύρος.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα προτάσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Θα απαντήσω μόλις είμαι διαθέσιμος μετά τις διακοπές.
• Παρακαλώ περιμένετε μια απάντηση από εμένα μέχρι το τέλος του _______.
• Εάν δεν είναι επείγον, περιμένετε απάντηση έως ________.

Θυμηθείτε, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κρίσιμο, οι άνθρωποι είτε θα κάνουν μια προσπάθεια να σας καλέσουν είτε θα σας ακολουθήσουν μετά από κάποιο χρονικό διάστημα. Με αυτό, είναι σημαντικό να βάλετε προσωρινά αποθέματα για να μην αφήνετε τους ανθρώπους να ελπίζουν σε μια γρήγορη απάντηση.

Για ορισμένους ρόλους, είναι σύνηθες να έχετε εφεδρικές επαφές για να αναλάβουν το φορτίο όταν λείπετε. Ωστόσο, προτού αναθέσετε σε ένα αφεντικό, συνάδελφο ή μέλος της ομάδας να αναλάβει το βάρος όταν δεν είστε διαθέσιμοι, είναι απαραίτητο να λάβετε τη συγκατάθεσή σας.

Με πολλούς ανθρώπους που έχουν ήδη κατακλυστεί με τη δουλειά τους, μπορεί να είναι αγχωτικό να αναλαμβάνουν τις ευθύνες άλλων ανθρώπων, ακόμα κι αν είναι μόνο για μικρό χρονικό διάστημα. Επιπλέον, μπορεί να μην αισθάνονται άνετα να δίνουν σε πελάτες ή πελάτες πρόσβαση σε συγκεκριμένες διευθύνσεις email ή προσωπικούς αριθμούς τηλεφώνου.

Για αυτόν τον λόγο, προτού προσθέσετε τα στοιχεία επικοινωνίας κάποιου στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εκτός γραφείου, βεβαιωθείτε ότι τον ρωτήσατε εάν είναι εντάξει να το κάνετε και ποιες λεπτομέρειες αισθάνεται άνετα να κοινοποιηθούν.

6. Δημιουργήστε διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου για εσωτερικά ή εξωτερικά μέρη

Ανάλογα με το ποιος θα λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο όγκος των πληροφοριών που ενδέχεται να είστε διατεθειμένοι να μοιραστείτε στην απάντησή σας μέσω email εκτός γραφείου μπορεί να διαφέρει. Μετά από όλα, πρέπει ακόμα να πάρετε προφυλάξεις απορρήτου, ειδικά όταν είστε διακοπές.

Για παράδειγμα, ενώ αισθάνεστε άνετα να μοιράζεστε το μέρος που ταξιδεύετε με τους συναδέλφους σας στο γραφείο, μπορεί να μην θέλετε να το κάνετε με τυχαίους ανθρώπους.

Χρησιμοποιώντας συστήματα διαχείρισης email, μπορείτε να ορίσετε μια διαφορετική απάντηση εκτός γραφείου, ανάλογα με το ποιος θα τη λάβει. Με αυτό, μπορείτε να δώσετε στους ανθρώπους το σωστό περιεχόμενο σχετικά με την κατάσταση εκτός γραφείου σας.

Δημιουργήστε καλύτερα όρια εργασίας με τις απαντήσεις σας εκτός γραφείου

Σε έναν κόσμο όπου αναμένεται να είμαστε πάντα διαθέσιμοι, ένα email εκτός γραφείου που δείχνει τα όρια μπορεί να κάνει τη διαφορά. Με το να είστε σταθεροί με την προσωπική σας άδεια, μπορείτε να διδάξετε στους ανθρώπους γύρω σας την αξία της προσωπικής σας ζωής επίσης.

Επιπλέον, ζητώντας από τους άλλους να σέβονται τον χρόνο σας, μπορείτε επίσης να ενθαρρύνετε τους άλλους να κάνουν το ίδιο. Αν και αυτό δεν ακούγεται τόσο σπουδαίο, μπορεί να σημαίνει τα πάντα για τις ομάδες όταν τίθενται υγιή πρότυπα στο γραφείο.

Πώς να γράψετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο LinkedIn

Θέλετε να πείτε στο δίκτυο LinkedIn ότι λείπετε από το γραφείο; Δείτε πώς μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο LinkedIn.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα