Οι 10 καλύτεροι τρόποι για τους διαχειριστές του Office για να αξιοποιήσουν στο έπακρο το Google Workspace

Ένας επαγγελματίας διοικητικός πρέπει να αντιμετωπίσει μεγάλο φόρτο εργασίας και απαιτητικά χρονοδιαγράμματα. Ωστόσο, οι κατάλληλες εφαρμογές μπορούν να τους βοηθήσουν να αυτοματοποιήσουν τις εργασίες και να κάνουν τις διαδικασίες απρόσκοπτες.

Εάν χρησιμοποιείτε το Google Workspace στον οργανισμό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του για να εκτελέσετε κοινές αρμοδιότητες. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς τα στελέχη διαχειριστών μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Google Workspace.

1. Σχεδιάστε και οργανώστε ομαδικές εκδηλώσεις

Προτού οργανώσετε ταξίδια για συναδέλφους, ίσως θέλετε να μάθετε τις προτιμήσεις ξενοδοχείων και πτήσεων. Χρησιμοποιήστε τις Φόρμες Google για να κάνετε μια έρευνα σχετικά με τις επιλογές πτήσεων και ξενοδοχείων πριν λάβετε την τελική απόφαση.

Σχετίζεται με: Φόρμες Google vs. Microsoft Forms: Ποια πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

Κατά τη διαχείριση συμβάντων σε ταξίδια για μια ομάδα, οι διαχειριστές μπορούν να δημιουργήσουν μια ομαδική λίστα αλληλογραφίας στο Gmail συμπεριλαμβάνοντας όλους όσους συμμετέχουν σε αυτό το συμβάν. Θα τους γλιτώσει από την αποστολή μεμονωμένων email σε κάθε συμμετέχοντα. Στείλτε ένα email στην ομάδα και όλα τα μέλη θα λάβουν σημαντικές ενημερώσεις.

Πολλά στελέχη διαχειριστή πρέπει να εργαστούν ως βοηθοί του διευθυντή. Είτε χρειάζεται να φοράτε αυτό το καπέλο για περιορισμένο είτε για αόριστο χρόνο, θα πρέπει να το κάνετε με απόλυτη αφοσίωση.

Με τη βοήθεια των εργαλείων Google Workspace όπως το Gmail, οι Επαφές και το Ημερολόγιο, μπορείτε να αλληλογραφείτε απρόσκοπτα για λογαριασμό τους. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να έχετε πρόσβαση στον λογαριασμό τους στο Google Workspace στον υπολογιστή σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να συνδέσετε τον λογαριασμό email τους στο Gmail σας χρησιμοποιώντας IMAP.

3. Οργανώστε την αλληλογραφία με φιλτραρισμένα εισερχόμενα

Το να λαμβάνετε εκατοντάδες email στα εισερχόμενά σας κάθε μέρα μπορεί να είναι αγχωτικό. Ωστόσο, οργανώνοντας τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να τακτοποιήσετε τα πράγματα. Όταν έχετε το Gmail ως μέρος του Google Workspace, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε άλλο πρόγραμμα-πελάτη email.

Το Gmail σάς επιτρέπει να δημιουργείτε ετικέτες για διαφορετικούς αποστολείς, ώστε τα εισερχόμενα email να πηγαίνουν σε ξεχωριστούς φακέλους. Μπορείτε επίσης να κάνετε το Gmail αυτόματα με αστέρι, προώθηση ή διαγραφή οποιουδήποτε συγκεκριμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας απαλλαγμένα από περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Διαχειριστείτε εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πρότυπα και υπογραφή

Η επανειλημμένη πληκτρολόγηση των ίδιων μηνυμάτων email μπορεί να είναι βαρετή και εκνευριστική. Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα για τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα μηνύματα στο Gmail. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έως και 50 πρότυπα για κάθε λογαριασμό, ώστε να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα προτύπου για να αποθηκεύσετε πολλές υπογραφές. Όταν συντάσσετε ένα email, επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο με την κατάλληλη υπογραφή ανάλογα με το ποιος εκπροσωπείτε.

5. Επικοινωνήστε άμεσα με το Google Chat

Είτε θέλετε να έρθετε σε επαφή με το αφεντικό σας χωρίς να τον ενοχλείτε μέσω τηλεφωνημάτων είτε θέλετε να μιλήσετε γρήγορα με έναν υπάλληλο, η άμεση συνομιλία είναι η καλύτερη επιλογή. Με το Google Chat, μπορείτε να τους ρωτήσετε οτιδήποτε και να σας απαντήσουν αμέσως.

Αν και οι άνθρωποι μπορεί να μην μπορούν πάντα να λάβουν μια κλήση, μπορούν να ελέγξουν τις ερωτήσεις που κάνατε στη συνομιλία. Εάν είναι απασχολημένοι, μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας την κατάλληλη στιγμή.

6. Δημιουργήστε λίστα υποχρεώσεων και λάβετε ειδοποίηση

Η δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων για τις σημαντικές εργασίες σας είναι υποχρεωτική εάν δεν θέλετε να τις ξεχάσετε. Με το Google Workspace, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια ξεχωριστή εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων. Χρησιμοποιώντας το Google Keep, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών που θέλουν να κάνουν. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το διαδικτυακό εργαλείο κατά τη διάρκεια συναντήσεων για να κρατούν σημειώσεις.

Σχετίζεται με: Πώς να οργανώσετε τις λίστες εργασιών σας χρησιμοποιώντας στοιχεία ενεργειών

Αργότερα, οι διαχειριστές μπορούν επίσης να μοιραστούν το έγγραφο Keep με άλλα σχετικά μέρη. Μπορούν να χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google και να προσθέτουν εργασίες ως συμβάντα για να λαμβάνουν υπενθυμίσεις εργασιών. Επιπλέον, αυτή η εφαρμογή σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την ώρα για υπενθυμίσεις για κάθε εργασία ή συμβάν.

7. Συντονισμός αιτημάτων διευκόλυνσης

Ως διαχειριστής γραφείου, είναι συχνά δύσκολο να παρακολουθείτε όλα τα αιτήματα για εγκαταστάσεις που κάνουν οι υπάλληλοι. Χρησιμοποιώντας τις Φόρμες Google, μπορείτε να συλλέξετε όλα τα αιτήματα σε ένα μέρος. Δημιουργήστε μια φόρμα για αιτήματα υπηρεσιών όπως συντήρηση και τροφοδοσία.

Μοιραστείτε το με όλους τους υπαλλήλους και όταν κάποιος το γεμίσει, λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω email και μια διεύθυνση τόσο γρήγορα. Μπορείτε να παρέχετε πρόσβαση στα δεδομένα των φορμών σε άλλο προσωπικό διαχειριστή, έτσι ώστε πολλά άτομα να μπορούν να εξετάζουν τα αιτήματα όποτε τους βολεύει.

Οι διαχειριστές μπορούν να διαχειρίζονται τα αιτήματα και να παρακολουθούν τα ολοκληρωμένα και εκκρεμή αιτήματα χρησιμοποιώντας τα Φύλλα Google.

8. 24/7 Πρόσβαση σε Αρχείο από οπουδήποτε

Ως διαχειριστής γραφείου, το καθήκον σας ενδέχεται να μην περιορίζεται σε καθορισμένη ώρα εργασίας. Ο οργανισμός σας μπορεί να θέλει να έχετε πρόσβαση ή να μοιραστείτε ένα συγκεκριμένο αρχείο αμέσως, ακόμη και εκτός του χρόνου γραφείου. Ως εκ τούτου, δεν μπορείτε να βασίζεστε σε προσωπικούς υπολογιστές για την αποθήκευση ζωτικής σημασίας εγγράφων γραφείου.

Χρησιμοποιήστε το Google Drive για να αποθηκεύσετε τα αρχεία και τα έγγραφα, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε. Σας επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε τα έγγραφα με τους συναδέλφους σας.

Είτε αργήσατε για το γραφείο είτε χρειάζεται να συντονιστείτε με τους διαχειριστές που εργάζονται σε άλλη βάρδια, η χρήση του Κοινόχρηστου Drive για τους συμπαίκτες θα εξασφαλίσει ασφαλή και αβίαστη πρόσβαση.

9. Άμεση κοινή χρήση αρχείων και συνεργασία

Θέλετε να μοιραστείτε έγγραφα αμέσως; Δημιουργήστε ένα έγγραφο και ένα υπολογιστικό φύλλο στο Google Workspace και μοιραστείτε τα αμέσως με όσα άτομα θέλετε. Μπορείτε να εκχωρήσετε ρόλους κατά την κοινή χρήση για να διασφαλίσετε την ασφάλεια και την ακεραιότητα του αρχείου.

Εφαρμογές όπως τα Έγγραφα Google και Φύλλα Google σας επιτρέπουν επίσης να επικοινωνείτε απευθείας από το έγγραφο. Εάν θέλετε πολλοί διαχειριστές να εργάζονται σε ένα αρχείο σε πραγματικό χρόνο, τίποτα δεν μπορεί να είναι καλύτερο από τις εφαρμογές Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις του Google Workspace.

Αυτές οι εφαρμογές υποστηρίζουν τη συλλογική εργασία και δείχνουν ποιο μέλος της ομάδας έκανε αλλαγές σε ένα έγγραφο.

10. Συντονισμός Διαθεσιμότητας για Συναντήσεις και Εκπαίδευση

Ο συντονισμός της διαθεσιμότητας των εργαζομένων για εκπαιδευτικές συνεδρίες και συναντήσεις δεν θα πρέπει πλέον να αποτελεί πρόβλημα. Το Ημερολόγιο του εργαλείου Google Workspace σάς επιτρέπει να μάθετε πότε είναι όλοι διαθέσιμοι και να προγραμματίζετε συσκέψεις.

Οι διαχειριστές μπορούν ακόμη και να δημιουργήσουν ξεχωριστά ημερολόγια για εκδηλώσεις, συναντήσεις, προπονήσεις, διακοπές για τις ομάδες. Έτσι, οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να προσαρμόσουν τα προσωπικά τους προγράμματα σύμφωνα με τα γεγονότα που αναφέρονται στο ημερολόγιο.

Google Workspace για διαχειριστές του Office

Η ευθύνη ενός διαχειριστή γραφείου είναι να συντονίζει και να επιβλέπει οτιδήποτε συμβαίνει στον οργανισμό. Ενώ ο φόρτος εργασίας μπορεί συχνά να επιβαρύνει, η χρήση των κατάλληλων εφαρμογών μπορεί να διευκολύνει τις εργασίες για τους διαχειριστές.

Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν ήδη το Google Workspace δεν χρειάζονται πρόσθετα εργαλεία για την εκτέλεση των περισσότερων διαχειριστικών εργασιών. Τώρα που ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία Google Workspace, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ομάδες, ακόμα κι αν εργάζονται από απομακρυσμένες τοποθεσίες.

Οι 10 καλύτερες συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας

Δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε μια ομάδα που εργάζεται εξ αποστάσεως; Δοκιμάστε αυτές τις καλύτερες συμβουλές για μια οργανωμένη απομακρυσμένη διαχείριση ομάδας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα