Χρειάζεστε βοήθεια για την οργάνωση του email σας στο Mac; Δοκιμάστε να δημιουργήσετε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο

Το email εξακολουθεί να είναι η καλύτερη μορφή επικοινωνίας για επαγγελματική και επαγγελματική χρήση. Ωστόσο, ένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες email είναι τα γεμάτα εισερχόμενα γεμάτα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να είναι ένα πρόβλημα εάν έχετε ένα διαφαινόμενο έργο και πρέπει να ψάξετε μέσα από άσχετα μηνύματα για να βρείτε τις πληροφορίες που αναζητάτε.

Ευτυχώς, το Apple Mail προσφέρει μια δυνατότητα που ονομάζεται Smart Mailbox για να σας βοηθήσει να οργανώσετε γρήγορα τα μηνύματα email σας και να βρείτε όλα τα σημαντικά email σας σε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία.

Τι είναι ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο;

Η προεπιλεγμένη εφαρμογή Mail στο Mac σάς επιτρέπει να οργανώνετε το γραμματοκιβώτιό σας εφαρμόζοντας αυτόματα κανόνες εκτελέστε συγκεκριμένες ενέργειες στα email σας, όπως επισήμανση, μετακίνηση, προώθηση και διαγραφή μηνύματα.

Ένα Smart Mailbox in Mail χρησιμοποιεί κανόνες για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους λογαριασμούς σας.

Σχετίζεται με: Κανόνες Apple Mail για την αντιμετώπιση του email για εσάς

Αυτό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε αυτήν τη λειτουργία είναι ότι όλα τα email σας παραμένουν στο αντίστοιχο γραμματοκιβώτιό τους, ενώ συγκεντρώνονται και μπορούν να προβληθούν και στο ειδικό Έξυπνο γραμματοκιβώτιο. Είναι ιδανικό για ομαδοποίηση μηνυμάτων για συγκεκριμένες ομάδες, έργα, θέματα και συνομιλίες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα Έξυπνο γραμματοκιβώτιο με το όνομα "αρχεία σχολικού έργου" για να οργανώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με ένα επερχόμενο σχολικό έργο και να συμπεριλάβετε μόνο μηνύματα που αναφέρουν "σχολείο" και έχουν συνημμένα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο σε Mac

Μπορεί να μην το έχετε προσέξει, αλλά θα έχετε ένα Smart Mailbox στην πλαϊνή γραμμή σας από προεπιλογή. Σήμερα είναι ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο που περιέχει κάθε email που έχετε δει σήμερα. Εάν δεν μπορείτε να το δείτε, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Smart Mailbox για να το εμφανίσετε.

Εάν είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο Smart Mailbox, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω Έξυπνα γραμματοκιβώτια και κάντε κλικ στο Προσθήκη (+) κουμπί που θα εμφανιστεί δίπλα του. Τότε:

1. Προσθέστε ένα όνομα για το νέο σας Smart Mailbox.
2. Μπορείτε να ορίσετε το εύρος των συνθηκών σας και να επιλέξετε να το απαιτήσετε όποιος ή όλα από τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να συμπεριληφθεί ένα email στο γραμματοκιβώτιο.
3. Κάντε κλικ στο πιο αριστερό αναπτυσσόμενο μενού για να ορίσετε την πρώτη σας συνθήκη. Οι επιλογές στο δεύτερο και τρίτο πεδίο θα διαφέρουν ανάλογα με την επιλογή που επιλέξατε για το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού.
4. Προσθέστε ή αφαιρέστε μια συνθήκη κάνοντας κλικ στο Προσθήκη (+) ή Αφαίρεση (–) κουμπί στη δεξιά πλευρά κάθε συνθήκης.
5. Σημειώστε το πλαίσιο δίπλα Συμπεριλάβετε μηνύματα από τον Κάδο απορριμμάτων και Συμπεριλάβετε μηνύματα από Απεσταλμένα εάν θέλετε να συμπεριλάβετε email που έχετε στείλει και διαγράψει.
6. Κάντε κλικ Εντάξει για να δημιουργήσετε το Smart Mailbox.

Επισκεφτείτε το Έξυπνο γραμματοκιβώτιο που προσαρμόσατε για να δείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με τα κριτήρια που έχετε ορίσει για αυτό. Αυτά τα μηνύματα θα εμφανίζονται επίσης στην αρχική τους θέση στην εφαρμογή Mail.

Πώς να διαχειριστείτε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο

Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να μετονομάσετε, να εξαγάγετε και να διαγράψετε το Smart Mailbox σας ανά πάσα στιγμή κάνοντας διπλό κλικ στο Smart Mailbox ή κάνοντας Control-κλικ σε αυτό στην πλαϊνή γραμμή και επιλέγοντας μια επιλογή από το μενού με τα συμφραζόμενα.

Μπορείτε επίσης να Αγαπημένη συγκεκριμένα Έξυπνα γραμματοκιβώτια, ώστε να εμφανίζονται στο επάνω μέρος της πλαϊνής γραμμής, επιτρέποντας ταχύτερη πρόσβαση. Απλώς κάντε Control-κλικ στο Smart Mailbox που έχετε επιλέξει και μετά επιλέξτε Προσθήκη στα αγαπημένα.

Για να το αφαιρέσετε από τα αγαπημένα σας, κατευθυνθείτε στο Αγαπημένα ενότητα στην πλαϊνή γραμμή, Control-κλικ στο Smart Mailbox και επιλέξτε Αφαίρεση από τα Αγαπημένα.

Λάβετε υπόψη ότι τυχόν αλλαγές που κάνετε σε ένα email ενώ το προβάλλετε στο Smart Mailbox—συμπεριλαμβανομένης της επισήμανσής του ως μη αναγνωσμένο, μετακίνηση, επισήμανση ή διαγραφή του—θα εμφανιστεί στο γραμματοκιβώτιο όπου ήταν αρχικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκευμένο.

Επιπλέον, εάν χρησιμοποιείτε το iCloud Drive, τα Έξυπνα γραμματοκιβώτιά σας θα είναι επίσης διαθέσιμα σε οποιονδήποτε άλλο Mac στο οποίο συνδέεστε, εάν αυτές οι συσκευές χρησιμοποιούν επίσης το iCloud Drive με το Mail να είναι επιλεγμένο στις επιλογές.

Πώς να αντιγράψετε ένα υπάρχον έξυπνο γραμματοκιβώτιο

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε τους κανόνες από ένα υπάρχον Smart Mailbox για επεξεργασία, αντί να δημιουργήσετε έναν από την αρχή. Η αντιγραφή ενός υπάρχοντος γραμματοκιβωτίου θα σας εξοικονομήσει χρόνο με αυτό. Μπορείτε απλώς να επεξεργαστείτε ένα αντίγραφο, ώστε το γραμματοκιβώτιό σας να ταιριάζει με τις τρέχουσες ανάγκες σας.

Για να αντιγράψετε ένα Smart Mailbox:

1. Επιλέξτε το Smart Mailbox που θέλετε να αντιγράψετε.
2. Κάντε Control-κλικ στο Smart Mailbox και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διπλότυπο Smart Mailbox. Θα πρέπει να δείτε ένα άλλο Smart Mailbox να εμφανίζεται στην πλαϊνή γραμμή.

Παραλείψτε την ακαταστασία

Τα email είναι απίστευτα χρήσιμα. Ωστόσο, με πάρα πολλές διαφημίσεις, ενημερωτικά δελτία και ανεπιθύμητη αλληλογραφία, μπορεί να χρειαστεί μεγάλη προσπάθεια για τη σάρωση μεγάλου όγκου μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε αυτά που έχουν σημασία και απαιτούν επείγουσα προσοχή.

Χρησιμοποιήστε τα Έξυπνα γραμματοκιβώτια στο Mail στο Mac σας για να τηρείτε τις προτεραιότητές σας χωρίς να παραπλανηθείτε και να παρασυρθείτε.

Πώς να αποσυνδεθείτε από την αλληλογραφία σε Mac

Δεν είστε σίγουροι πώς να αποσυνδεθείτε από το Mail στο macOS; Θα σας δείξουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα