Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee για παραγωγικότητα χωρίς άγχος

Μια μακρά λίστα με αντικείμενα στη λίστα υποχρεώσεων σας μπορεί να σας προκαλέσει άγχος. Ωστόσο, το να μην υπάρχει καθόλου λίστα ή μέθοδος παραγωγικότητας είναι εντελώς εξαντλητικό.

Εάν είστε αποδιοργανωμένοι, μπορεί να αισθάνεστε λίγο διασκορπισμένοι, πηδώντας από τη μια εργασία στην άλλη. Πιθανότατα, δεν θα έχετε τη δυνατότητα να μετρήσετε την πρόοδό σας ή να έχετε μια ξεκάθαρη γραμμή τερματισμού όταν τελειώσετε την εργασία σας. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα αισθήματα υπερέντασης ή απασχολημένου και όμως, ταυτόχρονα, να νιώθετε ότι δεν έχετε κάνει τίποτα.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας οδηγήσουμε σε μια μέθοδο παραγωγικότητας χωρίς άγχος και πώς μπορείτε να την εφαρμόσετε στο Notion και στο ClickUp.

Τι είναι η μέθοδος Ivy Lee;

Πίσω στο 1918, ένας σύμβουλος παραγωγικότητας ονόματι Ivy Lee μοιράστηκε αυτή τη μέθοδο με μια ομάδα στελεχών επιχειρήσεων στην Bethlehem Steel Corporation στην Πενσυλβάνια. Η ιδέα είναι να γράψετε έξι εργασίες το βράδυ για να εστιάσετε στην επόμενη μέρα.

Σημειώνετε αυτά τα στοιχεία με σειρά σπουδαιότητας και τα επεξεργάζεστε ανάλογα. Ό, τι δεν καταφέρετε μεταφέρεται στην επόμενη μέρα και, αν ολοκληρώσετε τη λίστα σας, δεν προσθέτετε περισσότερα — κάτι που είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για να προλάβετε τα μικρά πράγματα ή να χαλαρώσετε.

Ο Lee δεν χρέωσε την εταιρεία για τη διαβούλευση του εκείνη τη στιγμή. Ωστόσο, η μέθοδός του λειτούργησε τόσο καλά, ο πρόεδρος της εταιρείας του έστειλε μια επιταγή ύψους 25.000 δολαρίων — η οποία, για να βάλουμε τα πράγματα στη σωστή τους θέση, θα ισοδυναμούσαν με εκατοντάδες χιλιάδες σήμερα.

Σχετίζεται με: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο απογραφής δέσμευσης για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης εργασιών

Αυτή η μέθοδος είναι αποτελεσματική γιατί ξέρετε ακριβώς από πού να ξεκινήσετε το επόμενο πρωί. Επιπλέον, η εστίασή σας είναι μόνο σε αυτά τα έξι στοιχεία.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee στο Notion Daily

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο Εννοια μόλις γίνεις εξοικειωμένοι με το εργαλείο. Το πιο απλό είναι να δημιουργήσετε μια νέα σελίδα επιλέγοντας την επιλογή στην κάτω αριστερή γωνία και προσθέτοντας μια λίστα ελέγχου.

Για να το κάνετε αυτό, τραβήξτε προς τα πάνω τις εντολές χρησιμοποιώντας μια κάθετο προς τα εμπρός και επιλέξτε το ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ επιλογή. Τώρα μπορείτε να απαριθμήσετε τις έξι υποχρεώσεις σας και θα είναι έτοιμα για εσάς το επόμενο πρωί. Καθώς τα ολοκληρώνετε, ελέγξτε τα και αντικαταστήστε τα με νέες εργασίες εκείνο το βράδυ.

Ωστόσο, ορισμένες εργασίες απαιτούν από εσάς να έχετε κάποιο αρχείο με το τι έχετε κάνει και πότε. Ακόμα κι αν είναι μόνο για δική σας γνώση, θέλετε να έχετε έναν τρόπο να επιστρέψετε και να δείτε προηγούμενες ημερομηνίες, όπως μια εβδομαδιαία επισκόπηση.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee στο Notion Weekly

Για να παρακολουθείτε τις λίστες σας κατά ημερομηνία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα σελίδα για κάθε εβδομάδα στην κύρια σελίδα εργασιών σας. Λάβετε υπόψη σας ότι εξακολουθείτε να φτιάχνετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας μια μέρα τη φορά, αλλά η οργάνωση τους με αυτόν τον τρόπο θα διευκολύνει την εύρεση τους αργότερα.

Σχετίζεται με: Μέθοδοι παρακολούθησης συνήθειας που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε καλές συνήθειες

Για να δημιουργήσετε μια σελίδα μέσα σε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια κάθετο προς τα εμπρός για να εμφανίσετε το Σελίδα εντολή και βουτήξτε κατευθείαν σε ένα. Εάν θέλετε να τα δημιουργήσετε χωρίς να φύγετε από την αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκης στα δεξιά του ονόματός του στην πλαϊνή γραμμή για μια γρήγορη επιλογή προσθήκης.

Τώρα μπορείτε να παρακολουθείτε την εβδομάδα σας σε αυτές τις σελίδες όπως φαίνεται παρακάτω. Για να μεταφέρετε ένα ημιτελές στοιχείο προς τα εμπρός, κάντε δεξί κλικ και αντιγράψτε το πριν το σύρετε στην επόμενη μέρα αντί να το πληκτρολογήσετε ξανά.

Εάν δεν θέλετε να παρακολουθείτε τα αντικείμενα που μεταφέρετε, απλώς μετακινήστε τα. Ωστόσο, η διατήρησή τους μπορεί να σας βοηθήσει να μάθετε τα είδη των εργασιών που αντιμετωπίζετε. Μερικοί άνθρωποι τηρούν έναν κανόνα σύμφωνα με τον οποίο, αν δεν ολοκληρώσουν μια εργασία σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, την αφαιρούν εντελώς από τη λίστα τους.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee στο ClickUp Daily

Δεν έχετε τόση προσαρμογή στο ClickUp όσο στο Notion, αλλά μερικές φορές αυτό είναι καλό αν προτιμάτε να αφήσετε το πρόγραμμα να κάνει τη δουλειά για εσάς. Επιπλέον, αυτό προσφέρει πολλά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

Για να δημιουργήσετε μια απλή λίστα υποχρεώσεων στο ClickUp, μεταβείτε στο Χώρος θέλετε να εμφανίζεται η λίστα σας, κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκης δίπλα στο όνομά του στην πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Νέα λίστα.

Μπορείτε να διατηρήσετε τα πράγματα απλά εδώ με δύο καταστάσεις—να κάνετε και να ολοκληρώσετε—και να προσαρμόσετε τα χρώματα όπως θέλετε. Από εκεί, χρειάζεται απλώς να προσθέσετε τα έξι στοιχεία σας σε αυτήν τη λίστα και να τα επισημάνετε ως ολοκληρωμένα καθώς τα ελέγχετε.

Εάν θέλετε να δείτε τα ολοκληρωμένα στοιχεία σας, επιλέξτε Εμφάνιση Κλειστό στην επάνω δεξιά γωνία της λίστας σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee στο ClickUp, Weekly

Για να παρακολουθείτε τις λίστες σας κατά ημερομηνία, μπορείτε να ακολουθήσετε πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις. Ένα παράδειγμα είναι να αλλάξετε τις καταστάσεις του Space σας σε ημέρες της εβδομάδας και να δημιουργήσετε μια νέα λίστα κάθε εβδομάδα.

Για να μάθετε ποια ημέρα εκείνη την εβδομάδα ολοκληρώσατε ένα αντικείμενο, προσθέστε το Ημερομηνία Κλειστό στήλη. Τα ημιτελή στοιχεία μπορούν είτε να αντιγραφούν είτε να μετακινηθούν προς τα εμπρός.

Εναλλακτικά, εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται τα ημιτελή στοιχεία σας, μπορείτε απλώς να αλλάξετε την κατάσταση στην επόμενη μέρα και το ClickUp κάνει τη δουλειά της μεταφοράς του για εσάς.

Πώς να παρακολουθείτε τις εργασίες που δεν περιλαμβάνονται στην ημερήσια λίστα σας

Αν αναρωτιέστε πού μπορείτε να διατηρήσετε τις εργασίες που εμφανίζονται ή εάν κάνετε αποθήκευση για να κάνετε κάποια άλλη φορά, δημιουργήστε μια νέα σελίδα στο Notion ή μια λίστα στο ClickUp που ονομάζεται ανεκτέλεστο. Εδώ, μπορείτε να παρκάρετε αυτές τις εργασίες, για να μην τις ξεχάσετε, αλλά και για να μην τις αφήσετε να σας αποσπάσουν την προσοχή ενώ εργάζεστε στην τρέχουσα λίστα σας.

Δείτε πώς θα μπορούσε να φαίνεται στο Notion:

Δείτε πώς θα μπορούσε να φαίνεται στο ClickUp:

Όταν σχεδιάζετε την ημέρα σας, μπορείτε να ανατρέξετε στα στοιχεία του ανεκτέλετου και να τα μετακινήσετε ανάλογα στην ημερήσια λίστα σας. Μόλις τα μετακινήσετε, απλώς διαγράψτε τα από τη λίστα.

Παραγωγικότητα χωρίς άγχος με τη μέθοδο Ivy Lee

Όσον αφορά τον προγραμματισμό της ημέρας σας, η μέθοδος Ivy Lee είναι μία από τις καλύτερες επιλογές για προγραμματισμό χωρίς άγχος, επειδή θα γνωρίζετε ακριβώς σε τι πρέπει να εστιάσετε, επομένως επικεντρώνεστε μόνο σε αυτά τα στοιχεία.

Επιπλέον, θα δείτε την πρόοδό σας και θα ξέρετε πότε είναι ώρα να κάνετε ένα διάλειμμα. Εάν εξερευνάτε νέες μεθόδους, φροντίστε να προσθέσετε αυτήν στη λίστα σας και δοκιμάστε μερικές άλλες για να δείτε ποια λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Eat That Frog χρησιμοποιώντας το Todoist

Η αναβολή μεγάλων εργασιών μπορεί να σας προκαλέσει άγχος, αλλά μπορείτε να το αποφύγετε χρησιμοποιώντας τη μέθοδο Eating That Frog.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα