Οι 9 καλύτερες συμβουλές μορφοποίησης των Φύλλων Google για τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων με επαγγελματική εμφάνιση

Υπάρχουν τόσοι πολλοί τρόποι για να κάνετε τα Φύλλα Google να φαίνονται όμορφα για να εντυπωσιάσετε με τα γραφικά των δεδομένων σας. Η πλειονότητα των εφαρμογών υπολογιστικών φύλλων εστιάζεται στο κομμάτι του υπολογισμού, αφήνοντας την οπτικοποίηση και τη μορφοποίηση δεδομένων στον χρήστη.

Επομένως, εάν δεν μορφοποιήσετε προσεκτικά το υπολογιστικό φύλλο σας, το κοινό μπορεί να το βρει βαρετό, καθώς τα απλά και απλά δεδομένα δεν είναι ενδιαφέροντα. Το ίδιο ισχύει και για τα Φύλλα Google.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές μορφοποίησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε το φύλλο εργασίας των Φύλλων Google, έτσι ώστε το κοινό να το βρει επαγγελματικό και να το κατανοήσει αμέσως.

1. Επιλέξτε τη σωστή γραμματοσειρά για αναγνωσιμότητα

Η γραμματοσειρά είναι ζωτικής σημασίας για το φύλλο εργασίας σας, καθώς η αναγνωσιμότητα, η επαγγελματική εμφάνιση και το μήκος κελιού εξαρτώνται από αυτό. Για Φύλλα Google, δεν μπορείτε να κάνετε λάθος αν επιλέξετε οποιαδήποτε γραμματοσειρά sans-serif.

Οι γραμματοσειρές Sans-serif αυξάνουν τη σαφήνεια και την αισθητική του φύλλου εργασίας. Πρέπει επίσης να περιορίσετε τη χρήση της γραμματοσειράς σε έως και δύο διαφορετικές γραμματοσειρές. Μπορείτε να δεσμεύσετε τη μία γραμματοσειρά για τα κείμενα της κεφαλίδας στήλης (Roboto) και την άλλη για τα πραγματικά δεδομένα (Roboto Mono) σε σειρές.

Για καλύτερη κατανόηση, μπορείτε χρησιμοποιήστε το εργαλείο σύζευξης γραμματοσειρών Google.

2. Συμπεριλάβετε επαρκή λευκό χώρο

Είναι σημαντικό να αφήνετε αρκετό κενό χώρο γύρω από πίνακες, γραφήματα, εικόνες, σχέδια και συγκεντρωτικούς πίνακες. Το κοινό σας θα προτιμήσει άφθονο λευκό χώρο στο φύλλο εργασίας σας. Το λευκό διάστημα αυξάνει τη σαφήνεια των κειμένων και των αριθμών σε οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο.

Μπορείτε να αφαιρέσετε το Γραμμές πλέγματος και χρησιμοποιήστε στρατηγική σύνορα σύμφωνα με το σχέδιο οπτικοποίησης δεδομένων, καθώς θα αυξήσει περαιτέρω το λευκό χώρο στο φύλλο εργασίας. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε πεδία για να χρησιμοποιήσετε ακέραιους αριθμούς αντί για δεκαδικούς αριθμούς.

3. Ακολουθήστε ένα ομοιόμορφο στυλ ευθυγράμμισης δεδομένων

Η οριζόντια ευθυγράμμιση παίζει σημαντικό ρόλο στην καθοδήγηση του κοινού σας στα δεδομένα. Εάν χρησιμοποιείτε πάρα πολλές παραλλαγές στη στοίχιση, ειδικά για μεγάλα δεδομένα, το κοινό θα δυσκολευτεί να συσχετίσει την κεφαλίδα και τη στήλη δεδομένων. Ίσως θελήσετε να ακολουθήσετε αυτούς τους βασικούς κανόνες:

1. Αριστερά Οριζόντια ευθυγράμμιση για τη στήλη δεδομένων που περιέχει κείμενο ή στοιχεία που αντιμετωπίζονται ως κείμενα.
2. σωστά Οριζόντια ευθυγράμμιση για τη στήλη που θα περιέχει αριθμούς. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό για αριθμούς με δεκαδικούς.
3. Οι κεφαλίδες στηλών πρέπει να έχουν παρόμοια Οριζόντια ευθυγράμμιση όπως η στήλη από κάτω τους.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ΑΝΑΔΙΠΛΩΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ, για την κατάλληλη οπτικοποίηση μεγάλων κειμένων στις στήλες ή τις γραμμές.

4. Χρησιμοποιήστε σκιές σε αντίθεση για εναλλασσόμενες σειρές

Το κοινό θα κατανοήσει εύκολα τα δεδομένα εάν εισαγάγετε ένα εναλλασσόμενο σχέδιο χρωματισμού για κάθε σειρά. Ο συνδυασμός ανοιχτού γκρι και λευκού ή γαλάζιου και λευκού χρώματος λειτουργεί τέλεια. Δεν χρειάζεται να το κάνετε χειροκίνητα για κάθε σειρά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Εναλλασσόμενα χρώματα εντολή στα Φύλλα Google. Πρόσβαση στο Μορφή στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε Εναλλασσόμενα χρώματα για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία. Στο δεξιό πλαίσιο, μπορείτε να προσαρμόσετε τις αποχρώσεις, το χρώμα της κεφαλίδας, το χρώμα του υποσέλιδου και ούτω καθεξής.

5. Αλλάξτε το μέγεθος των γραμμών πλέγματος για να αυξήσετε την αναγνωσιμότητα

Τα Φύλλα Google προσφέρουν μια οργανωμένη δομή για μεγάλα κομμάτια δεδομένων, όπως κείμενα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευθύνσεις URL και αριθμητικά δεδομένα. Επομένως, πολλοί επαγγελματίες δεδομένων χρησιμοποιούν Φύλλα για την αποθήκευση ή την παρουσίαση δεδομένων.

Ωστόσο, τα κελιά των Φύλλων Google προσφέρουν χώρο έως και 100×21 pixel από προεπιλογή. Αυτό δεν σημαίνει ότι ένα μέρος των μεγάλων μηνυμάτων ή των email θα πρέπει να παραμείνει κρυφό. Μπορείτε να ρυθμίσετε χειροκίνητα το πλάτος και το ύψος του κελιού. Μπορείτε να δοκιμάσετε τα εξής:

1. Τύπος Ctrl + A για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο.
2. Κάντε διπλό κλικ στο περίγραμμα των δύο Στήλη Γράμματα. Για παράδειγμα, μεταξύ των στηλών Α και Β.
3. Το φύλλο εργασίας θα προσαρμόσει αυτόματα το πλάτος του κελιού ανάλογα με τα δεδομένα.
4. Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στο περίγραμμα των δύο Γραμμές σειράς για αυτόματη ρύθμιση του ύψους του κελιού.

6. Προσθήκη μορφοποίησης υπό όρους

Η μορφοποίηση υπό όρους σάς δίνει τη δυνατότητα να επισημάνετε αυτόματα τα δεδομένα και να εξοικονομήσετε χρόνο στη μη αυτόματη μορφοποίηση. Εάν τα δεδομένα σε ένα κελί πληρούν οποιαδήποτε προκαθορισμένη συνθήκη, τα Φύλλα θα μορφοποιήσουν αυτόματα το περιεχόμενο αυτού του κελιού.

Θα βρείτε έως και 18 συνθήκες στο μενού μορφοποίησης υπό όρους των Φύλλων Google. Αλλά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη συνθήκη. Μερικές προκαθορισμένες συνθήκες είναι: Το κείμενο περιέχει, Ημερομηνία είναι, Μεγαλύτερο από, Μικρότερο από και ούτω καθεξής.

Η παραπάνω εικόνα δείχνει την αυτόματη αναγνώριση βαθμολογιών κάτω από 80% χρησιμοποιώντας το Μορφοποίηση υπό όρους εντολή υπό το Μορφή μενού της γραμμής εργαλείων των Φύλλων Google.

Σχετίζεται με: Τρελοί τύποι φύλλων Google που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

7. Χρησιμοποιήστε κατάλληλες κεφαλίδες για πίνακες

Μπορείτε να κάνετε τους πίνακες δεδομένων σας να φαίνονται επαγγελματικοί με τις κατάλληλες κεφαλίδες. Τα κείμενα κεφαλίδων βοηθούν επίσης το κοινό να κατανοήσει προκαταρκτικά τα δεδομένα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα έντονο βάρος γραμματοσειράς για το κείμενο της κεφαλίδας του πίνακα, όπου όλα τα γράμματα πρέπει να γράφονται με κεφαλαία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα κεφαλαία για δευτερεύουσες κεφαλίδες στον πίνακά σας, αλλά μην χρησιμοποιείτε α Τολμηρός βάρος γραμματοσειράς.

Για μονάδες μέτρησης, γράψτε τις με μικρά γράμματα και κρατήστε τις μέσα σε παρένθεση. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε αντίθεση Χρώμα γεμίσματος και Χρώμα κειμένου για τη σειρά κεφαλίδας.

Χρησιμοποιήστε το Μορφή ζωγραφικής εντολή για εξαγωγή μορφοποίησης σε διαφορετικές κεφαλίδες πίνακα. Κάντε κλικ μία φορά στο Μορφή ζωγραφικής για να εφαρμόσετε μορφοποίηση σε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών.

8. Παγώστε γραμμές και στήλες όπως απαιτείται

Για μεγάλα και μεγάλα σύνολα δεδομένων, η κύλιση μπορεί να είναι πρόβλημα. Εφόσον η κεφαλίδα απομακρύνεται με κύλιση, το κοινό μπορεί να ξεχάσει τις κεφαλίδες στηλών σύντομα. Για να βοηθήσετε τους θεατές, μπορείτε να παγώσετε συγκεκριμένες στήλες και σειρές, ώστε οι κεφαλίδες να παραμένουν στη θέση τους και να μπορείτε εύκολα να κάνετε κύλιση σε μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Για να καρφιτσώσετε ένα σύνολο γραμμών ή στηλών, δοκιμάστε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να παγώσετε σειρές και στήλες.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Θέα στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω Πάγωμα.
3. Τώρα, επιλέξτε τον αριθμό των σειρών που θέλετε να παγώσετε από την κορυφή.
4. Εναλλακτικά, επιλέξτε το Μέχρι στήλη για να καρφιτσώσετε τη στήλη.

9. Δημιουργήστε πολύχρωμα γραφήματα

Απλώς, επιλέξτε το εύρος των δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε στο γράφημα και μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα στη γραμμή εργαλείων. Τώρα, κάντε κλικ στο Διάγραμμα για να εισάγετε ένα αυτόματα. Για καλύτερη ορατότητα, ίσως θέλετε να εξατομικεύσετε τα χρώματα του γραφήματος.

Κάντε διπλό κλικ σε οποιοδήποτε λευκό κενό στο γράφημα για να εμφανιστεί το Επεξεργαστής γραφήματος πίνακα στη δεξιά πλευρά. Τώρα, μπορείτε να εξατομικεύσετε πολλές επιλογές όπως Στυλ γραφήματος, Σειρά, Θρύλος, και ούτω καθεξής.

Σχετίζεται με: Πώς να φτιάξετε έναν τρισδιάστατο χάρτη στο Excel

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν χρειάζεται να είναι βαρετά

Ακολουθώντας τους προαναφερθέντες οδηγούς στυλ/μορφοποίησης, θα μπορείτε να προσαρμόσετε τα φύλλα εργασίας σας στα Φύλλα Google γρήγορα και εύκολα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο με αυτές τις ιδέες μορφοποίησης για κανονικές εργασίες που εκτελούνται σε Φύλλα.

Επιπλέον, δημιουργήστε Μακροεντολές για στυλ/μορφοποίηση και χρησιμοποιήστε τις κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο φύλλο στο ίδιο φύλλο εργασίας.

Τα πλεονεκτήματα και οι περιορισμοί της χρήσης μακροεντολών στα φύλλα Google

Μάθετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των μακροεντολών των Φύλλων Google για να αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα