Οι 8 καλύτεροι τρόποι για να χρησιμοποιήσετε τα φύλλα Google σαν επαγγελματίας

Τα Φύλλα Google είναι ένα ιδανικό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων εάν θέλετε απλότητα και γρήγορα αποτελέσματα. Η δημιουργία γραφημάτων, γραφημάτων ή πινάκων υψηλής ποιότητας και ακριβείας είναι αρκετά εύκολη σε αυτήν την εφαρμογή παραγωγικότητας της Google.

Μπορείτε να αυξήσετε το επίπεδο χρήστη των Φύλλων Google σε επαγγελματίες μαθαίνοντας μερικά εύκολα βήματα. Αυτά θα οδηγήσουν επίσης την παράδοση εργασιών με γρήγορο και συνεπή ρυθμό. Αυτό το άρθρο σας παρουσιάζει τη μυστική συνταγή που εφαρμόζουν οι ειδικοί των Φύλλων Google για να ολοκληρώσουν τα πράγματα!

1. Συλλέξτε αυτόματα δεδομένα χρησιμοποιώντας Φόρμες Google

Το Google Forms είναι ένα ισχυρό εργαλείο συλλογής δεδομένων Φύλλα Google. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερωτηματολόγιο ή μια έρευνα αγοράς με διαισθητικές ενέργειες. Μπορείτε πάντα να τροποποιήσετε τον αριθμό των ερωτήσεων, τη μορφή απαντήσεων, ακόμη και ποιος μπορεί να αλληλεπιδράσει με τη φόρμα.

Μπορείτε να προσθέσετε μια φόρμα στο φύλλο εργασίας σας ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο Εργαλεία και μετά επιλέξτε Δημιουργήστε μια νέα φόρμα.
2. Κάνε κλικ στο Προσθέστε ερωτήσεις εδώ πανό για τη δημιουργία της φόρμας.
3. Τα δεδομένα της φόρμας θα εμφανιστούν στο Απαντήσεις φόρμας 1 σεντόνι. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό το όνομα.
4. Από το Εργαλεία μενού, κάντε κλικ στο Διαχείριση φόρμας για πρόσβαση σε ζωτικής σημασίας ενέργειες Φόρμες Google στα Φύλλα Google όπως Αποστολή φόρμας, Φόρμα αποσύνδεσης, και ούτω καθεξής.

Μπορείς τώρα δημιουργήστε γρήγορα εκπληκτικές Φόρμες Google στα Φύλλα Google και συλλέγετε δεδομένα ζωτικής σημασίας για την εργασία σας χωρίς να βασίζεστε σε κάποιον άλλο.

Σχετίζεται με: Τα Καλύτερα Γρήγορα Χακάκια Φύλλων Google που μάλλον δεν γνωρίζατε

2. Ελαχιστοποιήστε τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη με συντομεύσεις

Μπορείτε να πλοηγηθείτε πιο γρήγορα στα Φύλλα Google χρησιμοποιώντας συντομεύσεις. Οι χρήστες Google Pro απομνημονεύουν πολλές συντομεύσεις για να αποφύγουν το ποντίκι. Τύπος Ctrl + / για να προβάλετε μια λίστα με εύχρηστες συντομεύσεις Φύλλων Google στην οθόνη σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μη αυτόματους πίνακες περιεχομένου, συνδέσμους περιεχομένου, συνδέσμους ιστότοπου και να ανακατευθύνετε σε άλλο φύλλο χρησιμοποιώντας υπερσυνδέσμους στα Φύλλα Google. Δοκιμάστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε υπερσυνδέσμους:

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή συνδέσμου.
2. Μπορείτε να επικολλήσετε μια διεύθυνση URL από έναν ιστότοπο στο πλαίσιο αναζήτησης.
3. Μπορείτε να επιλέξετε τις αυτόματες προτάσεις κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης.
4. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Φύλλα και επώνυμες σειρές για σύνδεση με οποιοδήποτε στοιχείο του υπάρχοντος φύλλου εργασίας.

3. Ενσωματώστε δεδομένα φύλλων σε Έγγραφα ή Διαφάνειες

Γρήγορη εισαγωγή δεδομένων σε Έγγραφα ή Παρουσιάσεις από τα Φύλλα. Το hack εξοικονομεί χρόνο και σας παρουσιάζει σαν επαγγελματίας στο κοινό. Δοκιμάστε αυτά τα βήματα για εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων σε Έγγραφα ή Παρουσιάσεις από Φύλλα:

1. Στο αρχείο προορισμού Έγγραφα, κάντε κλικ στο Εισάγετε και μετά επιλέξτε Διάγραμμα.
2. Θα δείτε μια επιλογή Από Φύλλα. Κάντε κλικ σε αυτό.
3. Επιλέξτε τυχόν φύλλα που έχουν γραφήματα για να δείτε μια προεπισκόπηση.
4. Επιλέξτε ένα και κάντε κλικ στο Εισαγωγή.
5. Εναλλακτικά, αντιγράψτε το γράφημα από τα Φύλλα και επικολλήστε το στο αρχείο Έγγραφα. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί και για δεδομένα πίνακα.
6. Επιλέγω Σύνδεσμος σε υπολογιστικό φύλλο για ζωντανό γράφημα ή Η επικόλληση αποσυνδέθηκε για ένα γράφημα εκτός σύνδεσης.

Στις Παρουσιάσεις Google, μπορείτε να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα που αναφέρονται παραπάνω για να εισαγάγετε δεδομένα από τα Υπολογιστικά φύλλα.

4. Κλείδωμα κελιών για συνεργατικά φύλλα εργασίας

Εάν χάνετε χρόνο ελέγχοντας την ακεραιότητα των τύπων, ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κλειδώματος κελιών. Είναι βολικό για συνεργατικά φύλλα όπου συγκεκριμένες περιοχές κελιών πρέπει να παραμένουν αναλλοίωτες.

Για να κλειδώσετε μια περιοχή κελιών ή φύλλα, ακολουθήστε αυτά τα γρήγορα βήματα:

1. Επισημάνετε μια περιοχή κελιών ή ένα μεμονωμένο κελί.
2. Κάντε κλικ στο Δεδομένα στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προστατέψτε τα φύλλα και τις σειρές.
3. Στη δεξιά πλευρά, κάντε εναλλαγή μεταξύ Εύρος ή Σεντόνι.
4. Κάντε την επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ορίστε δικαιώματα.
5. Τροποποιήστε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων και κάντε κλικ στο Ολοκληρώθηκε.

Τα κελιά κλειδώματος σάς βοηθούν να προστατεύσετε οδηγούς στυλ φύλλου εργασίας, τύπους και κανόνες εισαγωγής δεδομένων.

5. Προσθέστε αξία στα δεδομένα σας μέσω εικόνων

Οι εικόνες είναι εξαιρετικά στοιχεία που μετατρέπουν τα βαρετά δεδομένα σε πίνακα σε ζωντανές αναφορές. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εισαγάγετε εικόνες στο φύλλο εργασίας σας.

Υπάρχουν επίσης πολλοί λόγοι, όπως η δημιουργία αποθέματος συσκευών πληροφορικής, η αναφορά σε περιεχόμενο ιστότοπου ή η δημιουργία σημαντικών διαγραμμάτων ροής. Μπορείτε να ξεκινήσετε ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες:

1. Από τη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο Εισάγετε και μετά επιλέξτε Εικόνα. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ Εισαγωγή εικόνας στο κελί ή Εισαγωγή εικόνας πάνω από κελιά. Από τις έξι πηγές που βλέπετε, επιλέξτε οποιαδήποτε όπως URL, Φωτογραφίες, Google Drive και ούτω καθεξής.
2. Χρησιμοποιήστε το εικόνα ("URL") τύπο για εισαγωγή εικόνων σε κελιά απευθείας από ιστότοπους.
3. Από το Εισάγετε γραμμή εργαλείων, μπορείτε επίσης να επιλέξετε Σχέδιο για τη δημιουργία μη αυτόματων διαγραμμάτων ροής και ροών εργασίας. Ο πίνακας σχεδίασης έχει στοιχεία όπως γραμμές, σχήματα, εικόνες και πλαίσια κειμένου.

6. Πρότυπα για διαχείριση δεδομένων

Τα πρότυπα σάς δίνουν τη δυνατότητα να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας ακόμα πιο γρήγορα. Τα Φύλλα Google σάς προσφέρουν εύχρηστα πρότυπα που ταιριάζουν απόλυτα σε διάφορα σενάρια πραγματικής εργασίας. Επίσης, αυτά τα πρότυπα είναι δωρεάν, σε αντίθεση με άλλες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων που χρεώνουν για πρότυπα.

Θα βρείτε οργανωμένα πρότυπα σύμφωνα με τις λειτουργίες τους, όπως Personal, Work και Project Management. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με τον χειρισμό δεδομένων, μπορείτε να δοκιμάσετε πρότυπα όπως η λίστα υποχρεώσεων, η παρακολούθηση επενδύσεων Google Finance, ο κατάλογος ομάδας, το εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου, η αναφορά εξόδων κ.λπ.

Μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση στα παραπάνω πρότυπα ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Από ένα ανοιχτό φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο Αρχείο και τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω Νέος.
2. Θα δείτε Από τη συλλογή προτύπων. Κάντε κλικ σε αυτό για πρόσβαση στη βιβλιοθήκη προτύπων.

7. Επικύρωση δεδομένων στο φύλλο εργασίας σας

Τραβάτε συχνά λανθασμένες μορφές email ή διευθύνσεις URL από τη βάση δεδομένων του φύλλου εργασίας πελατών, πελατών ή συνδρομητών ενημερωτικών δελτίων; Μπορείτε να το σταματήσετε επικυρώνοντας υπάρχοντα δεδομένα Φύλλων χρησιμοποιώντας διάφορους τύπους όπως ARRAYFORMULA(ISEMAIL(εύρος κελιών)).

Για παράδειγμα, ο παραπάνω τύπος επικυρώνει μια δέσμη διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διευθύνσεων URL για τη σωστή μορφή. Ο τύπος δεν μπορεί να σας πει εάν το email είναι ενεργό ή όχι. Ωστόσο, μπορείτε να αποφύγετε απλά λάθη, όπως να λείπει το σύμβολο @ ή τα ονόματα τομέα.

8. Αυτοματοποιήστε τα Φύλλα Google χρησιμοποιώντας μακροεντολές

Μπορείς χρησιμοποιήστε Μακροεντολές για αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων βημάτων σε Φύλλα. Αυτά θα μπορούσαν να είναι η προσαρμογή του χρώματος των κελιών, το φιλτράρισμα, η ταξινόμηση, η δημιουργία τύπου, η προσαρμογή του μεγέθους της γραμματοσειράς και ούτω καθεξής. Θα βιώσετε ταχύτερη ολοκλήρωση εργασιών με το πάτημα μερικών κουμπιών πληκτρολογίου.

Ας λάβουμε υπόψη ότι πρέπει να προμηθεύεστε λεπτομέρειες προϊόντος όπως αξιολόγηση, όγκος κριτικών, τιμή κ.λπ., από ιστότοπους ηλεκτρονικών αγορών. Στη συνέχεια, τα φιλτράρετε ανάλογα με την τιμή ή τη βαθμολογία και προωθείτε τα δεδομένα σε άλλο μέλος της ομάδας για περαιτέρω εργασία.

Προμηθευτείτε τα δεδομένα της έρευνας προϊόντων σας από ιστότοπους αγορών. Στη συνέχεια, ξεκινήστε την εγγραφή μιας μακροεντολής επιλέγοντας το Εγγραφή μακροεντολής σε Μακροεντολές μέσα στο Επεκτάσεις γραμμή εργαλείων. Προχωρήστε με Σχετικές αναφορές και εκτελέστε τα βήματα που κάνετε συνήθως. Τώρα, αποθηκεύστε τη μακροεντολή και αντιστοιχίστε μια συντόμευση σε αυτήν.

Για το επόμενο προϊόν, απλώς πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου για αυτήν τη μακροεντολή για αυτόματη ανάλυση δεδομένων μετά το βήμα εισαγωγής δεδομένων.

Γίνετε επαγγελματίας χρήστης των Φύλλων Google χωρίς κόπο

Μπορείτε να δοκιμάσετε τα παραπάνω βήματα την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν μηνιαίο προσωπικό προϋπολογισμό εξόδων, ένα τιμολόγιο ή μερικά γραφήματα για την εργασία σας. Θα ζήσετε δουλειά επαγγελματικού επιπέδου με ελάχιστη προσπάθεια.

Υπάρχουν περισσότερα κόλπα που μπορείτε να μάθετε και να εφαρμόσετε στα Φύλλα Google, όπως τρελούς τύπους και οπτικοποίηση δεδομένων.

6 Τρελοί τύποι Φύλλων Google που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

Μάθετε για τους πιο σημαντικούς και προηγμένους τύπους των Φύλλων Google με τον απλούστερο δυνατό τρόπο.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα