Οι 8 καλύτεροι τρόποι χρήσης των εφαρμογών Google Workspace για διαχείριση έργων

Πολλοί οργανισμοί βασίζονται στο Google Workspace ως μια συνεργατική σουίτα γραφείου. Ωστόσο, δεν γνωρίζουν ότι οι ίδιες εφαρμογές μπορούν επίσης να είναι χρήσιμες για τη διαχείριση έργων.

Χρησιμοποιώντας τις εφαρμογές Google Workspace, μπορείτε να τις αξιοποιήσετε στο έπακρο και να παραλείψετε την ανάγκη να ενσωματώσετε πρόσθετα εργαλεία διαχείρισης έργου. Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πλήρως τις εφαρμογές Google Workspace για τη διαχείριση έργων.

1. Συνεργασία και παρακολούθηση εργασιών έργου

Τα περισσότερα έργα απαιτούν τη συνεργασία μεταξύ των συμπαικτών. Ακόμα κι αν έχετε μια κατανεμημένη ομάδα που εργάζεται σε ένα έργο, βασισμένο σε σύννεφο Εφαρμογές Google Workspace μπορεί να σας βοηθήσει να συνεργαστείτε εύκολα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα για να σχεδιάσετε το έργο και να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt για να διαχειριστείτε εργασίες και προθεσμίες.

Τα μέλη της ομάδας πρέπει να ενημερώνουν τακτικά την πρόοδό τους στο υπολογιστικό φύλλο. Έτσι, το φύλλο περιέχει πάντα ενημερωμένες πληροφορίες. Μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως εργαλείο παρακολούθησης εργασιών ή παρακολούθησης χρόνου για την ομάδα.

Με το Ημερολόγιο Google, ενημερωθείτε για τις δωρεάν και τις ώρες αφοσίωσης για κάθε μέλος της ομάδας. Κοινή χρήση σημειώσεων με συμπαίκτες και παραμονή οργανωμένη χρησιμοποιώντας α λίστα υποχρεώσεων είναι εφικτό με το Google Keep.

2. Αβίαστη Ομαδική Επικοινωνία

Είναι αυτονόητο ότι το Gmail είναι ένας από τους καλύτερους παρόχους υπηρεσιών email στον κόσμο. Εάν χρησιμοποιείτε το Google Workspace, δεν χρειάζεται να σκεφτείτε δύο φορές για να εξασφαλίσετε ευέλικτη και σαφή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας σας. Το Gmail είναι εδώ για να διευκολύνει την απρόσκοπτη επικοινωνία της ομάδας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα email "Ομάδες" και να προσθέσετε όλα τα μέλη της ομάδας σε αυτήν την ομάδα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο μία διεύθυνση email για να μοιραστείτε πληροφορίες, πόρους και ενημερώσεις με ολόκληρη την ομάδα.

Τα άτομα που εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα μπορούν να επισημάνουν τα email που σχετίζονται με διαφορετικά έργα. Έτσι, τα email με διαφορετικές ετικέτες θα αποθηκεύονται σε ξεχωριστούς φακέλους. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε με αστέρι τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα βρείτε γρήγορα.

3. Προγραμματισμός των πόρων της ομάδας σας για το έργο

Οι διαχειριστές έργων συχνά δυσκολεύονται να αναθέσουν και να προγραμματίσουν εργασίες στα μέλη της ομάδας για ένα νέο έργο, ενώ άλλα έργα βρίσκονται σε εξέλιξη. Εάν χρησιμοποιούν το Google Workspace, η εφαρμογή Ημερολόγιο μπορεί να προσφέρει μια εύκολη λύση σε αυτό το πρόβλημα.

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να επισημάνουν τις εργασίες και τα προγράμματά τους σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο. Έτσι, όλοι θα γνωρίζουν ποιος είναι απασχολημένος μέχρι ποια ημερομηνία και θα αναθέσει νέες εργασίες ανάλογα. Οι ομάδες μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για να παρακολουθούν τις προθεσμίες και τα ορόσημα και να λαμβάνουν υπενθυμίσεις.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά ημερολόγια ομάδων για παρακολούθηση διακοπών, συσκέψεων και προπονήσεων.

4. Κοινή χρήση και αποθήκευση ψηφιακών δεδομένων

Τα σύγχρονα έργα χρειάζονται ασφαλή αποθήκευση για αρχεία και έγγραφα που περιέχουν κρίσιμα για την αποστολή δεδομένα. Ταυτόχρονα, τα μέλη του έργου θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτά 24/7. Η εφαρμογή Google Drive είναι εδώ για να αποθηκεύει όλα τα αρχεία, τα έγγραφα, τις εικόνες και τα βίντεό σας που σχετίζονται με το έργο.

Αυτή η εφαρμογή αποθήκευσης αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο μπορεί να αποθηκεύσει με ασφάλεια τα αρχεία σας. Εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στα αρχεία, συγχρονίζονται αμέσως. Έτσι, οποιοδήποτε άλλο μέλος της ομάδας μπορεί να έχει πρόσβαση στο ενημερωμένο περιεχόμενο.

Τα στοιχεία ελέγχου κοινής χρήσης και πρόσβασης του Google Drive κάνουν τη συλλογική εργασία χωρίς προβλήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μοιραστείτε ένα πρόχειρο αντίγραφο ενός αρχείου με τον πελάτη για έγκριση με άδεια προβολής μόνο του εγγράφου.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές κοινόχρηστες μονάδες δίσκου για διαφορετικές ομάδες έργου και να τις μοιραστείτε μαζί τους για γρήγορη πρόσβαση.

5. Δημιουργία Αναφορών και Παρουσιάσεων

Αναζητάτε ένα εργαλείο για να δημιουργήσετε εντυπωσιακές και επεξηγηματικές αναφορές; Θέλετε να συμπεριλάβετε διάφορα γραφήματα και γραφήματα σε αυτές τις αναφορές; Τα Φύλλα Google είναι η εφαρμογή για εσάς. Σας βοηθά να μοιράζεστε οποιοδήποτε τύπο αριθμητικών δεδομένων με το πιο κατάλληλο στυλ. Σας επιτρέπει επίσης να εργαστείτε συλλογικά σε μια αναφορά.

Η παρουσίαση είναι ένα άλλο κρίσιμο μέρος των έργων. ο Παρουσιάσεις Google Η εφαρμογή είναι το τέλειο εργαλείο δημιουργίας παρουσιάσεων του Google Workspace. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να μοιραστείτε το όραμά σας, να περιγράψετε την απόδοση της ομάδας και να οπτικοποιήσετε ζωτικά δεδομένα.

Κατά την απομακρυσμένη εργασία, είναι επίσης δυνατή η κοινή χρήση των παρουσιάσεων των Παρουσιάσεων Google κατά τη διάρκεια βιντεοδιασκέψεων χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα κοινής χρήσης οθόνης του Google Meet.

6. Λήψη έργου στο Διαδίκτυο

Οι ιστότοποι είναι η εφαρμογή Google Workspace με την οποία δημιουργείτε ιστότοπους υψηλής ποιότητας χωρίς γνώσεις προγραμματισμού ή σχεδιασμού. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους Ιστότοπους Google για ένα έργο, μια εκδήλωση ή μια ομάδα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους Ιστότοπους Google ως κόμβο για την αποθήκευση όλων των εγγράφων, ενημερώσεων, χρονοδιαγραμμάτων, ημερολογίων και παραδοτέων. Θα επιτρέψει σε όλους τους συμπαίκτες να έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο από ένα μέρος.

7. Συναντήσεις και συνομιλίες ομάδας

Οι ομάδες που εργάζονται σε ένα έργο πρέπει να παραμένουν σε επαφή όλη την ώρα. Εκτός από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούν να χρησιμοποιούν το Google Workspace Chat για ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και την εφαρμογή βιντεοκλήσεων Google Meet για εικονικές συσκέψεις.

Εκτός από την άμεση αποστολή μηνυμάτων σε μεμονωμένα μέλη, το Google Chat υποστηρίζει επίσης ομαδικές συνομιλίες, ώστε οι ομάδες να μπορούν να συνεργάζονται ομαλά από απομακρυσμένα μέρη. Κατά τη χρήση του Chat, μπορείτε επίσης να μοιράζεστε αρχεία με άλλους και να εργάζεστε σε μια εργασία.

Το Google Meet υποστηρίζει κλήσεις ήχου και βίντεο, ώστε να μπορείτε να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας όποτε θέλετε. Μπορείτε πάντα να εργάζεστε σε ένα έγγραφο δίπλα-δίπλα ενώ βρίσκεστε σε μια σύσκεψη στο Google Meet, κάτι που οδηγεί τη συνεργασία στο επόμενο επίπεδο.

Κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Keep για τη λήψη σημειώσεων και τη σύνταξη πρακτικών. Μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε αυτές τις σημειώσεις και να τις επισυνάψετε σε άλλα έγγραφα.

8. Διαχείριση Εγγράφων και Συνεργασία

Οι ομάδες που εργάζονται σε έργα πρέπει να διαχειρίζονται πολλά έγγραφα. Η κατάσταση γίνεται προβληματική όταν χρειάζεται να συνεργαστούν σε αυτά τα έγγραφα. Η μη αυτόματη διανομή των εγγράφων και η ξεχωριστή επεξεργασία τους μπορεί να παρεμποδίσει την απόδοση της ομάδας και να προκαλέσει καθυστερήσεις στο έργο.

Σχετίζεται με: Λόγοι για τους οποίους καθυστερούν τα έργα και πώς να τα αποφύγετε

Οι χρήστες του Google Workspace μπορούν να δοκιμάσουν Έγγραφα και Φύλλα για τη διαχείριση εγγράφων. Πολλά άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα και να εργαστούν σε αυτά ταυτόχρονα. Ανεξάρτητα από τις αλλαγές που κάνετε στα έγγραφα και τα υπολογιστικά φύλλα, αυτές θα είναι ορατές σε πραγματικό χρόνο.

Είναι επίσης δυνατό να σχολιάσετε και να προσφέρετε σχόλια για τα ίδια έγγραφα. Με τη λειτουργία ιστορικού εκδόσεων, μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε ποιος και πότε έκανε τις αλλαγές στα έγγραφα.

Η διαχείριση έργου έγινε εύκολη με το Google Workspace

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συχνά πολλές εφαρμογές και εργαλεία για τη διαχείριση διαφόρων πτυχών ενός έργου. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη εφαρμογές Google Workspace, αυτές μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν στη διαχείριση έργων.

Τώρα που ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε τις εφαρμογές του για τη διαχείριση εργασιών που σχετίζονται με έργα, η διαχείριση του έργου θα γίνει ευκολότερη. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλοι πάροχοι εγκαταστάσεων χώρου εργασίας εκτός από την Google, τους οποίους ίσως θέλετε να ελέγξετε.

Οι 6 καλύτεροι χώροι εργασίας που δεν προέρχονται από την Google ή τη Microsoft

Η Microsoft και η Google δεν είναι οι μόνες εταιρείες που παρέχουν εγκαταστάσεις σουίτας χώρου εργασίας. Εδώ είναι μερικές από τις καλύτερες εναλλακτικές που μπορείτε να ελέγξετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα