Οι 5 καλύτερες συμβουλές για να γράψετε μια δήλωση σκοπού έργου Killer

Γνωρίζατε ότι θα κοστίσει λιγότερη σωματική, διανοητική και συναισθηματική προσπάθεια αν κατακτήσετε την τέχνη του σχεδιασμού μιας δήλωσης σκοπού έργου (PPS); Δεν είναι μόνο αυτό. Με λίγες μόνο προσαρμογές και ένα φλιτζάνι καφέ, μπορείτε να κάνετε το ταξίδι σας PPS σε δεύτερη μοίρα προς την επιτυχία.

Όταν υιοθετείτε τη σωστή προσέγγιση για την εκμάθηση και την κατανόηση του PPS, μπορείτε να υπερδιπλασιάσετε την αυτοεκτίμησή σας μέσα σε ένα χρόνο.

Δεν θα θέλατε να διαβάσετε για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το γιατί χρειάζεστε μια δήλωση σκοπού έργου και μερικές συμβουλές για να γράψετε συνεπείς και εφαρμόσιμες; Ας ξεκινήσουμε.

Τι είναι η δήλωση σκοπού έργου;

Οι δηλώσεις σκοπού έργου (PPS) είναι καλά διατυπωμένα προσχέδια, σχεδιασμένα να προετοιμάζουν, να ενεργοποιούν και να καθοδηγούν τις ομάδες με έναν οδικό χάρτη για την ολοκλήρωση ενός ζωντανού έργου. Το PPS παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το πώς, τι, πότε και γιατί τα έργα απογειώνονται με τον τρόπο που κάνουν.

Η δήλωση του σκοπού σας είναι επίσης το σχέδιο του έργου σας. Για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα, προσδιορίζει τις γενικές και ειδικές απαιτήσεις του έργου σας. Ένα καλογραμμένο PPS τονίζει ρητά κρυφές και φανερές λεπτομέρειες για το έργο σας. Αυτό βοηθά στην αποφυγή τυχόν παρεξηγήσεων, παρερμηνειών ή παραποιήσεων που μπορεί να προκύψουν.

Γιατί χρειάζεστε μια δήλωση σκοπού έργου;

Η ανάπτυξη ενός επιτυχημένου έργου μπορεί να είναι μια ολισθηρή εμπειρία, με τις ομάδες να κατακλύζονται από το δίλημμα του εύρους του έργου. Ωστόσο, για να επιτύχει ένα έργο εγκαίρως τους στόχους του, είναι σημαντικό να προσδιορίζονται ορισμένα ορόσημα σε κάθε σημείο. Εδώ είναι χρήσιμη μια δήλωση σκοπού έργου.

Ένα διεξοδικό PPS θα πρέπει, μεταξύ άλλων, να βοηθά εσάς και την ομάδα σας στην αποφυγή καθυστερήσεων του έργου. Παρόμοια με πρόταση έργου που συνοψίζει όλες τις πτυχές του έργου σας, χρησιμεύει επίσης ως πλατφόρμα για τη διατήρηση της αυστηρής τήρησης σημαντικών κατευθυντήριων γραμμών του έργου. Αυτό, σε πολύ μεγάλο βαθμό, θα βοηθήσει την ομάδα σας να διασφαλίσει ότι τηρούνται οι προθεσμίες και οι δραστηριότητες που μπορούν να γίνουν πράξη παραμένουν εντός των καθορισμένων προϋπολογισμών.

Οι 5 καλύτερες συμβουλές για να γράψετε μια δήλωση σκοπού έργου Killer

Η ανάγκη να καταλήξετε σε μια στρατηγική βάσει της οποίας μπορείτε να γράψετε με επιτυχία ένα υγιές και λειτουργικό PPS δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Για την αποφυγή αμφιβολιών, ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε το επόμενο PPS σας.

1. Η Δήλωση Σκοπού

Ποιος είναι ο σκοπός του έργου σας; Ποιο είναι το κίνητρο πίσω από αυτή την προσπάθεια; Ποιος είναι ο στόχος του έργου σας; Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις σάς βοηθά να προσδιορίσετε τη μοναδικότητα της δήλωσης σκοπού σας και πώς αυτή ανταποκρίνεται στους στόχους του έργου σας.

Κάθε έργο πρέπει να έχει μια δήλωση σκοπού που κοινοποιείται σε όλη την ομάδα. Θα πρέπει να έχει απήχηση στα μέλη της ομάδας για να μπορέσουν να ανταποκριθούν στην ιδέα.

Κάθε φάση του σχεδιασμού του έργου θα πρέπει να υποστηρίζει τους στόχους και τους στόχους του έργου στο σύνολό του. Αυτός είναι ένας τομέας όπου υπενθυμίζεται στους ενδιαφερόμενους ο στόχος και οι στόχοι του έργου. Θα πρέπει να αποτελεί συνεχές μέρος των παραδοτέων των έργων κατά τη διάρκεια συναντήσεων με βασικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Πρέπει να έχετε υπόψη αυτές τις υποχρεώσεις κατά τον σχεδιασμό και τον προγραμματισμό της δήλωσης σκοπού σας. Επίσης, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στα μέλη για την εκπλήρωση κάθε παραδοτέου έργου. Και αυτό γιατί δεν μπορείς να φέρεις εις πέρας ένα έργο μεμονωμένα. Η προσπάθειά σας για επιτυχία βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στη συνεισφορά της ομάδας για να είναι συνεπής η επιτυχία.

2. Οι στόχοι

Μια δήλωση έργου ανώτατου επιπέδου χρησιμεύει ως η θεμελιώδης βάση για την επιτυχία των στόχων της συλλογικής σας ομάδας. Η ευθυγράμμιση ενός σκοπού έργου με τους στόχους σας ενισχύει την αίσθηση της συνέπειας. Αυτό τελικά ευθυγραμμίζεται σκόπιμα με την κερδοφορία των στόχων του έργου.

Η γνώση των στόχων σας από την αρχή σάς δίνει μια σαφέστερη εικόνα των ενεργειών που πρέπει να κάνετε για να φτάσετε στον τελικό προορισμό σας. Μπορείτε εύκολα να καταλάβετε πότε είστε εκτός τροχιάς εάν οι ενέργειές σας δεν ευθυγραμμίζονται με τους στόχους σας.

Οι στόχοι εγγυώνται επίσης την ποιότητα του έργου και το επίπεδο εργασίας που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών που χειρίζεστε εσείς και η ομάδα σας καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Αυτό περιλαμβάνει καθήκοντα εποπτείας και συντονισμού. Ωστόσο, για να αναγνωρίσετε τους στόχους σας, είναι καλύτερο να κάνετε χρήση των ΕΞΥΠΝΗ προσέγγιση: Συγκεκριμένο, Μετρήσιμο, Εφικτό, Σχετικό και Χρονοδιάγραμμα.

3. Το Πεδίο

Είναι κρίσιμο να σκιαγραφήσουμε ακριβώς τι θα είναι μέρος του PPS και τι δεν θα είναι μέρος του. Η έννοια του προσδιορισμού του τι κάνει τη λίστα σας αναφέρεται επίσης ως πεδίο εφαρμογής του έργου.

Ο καθορισμός του εύρους του PPS σας βοηθά να διατηρήσετε την εστίασή σας σε ό, τι είναι σημαντικό. Υπάρχει μια τάση να δαγκώνετε περισσότερα από όσα μπορείτε να μασάτε σε μια προσπάθεια να είστε λεπτομερείς. Με αυτόν τον τρόπο, αποδυναμώνετε το PPS σας με άσχετες πληροφορίες.

Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο έργο θέτουν γερές βάσεις για μελλοντικά έργα. Θέλετε τα θεμέλια να είναι όσο πιο δυνατά γίνεται. Η δήλωση πεδίου εφαρμογής θα πρέπει να περιλαμβάνει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το εύρος του έργου.

4. Τσέπη δοκιμής μνήμης

Η δουλειά που κάνετε θα αλλάξει με τους μήνες ή τα χρόνια, και εδώ είναι που παίζει το τεστ μνήμης. Η πρωταρχική ιδέα είναι να εξακολουθείτε να μπορείτε να συλλάβετε τις βασικές ιδέες του σκοπού του έργου σας. Το να σκάβετε βαθιά θα πρέπει να έχει απήχηση σε εσάς και την ομάδα σας με τρόπους που ευθυγραμμίζονται με τις βασικές σας αξίες.

Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση σκοπού του έργου σας είναι βασικά η ραχοκοκαλιά του ποιος είστε ως άτομο ή οργανισμός. Αυτό θα βοηθήσει τελικά να οδηγήσει τη στρατηγική σας στην προσέλκυση των σωστών ταλέντων και επίσης, θα δώσει νόημα στις προσπάθειές σας.

Κάντε τις ιδέες σας PPS αξέχαστες με τις εφαρμογές storyboarding για να βοηθήσετε την ομάδα σας να κατανοήσει καλύτερα τι έχετε στο μυαλό σας και να της αφήσετε μια μόνιμη εντύπωση.

5. Ευελιξία Επιλογών

Η δήλωση προγραμματισμού του έργου σας θα πρέπει να ξεκινά με εστίαση σε συμφωνημένες εργασίες που είναι απαραίτητες για την επίτευξη βραχυπρόθεσμων στόχων σε κάθε στάδιο. Η πρακτικότητα της επίτευξης των ορόσημων του έργου θα πρέπει να εξαπλώνεται ομοιόμορφα, με ένα μοτίβο διακοπής όχι περισσότερο από ένα άλμα πέντε έως έξι εβδομάδων μεταξύ κάθε ορόσημο.

Το να κάνετε σχέδια με αυτόν τον τρόπο δεν είναι μόνο χρήσιμο, αλλά διατηρεί επίσης τη διαδικασία του σκοπού του έργου γειωμένη στην πραγματικότητα του παρόντος, αντί να διαμορφώνει περίπλοκα χρονοδιαγράμματα για φουτουριστικούς προβληματισμούς.

Με λίγα λόγια, αυτή η προσέγγιση είναι αρκετά εύκολη στη διαχείριση και, στην ουσία της, προβλέψιμη και αρκετά ευέλικτη ώστε να προσαρμοστεί στις μεταβαλλόμενες συνθήκες του έργου. Μπορείτε να αξιοποιήσετε τα εργαλεία αναφοράς έργων παρακολουθήστε τις δραστηριότητές σας και μετρήστε την πρόοδό σας.

Κάντε το ένα βήμα τη φορά

Υπάρχει μια τάση να κατακλύζεστε με τις προσπάθειές σας στο PPS, αλλά δεν πρέπει να είστε. Ξεκινήστε με ένα ή δύο τώρα. Δοκιμάστε τους και προσθέστε περισσότερα καθώς αισθάνεστε άνετα. Μόλις δείτε πόσο εύκολο είναι, θα θέλετε να βουτήξετε αμέσως. Θα δημιουργήσετε επιτέλους τα είδη των έργων που έχετε διαβάσει ή ονειρευτεί.

Μην ανησυχείτε για το ότι θα είστε τέλειοι ή ότι θα εφαρμόσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Απλώς επιλέξτε ένα ή δύο από τα αγαπημένα σας σημεία και να είστε συνεπείς με αυτά. Το πιο σημαντικό, μην ξεχνάτε να εστιάσετε σε όλες τις χαρές και τις επιτυχίες που έρχονται με υπομονή και επιμονή.

Οι 8 καλύτεροι τύποι αναφορών διαχείρισης έργου που πρέπει να γνωρίζετε

Είτε είστε διαχειριστής έργου είτε μέλος μιας ομάδας διαχείρισης έργου, πρέπει να γνωρίζετε τους πιο συνηθισμένους τύπους αναφορών. Εδώ είναι μερικά από αυτά!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα