Οι 5 καλύτερες συμβουλές για να διαχειριστείτε τον ψηφιακό σας χώρο για υψηλότερη απόδοση

Καλώς ήρθατε στην ψηφιακή εποχή, όπου το διαδίκτυο είναι αναπόσπαστο μέρος της εργασίας. Μπορείτε να εργαστείτε και να κερδίσετε τα προς το ζην με τον υπολογιστή, το smartphone και τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο.

Η συνδεδεμένη συσκευή σας σάς παρέχει έναν ψηφιακό χώρο εργασίας, αντίστοιχο με ένα φυσικό περιβάλλον εργασίας. Η αναζήτηση των αρχείων σας παντού είναι χάσιμο χρόνου και επιβραδύνει την παραγωγικότητά σας. Η οργάνωση του χώρου εργασίας σας βελτιώνει τη ροή εργασίας σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να αξιοποιείτε έναν οργανωμένο ψηφιακό χώρο για μεγαλύτερη απόδοση.

Τι είναι ένας ψηφιακός χώρος;

Ο ψηφιακός χώρος είναι απλώς ένας διαδικτυακός χώρος που χρησιμοποιείται για εργασία. Αναφέρεται επίσης σε οτιδήποτε εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή, του τηλεφώνου σας ή οποιασδήποτε άλλης ψηφιακής συσκευής. Ακόμη και οι ιστοσελίδες, οι ταινίες, οι φωτογραφίες σας κ.λπ., συνθέτουν τον ψηφιακό χώρο.

Ας το φέρουμε πιο κοντά στο σπίτι. Διαβάζετε αυτό το άρθρο σε έναν ψηφιακό χώρο. Και αυτό γιατί είναι σε ψηφιακή συσκευή.

Τα οφέλη της διαχείρισης του ψηφιακού σας χώρου

Ο ψηφιακός χώρος είναι μέρος της προσωπικής και επαγγελματικής μας ζωής. Μερικές φορές, έχουμε πολλά αρχεία και μηνύματα σε όλες τις συσκευές μας, η αντιμετώπισή τους είναι συντριπτική.

Μπορείς βιώνουν άγχος στον υπολογιστή και εγκαταλείψτε την εργασία σας όταν οι πληροφορίες στην οθόνη σας είναι πάρα πολλές για να τις χειριστείτε. Μακροπρόθεσμα, επηρεάζει την παραγωγικότητά σας.

Ας δούμε μερικά από τα οφέλη της διαχείρισης του ψηφιακού σας χώρου.

1. Βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα

Η κοινή χρήση εγγράφων στο διαδίκτυο διευκολύνει την ομαδική εργασία και συνεργασίες, ανεξάρτητα από τις φυσικές τοποθεσίες των συμμετεχόντων. Αλλά γίνεται αντιπαραγωγικό όταν γεμίζετε την οθόνη του υπολογιστή σας με αυτά τα αρχεία.

Η διαχείριση του ψηφιακού σας χώρου είναι ανεκτίμητη αν είστε που εργάζονται από έναν σταθμό εργασίας γραφείου στο σπίτι γιατί είστε πιο επιρρεπείς στην κούραση. Η ευκολία εύρεσης οποιασδήποτε πληροφορίας χρειάζεστε σε έναν οργανωμένο ψηφιακό χώρο ενισχύει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητά σας. Είναι σαν να οδηγείτε σε ελεύθερο δρόμο χωρίς άλλα αυτοκίνητα να εμποδίζουν την κίνησή σας. Θα φτάσετε στον προορισμό σας πιο γρήγορα.

Υπάρχουν δωρεάν εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε τον ψηφιακό σας χώρο. Εργαλεία όπως τα Έγγραφα Google, τα Φύλλα Google και το Google Drive σάς βοηθούν να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας στο cloud. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όποτε τα χρειάζεστε αντί να τα έχετε στην οθόνη του υπολογιστή σας.

2. Χρόνος ελεύθερου χρόνου

Ο χρόνος που αφιερώνετε στην αναζήτηση στον πολυσύχναστο χώρο της οθόνης του υπολογιστή σας μπορεί να αξιοποιηθεί καλύτερα.

Κάντε τη ζωή σας πιο εύκολη χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία για τη διαχείριση του ψηφιακού σας χώρου. Μερικά από αυτά τα εργαλεία είναι αυτοματοποιημένα και απαιτούν ελάχιστη ή καθόλου επίβλεψη μετά τη ρύθμιση. Για παράδειγμα, μπορείτε να προγραμματίσετε τις αναρτήσεις σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να τις μεταδώσετε αυτόματα.

Πρωτοβουλίες όπως αυτή σας δίνουν περισσότερο χρόνο για να κάνετε άλλα πράγματα. Εκτός από το να έχετε περισσότερο χρόνο για δουλειά, έχετε επίσης αρκετό χρόνο για να συναναστραφείτε με φίλους και οικογένεια.

3. Διατηρήστε την εστίαση

Πολλοί άνθρωποι έχουν πάρα πολλά αντικείμενα στον ψηφιακό τους χώρο επειδή θέλουν να κάνουν πολλαπλές εργασίες. Πιστεύουν ότι το multitasking τους κάνει πιο παραγωγικούς, αλλά στην πραγματικότητα συμβαίνει το αντίθετο.

Το multitasking επιβραδύνει την παραγωγικότητά σας. Μπορεί να φαίνεται ότι κάνετε περισσότερα, αλλά στην πραγματική έννοια, κάνετε λιγότερα.

Η οργάνωση του ψηφιακού σας χώρου απαιτεί να έχετε ανοιχτά μόνο τα αρχεία ή τις ιστοσελίδες με τις οποίες εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Εστιάζετε σε αυτά μέχρι να ολοκληρώσετε την εργασία που έχετε πριν προχωρήσετε στην επόμενη.

Οι 5 καλύτερες συμβουλές για να διαχειριστείτε τον ψηφιακό σας χώρο

Υπάρχει μια τάση να αγχώνεστε από τον ακατάστατο ψηφιακό χώρο. Χάνετε το κίνητρο στη μέση της δουλειάς. Πιθανότατα νομίζετε ότι είστε τεμπέλης, αλλά αυτό μπορεί να μην ισχύει. Ο ανθρώπινος εγκέφαλος δεν λειτουργεί τόσο καλά σε αποδιοργανωμένα περιβάλλοντα.

Αν θέλετε να διαχειρίζεστε τον ψηφιακό σας χώρο, οι παρακάτω συμβουλές θα σας φανούν χρήσιμες.

1. Δημιουργήστε διαφορετικούς φακέλους για διαφορετικούς σκοπούς

Καθώς περιηγείστε στο Διαδίκτυο, μπορεί να συναντήσετε πολλά υλικά που είναι χρήσιμα στην εργασία σας. Όσο περισσότερο κατεβάζετε αυτά τα στοιχεία, τόσο πιο σκουπίδια γίνεται η συσκευή σας.

Ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε καθαρό τον ψηφιακό σας χώρο είναι να δημιουργήσετε φακέλους για την αποθήκευση παρόμοιου περιεχομένου. Αντί να έχετε μεμονωμένα στοιχεία διάσπαρτα παντού, έχετε μόνο μερικούς φακέλους. Σας εξοικονομεί επίσης το άγχος της διεξαγωγής μιας γενικής αναζήτησης στη συσκευή σας για να βρείτε ένα μεμονωμένο αντικείμενο. Όταν χρειάζεστε κάτι, ξέρετε πού να το πάρετε.

2. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Αγαπημένα

Η επιλογή "αγαπημένα" σάς βοηθά να βρείτε τις εφαρμογές, τους φακέλους ή τα αρχεία που χρησιμοποιείτε περισσότερο στη συσκευή σας.

Ορισμένες μηχανές αναζήτησης χρησιμοποιούν επίσης αυτήν την επιλογή για να σας δείχνουν τους ιστότοπους που επισκέπτεστε πιο συχνά. Αντί να τα πληκτρολογήσετε παντού, απλώς κάνετε κλικ πάνω τους στην αρχική σας σελίδα.

3. Διαγράψτε περιεχόμενο που δεν χρειάζεστε πια

Δεν έχει νόημα να έχετε στη συσκευή σας φωτογραφίες, ταινίες, αρχεία ή εφαρμογές που δεν χρειάζεστε πια. Είναι παρόμοιο με τον καθαρισμό του γραφείου ή του σπιτιού σας. Ξεφορτώνεστε παλιά και κατεστραμμένα αντικείμενα.

Κάνοντας αυτό, δημιουργείτε χώρο για νέα πράγματα χωρίς να δημιουργείτε ακαταστασία. Εάν επιμένετε να έχετε τόσο παλιά όσο και νέα αντικείμενα στη συσκευή σας, δεν θα έχετε χώρο αναπνοής.

4. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας

Η διαχείριση του ψηφιακού σας χώρου συνεπάγεται την απαλλαγή από άσχετα αρχεία ή έγγραφα. Υπό το πρίσμα αυτό, μπορείτε να αποφασίσετε να μορφοποιήσετε ή να διαγράψετε αρχεία στη συσκευή σας ανά πάσα στιγμή. Κινδυνεύετε να χάσετε σημαντικές πληροφορίες εάν δεν έχετε ήδη δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας είναι επίσης χρήσιμη εάν χάσετε τη συσκευή σας. Γίνεται ακόμη πιο πολύτιμο με το cloud backup, καθώς μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας εξ αποστάσεως ανά πάσα στιγμή.

5. Διατηρήστε τα Εισερχόμενά σας καθαρά

Με πολλά μηνύματα που έρχονται στα εισερχόμενά σας, είναι εύκολο να γεμίσει. Διαβάστε τα σημαντικά μηνύματα και διαγράψτε τα εάν δεν είναι πλέον χρήσιμα για την υποδοχή νέων μηνυμάτων.

Το Gmail έχει διευκολύνει τη διαχείριση των εισερχομένων για τους χρήστες του με τις πρόσφατες ενημερώσεις του. Μπορείτε να κάνετε σίγαση ή παύση μηνυμάτων και email για να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής.

Τα καθαρά εισερχόμενα βελτιώνουν το ποσοστό απόκρισής σας. Σας βοηθά να βλέπετε καθαρά τις διάφορες κατηγορίες μηνυμάτων. Μπορείτε να διαβάσετε τα μη αναγνωσμένα μηνύματα και να απαντήσετε σε αυτά στα οποία δεν έχετε απαντήσει.

Εργαστείτε με ευκολία σε έναν οργανωμένο ψηφιακό χώρο

Περνάτε πολύ περισσότερο χρόνο στον ψηφιακό σας χώρο από όσο φαντάζεστε. Περνάνε μερικές ώρες και είσαι ακόμα στην ίδια δουλειά. Η ακαταστασία στο χώρο σας συμβάλλει στον παρατεταμένο χρόνο. Τα δευτερόλεπτα που δαπανώνται για την πλοήγηση μεταξύ φακέλων, αρχείων και καρτελών ανέρχονται σε μεγάλο χρονικό διάστημα όταν συνδυάζονται.

Δεν χρειάζεται να ψάξετε πολύ μακριά για να δείτε τα οφέλη της αποτελεσματικής διαχείρισης του ψηφιακού σας χώρου. Δοκιμάστε το μόνοι σας. Διατηρήστε τον ψηφιακό σας χώρο καθαρό καθώς εργάζεστε στη συσκευή σας και θα δείτε τη διαφορά. Όχι μόνο θα εργάζεστε πιο γρήγορα, αλλά θα είστε και πιο άνετα.

Η επιφάνεια εργασίας σας είναι γεμάτη; Τι λέει αυτό για την προσωπικότητά σας

Μια ακατάστατη επιφάνεια εργασίας μπορεί να πει πολλά για την προσωπικότητά σας. Μάθετε τι τύπος ανθρώπου είστε και αν είναι καλό για εσάς!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα