Πώς να δημιουργήσετε έναν πόρο κοινής χρήσης ιδεών στην εργασία

Έρευνες έχουν δείξει επανειλημμένα ότι δύο από τους κύριους λόγους για τους οποίους οι εργαζόμενοι εγκαταλείπουν τη δουλειά τους είναι η έλλειψη αναγνώρισης από το αφεντικό τους και η έλλειψη αρκετή επικοινωνία. Για να επιλυθεί αυτό, η συνεργασία είναι το κλειδί.

Η ύπαρξη ενός αποτελεσματικού πόρου ανταλλαγής ιδεών στο χώρο εργασίας σας μπορεί να βελτιώσει τη δέσμευση των εργαζομένων και να ανοίξει το έδαφος στην καινοτομία. Εδώ εξετάζουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό το είδος πόρων και πώς να το κάνετε να λειτουργήσει στην πράξη.

Γιατί πρέπει να δημιουργήσετε έναν πόρο κοινής χρήσης ιδεών

Είτε είστε διευθυντής είτε όχι, η ύπαρξη ενός συγκεντρωτικού χώρου χωρίς κρίση για την προώθηση της ανταλλαγής ιδεών σημαίνει ότι οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να συνεισφέρουν. Είναι επίσης χρήσιμο για το προσωπικό να γνωρίζει ότι είναι ευπρόσδεκτο να κάνει προτάσεις και ενθαρρύνεται.

Με πολλούς τρόπους, ένας πόρος κοινής χρήσης ιδεών που χρησιμοποιείται καλά έχει πολλά οφέλη, όπως:

• Είναι εύκολο στη χρήση και διαχρονικό.
instagram viewer
• Βοηθά τους πιο ήσυχους συναδέλφους να κάνουν προτάσεις εκτός των συναντήσεων της ομάδας.
• Ο καθένας μπορεί να προσθέσει σε αυτό, ανεξάρτητα από τους χρόνους βάρδιας.
• Μπορείτε να το κάνετε ανώνυμο.
• Παρέχει μια ιστορική καταγραφή πραγμάτων που έχουν ήδη προβληθεί.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία για τη δημιουργία πινάκων Vision

Ωστόσο, για να λειτουργήσει αυτό, χρειάζεται καλή διαχείριση του πόρου. Αυτό περιλαμβάνει την αντιμετώπιση των ιδεών των ανθρώπων, τη συγκέντρωση των πληροφοριών και τη δράση τους όπου χρειάζεται. Οι εργαζόμενοι θα προλάβουν γρήγορα εάν αντιμετωπιστεί ως άσκηση και οι συνεισφορές όλων καταρριφθούν ή αγνοηθούν.

Αν γίνει σωστά, θα έχετε μια διαδραστική τράπεζα ιδεών και σχολίων που μπορείτε να αξιοποιήσετε για να κάνετε βελτιώσεις. Ομοίως, οι συνάδελφοί σας θα αισθάνονται ότι ακούγονται και μπορεί να βελτιώσουν την εμπιστοσύνη της ομάδας στο ρόλο τους.

Εφαρμογές ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για ευκολία στη χρήση

Ένας από τους απλούστερους τρόπους για να δημιουργήσετε έναν πόρο κοινής χρήσης ιδεών είναι να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές ή υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων. Όλοι πιθανότατα χρησιμοποιούν ήδη μία από αυτές τις εφαρμογές στην εργασία τους, επομένως έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι είναι έτοιμος για χρήση.

Μερικά καλά παραδείγματα εφαρμογών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιλαμβάνουν Χαλαρότητα και Ομάδες της Microsoft. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποκλειστικό κανάλι που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για κοινή χρήση ιδεών και να προσκαλέσετε την ομάδα σας σε αυτό.

Επειδή και οι δύο αυτές εφαρμογές σάς επιτρέπουν να ανεβάσετε και να καρφιτσώσετε αρχεία στο κανάλι, μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε ένα υπολογιστικό φύλλο για να συλλέξετε τις πληροφορίες και να τις διαχειριστείτε επίσημα. Επιπλέον, καθώς η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων γίνεται σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να τα κάνετε διαδραστικά παρουσιάζοντας θέματα και ξεκινώντας συζητήσεις.

Σχετίζεται με: Συμβουλές παραγωγικότητας για εργασία σε χαλαρή κατάσταση

Η χρήση αυτής της προσέγγισης συνήθως ταιριάζει καλύτερα σε μικρότερες ομάδες που εργάζονται όλες ταυτόχρονα, για παράδειγμα, μια τυπική εργασία εννέα έως πέντε. Αυτό οφείλεται καθαρά στο πώς λειτουργεί η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και μπορεί να είναι ιδανική σε αυτό το σενάριο.

Τα μειονεκτήματα της χρήσης αυτής της μεθόδου, ωστόσο, είναι:

• Μπορεί γρήγορα να γίνει μη διαχειρίσιμο εάν χρησιμοποιείται συχνά.
• Θα χρειαστεί να ψάξετε σε πολλά κείμενα για ιδέες.
• Τα ονόματα χρήστη όλων είναι γενικά ορατά, επομένως δεν είναι ανώνυμα.
• Δεν μπορείς να το μετριάσεις εύκολα.
• Το προσωπικό μπορεί να αισθάνεται πίεση να συνεισφέρει και μπορεί να αισθάνεται ότι έχει απομείνει αν δεν συμμετάσχει.

Δημιουργήστε έναν πίνακα ψηφιακών ιδεών

Ένας ψηφιακός πίνακας παρέχει έναν διαδικτυακό χώρο στον οποίο όλοι οι συνάδελφοί σας μπορούν να παρατηρήσουν και να τον προσθέσουν στον δικό τους χρόνο. Σκεφτείτε το ως έναν πίνακα ανακοινώσεων που ο καθένας μπορεί να δει όποτε περνάει.

Μια εξαιρετική εφαρμογή για αυτό είναι Padlet, καθώς παρέχει πολλά πρότυπα από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε για να ξεκινήσετε τον πίνακα κοινής χρήσης ιδεών. Το Padlet είναι απίστευτα φιλικό προς το χρήστη και είναι συμβατό με σχεδόν οποιονδήποτε τύπο αρχείου. Αυτό είναι επωφελές εάν οι άνθρωποι θέλουν να παρέχουν εικόνες ή έγγραφα στις θέσεις τους ή εάν θέλουν να χρησιμοποιήσουν φωνητικές σημειώσεις.

Με έναν δωρεάν λογαριασμό, απλώς δημιουργήστε το Padlet (σανίδα), δώστε του έναν τίτλο και προσθέστε μια περιγραφή και είναι έτοιμο. Για να το μοιραστείτε, κάντε κλικ στο Μερίδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο στο πρόχειρο και στείλτε το στην ομάδα σας. Μπορείτε να παίξετε στις ρυθμίσεις για να κάνετε τις συνεισφορές ανώνυμες και να αποφασίσετε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί τον πίνακα.

Σχετίζεται με: Πώς το Padlet μπορεί να κάνει ευκολότερο τον προγραμματισμό και τη συνεργασία

Όταν ένας υπάλληλος θέλει να προσθέσει την ιδέα του σε αυτήν, πρέπει απλώς να κάνει κλικ στο Συν σημάδι, το οποίο θα δημιουργήσει μια νέα καρφίτσα στον πίνακα στην οποία μπορούν να πληκτρολογήσουν και να κάνουν κλικ Δημοσιεύω. Το Padlet επιτρέπει επίσης σε άλλους να σχολιάζουν κάθε καρφίτσα και να επισημαίνουν τα αγαπημένα τους, εάν θέλετε να προσθέσετε αυτήν τη δυνατότητα. Οι πληροφορίες θα προστεθούν σε πραγματικό χρόνο και μπορείτε να τις κανονίσετε ανάλογα με τις προτιμήσεις σας.

Ωστόσο, μπορεί να δημιουργήσει ορισμένα ζητήματα, όπως:

• Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες προσθέτουν σελιδοδείκτες στον ιστότοπο ή κάνουν λήψη της εφαρμογής για συνεχή χρήση.
• Η χρήση του με μικρότερες ομάδες μπορεί να σημαίνει ότι φαίνεται αραιό.
• Μπορεί να αισθάνεται απρόσωπο και να του λείπουν στοιχεία συζήτησης.

Χρησιμοποιήστε τα Αρχεία Google για οργανωμένη κοινή χρήση ιδεών

Εάν θέλετε η ομάδα σας να μοιράζεται ιδέες, αλλά θέλετε επίσης να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνει όσο το δυνατόν πιο οργανωμένη, μην ψάξετε πέρα ​​από τα Έγγραφα και τα Φύλλα Google. Ανάλογα με το αν προτιμάτε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα έγγραφο word, μπορεί να φαίνεται λίγο διαφορετικό, αλλά μπορείτε να το δομήσετε όπως ακριβώς θέλετε.

Τα αρχεία Google προσφέρουν δυνατότητες κοινής χρήσης που είναι ασυναγώνιστες από άλλες και επιτρέπουν στους χρήστες να κάνουν αλλαγές ταυτόχρονα με κάποιον άλλο. Αυτό σημαίνει ότι το Φύλλο ή το Έγγραφο Google είναι πάντα ανοιχτό για επιχειρήσεις και οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν αν θα παραμείνουν ανώνυμοι ή αν θα συμπεριλάβουν το όνομά τους.

Σχετίζεται με: Δημιουργήστε και προσαρμόστε ένα γράφημα πίτας στα Φύλλα Google

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της χρήσης αυτού του μέσου είναι ότι μπορείτε να ελέγξετε ποιες πληροφορίες προστίθενται χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες κεφαλίδες και αναπτυσσόμενες λίστες. Για παράδειγμα, στα Φύλλα Google, οι κεφαλίδες του πίνακα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ονομα
• Περιοχή προτάσεων (αυτό μπορεί να έχει αναπτυσσόμενο μενού με περιοχές εξυπηρέτησης).
• Ποια είναι η ιδέα ή η πρότασή σας;
• Αιτία για την ιδέα ή την πρότασή σας.
• Απάντηση από τη διοίκηση.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πόρο κοινής χρήσης ιδεών για να συλλέξετε δεδομένα, να δημιουργήσετε αναφορές και να κρατήσετε όλους ενήμερους για την πρόοδο της ιδέας τους.

Τα μειονεκτήματα της χρήσης αρχείων Google ως πηγή ιδεών είναι:

• Τα υπολογιστικά φύλλα και τα έγγραφα μπορεί να αισθάνονται μονότονα και σαν «άλλη μια ευθύνη» για το προσωπικό.
• Έχει περιορισμένες δυνατότητες συζήτησης.
• Έχει ως αποτέλεσμα μια προσέγγιση από πάνω προς τα κάτω για την καινοτομία.
• Το προσωπικό θα πρέπει να το προσθέσει σελιδοδείκτη και να θυμηθεί να το χρησιμοποιήσει.

Η κοινή χρήση ιδεών έγινε εύκολη

Με τις παραπάνω προτάσεις για το πώς να δημιουργήσετε έναν πόρο για την ανταλλαγή ιδεών μεταξύ των συναδέλφων, θα χρειαστεί να αποφασίσετε ποια προσέγγιση ταιριάζει στις ανάγκες της ομάδας σας. Μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε δύο από τις μεθόδους που αναφέρονται. Το σημαντικό είναι ότι θα πρέπει να αισθάνεται σαν μια αξιόλογη προσπάθεια.

Μπορεί να μεγιστοποιήσει το ενδιαφέρον του προσωπικού για την ανάπτυξη της εταιρείας και θα έχετε μια πληθώρα γνώσεων για το πώς μπορούν να βελτιωθούν τα πράγματα. Η ομάδα σας είναι ο μεγαλύτερος πόρος σας, γι' αυτό βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τις γνώσεις και την εμπειρία της παρέχοντάς τους έναν χώρο για να τις μοιραστούν.

6 κακές συνήθειες εργασίας από απόσταση που καταστρέφουν την παραγωγικότητά σας και πώς να τις διορθώσετε

Οι καθημερινές σας συνήθειες έχουν τεράστια επίδραση στην εργάσιμη ημέρα σας. Ακολουθούν μερικές απομακρυσμένες συνήθειες που καταστρέφουν την παραγωγικότητά σας και πώς να τις διορθώσετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα