Πώς να γράψετε μια πρόταση έργου

Μπορεί να είστε ένας υπάλληλος που θέλει η διοίκηση να ενεργήσει σύμφωνα με τις ιδέες σας, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που προσπαθεί να βοηθήσει τον πελάτη σας με συγκεκριμένους τρόπους ή μια startup πρόθυμη να συγκεντρώσει χρήματα από επενδυτές.

Ένα πράγμα που πρέπει να κάνετε στη διαδικασία είναι να γράψετε μια πρόταση έργου για να εγκριθείτε για καλύτερο σκοπό. Έτσι αποκτάτε τους απαραίτητους πόρους, τα εργαλεία ή τον προϋπολογισμό για να μετατρέψετε την ιδέα σας σε κάτι αξιοσημείωτο.

Λοιπόν, ας καταλάβουμε πώς να γράψουμε μια πρόταση έργου που αρέσει και εγκρίνεται στους λήπτες αποφάσεων.

Ποια είναι η ιδανική μορφή μιας πρότασης έργου;

Πριν ξεκινήσουμε τη σύνταξη μιας πρότασης έργου, ας ρίξουμε πρώτα λίγο φως στον ορισμό της.

Ένα έγγραφο που χρησιμοποιείτε για να προτείνετε ένα έργο και να εξηγήσετε τον στόχο, τα αποτελέσματά του και το βήμα προς βήμα σχέδιο για την επίτευξη αυτού του στόχου ονομάζεται πρόταση έργου.

Ακολουθεί η μορφή της πρότασης έργου που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την υποβολή της σε ανώτερες αρχές.

1. Σκέπασμα

Το πρώτο πράγμα που χρειάζεστε είναι ένα εξώφυλλο για να γράψετε τον τίτλο του έργου σας. Ακολουθείται από τον πίνακα περιεχομένων στην επόμενη σελίδα για να διευκολυνθεί η σάρωση του εγγράφου.

2. Περίληψη των κυριότερων σημείων

Το δεύτερο πράγμα στην πρόταση του έργου σας θα πρέπει να είναι η εκτελεστική περίληψη. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε τα πιο σημαντικά σημεία που η διοίκηση θα ήθελε να γνωρίζει για το έργο σας. Για παράδειγμα:

• Το πρόβλημα που θα λύσετε.
• Η προτεινόμενη λύση σε αυτό το πρόβλημα.
• Το περίγραμμα του σχεδίου σας.
• Το αποτέλεσμα αυτού του έργου.

Στη συνέχεια, ολοκληρώστε τα πάντα σε ένα συμπέρασμα στο τέλος της περίληψής σας.

3. Περιγραφή Έργου

Αυτό θα είναι το μεγαλύτερο τμήμα της πρότασης έργου σας, όπου θα συζητήσετε τα πάντα.

Ιστορικό: Σε αυτήν την ενότητα, μιλάτε για τα έργα που έχετε κάνει στο παρελθόν, τα αποτελέσματα που έχετε επιτύχει και γιατί είστε το κατάλληλο άτομο ή ομάδα για να εργαστείτε σε αυτό το έργο. Για να τονίσετε την άποψή σας, μπορείτε να προσθέσετε πώς μπορείτε κάνουν το έργο επιτυχία με βάση τα μαθήματα που έχετε πάρει από τις προηγούμενες εργασίες που έχετε εργαστεί.

Σχέδιο Εργασίας Έργου: Εδώ, μπορείτε να περιγράψετε τη διαδικασία βήμα προς βήμα για το πώς σκοπεύετε να επιλύσετε το συγκεκριμένο πρόβλημα που αντιμετωπίζετε.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες συμβουλές για να κάνετε τις αναφορές του έργου σας να ξεχωρίζουν

Απαιτήσεις έργου: Σε αυτήν την ενότητα, περιγράφετε τον προϋπολογισμό, τους πόρους ή τα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να ολοκληρώσετε το έργο. Εάν είναι δυνατόν, μπορείτε επίσης να περιγράψετε πού θα πάνε τα χρήματα ή ποιους πόρους ή εργαλεία θα χρειαστείτε για ποια εργασία.

Εξουσιοδότηση/Παρακολούθηση Έργου: Αυτό είναι το μέρος όπου περιγράφετε ποιοι θα είναι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων για το έργο και πώς ο οργανισμός ή η ομάδα σας θα παρακολουθεί τα πάντα.

4. Συνημμένα

Τέλος, αυτό είναι το μέρος για να συμπεριλάβετε το επιπλέον υλικό που δεν περιλαμβάνεται στην πρόταση. Αυτά μπορεί να είναι σημαντικά δεδομένα ή άλλες λεπτομέρειες που μπορεί να χρησιμοποιήσει η διοίκηση για να μάθει περισσότερα για το έργο σας και τις απαιτήσεις του.

Πώς να γράψετε μια καλή πρόταση έργου

Όσο σημαντικό είναι να γνωρίζουμε πώς να κάνετε μια πρόταση στη σωστή μορφή με σωστές πληροφορίες, πρέπει επίσης να είναι πειστική για να εγκριθεί. Λοιπόν, εδώ είναι μερικά σημεία που πρέπει να εξετάσετε για να ξεκινήσετε με την πρόταση έργου σας.

• Πριν γράψετε οτιδήποτε, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε το κοινό σας. Μάθετε με ποιους όρους έχουν απήχηση, ποιος τύπος τόνου θα ήταν καλύτερος για αυτούς και, στη συνέχεια, γράψτε τα πράγματα ανάλογα.
• Επικεντρωθείτε στην παράδοση. Φροντίστε να μεταφέρετε τα πάντα πειστικά με σαφήνεια και απλότητα.
• Για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση, αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε τη δημιουργικότητά σας στη μορφή. Αντίθετα, ακολουθήστε τη συμβατική μέθοδο. Αν και, αν η διοίκηση σας έχει ήδη δώσει μια μορφή, βεβαιωθείτε ότι την ακολουθείτε αυστηρά.
• Τελικά, επεξεργαστείτε και διορθώστε την πρόταση του έργου σας για να αποτρέψει τυχόν τυπογραφικά ή γραμματικά λάθη.

Ποια είναι τα επτά μέρη σε μια πρόταση έργου;

Τώρα που συζητήσαμε ποια μορφή πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη σύνταξη της πρότασης έργου σας και διάφορους τρόπους για να την κάνετε πειστική. Ας καταλάβουμε ποια μέρη πρέπει να συμπεριλάβετε στην πρόταση έργου σας.

1. Πρόβλημα

Σε αυτήν την ενότητα, περιγράφετε το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε ή τον σκοπό της πρότασης έργου σας.

Αν και, όταν το γράφετε, να έχετε κατά νου ότι τα άτομα με τα οποία απευθύνεστε είναι απασχολημένα. Επομένως, φροντίστε να παρουσιάσετε τα πάντα με σαφήνεια, συνοπτικά και βασισμένα σε στέρεα στοιχεία. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε να προσθέσετε τις απόψεις σας και να αυξήσετε το μήκος της ενότητας.

2. Λύση

Στην ενότητα λύση, αντί να δηλώνετε το προφανές, κάντε το να ξεχωρίζει λέγοντας ακριβώς πώς θα αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα και γιατί θα πετύχετε.

Για να το κάνετε πιο αποτελεσματικό, εστιάστε στην άποψη των υπευθύνων λήψης αποφάσεων (ή των αναγνωστών σας). Σκέψου τι πρέπει να σκέφτονται ενώ το διαβάζουν, τι μπορεί να θέλουν να μάθουν στη συνέχεια ή ποια ερώτηση μπορεί να θέσουν αφού διαβάσουν αυτήν τη λεπτομέρεια ή εκείνο το σημείο. Στη συνέχεια, μπορείτε να το γράψετε περαιτέρω με βάση αυτά που μαθαίνετε.

Επιπλέον, υποστηρίξτε τα πάντα με γεγονότα και έρευνα.

3. Στόχοι

Όταν αντιμετωπίζετε ένα πρόβλημα ή ανυπομονείτε να επιτύχετε συγκεκριμένα αποτελέσματα, διασφαλίζετε την επιτυχία θέτοντας τους στόχους. Και αυτό θα κάνετε σε αυτήν την ενότητα—θέστε στόχους SMART (Συγκεκριμένους, Μετρήσιμους, Εφικτούς, Ρεαλιστικούς και Έγκαιρους).

Θυμηθείτε, οι στόχοι σας πρέπει να τονίζουν την ποιότητα της πρότασής σας. Σε τελική ανάλυση, είναι ένας τρόπος να πείσετε τη διοίκησή σας ότι αυτό είναι εφικτό και μπορεί να λύσει το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε.

4. Παραδοτέα

Τα παραδοτέα είναι κριτήρια επιτυχίας, τα οποία περιγράφουν στη διοίκηση τι θα επιτευχθεί με αυτό το έργο και πώς θα είναι επιτυχές. Φροντίστε να τα κάνετε επίσης έγκαιρα, όπως και οι στόχοι σας. Για παράδειγμα, X% περισσότερες πωλήσεις αυτές τις γιορτές.

5. Σχέδιο και Στρατηγικές

Στη συνέχεια, περιγράφετε την προσέγγιση που θα ακολουθήσετε για να επιτύχετε τους στόχους και να επιτύχετε αυτά τα παραδοτέα. Συμπεριλάβετε μια διαδικασία βήμα προς βήμα και συζητήστε λεπτομερώς τις στρατηγικές που θα εφαρμόσετε εδώ.

Επιπλέον, δείξτε γιατί αυτή η προσέγγιση θα είναι σχετική και αποτελεσματική.

6. Προϋπολογισμός Έργου

Περιγράψτε το κόστος ολόκληρου του έργου. Πόση χρηματοδότηση θα χρειαστείτε, τι πόρους και εργαλεία θα χρειαστείτε; Φροντίστε να συζητήσετε όλες τις λεπτομέρειες.

7. συμπέρασμα

Τέλος, ολοκληρώστε τα πάντα—το πρόβλημα, τη λύση, τις ιδέες σας, τα οφέλη του έργου και οτιδήποτε άλλο σε αυτήν την ενότητα. Φροντίστε να τονίσετε τα γεγονότα για να εγκριθεί η πρόταση του έργου σας.

Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι προτάσεων έργων;

Επισήμως ζητήθηκε

Όταν ο πελάτης σας υποβάλλει γραπτό ή επίσημο αίτημα για ένα έργο, υποβάλλετε μια επίσημα ζητηθείσα πρόταση. Αυτή η πρόταση είναι η πιο εύκολη στη σύνταξη, καθώς γνωρίζετε ακριβώς τι αναζητά ο υποψήφιος στο έργο, τι να συμπεριλάβει και ποια μορφή να ακολουθήσει.

Ανεπίσημα ζητηθεί

Αυτή η πρόταση έργου είναι συγκριτικά δύσκολη, καθώς σε αντίθεση με την προηγούμενη, το αίτημα που υποβάλλεται εδώ είναι προφορικό ή αναγκαστικά άτυπο. Δεν έχετε διευκρινίσεις σχετικά με το τι θα παραδώσετε, επομένως ίσως χρειαστεί να κάνετε κάποια έρευνα.

Αυτόκλητος

Αυτές οι προτάσεις έργων είναι οι πιο δύσκολο να γραφτούν. Μοιάζουν με κρύα ρίψεις. Τα υποβάλλετε όταν βρείτε έναν πελάτη που μπορεί να χρειάζεται να λυθεί κάποιο πρόβλημα.

Εάν εργάζεστε σε αυτό το είδος πρότασης έργου, έχετε πολλή έρευνα και πειστική να κάνετε.

Συνέχιση

Οι προτάσεις συνέχισης έργων συντάσσονται ως ενημέρωση του ήδη εγκεκριμένου έργου. Εδώ αναφέρετε τα βήματα, τον προϋπολογισμό και κάθε απαίτηση και ζητάτε να εγκρίνουν τη συνέχιση του σχεδίου.

Εάν ο πελάτης σας χρειάζεται μεγάλες αλλαγές στο έργο, αυτή είναι η στιγμή που θα κάνει αυτό το αίτημα.

Συμπληρωματικός

Εάν εργάζεστε σε ένα έργο και ανακαλύψετε ότι μπορεί να χρειαστείτε περισσότερους πόρους από αυτούς που υπολογίσατε, γράφετε και υποβάλλετε μια συμπληρωματική πρόταση έργου. Περιλαμβάνει το αίτημα για πρόσθετους πόρους, εξηγώντας ακριβώς γιατί τους χρειάζεστε και πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε το έργο.

Ανανέωση

Εάν έχετε ολοκληρώσει κάποια έργα με επιτυχία για έναν πελάτη και τώρα θέλετε περισσότερη υποστήριξη για να τα συνεχίσετε, γράφετε μια πρόταση ανανέωσης έργου.

Η πρόταση έργου έγινε πιο εύκολη

Η σύνταξη μιας πρότασης έργου μπορεί να φαίνεται σαν μια εκφοβιστική εργασία, αλλά αν έχετε τις σωστές πληροφορίες, γίνεται πιο εύκολο να ξεκινήσετε.

Και τώρα που ξέρετε πώς να γράψετε μια πρόταση με τη σωστή μορφή, συμπεριλήψεις και ποιότητα για να λάβετε έγκριση, είστε έτοιμοι! Προχωρήστε και γράψτε την πρώτη σας πρόταση έργου.

Οι 8 καλύτεροι τύποι αναφορών διαχείρισης έργου που πρέπει να γνωρίζετε

Είτε είστε διαχειριστής έργου είτε μέλος μιας ομάδας διαχείρισης έργου, πρέπει να γνωρίζετε τους πιο συνηθισμένους τύπους αναφορών. Εδώ είναι μερικά από αυτά!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα