Προετοιμασία 1 Μην προγραμματίζετε ποτέ μια συνάντηση χωρίς σκοπό. Εάν μπορείτε να πετύχετε αυτό που χρειάζεστε με ένα email ή ένα σημείωμα, είναι καλύτερα να εξοικονομήσετε λίγο χρόνο στον εαυτό σας και στους συναδέλφους σας. 2 Ξεκινήστε με ένα σημαντικό στοιχείο δράσης, τον απώτερο σκοπό της συνάντησης. Ποιος είναι ο στόχος ή το επιθυμητό αποτέλεσμα; Γιατί συγκαλείτε; Οτι χρειάζεται να γίνει? 3 Αφού καταγράψετε τον στόχο της συνάντησης, σκεφτείτε λίγο τον τύπο της συνάντησης που θα ήταν καλύτερος—ένας προς έναν; Μια συνεδρία μεταξύ δύο μικρών ομάδων; Ή απλά εσείς, ο αρχηγός, μιλάτε σε μερικούς βασικούς παίκτες για το σχέδιο παιχνιδιού σας; 4 Μόλις αποφασίσετε για την κύρια εστίασή σας, περιγράψτε όλα όσα πρέπει να συμβούν για να υποστηρίξετε αυτό το αποτέλεσμα. Απλοποιήστε το σχέδιο ως σύνολο σε μικρότερα στοιχεία δράσης. όλα συγκεκριμένα, απτά και μπορούν να αποδοθούν σε μια κοόρτη. 5 Πολλά γραφεία είναι ήδη ενσωματωμένα με απομακρυσμένη εργασία και χρησιμοποιούν κοινές εφαρμογές εικονικών συσκέψεων όπως το Zoom, το Skype ή το Google Meet. Εάν εσείς ή η εταιρεία σας είστε νέοι στον κόσμο των απομακρυσμένων χώρων συσκέψεων, κάντε λίγη έρευνα και επιλέξτε την καλύτερη εφαρμογή εικονικών συσκέψεων για τις ανάγκες σας. 6 Αποφασίστε πόσο θα διαρκέσει η συνάντησή σας. Κατά γενικό κανόνα, η συνάντησή σας δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από μία ώρα. Δημιουργήστε ένα απλό χρονοδιάγραμμα για τη διάρκεια της συνάντησής σας, μοιράζοντας τον συνολικό σας χρόνο που διατίθεται σε ξεχωριστά, καθορισμένα τμήματα, το καθένα αφιερωμένο σε κάτι συγκεκριμένο. 7 Στην περίπτωση μιας συνάντησης που πραγματικά χρειάζεται να διαρκέσει περισσότερο από μία ώρα, ένα σύντομο διάλειμμα στη μέση μπορεί να είναι κατάλληλο. Προγραμματίστε πέντε λεπτά, εάν πρόκειται να είναι μεγάλης διάρκειας. 8 Εάν το γραφείο ή ο χώρος εργασίας σας δεν είναι ακόμη εξοπλισμένος για μια εικονική συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι τα πράγματα είναι σε σχήμα πλοίου πριν από την ημέρα της συνάντησής σας. Ένα ελαφρύ, ουδέτερο φόντο και μια ισχυρή πηγή φωτισμού δημιουργούν μια επαγγελματική μικρογραφία. 9 Ετοιμάστε ένα φύλλο ημερήσιας διάταξης εκ των προτέρων για να το αναφέρουν οι παρευρισκόμενοι καθώς διεξάγετε την εικονική σας συνάντηση. Αυτό το φύλλο θα τους βοηθήσει να μείνουν μαζί σας καθώς μιλάτε. θα σας βοηθήσει επίσης να ξεκαθαρίσετε το όραμά σας για τη συνάντηση και να οργανώσετε τις σκέψεις σας. 10 Μια επίσημη παρουσίαση διαφανειών ή PowerPoint μπορεί επίσης να εξοικονομήσει χρόνο, ειδικά εάν έχετε πολλά στοιχεία, στατιστικά ή αριθμούς για να μοιραστείτε μέσα σε αυτό το περιορισμένο χρονικό πλαίσιο. 11 Εάν ένας πόρος μπορεί να κοινοποιηθεί ψηφιακά, είναι πάντα πιο γρήγορο να παρέχετε μια λίστα με υπερσυνδέσμους, τεκμηρίωση και αναφορές για την ομάδα σας από ό, τι θα ήταν να τους διδάξετε όλα όσα θα πρέπει να γνωρίζουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης εαυτό. Εάν απαιτείται μια πιο εμπεριστατωμένη προπόνηση, θα πρέπει να προγραμματιστεί χωριστά και σε ομάδες, εάν είναι δυνατόν. 12 Προσδιορίστε τυχόν εμπόδια και άγνωστα που εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε μόνοι σας. Αν χρειαστεί, προγραμματίστε λίγο χρόνο για μια ανοιχτή συζήτηση. Προγραμματίστε μερικές διαφορετικές δυνατότητες για να στοχεύσετε εάν ο δρόμος μπροστά δεν είναι ξεκάθαρος. 13 Δώστε στον εαυτό σας μια λίστα ελέγχου για να ανατρέξετε μόλις δώσετε το άρθρο σας. Αυτή θα πρέπει να είναι μια λίστα με όλα όσα πρέπει να μεταφέρετε στην ομάδα σας, καθώς και τα στοιχεία δράσης σας και όλα όσα οδηγούν σε αυτά υλικοτεχνικά. Αυτή η διάταξη διασφαλίζει ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί αυτή τη στιγμή.
Προσκαλεί 14 Αξιολογήστε τη λίστα με τα στοιχεία δράσης σας και οραματιστείτε την ομάδα που πρέπει να δημιουργήσετε για να τα φροντίσετε αποτελεσματικά και αποδοτικά. Ποιος χρειάζεται να παρευρεθεί; Ποιος είναι ο λόγος για τον οποίο περιλαμβάνεται κάθε συμμετέχων; 15 Προσκαλέστε μόνο αυτούς που χρειάζεστε. Αν και δεν θα πρέπει να αισθάνεστε περιορισμένοι σε έναν συγκεκριμένο αριθμό ή τον άλλο, αξίζει πάντα να διατηρείτε τη λίστα των καλεσμένων σας όσο το δυνατόν πιο σύντομη χωρίς να ξεχνάτε κανέναν σημαντικό. 16 Προσκαλέστε τη λίστα με τους συμμετέχοντες πολύ νωρίτερα, όποτε είναι δυνατόν. Οι συναντήσεις της τελευταίας στιγμής είναι καλές όταν είναι απαραίτητο ή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Ωστόσο, όταν σχεδιάζετε πιο περίπλοκα, οργανωμένα έργα, το μυαλό σας πρέπει να είναι πάντα μερικές εβδομάδες μπροστά. The Day-Of 17 Πριν ξεκινήσετε, καθαρίστε την περιοχή σας από πιθανούς περισπασμούς, ειδικά αν συντονίζεστε από το σπίτι. 18 Φάτε μεσημεριανό γεύμα ή ένα γρήγορο σνακ εκ των προτέρων και έχετε ένα ποτήρι νερό δίπλα σας. 19 Όπως και με κάθε άλλη επαγγελματική συνάντηση, η εμφάνισή σας πρέπει να είναι καλοσυντηρημένη και φιλική προς το γραφείο. 20 Ένας έλεγχος μικροφώνου, κάμερας και Wi-Fi πριν από τη συνάντησή σας είναι ένας τρόπος για να αποτρέψετε έναν ατυχή τεχνικό λόξυγγα κατά τη διάρκεια της εκπομπής. Εάν χρησιμοποιείτε φορητό υπολογιστή, βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι, αποξηραμένοι και έτοιμοι να βουτήξετε. 21 Η webcam σας πρέπει να σας συναντά στο επίπεδο των ματιών. Προσπαθήστε να πιέσετε το παράθυρο όσο το δυνατόν πιο κοντά στο μάτι της κάμερας web. Θέλετε να διατηρείτε τη ροή σας άνετη για να παρακολουθείτε όσους θα συναντήσετε. Η οπτική επαφή βοηθάει. 22 Εάν είστε νευρικοί ή δεν έχετε παρακολουθήσει ποτέ μια διαδικτυακή συνάντηση εξ αποστάσεως, εξασκηθείτε στην κάμερα προηγουμένως χωρίς να σας παρακολουθεί κανείς. Το χαμόγελό σας στην οθόνη πιθανότατα θα φαίνεται και θα αισθάνεται πολύ διαφορετικό από το πραγματικό σας. Η συγκίνηση στην κάμερα είναι μια δεξιότητα, αλλά, μετά από μερικές εικονικές συναντήσεις, δεν θα χρειαστεί καν να το σκεφτείτε. 23 Σίγαση του τηλεφώνου σας. απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις της επιφάνειας εργασίας σας και οτιδήποτε άλλο μπορεί να κάνει θόρυβο κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Εάν είναι δυνατόν, κανονίστε λίγο χρόνο πριν από τη συνάντησή σας για να απαντήσετε στα μηνύματα της τελευταίας στιγμής ή να κάνετε check in με οτιδήποτε σημαντικό παρακολουθείτε ενεργά. 24 Θα πρέπει να έχετε στη διάθεσή σας μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων ή ένα χαρτί και ένα στυλό για γρήγορες σημειώσεις και εκκρεμότητες. Θα πρέπει να είστε παρόντες, να ασχολείστε και να ενδιαφέρεστε για όποιον μιλάει και ό, τι λέγεται. Στη διάρκεια 25 Εάν είστε ο διοργανωτής της συνάντησης, προχωρήστε γρήγορα. Ξεκινήστε αμέσως και με ακρίβεια και πείτε τι πρέπει να ειπωθεί πριν ακονίσετε το πρώτο σας στοιχείο δράσης. 26 Εάν χρειάζεται, ίσως χρειαστεί να αναθέσετε σε κάποιον να καταγράψει τα πρακτικά της συνάντησης. Ορισμένοι τύποι συνεργατικού λογισμικού θα μπορούν πραγματικά να το κάνουν αυτό για εσάς. Η τεκμηρίωση είναι ο γρηγορότερος τρόπος για να ενημερωθείτε γρήγορα για όσους δεν είναι παρόντες και κρατά όλους τους εμπλεκόμενους υπεύθυνους για το τι πραγματικά ειπώθηκε και κοινοποιήθηκε. Προσπαθήστε να μην το παραλείψετε, αν είναι δυνατόν. 27 Ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση της συνάντησης, οι εισαγωγές μπορεί να είναι ενδεδειγμένες. Προγραμματίστε ένα ειδικό χρονικό διάστημα για εισαγωγές στην αρχή της συνάντησής σας, εάν απαιτείται. 28 Η ανάθεση ρόλων σε κάθε στοιχείο ενέργειας θα είναι φυσικά ένα από τα πιο σημαντικά μέρη οποιασδήποτε εικονικής συνάντησης. Και πάλι, θα πρέπει να γνωρίζετε ήδη ποιοι είναι αυτοί οι ρόλοι και ποιος θα τους αναπληρώσει πριν ξεκινήσει η συνάντηση. 29 Καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα και κάντε το οπτικά, εάν είναι δυνατόν. Ενημερώστε όλους πότε θα αγγίξετε τη βάση στη συνέχεια. Ορίστε προθεσμίες έξυπνα. Ξεκινήστε αρκετά νωρίτερα, ώστε όλοι να έχουν περισσότερο από αρκετό χρόνο για να πετύχουν. 30 Ελαχιστοποιήστε την άσκοπη φλυαρία, ειδικά στην αρχή της συνάντησης. Μόλις αποκτήσετε κάποια δυναμική, συνήθως δεν θα χρειαστεί να συνεχίσετε τη μικροδιαχείριση. 31 Μια γρήγορη επανάληψη στο τέλος, ανασκόπηση κάθε ρόλου και στόχου, είναι ένας τρόπος για να ενισχυθεί το αποτέλεσμα της συνάντησης. 32 Πριν αναβληθεί η συνεδρίαση, βεβαιωθείτε ότι όλοι εγκαταλείπουν το τραπέζι με όλα όσα χρειάζονται για να προχωρήσουν. Ο καθένας πρέπει να γνωρίζει τον ρόλο του και τι θα περιμένει από αυτόν πριν υπογράψει. Λάβετε υπόψη μερικά λεπτά στο τέλος για να βάλετε ερωτήσεις και να καθαρίσετε τον αέρα από κάθε σύγχυση. 33 Εάν σας περισσεύει χρόνος στο πίσω μέρος και κανείς δεν λέει τίποτα, καλέστε το νωρίς. Επιβεβαιώστε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και προχωρήστε με την ημέρα. Μετά 34 Εάν σας έχει ανατεθεί ένα στοιχείο δράσης από τον εαυτό σας ή από έναν ανώτερο, μεταβείτε σε αυτό. Ξεκινήστε αμέσως να εργάζεστε σε στοιχεία βραχυπρόθεσμης δράσης. Ξεκινήστε να σχεδιάζετε για πράγματα πιο μακριά. 35 Εάν δεν έχετε ήδη ένα ημερολόγιο, ένα νέο ημερολόγιο ομάδας μπορεί να είναι ένας βολικός τρόπος για να προγραμματίσετε επόμενες συναντήσεις στο μέλλον. Αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν αυτή η ομάδα συνεργάζεται συχνά, τουλάχιστον στο άμεσο μέλλον. 36 Εάν ακολουθείτε οδηγίες ή παραγγελίες, παρακολουθήστε τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζετε ή ερωτήσεις που προκύπτουν. Οι μη επείγουσες έρευνες μπορούν γενικά να υποβιβαστούν σε μια λίστα στην οποία προσθέτετε καθώς προχωράτε. Φυσικά, εάν είστε πραγματικά κολλημένοι, θα πρέπει πάντα να απλώνετε αμέσως το χέρι σας για να σταθείτε ξανά στα πόδια σας. 37 Θυμηθείτε όλες τις «νίκες» σας, ακόμη και μικρά πράγματα, προτού ολοκληρώσετε πραγματικά το στοιχείο δράσης σας συνολικά. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και μπορεί να παρέχουν την απαραίτητη τόνωση του ηθικού σας σε στιγμές απογοήτευσης. 38 Καθώς εσείς και οι συνάδελφοί σας σημειώνετε πρόοδο, νέοι στόχοι και προκλήσεις θα προκύψουν από τον ορίζοντα. Οι ρόλοι θα εξελιχθούν και θα παρουσιαστούν νέοι στόχοι—για να διατηρηθούν τα πάντα μαζί σε πραγματικό χρόνο, μια ανοιχτή γραμμή επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας. Όταν ένα μέλος της ομάδας πετυχαίνει, θα πρέπει να γνωρίζει τι θα ακολουθήσει. Πάντα να δίνετε σε κάθε άτομο κάτι να κάνει και κάπου να πάει. Μελλοντικός 39 Παρακολουθήστε τα πάντα. Εάν ενορχηστρώνετε την προσπάθεια, επιστρέφετε όσο συχνά χρειάζεται, ειδικά αν φαίνεται ότι κάποιος δυσκολεύεται. 40 Σκεφτείτε τη συνάντηση στον δικό σας χρόνο. Τι πήγε καλά; Τι τραβήχτηκε; Σκεφτείτε τι λειτουργεί για εσάς και την ομάδα σας και τι όχι. Κάντε ό, τι μπορείτε στο μέλλον για να μην πέσετε στις ίδιες παγίδες.
5 εφαρμογές που εξοικονομούν χρόνο για καλύτερες συναντήσεις τόσο στο διαδίκτυο όσο και εκτός σύνδεσης
Είτε εικονικά είτε αυτοπροσώπως, ο χρόνος σας μπορεί να δαπανηθεί πιο αποτελεσματικά και παραγωγικά εάν χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία για την οργάνωση και τη διαχείριση συναντήσεων.
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για συμβουλές τεχνολογίας, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε