Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams, το OneDrive και το SharePoint μαζί για συλλογική εργασία

Μπορεί να δείτε μια αύξηση στον αριθμό των συνεργατικών εφαρμογών χώρου εργασίας πρόσφατα. Εάν έχετε ένα σχέδιο για το Microsoft 365, δεν χρειάζεστε επιπλέον εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι Microsoft Teams, OneDrive και SharePoint για εξαιρετικά παραγωγική και χωρίς περισπασμούς συλλογική εργασία στο σπίτι ή στο γραφείο.

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε πώς το Microsoft Teams, το OneDrive και το SharePoint μπορούν να σας βοηθήσουν με τη διαχείριση εργασιών/εγγράφων, την απομακρυσμένη συνεργασία και τις συνομιλίες.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Το Microsoft Teams παρατηρεί μια προσέγγιση 360 μοιρών για τη συνεργασία και την επικοινωνία. Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε απλά να φροντίσετε πολλές πτυχές του έργου απευθείας από τις Ομάδες. Μπορείτε να κάνετε συναντήσεις ομάδας, κλήσεις ένας προς έναν, ανταλλαγή μηνυμάτων, πρόσβαση σε αρχεία και να εργαστείτε για σφάλματα.

Τα ακόλουθα είναι τα ζωτικής σημασίας συλλογικά χαρακτηριστικά του Microsoft Teams που προσανατολίζονται στην εργασία και επιτρέπουν σε απομακρυσμένες και υβριδικές ομάδες να λειτουργούν με τις πλήρεις δυνατότητές τους:

1. Κλήσεις, συναντήσεις και μηνύματα

Το Microsoft Teams είναι μια ισχυρή εφαρμογή για κλήσεις και συσκέψεις ομάδας. Μπορείτε να προγραμματίσετε συσκέψεις στο Ημερολόγιο του Outlook για συναντήσεις ομάδας μιας συγκεκριμένης ομάδας ομάδας.

Κάθε μέλος θα λαμβάνει αυτόματες ειδοποιήσεις, έτσι ώστε κανείς να μην χάσει καμία σημαντική συνάντηση του έργου. Οι ομάδες επιτρέπουν επίσης στα μέλη της ομάδας από απομακρυσμένες τοποθεσίες να παρακολουθήσουν τη συνάντηση μέσω τηλεφωνικών κλήσεων.

Το Microsoft Teams ακολουθεί τη μορφή νήματος για ομαδικά κείμενα. Τραβήξτε την προσοχή των μελών της ομάδας προσθέτοντάς τους ετικέτες @ υπογράψετε κατά την αποστολή μηνυμάτων.

2. Κοινή χρήση οθόνης

Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων της ομάδας, κάντε κλικ στο Κοινή χρήση περιεχομένου κουμπί για κοινή χρήση διαφόρων στοιχείων του υπολογιστή σας. Το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να μοιράζεστε:

• Επιτραπέζιος υπολογιστής για απρόσκοπτη συνεργασία με πολλά παράθυρα, αναδυόμενα παράθυρα, ειδοποιήσεις και εφαρμογές.
• Ένα συγκεκριμένο παράθυρο όταν πρέπει να εστιάσετε σε ένα συγκεκριμένο περιεχόμενο και να διατηρήσετε ιδιωτική τη δραστηριότητα της επιφάνειας εργασίας.
• Παρουσιάσεις του PowerPoint. Το κοινό μπορεί να κινηθεί μέσα από τις διαφάνειες αν θέλει.
• Whiteboard της Microsoft για συλλογικό σχεδιασμό UI/UX, σχεδιασμό προϊόντων και πολλά άλλα.

3. Δημόσιες και Ιδιωτικές Ομάδες

Τα δημόσια κανάλια ομάδας σάς επιτρέπουν να συνεργάζεστε ελεύθερα με εξωτερικές επαφές. Για παράδειγμα, δημιουργήστε δημόσιες ομάδες για γραφίστες, προγραμματιστές εφαρμογών όταν συνεργάζεστε με τους προγραμματιστές του πελάτη.

Όταν εργάζεστε σε κάτι εκτός του έργου του πελάτη, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ιδιωτικό κανάλι ομάδας για τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία, να συζητήσετε ιδέες και να λάβετε αποφάσεις που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του πελάτη.

OneDrive για συλλογική εργασία

Το OneDrive είναι μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud της Microsoft με εξαιρετική ασφάλεια δεδομένων. Το εργαλείο διευκολύνει τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε αρχεία και έγγραφα έργου από οπουδήποτε.

Όταν δημιουργείτε μια ομάδα στο Microsoft Teams, το OneDrive γίνεται ο προεπιλεγμένος χώρος αποθήκευσης cloud. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες δυνατότητες για συλλογική εργασία εντός της ομάδας ή μεταξύ των ομάδων:

1. Αποθήκευση και συγχρονισμός αρχείων

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια κοινόχρηστη βιβλιοθήκη για κάθε έργο. Στη συνέχεια, προσθέστε τα μέλη της ομάδας που πρέπει να εργαστούν στο έργο. Τώρα, όλα τα μέλη μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που δημιουργείτε ή ανεβάζετε σε αυτήν τη βιβλιοθήκη.

Οι εφαρμογές του OneDrive συγχρονίζουν τη συσκευή σας με την πλατφόρμα cloud και αποθηκεύουν αυτόματα το πιο πρόσφατο αρχείο στην τοπική μονάδα δίσκου. Επομένως, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να εργαστείτε σε έγγραφα έργου, ακόμη κι αν το Διαδίκτυο δεν είναι διαθέσιμο για λίγο. Ωστόσο, οποιαδήποτε συνεργασία σε πραγματικό χρόνο δεν θα είναι διαθέσιμη όταν η συσκευή σας είναι εκτός σύνδεσης.

2. Έλεγχος κοινής χρήσης και πρόσβασης

Έχετε τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων σας. Αν δεν μοιραστείτε οποιοδήποτε αρχείο σε οποιαδήποτε ομάδα του Microsoft Teams ή κοινόχρηστη βιβλιοθήκη του OneDrive, το αρχείο σας είναι εντελώς ιδιωτικό. Εάν χρειάζεται να μοιραστείτε κάποιο αρχείο επειγόντως, απλώς σύρετε και αποθέστε το αρχείο σε μια κοινόχρηστη βιβλιοθήκη ή ομάδα ομάδων.

Μπορείτε να ορίσετε διάφορα στοιχεία ελέγχου πρόσβασης για αρχεία και έγγραφα έργου. Ας θεωρήσουμε ότι εργάζεστε σε ένα ιστολόγιο για την επερχόμενη Ημέρα Ασφάλειας Υπολογιστών. Χρειάζεστε δημιουργική συμβολή από την ομάδα.

Μπορείτε να μοιραστείτε με μη αυτόματο τρόπο τον σύνδεσμο περιεχομένου με μερικά μέλη της ομάδας και να μην τον μοιραστείτε άσκοπα με ολόκληρη την ομάδα. Στη συνέχεια, μπορείτε να περιορίσετε τη λήψη περιεχομένου, να παρέχετε πρόσβαση μόνο για έλεγχο και ούτω καθεξής.

3. Προσθήκη ετικετών σε συνεργάτη

Οι συντάκτες περιεχομένου, οι εκδότες, οι διαχειριστές έργων μπορούν να μειώσουν τον φόρτο εργασίας τους εφαρμόζοντας την προσθήκη ετικετών σε έγγραφα. Εάν επεξεργάζεστε ένα πρόχειρο ιστολόγιο και χρειάζεται ο συγγραφέας να προσθέσει κάποια ιστορικά δεδομένα στο περιεχόμενο, μπορείτε απλώς να τα αναφέρετε στο έγγραφο χρησιμοποιώντας το @ σημάδι.

Ο συγγραφέας ή ο δημιουργός περιεχομένου θα λάβει ένα αυτόματο email με έναν σύνδεσμο προς το αρχείο και ένα σχόλιο. Δεν χρειάζεται να κυνηγήσετε τον δημιουργό περιεχομένου μέσω εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων ή φωνητικών κλήσεων. Αυτό εξοικονομεί πολύ χρόνο σε εσάς και την ομάδα σας.

4. Επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο

Μπορείτε να μειώσετε το χρόνο δημιουργίας και έγκρισης περιεχομένου μεταβαίνοντας σε επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο. Για έργα περιεχομένου μεγάλου όγκου, η ομάδα σας θα πρέπει να υιοθετήσει αυτήν την προσέγγιση.

Εσείς και η ομάδα του έργου σας μπορείτε να ανοίξετε το ίδιο αρχείο Excel, Word ή PowerPoint στο πρόγραμμα περιήγησης. Τυχόν αλλαγές που πραγματοποιούν οι δημιουργοί περιεχομένου, οι συντάκτες και οι εγκρίτες εμφανίζονται σε όλους τους συνεργάτες.

SharePoint για συλλογική εργασία

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft SharePoint ως την προεπιλεγμένη πύλη intranet για οποιοδήποτε έργο. Μπορείτε να αναπτύξετε με ασφάλεια εργασίες, αναφορές, ροές εργασίας και παραδοτέα οποιουδήποτε έργου στο διαδίκτυο χωρίς να διαχειρίζεστε κανένα διακομιστή υποστήριξης.

Ακολουθεί μια λίστα με τις δυνατότητες του SharePoint που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε για συλλογική εργασία με ένα πλήρως απομακρυσμένο ή υβριδικό εργατικό δυναμικό:

1. Διαχείριση περιεχομένου

Μπορείτε να διαχειρίζεστε δεδομένα έργου όπως έγγραφα, αρχεία, εικόνες, στοιχεία σχεδίασης, επαφές τηλεφώνου, επαφές email και βίντεο χωρίς κόπο στο SharePoint. Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά τμήματα για κάθε αρχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα πρόγραμμα αναζήτησης που βασίζεται σε μεταδεδομένα, ώστε τα μέλη της ομάδας να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αρχεία από οπουδήποτε. Οι χρήστες μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση σε αρχεία από κινητά, επειδή το SharePoint είναι μια εφαρμογή που ανταποκρίνεται σε κινητά.

2. Ιστότοπος Επικοινωνίας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint για οπτική επικοινωνία. Για παράδειγμα, δημιουργήστε διαφορετικούς ιστότοπους επικοινωνίας στο intranet σας για κοινό όπως μέλη ομάδας, πελάτες, προμηθευτές κ.λπ.

Τώρα, μπορείτε να δημοσιεύετε ενημερώσεις σχετικά με ένα έργο, προϊόν ή υπηρεσία στους παραπάνω ιστότοπους με ένα κλικ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες επικοινωνίας στο SharePoint για να δημοσιεύσετε πίνακες εργαλείων κατάστασης έργου και να συγκεντρώσετε σχόλια από τους πελάτες σας.

Οι ιστότοποι του SharePoint σάς επιτρέπουν επίσης να προσθέτετε συμβάντα ημερολογίου, χρονοδιαγράμματα και εργασίες για διαχείριση έργου με ευκολία.

3. Κοινή χρήση και Έλεγχος αδειών

Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικούς κανόνες και επίπεδα κοινής χρήσης στο SharePoint. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση επεξεργασίας, οι εξωτερικοί συνεργάτες να έχουν πρόσβαση προβολής και οι πελάτες να έχουν τον πλήρη έλεγχο μιας τοποθεσίας έργου στο SharePoint.

Υπάρχουν διάφορα στοιχεία ελέγχου αδειών σε τοποθεσίες του SharePoint που μπορείτε να αξιοποιήσετε για εύκολη πρόσβαση στο περιεχόμενο με την κατάλληλη ασφάλεια. Μπορείτε να επιλέξετε από Πλήρης έλεγχος, Σχεδίαση, Επεξεργασία, Συνεισφορά και Ανάγνωση.

Παραγωγική και οικονομικά προσιτή συνεργασία

Η χρήση όλων αυτών των λειτουργιών συνεργασίας των Microsoft Teams, OneDrive και SharePoint είναι παιχνιδάκι.

Τώρα μπορείτε να ξεκινήσετε με εργασίες έργου, διαχείριση εγγράφων, δημιουργία πίνακα σε πραγματικό χρόνο και ομαδική συνεργασία από οπουδήποτε.

Οι 9 καλύτεροι τρόποι για να διαχειριστείτε την ομάδα σας στο Microsoft Teams

Με το Microsoft Teams, μπορείτε να σχηματίσετε ένα σχέδιο, να οργανώσετε την εργασία και να συνεργαστείτε απρόσκοπτα ως επικεφαλής ομάδας. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα