Πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση χρόνου με την αρχή DRY

Εάν εργάζεστε σε γραφείο ή από το σπίτι, το πιθανότερο είναι ότι μεγάλο μέρος της παραγωγής σας είναι ψηφιακή και αυτό συχνά συνοδεύεται από χρονοβόρες ή επαναλαμβανόμενες εργασίες που κάνετε σε καθημερινή βάση.

Μπορεί να έχετε ακούσει τον όρο «εργαστείτε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά», και εδώ ακριβώς μπαίνει η Αρχή DRY. Το DRY σημαίνει Don't Repeat Yourself και περιγράφει ακριβώς πώς μπορείτε να βελτιώσετε τη διαχείριση χρόνου και την παραγωγικότητα.

Πώς λειτουργεί η αρχή DRY;

Η αρχή DRY αναφέρθηκε αρχικά στο The Pragmatic Programmer, ένα βιβλίο που εκδόθηκε το 1999, και χρησιμοποιήθηκε από προγραμματιστές για τον εξορθολογισμό του κώδικα. Η κύρια προϋπόθεση πίσω από αυτό είναι ότι αντί να επαναλαμβάνετε με μη αυτόματο τρόπο τις ίδιες ροές εργασίας ξανά και ξανά, αυτοματοποιείτε αυτή τη διαδικασία για να εξοικονομήσετε χρόνο.

Επιφανειακά, αυτό μπορεί να ακούγεται προφανές, αλλά υπάρχουν πολλές εργασίες που οι εργαζόμενοι επαναλαμβάνουν κάθε μέρα. Για παράδειγμα, πόσα email λαμβάνετε και γράφετε σε καθημερινή βάση; Για κάθε email που στέλνετε, ουσιαστικά δημιουργείτε εκ νέου την ίδια δομή με ελαφρώς διαφορετική διατύπωση, και αυτό είναι εξαιρετικά χρονοβόρο.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία αναφοράς για διαχειριστές έργων

Η Αρχή DRY απαιτεί να σημειώνετε όλες τις ενέργειες που κάνετε στη δουλειά, μία προς μία. Για να ικανοποιήσετε αυτήν την απαίτηση, μπορείτε να συμπεριλάβετε εργασίες που εμπίπτουν στις ακόλουθες κατηγορίες:

• Απρογραμματισμένα, όπως εισερχόμενα μηνύματα από πελάτες.
• Μηνιαίες και ετήσιες αρμοδιότητες, όπως ετήσιες εκθέσεις ή ένα προς ένα.
• Ρουτίνα ή πράγματα που κάνετε κάθε μέρα.

Με αυτήν τη λίστα, μπορείτε στη συνέχεια να αρχίσετε να καταλαβαίνετε ποια λειτουργούν με την αρχή DRY. Δώστε προσοχή στο πόσο επαναλαμβανόμενο, χρονοβόρο ή/και τρομακτικό είναι το καθένα και λάβετε υπόψη αυτά. Οι κορυφαίοι υποψήφιοι θα είναι τα κύρια θέματα για την Αρχή DRY και μπορείτε να αρχίσετε να τους αυτοματοποιείτε όσο περισσότερο μπορείτε.

Θα υπάρχουν μερικά που δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως και σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να απλοποιήσετε πτυχές της ευθύνης.

Δημιουργήστε πρότυπα για τα email σας

Ένας από τους απλούστερους και αναμφισβήτητα καλύτερους τρόπους για να αυτοματοποιήσετε την έξοδο σας είναι να δημιουργήσετε ένα πρότυπο. Όπως αναφέρθηκε, πολλές από τις ενέργειες που ολοκληρώνετε πιθανότατα βασίζονται στην ίδια συγκεκριμένη δομή, για παράδειγμα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε πελάτες και μηνιαίες αναφορές. Η ύπαρξη μιας τράπεζας προτύπων μειώνει σημαντικά την επανάληψη.

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τα email σας με δύο διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή όπως TextExpander, το οποίο σας επιτρέπει να αποθηκεύετε τμήματα κειμένου στο Συντομογραφίες καρτέλα και όταν πηγαίνετε να γράψετε το επόμενο email σας, απλώς πληκτρολογήστε τη συντομογραφία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και θα παράγει αυτόματα αυτό το κείμενο. Ομοίως, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε στο Slack και σε άλλες υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων.

Σχετίζεται με: Πώς να κάνετε αυτόματο CC ή BCC στον εαυτό σας στο Outlook και στο Gmail

Εναλλακτικά, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τα email σας εντός εφαρμογής. Στο Outlook 365, απλώς κάντε τα εξής:

1. Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να αποθηκεύσετε.
2. μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα και κάντε κλικ Γρήγορα Ανταλλακτικά.
3. Κάντε κλικ Αποθηκεύστε την επιλογή στη Συλλογή Γρήγορων Ανταλλακτικών.
4. Ονομάστε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.
5. Όταν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Γρήγορα εξαρτήματα και επιλέξτε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Για το Gmail, θα πρέπει να το διασφαλίσετε Πρότυπα είναι ενεργοποιημένα. Απλώς πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις > Προηγμένες > Πρότυπα και κάντε κλικ Ενεργοποίηση > ΟΚ. Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Σε ένα email, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε.
2. Κάντε κλικ στις τρεις κάθετες κουκκίδες στο email σας, μεταβείτε στο Πρότυπα και κάντε κλικ Αποθηκεύστε το πρόχειρο ως πρότυπο.
3. Στη συνέχεια, για να το χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στις κάθετες κουκκίδες σε ένα email, μεταβείτε στο Πρότυπα και επιλέξτε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Δημιουργήστε πρότυπα για την εργασία σας

Όπως και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα για σχεδόν κάθε εργασία που ολοκληρώνετε. Είτε πρόκειται για αναφορά, υπολογιστικό φύλλο, έργο ή οτιδήποτε άλλο. Ο στόχος είναι να χρησιμοποιείται όσο το δυνατόν λιγότερη επανάληψη με κάθε ενέργεια, επομένως η ύπαρξη ενός προτύπου το αντιμετωπίζει εύκολα.

Η Microsoft και η Google έχουν μια τεράστια ποικιλία προτύπων από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε ή μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας. Παρόλο που η αρχική εγκατάσταση μπορεί να πάρει χρόνο, μακροπρόθεσμα θα πληρώσει περισσότερο από μόνη της. Ομοίως, εάν παρουσιάζετε τακτικά προβολές διαφανειών, δημιουργήστε ένα τυπικό πρότυπο στο οποίο μπορείτε να επιστρέψετε και να επεξεργαστείτε όπως απαιτείται.

Σχετίζεται με: Δημιουργήστε ένα επαγγελματικό τιμολόγιο από την αρχή

Φροντίστε να αποθηκεύσετε όλα τα πρότυπά σας σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, ώστε να μπορείτε να τα καλείτε όταν χρειάζεται. Εάν διαπιστώσετε ότι ένα από αυτά δεν σας εξοικονομεί χρόνο, χρησιμοποιήστε κείμενο από προηγούμενη εργασία για να ενημερώσετε τη γραφή σας.

Αυτοματοποιήστε τις εργασίες ρουτίνας σας

Υπάρχει μια πληθώρα εργασιών που κάνετε και είναι απίστευτα επαναλαμβανόμενες. Από τον προγραμματισμό συμβάντων, τη σύνταξη της λίστας υποχρεώσεων, τη λήψη σημειώσεων, την αποθήκευση αρχείων και πολλά άλλα. Αν και μπορεί να σας χρειαστούν μόνο μερικά λεπτά για να το κάνετε, αθροίζονται γρήγορα και απομακρύνουν την εστίασή σας από την εργασία σας.

Ζάπιερ είναι μια φανταστική εφαρμογή για τον εξορθολογισμό πολλαπλών ροών εργασίας, καθώς επιτρέπει την επικοινωνία μεταξύ των εφαρμογών που χρησιμοποιείτε περισσότερο και στέλνει δεδομένα για την ολοκλήρωση εργασιών. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Gmail και το Google Drive, μπορείτε να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας όπου τα συνημμένα email σας αποθηκεύονται αυτόματα στο Google Drive σας. Αυτό κόβει τον μεσάζοντα, λες.

Όταν δημιουργείτε τον δωρεάν λογαριασμό σας, απλώς κάντε τα εξής:

1. Απο εσενα Ταμπλό, Κάντε κλικ Δημιουργήστε το Zap.
2. Αναζήτηση για μια εφαρμογή που χρησιμοποιείτε, όπου λαμβάνει χώρα μια εκδήλωση, π.χ., το Gmail.
3. ΔΙΑΛΕΞΕ ΕΝΑ Εκδήλωση ενεργοποίησης, π.χ., λαμβάνετε ένα email.
4. Συνδέστε την εφαρμογή.
5. Επιλέξτε την εφαρμογή στην οποία θέλετε να αποστέλλονται δεδομένα, π.χ. στο Google Drive.
6. Επιλέξτε το αποτέλεσμα, δηλαδή αποθηκεύει ένα αρχείο.

Με τη ρύθμιση του Zap, αυτή η διαδικασία θα είναι πλήρως αυτοματοποιημένη.

Η αρχή DRY έχει καλύψει

Με όλες αυτές τις διαδικασίες που συμβαίνουν στο παρασκήνιο, ο χρόνος σας ελευθερώνεται, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη μη αυτόματη ολοκλήρωση αυτών των επαναλαμβανόμενων εργασιών. Από όλα τα εργαλεία παραγωγικότητας, η αρχή DRY κάνει τη διαχείριση χρόνου να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά.

Χρησιμοποιήστε τον χρόνο που έχετε τώρα για να μεγιστοποιήσετε την απόδοσή σας στο μέλλον και θα διαπιστώσετε ότι μπορείτε να αφιερώσετε πολύ περισσότερο από την ημέρα σας για τα πράγματα που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Υπάρχουν πάντα πράγματα στα οποία μπορείτε να εφαρμόσετε την Αρχή DRY, επομένως ρίξτε μια ματιά στον φόρτο εργασίας σας και δείτε τι μπορείτε να αυτοματοποιήσετε.

9 καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας το Zapier

Ακολουθούν ορισμένες καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χωρίς κωδικοποίηση στο Zapier για να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε τη ζωή πιο εύκολη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα