Πλεονεκτήματα και περιορισμοί της χρήσης μακροεντολών στα Φύλλα Google

Εάν είστε συχνός χρήστης των Φύλλων Google στην καθημερινή ζωή, πρέπει να γνωρίζετε ότι οι επαναλαμβανόμενες εργασίες χρειάζονται πολύ χρόνο. Πρέπει να μορφοποιήσετε κελιά, κείμενα, αριθμούς, γραφήματα, περιγράμματα και ούτω καθεξής.

Χάρη στο σενάριο εφαρμογής και την εγγραφή που βασίζεται σε GUI, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε εργασίες εκτελώντας μακροεντολές. Αν και η εκτέλεση μιας μακροεντολής είναι εύκολη, μπορεί να μην είναι εφικτή ή αποδεκτή σε όλες τις περιπτώσεις. Κατανοώντας τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των μακροεντολών των Φύλλων Google, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά και με ασφάλεια.

Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε μακροεντολές Φύλλων Google;

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να διαχειριστείτε χιλιάδες δεδομένα σε πολλά φύλλα εργασίας. Αυτά τα φύλλα εργασίας θα μπορούσαν να είναι ο ετήσιος προϋπολογισμός, οι λίστες υποχρεώσεων, ο μηνιαίος προϋπολογισμός, η παρακολούθηση επενδύσεων, ο προγραμματιστής εκδηλώσεων, ο προγραμματιστής, τα αποθέματα προϊόντων κ.λπ.

Τελικά όλα αυτά

Φύλλα Google θα περιέχει διαφορετική μορφοποίηση για κείμενα, αριθμούς, ημερομηνίες, ώρες και πολλά άλλα. Θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε έγχρωμες στήλες, σειρές και κείμενα για καλύτερη ορατότητα των δεδομένων.

Θα καταργούσατε πολλά επαναλαμβανόμενα βήματα εάν καταγράφετε προσεκτικά όλες τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη των Φύλλων Google που πραγματοποιείτε χρησιμοποιώντας τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Κάντε αυτό μία φορά για κάθε φύλλο εργασίας και αντιστοιχίστε μια συντόμευση πληκτρολογίου για τη μακροεντολή.

Σχετίζεται με: Πώς να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες στα φύλλα Google με μακροεντολές

Τώρα, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα που εισήχθησαν πρόσφατα. Ακολουθούν μερικές από τις εύκολες μακροεντολές με τις οποίες μπορείτε να ξεκινήσετε:

• Μορφοποίηση πολλών πινάκων σε ένα φύλλο εργασίας.
• Δημιουργήστε επανειλημμένα την ίδια οπτικοποίηση δεδομένων από παρόμοια σύνολα δεδομένων.
• Μετατρέψτε τους τύπους σε τιμές και, στη συνέχεια, εξάγετε δεδομένα σε οποιαδήποτε άλλα εργαλεία.
• Ταξινομήστε τα δεδομένα σε όλα τα φύλλα ακολουθώντας έναν ενιαίο κανόνα.
• Αποκρύψτε χωρίς κόπο τις στήλες και τις σειρές στο φύλλο εργασίας.
• Εκχωρήστε ομοιόμορφα χρώματα καρτελών σε όλα τα φύλλα ενός συγκεκριμένου αρχείου.
• Οι μακροεντολές σάς επιτρέπουν να επαναφέρετε τα φίλτρα αμέσως.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μακροεντολές για να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε στην οργάνωση και τον υπολογισμό των δεδομένων. Τα πλεονεκτήματα των μακροεντολών των Φύλλων Google θα τροφοδοτήσουν την εμπιστοσύνη και το κίνητρό σας.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης μακροεντολών στα Φύλλα Google;

Μια μακροεντολή είναι ένα από τις γρήγορες εισβολές των Φύλλων Google για να βελτιώσετε την εμπειρία χρήστη των Φύλλων Google. Αυξάνει την αποτελεσματικότητά σας και την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε περισσότερα δεδομένα μειώνοντας παράλληλα τον συνολικό χρόνο διεκπεραίωσης. Τα ακόλουθα είναι μερικά σημαντικά οφέλη από τη χρήση μακροεντολών στο υπολογιστικό φύλλο σας:

1. Αυτοματοποίηση

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως την επεξεργασία δεδομένων που βασίζεται σε Φύλλα Google χρησιμοποιώντας μακροεντολές. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σχεδιάσετε τη στρατηγική σας για την εισαγωγή δεδομένων, τη μορφοποίηση, την οργάνωση, τον υπολογισμό και την οπτικοποίηση.

Τώρα, εκτελέστε τις εργασίες βήμα προς βήμα ενώ καταγράφετε κάθε εργασία σε ξεχωριστή μακροεντολή. Εκχωρήστε μοναδικές συντομεύσεις πληκτρολογίου στις μακροεντολές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα γλωσσάρι για αυτές τις συντομεύσεις και να τις τοποθετήσετε στο φύλλο εργασίας για αναφορά.

Για εργασίες σε βάσεις δεδομένων μικρής κλίμακας, οι μακροεντολές των Φύλλων Google μπορούν εύκολα να μειώσουν το κόστος ενός επιπλέον μέλους της ομάδας ή δαπανηρών εργαλείων.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στη Microsoft Access: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

2. Επεξεργασία δεδομένων χωρίς σφάλματα

Το ανθρώπινο λάθος είναι αναπόφευκτο στα υπολογιστικά φύλλα. Τα σφάλματα θα μπορούσαν να πολλαπλασιαστούν εάν πολλά άτομα εργάζονται στο ίδιο φύλλο εργασίας. Επομένως, η υλοποίηση μακροεντολών θα ελαχιστοποιήσει τις μη αυτόματες εργασίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, η μορφοποίηση δεδομένων και οι υπολογισμοί δεδομένων.

Όταν υπάρχουν ελάχιστες μη αυτόματες εργασίες, μπορείτε να περιμένετε επεξεργασία δεδομένων χωρίς σφάλματα σε ένα συλλογικό υπολογιστικό φύλλο.

3. Εφαρμόστε κανόνες επικύρωσης δεδομένων και συμμόρφωσης

Εάν η εργασία σας απαιτεί αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές. Χρησιμοποιήστε μακροεντολές για την άμεση εφαρμογή πολλών κανόνων αντί να εκχωρείτε με μη αυτόματο τρόπο κανόνες σε κάθε φύλλο.

Μπορείτε να εφαρμόσετε αβίαστα πολιτικές συμμόρφωσης και επικύρωσης δεδομένων σε πολλά έργα χωρίς να χάνετε χρόνο και χρήμα.

4. Κόψτε την εργασία εικασίας

Οι μακροεντολές και οι Φόρμες Google μπορούν να σας βοηθήσουν να επεκτείνετε τη δύναμη των φύλλων εργασίας σας. Για συλλογικά φύλλα εργασίας, χρησιμοποιήστε αποκλειστικές φόρμες Google για την εισαγωγή δεδομένων. Επίσης, αντιστοιχίστε μερικές μακροεντολές για μορφοποίηση και υπολογισμούς.

Τα μέλη της ομάδας σας μπορούν πλέον να εισάγουν αβίαστα νέα δεδομένα και να μορφοποιήσουν το φύλλο ώστε να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας. Επίσης, δεν χρειάζεται να περιμένουν τις οδηγίες σας.

5. Εξαλείφει τη θαμπάδα

Εσείς ή τα μέλη της ομάδας σας σύντομα θα εξαντληθείτε εάν χρειαστεί να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα, να μορφοποιήσετε κελιά ή να υπολογίσετε τιμές κ.λπ. Η χειρωνακτική εργασία χρειάζεται επίσης πρόσθετη εστίαση. Έτσι, το εργατικό δυναμικό σας γίνεται πιο αντιπαραγωγικό.

Οι αυτόματες μακροεντολές σάς βοηθούν να εργάζεστε πιο γρήγορα και να εξαλείφετε την πλήξη στην εργασία. Εσείς και το εργατικό δυναμικό σας μπορείτε εύκολα να εστιάσετε σε ζωτικής σημασίας εργασίες που σας αποφέρουν έσοδα.

6. Εύκολη αντιμετώπιση προβλημάτων

Μια μακροεντολή μπορεί να αποθηκεύσει πολλαπλές αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη. Έτσι, εάν δείτε οποιαδήποτε ασυνήθιστη μορφοποίηση, οργάνωση δεδομένων ή υπολογισμένες τιμές, θα ξέρετε πού να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε μακροεντολές, θα πρέπει να ακολουθήσετε πολλά βήματα για την αντιμετώπιση σφαλμάτων.

7. Ενσωμάτωση Εφαρμογών Google

Το υποκείμενο πρόγραμμα των μακροεντολών είναι το App Script. Μπορείτε να μάθετε προηγμένα σενάρια για την ενοποίηση των Φύλλων Google με άλλες υπηρεσίες Google Workspace όπως Έγγραφα, Drive, Φόρμες κ.λπ.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να μετακινήσετε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε αρχεία στο Google Drive από τα Φύλλα Google.

Υπάρχει κάποιο μειονέκτημα των μακροεντολών των Φύλλων Google;

Μερικά μειονεκτήματα εμποδίζουν την πλήρη ανάπτυξη μακροεντολών σε οποιοδήποτε έργο. Τα ακόλουθα είναι τα μειονεκτήματα που αντιμετωπίζουν οι μακροεντολές των Φύλλων Google:

1. Ζητήματα ασφαλείας σεναρίου εφαρμογής

Οι άγνωστες μακροεντολές θα μπορούσαν να αποτελέσουν απειλή για ολόκληρο το φύλλο εργασίας σας Google. Οι χάκερ θα μπορούσαν να δημιουργήσουν πολύπλοκα σενάρια μακροεντολών που μπορούν να κλέψουν δεδομένα από την εργασία σας ή να καταστρέψουν οριστικά τη βάση δεδομένων.

2. Οι μακροεντολές δεν εξάγονται/εισάγονται αυτόματα

Δεν μπορείτε να εκτελέσετε μακροεντολές από το ένα φύλλο στο άλλο. Πρέπει να περάσετε από μια περίπλοκη διαδικασία εισαγωγής μακροεντολών αντιγράφοντας το σενάριό τους.

3. Καμπύλη εκμάθησης

Πρέπει να διαβάσετε μερικά άρθρα βοήθειας και εκπαίδευσης στα Φύλλα Google για να κατακτήσετε τη χρήση των μακροεντολών. Θα χρειαστεί επίσης να προγραμματίσετε τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη των Φύλλων Google για να δημιουργήσετε αποτελεσματικές μακροεντολές.

4. Συγκρούσεις συντομεύσεων πληκτρολογίου

Υπάρχουν τουλάχιστον δέκα συντομεύσεις πληκτρολογίου των Φύλλων Google που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις συντομεύσεις μακροεντολών. Επειδή και αυτές οι συντομεύσεις ξεκινούν με Ctrl + Alt + Shift.

Ως εκ τούτου, πρέπει να δημιουργήσετε μοναδικές συντομεύσεις για μακροεντολές. Επίσης, γράψτε τα για μελλοντική αναφορά.

5. Μπορεί να υπάρχουν σφάλματα σε βαριές μακροεντολές

Μερικές φορές, ενδέχεται να μην συμπεριλάβετε όλες τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη σε μία μακροεντολή. Μια μακροεντολή με εκτεταμένα βήματα θα μπορούσε να επιβραδύνει την επεξεργασία δεδομένων ή ακόμη και να μην λειτουργεί καθόλου. Ίσως θέλετε να χωρίσετε τα βήματα σε πολλές μακροεντολές.

Μακροεντολές Φύλλων Google για γρήγορη άψογη εργασία

Υπάρχουν πάντα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα σε οποιαδήποτε τεχνολογία και οι μακροεντολές των Φύλλων Google δεν αποτελούν εξαίρεση. Ωστόσο, τα πλεονεκτήματά του βαραίνουν περισσότερο από τα μειονεκτήματά του.

Ως εκ τούτου, πολλοί ειδικοί στα Φύλλα Google χρησιμοποιούν μακροεντολές στα φύλλα εργασίας τους για να προσφέρουν άψογη εργασία σε ένα περιβάλλον εργασίας με γρήγορο ρυθμό. Με την εφαρμογή μακροεντολών, μπορείτε επίσης να γίνετε ισχυρός χρήστης των Φύλλων Google.

4 Σενάρια Google που κάνουν τα Φύλλα Google πιο ισχυρά

Τα Φύλλα Google είναι εξαιρετικά εξαρχής, αλλά μπορεί να είναι ακόμα πιο ισχυρά εάν χρησιμοποιείτε σενάρια Φύλλων Google για να βελτιώσετε τις δυνατότητές τους.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα