Οι 10 καλύτερες συμβουλές για να κάνετε τις αναφορές του έργου σας να ξεχωρίζουν

Αυτές τις μέρες, είναι αδύνατο να σκεφτείς ένα έργο χωρίς αναφορά. Στην πραγματικότητα, ορισμένα έργα χρειάζονται να δημιουργήσετε πολλές αναφορές κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Τα έργα και οι πελάτες σας μπορεί να σας χρειάζονται για τη δημιουργία διαφόρων τύπων αναφορών, αλλά όλες οι αναφορές πρέπει να είναι συνοπτικές και εύκολα κατανοητές.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να κάνετε μια αποτελεσματική αναφορά για ένα ολοκληρωμένο ή σε εξέλιξη έργο.

1. Σαφή και συνοπτικά φύλλα χρόνου

Οι αναφορές του έργου σας θα πρέπει να έχουν φύλλα χρόνου. Πρέπει να είναι συνοπτικό, αλλά θα πρέπει επίσης να έχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, ώστε οι παραλήπτες να μπορούν να το καταλάβουν εύκολα με μια ματιά.

Είναι καλύτερο να δημιουργείτε ένα εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου και, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να το κάνετε δύο φορές την εβδομάδα ή κάθε μήνα. Τα φύλλα χρόνου πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα του πόρου, το όνομα εργασίας, την ημερομηνία, την ημέρα της εβδομάδας, την ώρα σύνδεσης, την ώρα αποσύνδεσης και τις συνολικές ώρες εργασίας.

Αντί να εισάγετε χειροκίνητα κάθε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε εφαρμογή φύλλου χρόνου όπως το Timely. Εδώ, μπορείτε να βάλετε τις ώρες εργασίας σας, ονόματα εργασιών κ.λπ. Στη συνέχεια, το εργαλείο θα δημιουργήσει αυτόματα αναφορές φύλλου χρόνου.

2. Αναλυτική Έκθεση Εξόδων

Μια πλήρης αναφορά εξόδων δεν είναι απαραίτητη μόνο για τον πελάτη. Είναι επίσης ωφέλιμο για την ομάδα σας να παρακολουθεί τον προϋπολογισμό και το πραγματικό κόστος κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

Μια αναφορά εξόδων πρέπει να περιλαμβάνει το είδος ή την υπηρεσία, την ποσότητα, την αξία του, τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό, το κόστος και το υπόλοιπο. Εάν κάποιο μέλος της ομάδας θέλει να αγοράσει οποιαδήποτε υπηρεσία ή προϊόν για ένα έργο, ζητήστε του να στείλει μια παρόμοια αναφορά εξόδων.

Βεβαιωθείτε ότι αγοράζουν αυτό το προϊόν μόνο μετά την έγκρισή σας και θα σας υποβάλουν τον λογαριασμό. Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα στην τελική αναφορά εξόδων σας και να αποτρέψετε την υπέρβαση του κόστους του προϋπολογισμού.

3. Ολοκληρωμένες Καταστάσεις Έργων

Ενώ κάνετε μια αναφορά για ένα έργο, θα πρέπει να μεταφέρει ρητά την κατάσταση του έργου. Η κατάσταση του έργου δεν σημαίνει την τρέχουσα κατάσταση προόδου της εργασίας. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει άλλα δεδομένα, όπως τη διαφορά μεταξύ προγραμματισμένου και πραγματικού χρονοδιαγράμματος, διακύμανση μεταξύ του εκτιμώμενου και του πραγματικού κόστους, των υπολειπόμενων εργασιών, της καθυστερημένης προθεσμίας (εάν υπάρχει), των πιθανών κινδύνων και ζητημάτων και σύντομα.

Θα πρέπει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη αναφορά που να περιέχει την κατάσταση από όλες τις πιθανές οπτικές γωνίες. Η καθολική αναφορά του Asana Το χαρακτηριστικό μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία αναφορών κατάστασης έργου σε διαφορετικά πεδία και οπτικές γωνίες.

4. Διανομή Πόρων

Καθώς προετοιμάζετε μια αναφορά για την κατανομή εργασιών, βεβαιωθείτε ότι βοηθά τους άλλους να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα των πόρων και να αναθέσουν εργασίες όταν είναι απαραίτητο. Παρέχετε μια ανάλυση του πόσες ώρες κάθε πόρος θα αφιερώσει σε κάθε εργασία σε τέτοιες αναφορές.

Θα βοηθήσει τους διευθυντές και τους συναδέλφους να γνωρίζουν ποιο μέλος της ομάδας είναι απασχολημένο και ποιος έχει λίγο ελεύθερο χρόνο. Μπορείτε εύκολα να συγκεντρώσετε δεδομένα και να τα χρησιμοποιήσετε στην αναφορά για μελλοντικό σχεδιασμό με εργαλεία σχεδιασμού πόρων όπως π.χ Ασημένιο κουβά.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία και συμβουλές για την αποτελεσματική ανάθεση εργασιών

5. Οπτικοποίηση της χρήσης χωρητικότητας

Είναι πιθανό να συμπεριλάβετε μια αναφορά χρήσης πόρων έργου. Πρέπει να διαχωρίσετε τη χρεώσιμη χρήση από τη συνολική χρήση πόρων. Ως εκ τούτου, είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργείτε ξεχωριστές στήλες για κάθε δεδομένα.

Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα των πόρων και την ατομική χρήση, μαζί με μια ομαδική χρήση. Ομοίως, μπορείτε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να επιβραβεύσετε και να αναγνωρίσετε την επιτυχία των καλύτερων επιδόσεων όσον αφορά τη χρήση των πόρων.

6. Αναμενόμενοι και πραγματικοί κίνδυνοι

Η αξιολόγηση κινδύνου είναι αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης του έργου. Επομένως, θα πρέπει να απεικονίσετε με ακρίβεια τα δεδομένα αξιολόγησης κινδύνου. Ίσως έχετε σκεφτεί κάποιους κινδύνους κατά τον σχεδιασμό του έργου. Ωστόσο, καθώς το έργο προχωρά, αλλάζει η εκτίμηση κινδύνου. Αναφέρετε όλους τους αντιληπτούς και πραγματικούς κινδύνους κατά τη δημιουργία της αναφοράς του έργου σας.

Η αναφορά κινδύνου θα πρέπει να αποτελείται από μια επισκόπηση των αναμενόμενων κινδύνων, ακολουθούμενη από τυχόν κινδύνους που έχει αντιμετωπίσει το έργο μέχρι την ημερομηνία αναφοράς. Είναι επίσης επιτακτική ανάγκη να αναφέρετε τυχόν αλλαγές στο προφίλ κινδύνου που εσείς ή η ομάδα σας έχετε εντοπίσει κατά την εξέλιξη του έργου.

7. Ανάλυση Χαρτοφυλακίου Έργου

Εάν διαχειρίζεστε περισσότερα από ένα έργα ανά πάσα στιγμή και πρέπει να συντάξετε μια αναφορά για να αναλύσετε το χαρτοφυλάκιό σας, πρέπει να είστε προσεκτικοί. Πρώτα απ 'όλα, αναζητήστε έναν πίνακα εργαλείων όπου θα αναφέρετε όλα τα ονόματα έργων με έντονη γραφή για εύκολη οπτικοποίηση.

Ο πίνακας ελέγχου θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια περίληψη των έργων, όπως ορόσημα, προθεσμία, τρέχουσα πρόοδο, προϋπολογισμό έναντι. κόστος και κατανομή πόρων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά γραφήματα για να απεικονίσετε τα δεδομένα σε ένα μέρος. Αργότερα, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές ενότητες για κάθε έργο και να τις αναλύσετε ξεχωριστά.

Υπάρχουν μερικά ισχυρά εργαλεία διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων διαθέσιμο στην αγορά. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από αυτά τα καλύτερα εργαλεία για να δημιουργήσετε επαγγελματικές και ολοκληρωμένες αναφορές.

8. Σύμβαση δεδομένων και επισήμανσης

Οι αναφορές του έργου σας πρέπει να περιέχουν μια τυπική σύμβαση για δεδομένα και ετικέτες. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά για τον οργανισμό σας, ακολουθήστε την οργανωτική σύμβαση. Εάν δημιουργείτε ένα για έναν πελάτη, ίσως θέλετε να συζητήσετε μαζί του πώς θα ήθελαν τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στην αναφορά.

Επίσης, χρησιμοποιήστε σύντομες και ακριβείς ετικέτες στην αναφορά σας, ώστε ο καθένας να μπορεί να καταλάβει χωρίς καμία δυσκολία. Επιπλέον, προσπαθήστε να ακολουθείτε τα τοπικά πρότυπα για την ώρα και την ημερομηνία. Εάν εργάζεστε για έναν οργανισμό με έδρα τις ΗΠΑ από το Ηνωμένο Βασίλειο, η χρήση συμβάσεων ημερομηνιών στις ΗΠΑ θα ήταν ιδανική.

9. Διαδραστικά γραφήματα και γραφήματα

Ανεξάρτητα από το είδος της αναφοράς που πρόκειται να κάνετε, το κοινό θα βρει τα διαδραστικά γραφήματα πιο χρήσιμα. Σειρές και στήλες γεμάτες με αριθμητικά δεδομένα μπορεί να κάνουν τους ανθρώπους να μην ενδιαφέρονται. Αντίθετα, δημιουργήστε γραφήματα και γραφήματα που εμφανίζουν πρόσθετα δεδομένα όταν κάποιος τοποθετεί τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από το γράφημα.

Υπάρχουν διάφορα γραφήματα και γραφήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις αναφορές σας. Μεταξύ αυτών, τα γραφήματα πίτας, τα γραφήματα γραμμής και τα γραφήματα ράβδων είναι τα πιο κοινά. Ανάλογα με τον τύπο δεδομένων, πρέπει να επιλέξετε ένα γράφημα ή διάγραμμα για εύκολη οπτικοποίηση.

10. Ενότητα ανατροφοδότησης

Κάθε έκθεση έργου θα προκαλούσε θετικά ή αρνητικά σχόλια. Όλες οι αναφορές έργων θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια ενότητα όπου οι πελάτες ή οι διαχειριστές μπορούν να προσφέρουν τα σχόλιά τους. Αφού διαβάσετε τις αναφορές, το κοινό μπορεί να προσφέρει τα σχόλιά του και τις προτάσεις του σε αυτήν την ενότητα.

Επομένως, δεν χρειάζεται να ζητάτε σχόλια ξεχωριστά. Θα δείξει επίσης ότι είστε πρόθυμοι να γνωρίζετε τους περιορισμούς σας και να κάνετε βελτιώσεις. Μπορείτε αργότερα να εφαρμόσετε τις προτάσεις στη ροή εργασίας του έργου σας.

Ξεκινήστε τη δημιουργία μιας αναφοράς έργου

Μια επιτυχημένη παρουσίαση εξαρτάται από τον τρόπο δημιουργίας της αναφοράς για το κοινό. Κατά την προετοιμασία της έκθεσης, λάβετε υπόψη τα προαναφερθέντα σημεία για να κάνετε αποτελεσματικές αναφορές έργων.

Μπορεί επίσης να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ισχυρό εργαλείο οπτικοποίησης δεδομένων για να παρουσιάσετε τις αναφορές επαγγελματικά μαζί με μια νότα δημιουργικότητας.

Οι 8 καλύτερες δυνατότητες του Google Data Studio για ανάλυση και οπτικοποίηση δεδομένων

Θέλετε να εντυπωσιάσετε το κοινό σας με χρήσιμες πληροφορίες δεδομένων και συναρπαστικές απεικονίσεις; Δείτε αυτές τις λειτουργίες του Google Data Studio.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα