Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Ποιο είναι το καλύτερο πλαίσιο παραγωγικότητας;

Αν και κάθε μέρα μπορεί να μοιάζει με ταχυδακτυλουργική πράξη, είναι σημαντικό να κρατάτε τα πράγματα σε προοπτική. Ωστόσο, οι περισπασμοί είναι πολλοί. Μερικές φορές μπορεί να νιώθετε ότι βρίσκεστε σε μια συνεχή μάχη για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στους στόχους που έχουν μεγαλύτερη σημασία για εσάς. Τι θα γινόταν όμως αν υπήρχε ένα σύστημα που θα μπορούσε να σας βοηθήσει να εξαλείψετε τον χρόνο που αφιερώνετε σε λιγότερο σημαντικές δραστηριότητες;

Εδώ είναι χρήσιμα τα πλαίσια παραγωγικότητας όπως το Getting Things Done (GTD) και το Zen to Done (ZTD). Παρέχουν καλύτερη κατανόηση της ροής εργασίας, απλοποιούν την επικοινωνία και μειώνουν τον χρόνο που αφιερώνεται σε αναποτελεσματικές εργασιακές πρακτικές. Ας ρίξουμε μια ματιά και στα δύο αυτά συστήματα.

Τι είναι το πλαίσιο Getting Things Done (GTD);

Το "Getting Things Done" (GTD) είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που αναπτύχθηκε από τον γκουρού παραγωγικότητας David Allen. Η βασική ιδέα πίσω από τη μεθοδολογία πηγάζει από την ιδέα ότι το μυαλό μας είναι σαν ακατάστατοι χώροι γεμάτοι ημιτελείς εργασίες και έργα που πρέπει να ολοκληρώσουμε.

Ο στόχος του GTD είναι να βοηθήσει τους ανθρώπους να βάλουν σε τάξη τη ζωή τους ορίζοντας μεθοδικά καθήκοντα, χωρίζοντάς τα σε βήματα που μπορούν να γίνουν, παρακολουθώντας την πρόοδο και, τέλος, ολοκληρώνοντάς τα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο GTD

Το GTD περιλαμβάνει πέντε απλές πρακτικές για να απομακρύνετε την ακαταστασία από τον εγκέφαλό σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε ό, τι είναι σημαντικό. Τα πέντε βήματα αναφέρονται παρακάτω:

Πιάνω: Το πρώτο σημαντικό βήμα είναι να συλλέξετε και να καταγράψετε όλες τις εκκρεμείς εργασίες σας Εξωτερικά εργαλεία διαχείρισης εργασιών ή εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων ή απλώς σημειώνοντάς τις σε ένα κομμάτι χαρτί. Αυτές οι εργασίες θα μπορούσαν να είναι προσωπικής ή επαγγελματικής φύσης, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεις ή μηνύματα κειμένου. Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, καθώς το να έχετε πάρα πολλές εργασίες στο μυαλό σας μπορεί να επηρεάσει την εστίαση και την ενέργειά σας.

Διευκρινίζω: Το επόμενο βήμα είναι να αναλύσετε όλες τις εργασίες σε διαχειρίσιμα και βιώσιμα στοιχεία ενεργειών που μπορούν να αποκρυπτογραφηθούν με απόλυτη σαφήνεια. Αυτό θα σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε τα πρακτικά και εφαρμόσιμα αντικείμενα και μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά που δεν είναι σχετικά.

Οργανώνω: Το τρίτο βήμα είναι να ιεραρχήσετε τις εργασίες σας και να τις κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με την πολυπλοκότητά τους, το πλαίσιο ή την επείγουσα δράση που απαιτείται. Με αυτήν την τεχνική, μπορείτε να αποφασίσετε εάν οι εργασίες πρέπει να γίνουν αμέσως, να αποθηκευτούν για αργότερα ή να απορριφθούν εντελώς. Οι περισσότεροι χρήστες GTD χρησιμοποιήστε φακέλους και λίστες εργασιών για τη διαχείριση και την οργάνωση εργασιών κατάλληλα.

Ανασκόπηση: Θα πρέπει να προσπαθείτε να αναθεωρείτε και να αναλύετε τη ροή εργασίας σας από καιρό σε καιρό. Σας βοηθά να εντοπίσετε εργασίες που χρειάζονται την προσοχή σας. Μια σε βάθος ανάλυση των ροών εργασίας μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στη συνολική αποτελεσματικότητα και γι' αυτό είναι σημαντικό να μην χάνετε τίποτα όταν προσδιορίζετε τις επόμενες υποχρεώσεις σας.

Αρραβωνιάζω: Τώρα που όλα είναι εντάξει, το τελευταίο βήμα είναι να ασχοληθείτε ή να αρχίσετε να εργάζεστε στις επιλεγμένες εργασίες με σειρά προτεραιότητας.

Πλεονεκτήματα της μεθόδου GTD

Το μοντέλο περιλαμβάνει τη σύλληψη όλων των πληροφοριών εξωτερικά και την ανάληψη δράσης αργότερα, είτε σε προγραμματισμένη ώρα είτε όταν εμφανίζεται οποιαδήποτε εξωτερική ενεργοποίηση. Τα οφέλη του GTD μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

Περισσότερη εστίαση, λιγότερη ακαταστασία: Το GTD σάς βοηθά να κρατάτε αρχείο όλων των έργων και των σχεδίων σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες με ημερομηνίες λήξης, να συνδέσετε σημειώσεις σε συμβάντα ημερολογίου, να τακτοποιήσετε ιεραρχικά τις εργασίες σύροντας και απόθεση τους σε φακέλους και εμφάνιση υπενθυμίσεων με μεθόδους οπτικής ειδοποίησης χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εργαλεία.

Διατηρήστε μια υγιή ισορροπία επαγγελματικής και προσωπικής ζωής: Είναι εύκολο να βρεις ισορροπία στη ζωή σου όταν μπορείς να παρακολουθείς σωστά τις δεσμεύσεις και τα καθήκοντά σου. Ένα αποτελεσματικό σύστημα οργάνωσης όπως το GTD σας απαλλάσσει από το άγχος της προσπάθειας διαχείρισης του χρόνου και των πόρων σας.

Σχετίζεται με: Απλές εφαρμογές εκκρεμών εργασιών για να εστιάσετε σε εργασίες και να ολοκληρώσετε τα πράγματα

Δημιουργικότητα: Το GTD σάς βοηθά να οργανώσετε καλύτερα την εργασία και τη ζωή σας, ώστε να μπορείτε να βρείτε χρόνο να ακολουθήσετε το πάθος σας και να αναπτύξετε δημιουργικές ιδέες και αναζητήσεις. Με τον καιρό, θα παρατηρήσετε αυξημένη εμπιστοσύνη στη λήψη αποφάσεων, καθώς και καλύτερες σχέσεις υγείας και ποιότητας.

Τι είναι το πλαίσιο Zen to Done (ZTD);

Το Zen to Done είναι μια προσέγγιση προσωπικής παραγωγικότητας που δημιουργήθηκε από τον Leo Babauta. Το Zen to Done αποτελείται από δέκα συνήθειες που ενισχύουν την παραγωγικότητα που θα βελτιώσουν τον τρόπο που εργάζεστε και θα απλοποιήσουν τη ζωή σας. Χτισμένο στις βασικές αρχές GTD, μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά όλες τις βασικές εργασίες και έργα σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ZTD

Το Zen to Done (ZTD) συνιστά να ενσωματώσετε δέκα συνήθειες που θα σας φέρουν μεγαλύτερη παραγωγικότητα. Ενώ το πλήρες σύστημα ενθαρρύνει τους ανθρώπους να σχηματίσουν δέκα συνήθειες, το μινιμαλιστικό ZTD εστιάζει μόνο σε τέσσερις βασικές συνήθειες. Μόλις καταργήσετε αυτές τις τέσσερις συνήθειες, οι άλλες έξι είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε. Ας ρίξουμε μια ματιά στις τέσσερις βασικές συνήθειες του μινιμαλιστικού πλαισίου ZTD:

Συλλέγω: Είναι εύκολο να χάσετε σημαντικές πληροφορίες αν δεν τις γράψετε κάπου, οπότε όλος ο χρόνος που αφιερώσατε για τη συλλογή αυτών των σκέψεων και ιδεών θα μπορούσε να χαθεί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως χάρτινο σημειωματάριο, αυτοκόλλητες σημειώσεις ή εφαρμογές λήψης σημειώσεων στο τηλέφωνό σας που είναι εύκολα διαθέσιμα.

Εάν είστε μέλος μιας ομάδας, είναι λογικό να έχετε ενοποιημένα συστήματα ροής εργασίας που μπορούν να καταγράφουν απρόσκοπτα εργασίες, σημειώσεις, επαφές και αρχεία για τη λήψη και ανάκτηση πληροφοριών.

Επεξεργάζομαι, διαδικασία: Συνιστάται ιδιαίτερα να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ή τις λίστες υποχρεώσεων μία φορά την ημέρα. Ξεκινήστε τη μέρα σας εξετάζοντας και επεξεργαζόμενοι τις πληροφορίες. Αυτό στοχεύει να ενθαρρύνει τη συνήθεια της γρήγορης λήψης αποφάσεων. Διαγράψτε όλα τα στοιχεία που δεν χρειάζεστε. Εάν δεν μπορείτε να απευθυνθείτε σε ένα αντικείμενο, αναθέστε το στο κατάλληλο άτομο. Εάν χρειάζονται δύο λεπτά ή λιγότερο, κάντε το αμέσως ή γράψτε το, ώστε να μην το ξεχάσετε.

Σχέδιο: Ο προγραμματισμός είναι μια βασική συνήθεια που σας βοηθά να ορίσετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας (MIT) για κάθε μέρα και στη συνέχεια να τις προγραμματίσετε και να τις ολοκληρώσετε ανάλογα. Μπορείτε να ξεκινήσετε κάνοντας μια λίστα με τις πιο σημαντικές εργασίες σας (MIT) και «Big Rocks» ή σημαντικά έργα για την ημέρα και την εβδομάδα, αντίστοιχα.

Τα MIT είναι συγκεκριμένες, προσανατολισμένες στον χρόνο εργασίες στον πυρήνα της καθημερινής σας λίστας υποχρεώσεων. Θα πρέπει επίσης να προσπαθήσετε να αναπτύξετε καθημερινές, εβδομαδιαίες και μηνιαίες ρουτίνες που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη συνολική παραγωγικότητά σας.

Κάνω: Αυτό σας ενθαρρύνει να εστιάσετε σε μια μεμονωμένη εργασία σε μια δεδομένη χρονική στιγμή, αποφεύγοντας ταυτόχρονα περισπασμούς όπως αλληλογραφία, τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα κειμένου.

Πλεονεκτήματα της μεθόδου ZTD

Τα βασικά οφέλη του πλαισίου ZTD επισημαίνονται παρακάτω:

Ευνόητος: Το σύστημα ZTD είναι αρκετά κατανοητό. Το πλαίσιο προτείνει μια λίστα με δέκα συνήθειες τόνωσης της παραγωγικότητας που είναι σημαντικές για την επιτυχή υλοποίηση των στόχων σας.

Επιλέξτε βασικές εργασίες: Αυτό το σύστημα αναλύεται σε απλά στοιχεία: τις πιο σημαντικές εργασίες της ημέρας ή MIT, ένα Big Rocks λίστα εργασιών που είναι ουσιαστικά μεγάλα έργα στα οποία πρέπει να εργάζεστε και μια καθημερινή ή εβδομαδιαία εργασία ρουτίνα.

Περιορίστε τους περισπασμούς: Εάν είστε όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, έχετε μια σειρά από έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη ταυτόχρονα. Το ZTD σας ενθαρρύνει να κλείσετε τηλέφωνα, email, το διαδίκτυο και χρησιμοποιήστε ακόμη και χρονοδιακόπτη για να ολοκληρώσετε εργασίες. Αυτό εξαλείφει τους περισπασμούς, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να ολοκληρώσετε κάθε έργο με λιγότερες διακοπές.

Βασικές διαφορές μεταξύ GTD και ZTD

• Το GTD προσφέρει ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εργασιών, ενώ το ZTD είναι μια προσέγγιση που ενσωματώνει το GTD με τις συνήθειες.
• Το GTD εστιάζει στην εκτέλεση εργασιών και το ZTD εστιάζει στην επίτευξη στόχων.
• Το GTD μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκο, καθώς χρειάζεται να οργανώσετε και να ελέγξετε πολλές εργασίες σε διάφορα βήματα. Από την άλλη πλευρά, το Zen to Done είναι ένα πιο διαισθητικό και απλούστερο πλαίσιο που στοχεύει να αναλύσει τα πολύπλοκα διεργασίες σε 1-3 MIT (Most Important Tasks) και πολλά Big Rocks (σημαντικά έργα) για την ημέρα ή εβδομάδα.

GTD και ZTD: Το κλειδί για τη διαχείριση χρόνου

Πώς διασφαλίζετε ότι η σκληρή δουλειά σας μεταφράζεται σε αποτέλεσμα; Όλα επιστρέφουν στις τεχνικές παραγωγικότητας και διαχείρισης χρόνου, όπως οι GTD και ZTD. Τα άτομα και οι ομάδες μπορούν να τα χρησιμοποιήσουν για να βελτιώσουν την προσωπική παραγωγικότητα, να τηρήσουν προθεσμίες και να χειριστούν μεγαλύτερα έργα πιο αποτελεσματικά.

Υπάρχουν περισσότερα στην παραγωγικότητα από το να γνωρίζετε απλώς τον χρόνο σας και να φροντίζετε να τον χρησιμοποιείτε σωστά. Είναι επίσης να θέτεις τις σωστές προτεραιότητες, ώστε να μπορείς να αξιοποιείς στο έπακρο κάθε μέρα. Ακολουθήστε τα παραπάνω πλαίσια και θα ξεκινήσετε καλά.

9 καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας το Zapier

Ακολουθούν ορισμένες καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χωρίς κωδικοποίηση στο Zapier για να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε τη ζωή πιο εύκολη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα