Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο απογραφής δέσμευσης για τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης εργασιών

Νιώθετε ποτέ ότι έχετε τόσα πολλά να κάνετε και δεν έχετε αρκετό χρόνο για να τα κάνετε; Αν ναι, πιθανότατα ανήκετε στην πλειοψηφία του πληθυσμού. Είτε πρόκειται για δουλειές είτε για οικιακές ευθύνες, υπάρχει πάντα κάτι που πρέπει να κάνετε.

Μπορεί να έχετε δοκιμάσει κάθε είδους διαφορετικές τεχνικές παραγωγικότητας για να ξεπεράσετε τον φόρτο εργασίας σας, αλλά παρόλα αυτά βρήκατε τον εαυτό σας να υπολείπεται. Ωστόσο, εάν θέλετε να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου και τη διαχείριση εργασιών, η απάντησή σας θα μπορούσε να είναι η Απογραφή Υποχρεώσεων.

Πώς λειτουργεί ο κατάλογος δεσμεύσεων;

Το Commitment Inventory είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά. Είναι απλό, αν και απαιτεί λίγο προγραμματισμό για να λειτουργήσει. Ουσιαστικά, δημιουργείτε μια κατηγοριοποιημένη απογραφή όλων των δεσμεύσεών σας και αποφασίζετε πόσο χρόνο θα διαθέσετε σε κάθε μέρος.

Το απόθεμα που κάνετε μπορεί να είναι συγκεκριμένο για την εργασία, οπότε θα καταγράψετε όλους τους διαφορετικούς τύπους εργασιών που κάνετε ως μέρος της εργασίας σας. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει διαχείριση, μάρκετινγκ, έργο Α, έργο Β και συναντήσεις, για παράδειγμα.

Η ιδέα είναι να υπολογίσετε πόσο χρόνο, σε ποσοστά, σας παίρνει για να κάνετε τη δουλειά σε κάθε κατηγορία με ένα καλό επίπεδο. Εάν διαπιστώσετε ότι το συνολικό ποσοστό σας υπερβαίνει το 100%, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να αφαιρέσετε από το απόθεμά σας.

Σχετίζεται με: Λόγοι για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιείτε χάρτες μυαλού στην καθημερινή σας ζωή

Ο κατάλογος δεσμεύσεων σάς δείχνει ακριβώς πού πρέπει να πάει ο χρόνος σας και γιατί δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τα πάντα. Σας βοηθά να ξεκαθαρίσετε τις ευθύνες σας και σας επιτρέπει να εστιάσετε σε ό, τι είναι δυνατό και σημαντικό.

Δημιουργήστε μια λίστα δεσμεύσεων

Αρχικά, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα με δεσμεύσεις, οι οποίες θα πρέπει να είναι κατηγορίες εργασιών που κάνετε. Αυτή θα πρέπει να είναι μια λεπτομερής λίστα και να περιλαμβάνει όλα όσα πρέπει να κάνετε ως μέρος της δουλειάς σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό απόθεμα για τις ευθύνες της οικιακής ζωής ή να το συνδυάσετε με το εργασιακό σας.

Το Trello είναι μια εξαιρετική εφαρμογή για τη δημιουργία της λίστας σας, καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες με πολλές λίστες και να τις προβάλετε δίπλα-δίπλα. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Στο Trello, στην κορυφή, κάντε κλικ Δημιουργία > Δημιουργία πίνακα.
2. Ονομάστε τον πίνακα σας και κάντε κλικ Δημιουργώ.
3. Κάντε κλικ στο Τίτλος της πρώτης λίστας σας, πληκτρολογήστε "Δεσμεύσεις" για να τη μετονομάσετε και πατήστε Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας.
4. Κάντε κλικ Προσθήκη κάρτας για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία, π.χ. διοίκηση.
5. Για κάθε κατηγορία, μπορείτε να γράψετε στο Περιγραφή κάρτας ποιες εργασίες περιλαμβάνονται σε αυτήν την κατηγορία.

Τώρα που έχετε τη λίστα με τις δεσμεύσεις σας, μπορείτε να αρχίσετε να υπολογίζετε το ποσοστό του χρόνου που θα χρειαστείτε για κάθε μία. Μην είστε πολύτιμοι για το συνολικό ποσοστό σε αυτό το σημείο. Απλώς γράψτε δίπλα σε κάθε δέσμευση πόσο χρόνο θα χρειαστείτε εύλογα για να το κάνετε καλά.

Σχετίζεται με: Συμβουλές για τη διαχείριση των σανίδων Trello σας

Αφού το κάνετε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε τα ποσοστά και να βρείτε το σύνολό σας. Εδώ οι περισσότεροι άνθρωποι διαπιστώνουν ότι το σύνολο τους ξεπερνά το 100%.

Να είστε ρεαλιστές για τον χρόνο σας

Ο νόμος των ποσοστών υπαγορεύει ότι το 100% του χρόνου σας είναι το μέγιστο που μπορείτε να δώσετε. Εάν οι δεσμεύσεις σας απαιτούν περισσότερα από αυτό, το πιθανότερο είναι ότι είτε θα έχετε κακή απόδοση είτε απλά δεν θα κάνετε τα πράγματα καθόλου.

Ως εκ τούτου, θα πρέπει να αποφασίσετε τι πρέπει να αφαιρεθεί από το απόθεμά σας, προκειμένου να έχετε καλή απόδοση και να διαχειρίζεστε σωστά τον χρόνο σας. Μπορεί να είναι δύσκολο να αφαιρέσετε πράγματα από αυτήν τη λίστα, ειδικά αν σημαίνει να εγκαταλείψετε ένα έργο ή να πείτε όχι σε ανθρώπους. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να είμαστε ρεαλιστές σχετικά με το τι είναι δυνατό κάθε μέρα ή εβδομάδα.

Ίσως θέλετε να καταργήσετε εργασίες εργασίας που:

• Μπορείτε να αναθέσετε εύκολα.
• Είναι πρόσθετες ευθύνες για τις οποίες δεν έχετε χρόνο, δηλαδή συγκεκριμένα έργα.
• Δεν είναι απαραίτητα.

Για να διαγράψετε κάρτες στο Trello, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από την κάρτα και κάντε κλικ στο Επεξεργασία εικονίδιο και επιλέξτε Αρχείο. Συνεχίστε να το κάνετε αυτό έως ότου οι δεσμεύσεις σας αποτελούν το 100% του χρόνου σας.

Σχετίζεται με: Πώς να τηρήσετε τις προθεσμίες και να ολοκληρώσετε τις εργασίες έγκαιρα

Χρησιμοποιήστε το απόθεμα δεσμεύσεών σας για τη διαχείριση εργασιών

Με το Απόθεμα Δεσμεύσεών σας να έχει ολοκληρωθεί και να είναι έτοιμο, είναι σημαντικό να τηρείτε τα χρονικά όρια που έχετε ορίσει για κάθε δέσμευση. Αυτό μπορεί να γίνει εύκολα ορίζοντας εργασίες με βάση κάθε δέσμευση.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αφιερώσατε το 15% του χρόνου σας στη διοίκηση, που περιλαμβάνει τον έλεγχο των email, τη σύνταξη σημειώσεων και τη σύνταξη πρακτικών συνάντησης. Επομένως, ο χρόνος διαχειριστή θα πρέπει να καταλαμβάνει μόνο το 15% των ωρών εργασίας σας, χωρίς να συμπεριλαμβάνονται τα διαλείμματα.

Μπορείτε να το διαχειριστείτε απρόσκοπτα στο Trello χρησιμοποιώντας τον πίνακα που έχετε ήδη φτιάξει. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων στον πίνακα Trello κάνοντας κλικ Προσθήκη άλλης λίστας.Για κάθε εργασία (κάρτα) που προσθέτετε, μπορείτε να επιλέξετε Επεξεργασία > Επεξεργασία ετικετών και επιλέξτε ένα χρώμα που αντιπροσωπεύει κάθε δέσμευσή σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε για το καθένα.

Αν εσύ προγραμματίστε εργασίες στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να το διαχειριστείτε εύκολα ρυθμίζοντας κατηγορίες στο ψηφιακό ημερολόγιό σας. Στο Outlook, μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας Κατηγορίες στην κορδέλα και στο Ημερολόγιο Google, απλώς κάντε δεξί κλικ στην εκδήλωσή σας και επιλέξτε ένα χρώμα που αντιπροσωπεύει αυτήν την κατηγορία. Κάνοντας αυτό θα έχετε μια σαφή επισκόπηση της εβδομάδας σας και του τρόπου με τον οποίο συσσωρεύεται έναντι του αποθέματος δεσμεύσεών σας.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα δωρεάν πρότυπα ιεράρχησης προτεραιοτήτων για τα έργα σας

Με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να παρατηρήσετε ότι πρέπει να προσαρμόσετε τα ποσοστά. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι ήσασταν πολύ γενναιόδωροι με τον χρόνο σας ή όχι αρκετά γενναιόδωροι. Σε αυτήν την περίπτωση, επανεκτιμήστε το απόθεμά σας και κάντε αλλαγές όπως απαιτείται.

Εργασίες υπό έλεγχο

Με ένα απόθεμα δέσμευσης, θα έχετε πολύ καλύτερη εικόνα για το πώς διαχειρίζεστε τον φόρτο εργασίας σας. Θα σας βοηθήσει να ιεραρχήσετε αποτελεσματικά τις ευθύνες σας. Είναι εύκολο να ασκήσεις πίεση στον εαυτό σου να τα κάνει όλα, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι κανείς δεν μπορεί να το κάνει αυτό. Αντί να προσπαθείς να στριμώξεις τα πάντα, κάνε ένα βήμα πίσω και κοίτα τι έχεις μπροστά σου.

Βάλτε όρια κατά τη διάρκεια της εβδομάδας εργασίας σας και θα είστε σε θέση να αποδώσετε καλύτερα στις ευθύνες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Όχι μόνο αυτό, αλλά θα έχετε αποδεικτικά στοιχεία για το πού ξοδεύετε τον χρόνο σας και θα μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτόν όπως απαιτείται.

Asana vs. Δευτέρα: Επιλέξτε το τέλειο εργαλείο διαχείρισης έργου

Το Asana και το Monday είναι και τα δύο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης έργων, αλλά πώς συγκρίνονται; Μάθετε ποιο είναι καλύτερο!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα