Οι 12 καλύτερες δυνατότητες της Microsoft Access για διαχείριση βάσεων δεδομένων

Η διαχείριση βάσεων δεδομένων μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενη και ταραχώδης εάν δεν χρησιμοποιείτε το σωστό εργαλείο. Με τη Microsoft Access, η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων σχέσεων γίνεται εύκολη.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη Microsoft Access και τα κύρια στοιχεία και δυνατότητες της.

Τι είναι η Microsoft Access;

Microsoft Access είναι ένα ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας που συνοδεύεται από τη σουίτα Microsoft 365. Σε αυτήν τη βάση δεδομένων, μπορείτε να καταγράψετε, να προβάλετε, να επεξεργαστείτε και να παρακολουθήσετε δεδομένα. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ των δεδομένων.

Εκτός από την αποθήκευση ενός τεράστιου όγκου πληροφοριών, διευκολύνει την εύκολη ανάκτηση και χρήση δεδομένων σε διαφορετικές πλατφόρμες. Η Microsoft Access υποστηρίζει επίσης την ενοποίηση με άλλα εργαλεία για εύκολο συγχρονισμό δεδομένων. Μερικά από τα κύρια στοιχεία του είναι οι πίνακες, οι φόρμες, οι αναφορές και τα ερωτήματα.

1. Προβολή παρασκηνίου

Η προβολή Backstage της Microsoft Access είναι αυτό που βλέπετε όταν ξεκινάτε το λογισμικό Access, αλλά δεν ανοίγετε μια βάση δεδομένων. Με την προβολή Microsoft Access Backstage, οι χρήστες μπορούν να εκτελέσουν πολλές εργασίες διαχείρισης βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του ανοίγματος μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων και της δημιουργίας μιας νέας.

Ο πίνακας μενού του περιέχει εντολές που μπορείτε να εφαρμόσετε σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων. Από την κορδέλα Αρχείο του, μπορείτε να επιλέξετε από τα πρότυπά του να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο.

2. Βάση δεδομένων

Η Microsoft Access είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS) που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε μεγάλες βάσεις δεδομένων. Μια βάση δεδομένων σάς βοηθά να διατηρείτε τις πληροφορίες με οργανωμένο τρόπο.

Ένα αρχείο βάσης δεδομένων που δημιουργήθηκε σε Microsoft Access 2007 ή νεότερες εκδόσεις συνοδεύεται από την επέκταση αρχείου που ονομάζεται ACCDB, ενώ οι βάσεις δεδομένων που δημιουργούνται σε προηγούμενες εκδόσεις της Access είναι γνωστές ως MDB.

Συνήθως, όλοι οι πίνακες μιας βάσης δεδομένων της Access, μαζί με άλλα αντικείμενα, όπως φόρμες, αναφορές, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες, αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο.

3. Σχέσεις

Δημιουργώντας σχέσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο διαφορετικών πινάκων. Μια σχέση περιλαμβάνει πεδία δύο πινάκων που περιέχουν αντίστοιχα δεδομένα.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πολλών πινάκων χρησιμοποιώντας μοντέλο δεδομένων στο Excel

Για παράδειγμα, το πεδίο Student ID του πίνακα Data Student μπορεί να συνδεθεί με ένα πεδίο με το ίδιο όνομα στον πίνακα Student Results. Οι σχέσεις βοηθούν στην αποφυγή χαμένων δεδομένων και στον γρήγορο προσδιορισμό των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος.

4. Πρωτεύοντα κλειδιά

Όταν πρόκειται για τη συσχέτιση και τον ουσιαστικό συνδυασμό δεδομένων από πολλούς πίνακες στη Microsoft Access, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού. Το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα είναι το ξένο κλειδί σε έναν άλλο πίνακα. Κάποιος μπορεί να προσθέσει το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού σε άλλους πίνακες για να ανατρέξει στον πίνακα προέλευσης του πρωτεύοντος κλειδιού.

5. Πίνακες

Οι πίνακες Access μοιάζουν με υπολογιστικό φύλλο Excel που περιέχει γραμμές και στήλες. Αλλά στη Microsoft Access, οι γραμμές και οι στήλες αναφέρονται ως εγγραφές και πεδία.

Επιπλέον, αποθηκεύει τα δεδομένα διαφορετικά από ένα υπολογιστικό φύλλο. Θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα για να παρακολουθείτε κάθε είδος πληροφοριών. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται κανονικοποίηση. Σας βοηθά να αποφύγετε απολύσεις και κάνει μια βάση δεδομένων ευέλικτη.

6. Φόρμες

Οι φόρμες της Microsoft Access σάς επιτρέπουν να προβάλλετε, να εισάγετε και να επεξεργάζεστε δεδομένα μιας σειράς κάθε φορά. Μια φόρμα συνήθως περιέχει κουμπιά εντολών και στοιχεία ελέγχου για την εκτέλεση άλλων εργασιών, όπως η αποστολή δεδομένων σε άλλο εργαλείο.

Χρησιμοποιώντας φόρμες, μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο κάποιος αλληλεπιδρά με τις πληροφορίες της βάσης δεδομένων. Μπορείτε να βρείτε εργαλεία δημιουργίας φόρμας στο Δημιουργώ καρτέλα του μενού Access Ribbon. Εδώ μπορείτε να σχεδιάσετε τη δική σας φόρμα σχεδιάζοντας μια κενή φόρμα. Αλλά η καλύτερη επιλογή είναι να περάσετε από τον Οδηγό Φόρμας.

7. Αναφορές

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις αναφορές της Access για να μορφοποιήσετε, να μεταγλωττίσετε και να παρουσιάσετε δεδομένα. Γενικά, περιέχει απαντήσεις σε μια συγκεκριμένη ερώτηση. Εκτελέστε μια αναφορά ανά πάσα στιγμή για να λάβετε τις ενημερωμένες πληροφορίες της βάσης δεδομένων.

Είναι επίσης εφικτό να μορφοποιήσετε μια αναφορά για να παρουσιάσετε δεδομένα με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Μπορείτε να το μορφοποιήσετε για προβολή, εκτύπωση, εξαγωγή ή αποστολή ως συνημμένο email.

Σχετίζεται με: Τι είναι το Microsoft SharePoint; Χαρακτηριστικά και οφέλη από τη χρήση του

8. Ερωτήματα

Η λειτουργία ενός ερωτήματος είναι να ανακτά δεδομένα που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες από πίνακες. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε ορισμένους προκαθορισμένους υπολογισμούς. Στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για την ενημέρωση ή τη διαγραφή πολλαπλών εγγραφών ταυτόχρονα.

Τα ερωτήματα μπορούν να είναι δύο τύπων: ερωτήματα επιλογής και ερωτήματα ενεργειών. Ενώ ένα επιλεγμένο ερώτημα επιτρέπει στους χρήστες να προβάλλουν, να αντιγράφουν και να εκτυπώνουν δεδομένα που έχουν ανακτηθεί, ένα ερώτημα ενέργειας μπορεί να εκτελέσει μια εργασία με τα δεδομένα.

9. Μακροεντολές

Η μακροεντολή είναι ένα εργαλείο που αυτοματοποιεί εργασίες και προσθέτει λειτουργικότητα σε διάφορα μέρη της βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων φορμών, αναφορών και στοιχείων ελέγχου. Είναι ένα πρόγραμμα για την αυτοματοποίηση μη αυτόματων εργασιών όπως το άνοιγμα μιας αναφοράς, η εκτέλεση ερωτήματος, η αντιγραφή και η μορφοποίηση πίνακα στην Access που κάνετε τακτικά.

Για παράδειγμα, συνδέοντας μια μακροεντολή σε ένα κουμπί εντολής, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η μακροεντολή εκτελείται όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Σχετίζεται με: Πώς να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε μακροεντολές στο Word

10. Ενότητες

Μια ενότητα είναι ένα σύνολο δηλώσεων και διαδικασιών που προσθέτει λειτουργικότητα στη βάση δεδομένων σας. Αυτές οι δηλώσεις συντάσσονται ως μονάδα. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη γλώσσα VBA για να γράψετε ενότητες.

Μπορεί να υπάρχουν ενότητες τάξης ή τυπικές ενότητες. Οι ενότητες κλάσης συσχετίζονται με φόρμες και αναφορές, ενώ οι τυπικές δεν συνδέονται με κανένα αντικείμενο.

11. Μάσκες εισαγωγής

Οι μάσκες εισαγωγής υποδεικνύουν την έγκυρη μορφή της τιμής εισόδου σε ένα πεδίο. Ωστόσο, αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για βάσεις δεδομένων επιφάνειας εργασίας της Access.

Οι μάσκες εισαγωγής μπορούν να διασφαλίσουν τη συνέπεια της εισαγόμενης τιμής, ειδικά σε πεδία ευαίσθητα στις τιμές, όπως αριθμοί τηλεφώνου και ταχυδρομικοί κώδικες. Περιλαμβάνει ένα υποχρεωτικό και δύο προαιρετικά μέρη, το καθένα χωρισμένο με ένα ερωτηματικό.

12. Κανόνες επικύρωσης

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους κανόνες για να επικυρώσετε τα δεδομένα που εισάγετε σε μια βάση δεδομένων. Το εργαλείο δημιουργίας εκφράσεων μπορεί να σας βοηθήσει να μορφοποιήσετε τον κανόνα με ακρίβεια. Η Microsoft Access έχει δύο τύπους κανόνων επικύρωσης:

Κανόνας επικύρωσης πεδίου

Εάν ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης για ένα πεδίο, η Access σας εμποδίζει να φύγετε από αυτό το πεδίο, εκτός εάν εισαγάγετε μια έγκυρη τιμή. Ας υποθέσουμε ότι προσθέτετε >=#12/01/2021# στην ιδιοκτησία του Κανόνας επικύρωσης του πεδίου ημερομηνίας. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να εισαγάγετε ημερομηνίες μόνο την 1η Δεκεμβρίου 2021 και μετά.

Κανόνας επικύρωσης εγγραφών

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε πότε μπορείτε να αποθηκεύσετε μια εγγραφή. Αυτός ο κανόνας εξετάζει άλλα πεδία στον ίδιο πίνακα και συγκρίνει τις τιμές τους.

Microsoft Access για διαχείριση σχεσιακής βάσης δεδομένων

Όταν πρόκειται για τη διαχείριση μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων, η Microsoft Access προσφέρει μια απρόσκοπτη λύση για επαγγελματίες χρήστες. Αυτό το άρθρο εξέτασε τις βασικές δυνατότητες της Microsoft Access, διαβάζοντας τις οποίες θα έχετε μια βασική ιδέα για το εργαλείο.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε πώς να δημιουργείτε μια απλή βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access, ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στη Microsoft Access: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

Θέλετε να δημιουργήσετε μια απλή βάση δεδομένων στη Microsoft Access για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στη βάση δεδομένων; Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για το πώς να το κάνετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα