Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στη Microsoft Access: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

Η Microsoft Access είναι μια εφαρμογή βάσης δεδομένων διεπαφής που βασίζεται σε GUI που φέρνει τη δύναμη των εργαλείων ανάπτυξης λογισμικού και του Microsoft Jet Database Engine σε μία πλατφόρμα χωρίς και χαμηλού κώδικα. Επομένως, η δημιουργία μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων στην Access είναι παιχνιδάκι.

Αυτό το άρθρο θα σας δείξει τα απλά βήματα για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων Access που βασίζεται σε επιτραπέζιο υπολογιστή χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο. Θα εξηγήσει επίσης τα βήματα για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων της Access από την αρχή, δημιουργώντας τις δικές σας φόρμες, πίνακες, αναφορές και άλλα αντικείμενα.

Χρήση προτύπων για τη δημιουργία βάσης δεδομένων στη Microsoft Access

Η Microsoft σάς δίνει πρόσβαση σε πολλά πρότυπα βάσης δεδομένων της Access με δυνατότητα παραγωγής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρότυπα χωρίς τροποποίηση ή να τα εξατομικεύσετε λίγο για σκοπούς επωνυμίας.

Ένα πρότυπο βάσης δεδομένων της Access συνοδεύεται από όλα τα απαραίτητα αντικείμενα που χρειάζεται μια λειτουργική βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, θα βρείτε πίνακες, ερωτήματα, μακροεντολές, αναφορές και φόρμες σε οποιοδήποτε πρότυπο επιλέξετε.

Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε πρότυπο βάσης δεδομένων για να ξεκινήσετε με το Microsoft Access βάση δεδομένων. Να πώς:

1. Ανοίξτε τη Microsoft Access στον φορητό υπολογιστή ή τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας.
2. Θα πρέπει να δείτε την αρχική οθόνη της Access.
3. Κάντε κλικ στο Νέος στο αριστερό πλαίσιο.
4. Θα πρέπει να δείτε πολλά πρότυπα βάσης δεδομένων της Access.
5. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να αναζητήσετε πρότυπα στο διαδίκτυο εάν δεν βρείτε αυτό που ψάχνετε.
6. Το παράθυρο επισκόπησης προτύπου θα ανοίξει μόλις επιλέξετε ένα πρότυπο.
7. Εδώ, μπορείτε να αλλάξετε το Ονομα αρχείου και διαδρομή αρχείου.
8. Κάντε κλικ Δημιουργώ για τη δημιουργία της βάσης δεδομένων. Θα ανοίξει αυτόματα.
9. Θα δείτε την οθόνη καλωσορίσματος. Κάντε κλικ στο Ξεκίνα για να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων.
10. Το αριστερό παράθυρο περιήγησης σάς εμφανίζει όλα τα αντικείμενα βάσης δεδομένων όπως πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και ούτω καθεξής.
11. Μπορείτε να αρχίσετε να εισάγετε εργασίες έργου κάνοντας κλικ στο Νέα εργασία μέσα στη φόρμα Task List.
12. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ Καθήκοντα κάτω από το μενού Πίνακες στην αριστερή πλευρά για να ελέγξετε την ακατέργαστη βάση δεδομένων.
13. Κάνε κλικ στο Κλείσιμο (X) κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία κάτω από την κορδέλα για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά αντικείμενα βάσης δεδομένων.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στη Microsoft Access από την αρχή

Αν και τα πρότυπα βάσης δεδομένων της Access σάς εξοικονομούν χρόνο, δεν σας επιτρέπουν να βουτήξετε βαθιά στη λειτουργία μιας βάσης δεδομένων. Πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα κενό αρχείο Access χρησιμοποιώντας τα δικά σας δεδομένα, πίνακα, φόρμες και άλλα μέρη. Κατεβάστε αυτό δείγμα βάσης δεδομένων Access για να ξεκινήσετε να χτίζετε το δικό σας.

Σχετίζεται με: Πώς να μάθετε τη Microsoft Access: Δωρεάν διαδικτυακοί πόροι

Μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία της δικής σας βάσης δεδομένων της Access ακολουθώντας αυτά τα απλά βήματα:

1. Στο μενού της κορδέλας Access, κάντε κλικ στο Αρχείο αυτί.
2. θα δεις το Κενή βάση δεδομένων επιλογή. Κάντε κλικ σε αυτό.
3. Αλλάξτε το όνομα και τη διαδρομή στο Κενή επισκόπηση βάσης δεδομένων παράθυρο.
4. Κάνε κλικ στο Δημιουργώ κουμπί για να δημιουργήσετε και να ανοίξετε την άδεια βάση δεδομένων.

Η άδεια βάση δεδομένων είναι το θεμέλιο. Πρέπει να προσθέσετε δεδομένα και τμήματα βάσης δεδομένων για να γίνει λειτουργική βάση δεδομένων. Οι ακόλουθες ενότητες θα εμφανίσουν τα βήματα για την προσθήκη βασικών τμημάτων βάσης δεδομένων της Access:

1. Προσθήκη πίνακα

Η άδεια βάση δεδομένων θα προσθέσει αυτόματα έναν πίνακα, Τραπέζι 1. Ο πίνακας στην προβολή φύλλου δεδομένων μοιάζει με φύλλο εργασίας του Excel. Ωστόσο, η Access χρησιμοποιεί τον όρο Πεδίο για στήλες και Εγγραφή για γραμμές.

Εάν θέλετε να προσθέσετε έναν νέο πίνακα στη βάση δεδομένων σας:

1. Κάνε κλικ στο Δημιουργώ καρτέλα του μενού κορδέλας.
2. Θα δείτε έξι ενότητες τμημάτων βάσης δεδομένων, όπως Εφαρμογή, Πίνακας, Ερώτημα, Φόρμα, Αναφορά και Μακροεντολή.
3. Απλώς κάντε κλικ στο Τραπέζι για να δημιουργήσω Πίνακας 2.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πολλών πινάκων χρησιμοποιώντας μοντέλο δεδομένων στο Excel

2. Προσθήκη δεδομένων σε πίνακες

Αν και η βάση δεδομένων της Access μοιάζει αρκετά με το Excel, η προσθήκη δεδομένων είναι διαφορετική. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να δοκιμάσετε για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα:

1. Το πρώτο πεδίο θα εμφανίζεται ως αναγνωριστικό. Κάντε διπλό κλικ σε αυτό για να το μετονομάσετε σε Ταυτότητα εγγραφής.
2. Τώρα κάντε κλικ στο Κάντε κλικ για προσθήκη και επιλέξτε τον τύπο δεδομένων. Ο τύπος δεδομένων επιτρέπει στην Access να γνωρίζει τι είδους εγγραφές θα αποθηκεύσετε σε αυτό το πεδίο.
3. Επιλέγω Σύντομο κείμενο για πεδία όπως Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση κ.λπ.
4. Για να προσθέσετε πεδία και τύπους δεδομένων πιο γρήγορα, κάντε κλικ στο Προβολή σχεδίου εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία.
5. Μπορείς να προσθέσεις Ονομα πεδίου και Τύπος δεδομένων δίπλα δίπλα.
6. Τώρα, ήρθε η ώρα να προσθέσετε αρχεία. Μόλις προσθέσετε μια εγγραφή από κάτω Ονομα, Η Access θα εκχωρήσει το Πρωτεύον κλειδί 1 στο κελί παρακάτω Ταυτότητα εγγραφής.
7. Τα κύρια κλειδιά είναι μοναδικά για κάθε εγγραφή. Η Access το χρησιμοποιεί για τη δημιουργία σχέσεων πινάκων.

3. Προσθέστε μια φόρμα

Οι φόρμες βοηθούν εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να προσθέτετε δεδομένα γρήγορα. Επίσης, διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων. Αντιγράψτε τα παρακάτω βήματα για τη δημιουργία μιας φόρμας:

1. Επιλέξτε έναν πίνακα βάσης δεδομένων για τη δημιουργία φόρμας.
2. Κάντε κλικ στο Δημιουργώ καρτέλα στο μενού κορδέλας.
3. Κάντε κλικ στο Μορφή.
4. Η Access θα δημιουργήσει αυτόματα μια φόρμα με βάση τα δεδομένα του πίνακα.
5. Η φόρμα θα εμφανίζει επίσης δεδομένα από άλλους συνδεδεμένους πίνακες.
6. Κάνε κλικ στο Νέος (κενός) δίσκος κουμπί στο κάτω μέρος της φόρμας για να εισαγάγετε τα στοιχεία νέων πελατών.
7. Τώρα, εάν επιχειρήσετε να κλείσετε τη φόρμα, η Access θα σας ζητήσει να αποθηκεύσετε και να μετονομάσετε τη φόρμα.

4. Προσθήκη και εκτέλεση ερωτήματος

Η εκτέλεση ερωτήματος και η ανάκτηση δεδομένων είναι μια ζωτική εργασία που μπορείτε να εκτελέσετε στη βάση δεδομένων της Access. Μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε αυτά τα βήματα:

1. Από το Δημιουργώ καρτέλα στο μενού κορδέλας, κάντε κλικ στην Σχεδιασμός ερωτήματος.
2. Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες από τους οποίους θέλετε να λάβετε δεδομένα μέσω ερωτημάτων.
3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημά σας από κάθε πίνακα.
4. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κριτήρια για κάθε πεδίο για να εμφανίσετε συγκεκριμένα δεδομένα.
5. Προσθήκη κριτηρίων για Συμπληρώθηκε η παραγγελία εισάγοντας ένα σύμβολο ίσον (=) ακολουθούμενη από Ναί.
6. Η εναλλαγή της βάσης δεδομένων σε Προβολή φύλλου δεδομένων θα εκτελέσει το ερώτημα και θα ανακτήσει δεδομένα πελατών για παραγγελίες που έχουν ολοκληρωθεί.

5. Προσθήκη αναφοράς

Μπορείτε να δημιουργήσετε δομημένες αναφορές για τη βάση δεδομένων της Access. Στη συνέχεια, οι αναφορές προσφέρουν ζωτικής σημασίας πληροφορίες σχετικά με το έργο ή τη ροή εργασίας. Απλά βήματα για να δημιουργήσετε μια αναφορά:

1. Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά.
2. Κάντε κλικ στο Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ από το Δημιουργώ καρτέλα του μενού κορδέλας.
3. Κάντε δεξί κλικ σε ένα πεδίο και επιλέξτε Διαγραφή στήλης για να αφαιρέσετε τυχόν πεδία.
4. Στην κάτω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να οπτικοποιήσετε την αναφορά σας.
5. Κλείστε την αναφορά και η Access θα σας δώσει την επιλογή να την αποθηκεύσετε.

Χρησιμοποιήστε τη Microsoft Access για ισχυρές βάσεις δεδομένων

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πλήρως λειτουργική βάση δεδομένων στη Microsoft Access ακολουθώντας τα προαναφερθέντα βήματα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη βάση δεδομένων σας για να διαχειριστείτε πολλά πράγματα που σχετίζονται με την εργασία, όπως πελάτες, δεδομένα έργου, δεδομένα εσόδων, ιστορικό περιεχομένου κ.λπ.

Αν και έχει μια μικρή καμπύλη μάθησης, οι προσπάθειές σας σίγουρα θα σας φέρουν καλύτερες ευκαιρίες. Μπορείτε να αυτοσχεδιάσετε τη ροή εργασίας σας με μια συστηματική βάση δεδομένων. Ή, μπορείτε να βάλετε την ικανότητα στο βιογραφικό σας για να αναζητήσετε μια υψηλά αμειβόμενη δουλειά σε φημισμένες εταιρείες τεχνολογίας.

10 αξιόλογες εταιρείες τεχνολογίας που σας επιτρέπουν να εργάζεστε εξ αποστάσεως

Οι εταιρείες γίνονται πιο ανοιχτές στην ιδέα της εξ αποστάσεως εργασίας. Ποιες όμως επιχειρήσεις τεχνολογίας σάς επιτρέπουν να εργάζεστε εκτός γραφείου;

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα