6 Προηγμένες δυνατότητες του Microsoft Excel που πρέπει να γνωρίζετε

Ενώ το Microsoft Excel υπάρχει εδώ και πολύ καιρό, έχει πολλές δυνατότητες για τις οποίες πιθανώς δεν γνωρίζετε τίποτα. Ακόμη και οι ειδικοί της Microsoft μπορούν να σας πουν ότι κάθε μέρα είναι μια μέρα μάθησης με το Excel.

Ποια είναι λοιπόν μερικά από αυτά τα υπέροχα προηγμένα χαρακτηριστικά που έχετε χάσει; Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε έξι προηγμένες δυνατότητες του Excel που πρέπει να γνωρίζετε και πώς μπορούν να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητάς σας.

1. Ασαφής αντιστοίχιση

Ασαφής αντιστοίχιση είναι α Δυνατότητα παραγωγικότητας του Microsoft Excel που σας επιτρέπει να ελέγξετε τα σχετικά στοιχεία σε διαφορετικές λίστες και να τα συγχωνεύσετε εάν είναι περίπου παρόμοια.

Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιείτε μια έρευνα και ορισμένες εγγραφές έχουν λάθη πληκτρολόγησης, μια ασαφή αντιστοίχιση θα τα μετρήσει μαζί με τα σωστά γραμμένα λήμματα εφόσον η ορθογραφία παραμένει όσο το δυνατόν πιο κοντά στη σωστή ένας.

Σχετίζεται με: Πώς να φτιάξετε έναν χάρτη μυαλού στο Excel

Για να κάνετε τις καταχωρίσεις σας ακόμη πιο ακριβείς, μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο ουδού ομοιότητας που προτιμάτε στη ασαφή αντιστοίχιση. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η δυνατότητα ασαφούς αντιστοίχισης θα λειτουργεί μόνο σε στήλες κειμένου. Δείτε πώς μπορείτε να πετύχετε τη ασαφή αντιστοίχιση:

1. Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει και ενεργοποιήσει το Fuzzy Lookup στο Excel.
2. Το επόμενο βήμα είναι να μετατρέψετε τη λίστα σας σε πίνακα. Αυτό θα το πετύχετε επισημαίνοντας τη λίστα σας και πατώντας Ctrl + T.
3. Μόλις το κάνετε αυτό, θα δείτε το Εργαλείο ασαφούς αναζήτησης εμφανίζονται στη γραμμή εργασιών.
4. Τώρα, επιλέξτε ποιους από τους πίνακες που έχουν μετατραπεί θέλετε να συγκρίνετε.
5. Στη συνέχεια θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας ζητά να επιλέξετε το Όριο ομοιότητας θέλετε για τη σύγκριση - ένα όριο 0,85 δεν είναι τόσο κακό.
6. Τέλος, επιλέξτε ένα κελί όπου το Ασαφής πίνακας αναζήτησης θα εισαχθεί και κάντε κλικ Πηγαίνω στο Εργαλείο αναζήτησης για να ολοκληρώσετε τη σύγκριση σας.

2. Νέο παράθυρο και Τακτοποίηση

Εάν η εργασία σας απαιτεί να ασχοληθείτε με πολλά φύλλα εργασίας, τότε αυτή είναι μια δυνατότητα που θα σας φανεί χρήσιμη. Το Microsoft Excel σάς επιτρέπει να ανοίγετε διάφορα παράθυρα και να τα τακτοποιείτε όπως θέλετε για εύκολη πρόσβαση.

Με ανοιχτές όλες τις καρτέλες που χρειάζεστε και κατά την άποψή σας, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και από την ταλαιπωρία της ανακατεύθυνσης μεταξύ πολλών παραθύρων. Θα βοηθήσει επίσης πολύ στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και της σύγχυσης.

Σχετίζεται με: Πώς να αναδιπλώσετε κείμενο στο Excel

Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα τακτοποίησης, ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Ανοίξτε τα βιβλία εργασίας που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στα φύλλα εργασίας που θέλετε να ανοίξετε.
2. Κάνε κλικ στο Θέα καρτέλα, λοιπόν Τακτοποίηση όλων.
3. Επιλέξτε την επιλογή που σας ταιριάζει καλύτερα στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται.
4. Κάντε κλικ Εντάξει.

3. Κείμενο σε στήλες

Έτσι, κάνατε αλλαγές στο φύλλο εργασίας σας όταν ξαφνικά πρέπει να χωρίσετε τα δεδομένα από μια στήλη σε διαφορετικές. Ας πούμε ότι θέλετε να έχετε το πρώτο και το δεύτερο όνομα σε δύο ξεχωριστές στήλες. Φαίνεται ταραχώδες, σωστά; Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση των δεδομένων σας από κελί σε κελί με τη δυνατότητα κειμένου σε στήλη.

Σχετίζεται με: Τα Καλύτερα Διαδικτυακά Μαθήματα για Master Advanced Excel

Σας επιτρέπει να διαχωρίζετε τα κείμενα στις στήλες σας χρησιμοποιώντας ένα οριοθετημένο πλάτος ή έναν οριοθέτη όπως κόμμα, παύλα ή κενό διάστημα. Έτσι, εάν οι καταχωρήσεις στη στήλη σας έχουν κάποιο από αυτά, η δυνατότητα θα σας επιτρέψει να μεταφέρετε μέρος των δεδομένων της σε μια νέα στήλη.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κειμένου σε στήλες:

1. Κάντε κλικ στη στήλη που έχει το κείμενο που θέλετε.
2. Κάντε κλικ στο Δεδομένα, στη συνέχεια επιλέξτε Κείμενο σε στήλες.
3. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου που δείχνει το Οδηγός μετατροπής κειμένου σε στήλες. Κάντε κλικ στο Οριοθετημένη > Επόμενο.
4. Επιλέξτε το Οριοθέτες που ισχύουν για τα δεδομένα σας. Αυτό μπορεί να είναι Χώρος ή Κόμμα.
5. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Επόμενο και επιλέξτε τα δεδομένα Προορισμός στο φύλλο εργασίας σας.
6. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Φινίρισμα.

Θα πρέπει να σημειώσετε ότι αυτή η δυνατότητα είναι επίσης πρακτική για άλλα δεδομένα, όπως ημερομηνίες ή σειριακούς αριθμούς. Το κλειδί είναι να βεβαιωθείτε ότι οι οριοθέτες σας βρίσκονται όλοι στη σωστή θέση πριν προσπαθήσετε να χωρίσετε τα δεδομένα.

4. Εισαγωγή στατιστικών από ιστότοπους

Η μεταφορά δεδομένων από έναν συγκεκριμένο ιστότοπο στο φύλλο Excel μπορεί επίσης να είναι ένα σημείο πόνου, αλλά όχι πλέον. Με τη λειτουργία Στατιστικά Εισαγωγών, όλα είναι τόσο απλά. Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να θέσετε σε λειτουργία αυτήν τη δυνατότητα.

Αρχικά, πρέπει να ανοίξετε το φύλλο Excel στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα.

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο, και στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ανοιξε. Στη συνέχεια επιλέξτε Προσθέστε ένα μέρος. Μόλις το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου που σας ρωτά ποια αρχεία θέλετε να εισαγάγετε στο Excel.
2. Μεταβείτε στη γραμμή ερωτήσεων, προσθέστε τη διεύθυνση URL του ιστότοπου από τον οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα και κάντε κλικ Ανοιξε. Θα χρειαστούν ένα ή δύο δευτερόλεπτα και, στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που σας ζητά να εισαγάγετε το κλειδί ασφαλείας των Windows. Αυτό θα συμβεί εάν ο υπολογιστής που χρησιμοποιείτε έχει κωδικό πρόσβασης κατά την εκκίνηση των Windows.
3. Εισαγάγετε λοιπόν το όνομα χρήστη των Windows, τον κωδικό πρόσβασης σύνδεσης και κάντε κλικ εντάξει.

5. Κατάργηση της δυνατότητας διπλότυπων

Το τελευταίο πράγμα που θέλετε όταν ασχολείστε με δεδομένα είναι ο πλεονασμός. Δυστυχώς, μετά τη μεταφορά δεδομένων από τη μια στήλη στην άλλη ή από έναν διαφορετικό ιστότοπο, ενδέχεται να διατρέχετε τον κίνδυνο να αντιγραφούν τα πράγματα. Για να αποφύγετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Κατάργηση διπλότυπων στο Excel.

1. Επιλέξτε τον πίνακα και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο Καρτέλα Δεδομένα για να το κάνετε αυτό.
2. Εδώ, κάντε κλικ στο Αφαιρέστε τα διπλότυπα. Αυτό θα σας ζητήσει να ανοίξει ένα παράθυρο. Το αναδυόμενο παράθυρο θα σας ρωτήσει ποιες στήλες και σειρές θέλετε να σαρώσετε για διπλότυπα. Εισαγάγετε τις απαραίτητες στήλες και σειρές και το Excel θα διαγράψει τα αντίγραφά σας.

6. Προσαρμοσμένες λίστες

Οι προσαρμοσμένες λίστες είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος αποφυγής της κουραστικής εισαγωγής δεδομένων και του κινδύνου σφαλμάτων. Η δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας εκ των προτέρων σας επιτρέπει προσθέστε μια αναπτυσσόμενη επιλογή ή χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης του Excel, εξοικονομώντας έτσι χρόνο.

Σχετίζεται με: Φόρμουλες Excel που θα σας βοηθήσουν να λύσετε προβλήματα της πραγματικής ζωής

Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν μια προσαρμοσμένη λίστα προϊόντων, υπαλλήλων ή τοποθεσιών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις προσαρμοσμένες λίστες του Excel, όπως τις ημέρες της εβδομάδας ή τους μήνες του έτους. Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης του Excel, μπορείτε απλώς να πληκτρολογήσετε μία λέξη και να σύρετε τη λαβή πλήρωσης για να ολοκληρώσετε τις υπόλοιπες.

Το Excel σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε το δικό σας προσαρμοσμένες λίστες σε οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας του Excel κάνοντας κλικ στο Καρτέλα αρχείο > Επιλογές > Προχωρημένος > Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών στα Windows και Προέχω > Προτιμήσεις > Προσαρμοσμένες λίστες σε Mac.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα νέα κόλπα για να είστε κάτοχος του Microsoft Excel

Εάν είστε μεγάλος θαυμαστής του Microsoft Excel, υπάρχουν καλά νέα για εσάς. δεν μπορείς να εξαντλήσεις τα υπέροχα χαρακτηριστικά του! Ακόμα κι αν αυτό μπορεί να ακούγεται τρομακτικό, να θυμάστε ότι υπάρχουν όλα για να κάνουν τη δουλειά σας πιο εύκολη και πιο παραγωγική. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να τα μάθετε όλα σε μια μέρα.

Απλώς θυμηθείτε να εξασκείτε κάθε μέρα και να αξιοποιείτε στο έπακρο τις δυνατότητες αυτού του άρθρου. Αν τα χρησιμοποιείτε συχνά, θα τα έχετε στα χέρια σας σε ελάχιστο χρόνο!

Πώς να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών στο Microsoft Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Track Changes του Excel για να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας που πρέπει να ενημερωθεί ή να ελεγχθεί από άλλους. Να πώς!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα