Αν και τα εργαλεία αναφοράς έχουν γίνει κρίσιμο μέρος της λήψης επιχειρηματικών αποφάσεων, ενδέχεται να μην έχετε χρησιμοποιήσει κανένα μέχρι τώρα. Αυτές οι εφαρμογές μπορούν να παρέχουν αναφορές για οποιοδήποτε προτιμώμενο ερώτημα ή θέμα.
Δεδομένου ότι οι οργανωτικές απαιτήσεις και τα χαρακτηριστικά του εργαλείου μπορεί να διαφέρουν, πρέπει να επιλέξετε προσεκτικά το λογισμικό. Σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να μάθετε για τα εργαλεία αναφοράς και πώς μπορείτε να επιλέξετε το τέλειο εργαλείο για την ομάδα ή τον οργανισμό σας.
Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα εργαλεία αναφοράς παρέχουν αναφορές σε οργανισμούς αναλύοντας και δομώντας τα απαραίτητα δεδομένα από διάφορες πηγές. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν τις ομάδες και τους οργανισμούς να λαμβάνουν αποφάσεις που βασίζονται σε δεδομένα, παρουσιάζοντας όλες τις πληροφορίες σε ένα μέρος. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τα απαραίτητα δεδομένα.
Με τέτοια εργαλεία, οι ομάδες δεν χρειάζεται να συλλέγουν δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο. Αντίθετα, μπορούν να επενδύσουν αυτόν τον χρόνο σε κάτι πιο παραγωγικό. Ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού, τα εργαλεία αναφοράς μπορούν να δημιουργήσουν διάφορες αναφορές, όπως αναφορά πωλήσεων,
έκθεση απόδοσης εργασιών, έκθεση προϋπολογισμού, έκθεση αποτελεσματικότητας ομάδας κ.λπ. Οι χρήστες μπορούν επίσης να προσαρμόσουν τις επιχειρηματικές αναφορές με βάση τα συγκεκριμένα ερωτήματα που έχουν.Συχνά γίνεται δύσκολο να επιλέξετε το σωστό εργαλείο, καθώς υπάρχουν διάφορες εφαρμογές αναφοράς στην αγορά. Ακολουθούν τα κορυφαία χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα εργαλείο αναφοράς:
1. Οπτικοποίηση δεδομένων
Οι αναφορές που δημιουργεί ένα εργαλείο αναφοράς θα πρέπει να μπορούν να σας παρέχουν πληροφορίες με μια ματιά. Ένα εργαλείο αναφοράς θα πρέπει να έχει πολλούς τύπους οπτικοποίησης δεδομένων.
Οι πελάτες και οι ομάδες μπορεί να έχουν διαφορετικές απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο που θέλουν να οπτικοποιήσουν τα δεδομένα τους. Ως εκ τούτου, όσο μεγαλύτερη ποικιλία οπτικοποίησης έχει ένα εργαλείο αναφοράς, τόσο το καλύτερο.
Μερικοί μεθόδους οπτικοποίησης δεδομένων είναι γραφήματα πίτας, γραφήματα τομέων, γραφήματα γραμμών χρόνου, γραφήματα γραμμής, χάρτες δεδομένων, γραφήματα διασποράς, διαγράμματα Venn, κ.λπ. Όταν έχετε μια ποικιλία οπτικοποιήσεων διαθέσιμη στο εργαλείο αναφοράς, μπορείτε να επιλέξετε αυτή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες και το επίπεδο άνεσης σας.
2. Μεταφορά και απόθεση αναφοράς
Εάν χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο για να δημιουργήσετε μια αναφορά, θα πρέπει να μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία χωρίς καμία δυσκολία. Η δυνατότητα μεταφοράς και απόθεσης έχει γίνει απαραίτητο για κάθε εξελιγμένο εργαλείο αναφοράς. Αυτή η δυνατότητα θα επιτρέψει σε οποιονδήποτε να συμπεριλάβει δεδομένα, μοντέλα οπτικοποίησης ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο σε έναν πίνακα εργαλείων.
Οι συμπαίκτες σας δεν θα χρειαστούν καν εκπαίδευση σχετικά με τη δημιουργία αναφορών, εάν μπορούν να σύρουν και να αποθέσουν στοιχεία στον πίνακα ελέγχου. Μόλις ο πίνακας εργαλείων περιέχει όλα όσα θέλετε, η συμπλήρωση μιας αναφοράς από αυτόν είναι παιχνιδάκι.
3. Διαδραστικοί πίνακες ελέγχου αναφορών
Δεν υπάρχει εναλλακτική λύση από έναν διαισθητικό και διαδραστικό πίνακα εργαλείων ενός εργαλείου αναφοράς. Είναι το μέρος όπου τα εργαλεία αναφοράς εμφανίζουν τα δεδομένα τους. Η εφαρμογή σας θα πρέπει να είναι διαδραστική για να βρίσκετε τα δεδομένα που θέλετε χρησιμοποιώντας διαφορετικές επιλογές φίλτρου.
Ταυτόχρονα, αυτή η δυνατότητα σάς βοηθά να βλέπετε τα δεδομένα από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Σας βοηθά επίσης να παρέχετε διαφανή και συμπαγή επιχειρηματικά δεδομένα στην αναφορά, ζωτικής σημασίας για τη λήψη καλά ενημερωμένων αποφάσεων.
4. Στατικές Αναφορές
Οι στατικές αναφορές αναφέρονται σε αναφορές που περιλαμβάνουν δεδομένα από ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Αυτή η αναφορά σάς δείχνει τις πληροφορίες μιας προκαθορισμένης περιόδου για να σας καθοδηγήσει στη λήψη της σωστής απόφασης. Όταν επιλέγετε ένα εργαλείο αναφοράς, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορεί να παρέχει μια στατική αναφορά.
Θα χρειαστείτε αυτήν την αναφορά για να συζητήσετε την απόδοση των εργαζομένων ενός μήνα ή την πρόοδο ενός έργου. Ενώ το καλό λογισμικό αναφοράς θα πρέπει να έχει μια στατική δυνατότητα αναφοράς, αυτός δεν πρέπει να είναι ο μόνος παράγοντας στον οποίο θα πρέπει να εστιάσετε. Θα πρέπει επίσης να μπορεί να προσφέρει αναφορές σε πραγματικό χρόνο.
Σχετίζεται με: Τι είναι η καθολική αναφορά στο Asana; Γιατί πρέπει να το χρησιμοποιήσετε;
5. Ζωντανή αναφορά
Οποιαδήποτε αναφορά δημιουργείτε με ένα εργαλείο αναφοράς χωρίς να προσδιορίζετε ότι είναι στατική είναι μια αναφορά σε πραγματικό χρόνο. Μια αναφορά σε πραγματικό χρόνο σάς προσφέρει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες, απαραίτητες για τη λήψη ενημερωμένων και σχετικών αποφάσεων. Το εργαλείο αναφορών σας θα πρέπει επίσης να μπορεί να δημιουργεί αναφορές σε πραγματικό χρόνο.
Τα ακριβή δεδομένα διασφαλίζουν ότι παίρνετε σοφές επιχειρηματικές αποφάσεις. Έχοντας τη δυνατότητα πρόσβασης σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, κάθε μέλος της ομάδας θα βρίσκεται στην ίδια σελίδα. Εκτός από το ότι σας βοηθά να αξιολογήσετε τα στατιστικά στοιχεία και την απόδοση, αυτή η αναφορά μειώνει επίσης τις καθυστερήσεις στη ροή εργασιών.
Αποκτήστε ένα εργαλείο αναφοράς που μπορεί να σας προσφέρει ζωντανές αναφορές για οποιοδήποτε θέμα για τη βελτιστοποίηση των στόχων της ομάδας και τη δημιουργία στρατηγικών για το μέλλον.
6. Υποστήριξη ενσωματώσεων
Δεν υπάρχει κανένα εργαλείο στον κόσμο που να μπορεί να εκπληρώσει όλες τις απαιτήσεις ενός οργανισμού. Ως εκ τούτου, οι σύγχρονοι επιχειρηματικοί οργανισμοί χρειάζονται ένα συνδεδεμένο οικοσύστημα πολλαπλών εφαρμογών για να ολοκληρώσουν όλες τις εργασίες αποτελεσματικά. Ενσωματώνοντας διάφορα εργαλεία, μπορείτε να τα διατηρήσετε συγχρονισμένα.
Το εργαλείο αναφοράς σας θα πρέπει επίσης να προσφέρει μια δυνατότητα ενοποίησης με πολλές άλλες εφαρμογές. Η ενοποίηση θα κάνει τη συλλογή και ανάλυση δεδομένων αυτοματοποιημένη και χωρίς προβλήματα.
Πριν επιλέξετε μια εφαρμογή αναφοράς για την ομάδα σας, ρίξτε μια ματιά στη λίστα με υποστηριζόμενες εφαρμογές για ενσωμάτωση. Χρησιμοποιήστε το μόνο εάν η λίστα περιέχει όλες τις κύριες εφαρμογές που χρησιμοποιείτε. Ένα καλό εργαλείο αναφοράς θα πρέπει επίσης να προσφέρει ενσωμάτωση email και να σας επιτρέπει να μοιράζεστε την αναφορά με άλλους μέσω email.
7. Ευελιξία για προσαρμογές
Κανείς δεν θέλει να βλέπει την αναφορά της ίδιας μορφής σε κάθε συνάντηση. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε μια νότα δημιουργικότητας και καινοτομίας στις αναφορές σας προσαρμόζοντάς τες.
Το εργαλείο αναφοράς που θα επιλέξετε θα πρέπει να σας προσφέρει πλήρη ευελιξία για να το τροποποιήσετε. Θα πρέπει να μπορείτε να αλλάξετε χρώματα, πίνακες, διατάξεις και άλλα στοιχεία ανάλογα με την επωνυμία σας. Κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς για τον πελάτη σας, η προσαρμογή της με βάση την εικόνα της επωνυμίας σας θα αυξήσει την αξία σας για αυτούς.
8. Πρότυπα έτοιμα προς χρήση
Η δημιουργία μιας αναφοράς από την αρχή μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν υπάρχει έλλειψη χρόνου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ένα πρότυπο αναφοράς θα πρέπει να είναι χρήσιμο. Εάν το εργαλείο αναφοράς σας διαθέτει ενσωματωμένα πρότυπα για διάφορους σκοπούς, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε ένα και να ξεκινήσετε με αυτό.
Η σύνταξη μιας αναφοράς μπορεί να πάρει πολύ χρόνο και προσπάθεια. Μπορείτε να τα αποθηκεύσετε και τα δύο χρησιμοποιώντας τα πρότυπα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο και να το συνδέσετε με τον πόρο δεδομένων. Το εργαλείο θα τοποθετήσει τα δεδομένα στη σωστή θέση και η αναφορά σας θα είναι έτοιμη σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Η επιλογή του σωστού εργαλείου αναφοράς για την ομάδα σας είναι το κλειδί για τη γρήγορη και σωστή λήψη αποφάσεων. Τώρα που γνωρίζετε τις δυνατότητες που πρέπει να έχει ένα εργαλείο αναφοράς, επιλέξτε το λογισμικό σας με σύνεση.
Με αυτές τις εφαρμογές, μπορείτε πάντα να αναλύετε και να διαχειρίζεστε την παραγωγικότητα της ομάδας σας. Τα εργαλεία αναφοράς είναι η κρίσιμη στοίβα τεχνολογίας οποιουδήποτε έργου, είτε η ομάδα σας εργάζεται επιτόπου είτε από απομακρυσμένα μέρη.
Δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε μια ομάδα που εργάζεται εξ αποστάσεως; Δοκιμάστε αυτές τις καλύτερες συμβουλές για μια οργανωμένη απομακρυσμένη διαχείριση ομάδας.
Διαβάστε Επόμενο
- Παραγωγικότητα
- Επιχειρηματική Τεχνολογία
- Εργαλεία Συνεργασίας
- Οπτικοποιήσεις

Ο Tamal είναι ανεξάρτητος συγγραφέας στο MakeUseOf. Μετά την απόκτηση ουσιαστικής εμπειρίας στην τεχνολογία, τα οικονομικά και τις επιχειρήσεις διεργασίες στην προηγούμενη δουλειά του σε εταιρεία συμβούλων πληροφορικής, υιοθέτησε το γράψιμο ως επάγγελμα πλήρους απασχόλησης πριν από 3 χρόνια. Αν και δεν γράφει για την παραγωγικότητα και τα τελευταία νέα της τεχνολογίας, του αρέσει να παίζει Splinter Cell και να παρακολουθεί το Netflix/ Prime Video.
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για συμβουλές τεχνολογίας, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε