Πώς να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό τιμολόγιο από την αρχή: 5 εύκολα βήματα

Η τιμολόγηση είναι ουσιαστικό μέρος του ελεύθερου επαγγελματία. Είναι απόδειξη της σκληρής δουλειάς σας και του χρόνου που επενδύσατε για να βοηθήσετε τους πελάτες σας με τις απίθανες υπηρεσίες σας. Ενώ η τιμολόγηση μπορεί να αυτοματοποιηθεί, ενδέχεται να μην έχετε αρκετό προϋπολογισμό για να ξοδέψετε σε ακριβό λογιστικό λογισμικό.

Επιπλέον, η χρήση των ίδιων παλαιών προτύπων τιμολογίων που χρησιμοποιούν όλοι οι άλλοι δεν πρόκειται να βοηθήσει την επωνυμία σας να ξεχωρίσει. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα τιμολόγιο από την αρχή για να χρεώνετε τους πελάτες σας—ένα που είναι μοναδικό για εσάς και αντιπροσωπεύει την επωνυμία σας.

Βήμα 1: Δημιουργήστε μια λίστα με τα βασικά

Ένα τιμολόγιο περιέχει τις ακόλουθες βασικές λεπτομέρειες:

1. Επιχειρηματικές πληροφορίες και των δύο μερών: Email, τηλέφωνα, διευθύνσεις κ.λπ.
2. Αριθμός τιμολογίου: Ένας μοναδικός αριθμός για την αναγνώριση του τιμολογίου (παράδειγμα: #1001).
3. Ημερομηνία έκδοσης: Η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου.
4. Ημερομηνία λήξης: Η ημερομηνία κατά την οποία ο πελάτης υποτίθεται ότι θα σας πληρώσει.
instagram viewer
5. Περιγραφή: Μια στήλη που περιέχει όλες τις υπηρεσίες που παραδώσατε στον πελάτη.
6. Τιμή: Οι χρεώσεις σας ανά μονάδα κάθε υπηρεσίας που παρέχεται.
7. Ποσότητα: Ο αριθμός των μονάδων της υπηρεσίας σας που αγόρασε ο πελάτης (παράδειγμα: 10 άρθρα).
8. Σύνολο: Συνολικό κόστος κάθε στοιχείου υπηρεσίας που παραδίδεται, δηλαδή, η τιμή πολλαπλασιαζόμενη επί την ποσότητα.
9. ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ: Συνολικό κόστος όλων των ειδών υπηρεσίας σε συνδυασμό πριν από τις προσαρμογές.
10. Φόρος: Φόρος που καταβάλλεται (εάν υπάρχει) από τον πελάτη κατά την αγορά των υπηρεσιών σας. Συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για να σας καθοδηγήσει σε αυτή τη διαδικασία.
11. Οφειλόμενο ποσό: Το τελικό κόστος που θα επιβαρυνθεί ο πελάτης ως αντάλλαγμα για τις υπηρεσίες σας μετά από όλες τις προσαρμογές.
12. Οι λεπτομέρειες πληρωμής: Όλοι οι τρόποι πληρωμής που αποδέχεστε, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων του λογαριασμού σας.
13. Οροι και Προϋποθέσεις: Οι όροι και οι προϋποθέσεις που συμφωνήσατε εσείς και ο πελάτης σας πριν κάνετε τη συμφωνία.

Ακολουθεί μια συμβουλή: Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια μικρή κίνηση ευγνωμοσύνης στο τιμολόγιό σας. Κάτι τόσο μικρό όπως το "Σας ευχαριστούμε για την επιχείρησή σας" προσθέτει πολύ προσωπικότητα στο τιμολόγιό σας. Ενημερώνει τον πελάτη σας ότι ανυπομονείτε να συνεργαστείτε ξανά μαζί του.

Επίσης, να είστε προσεκτικοί όταν κάνετε εκπτώσεις. Οι αρχάριοι ελεύθεροι επαγγελματίες συχνά μπαίνουν στον πειρασμό να κάνουν μεγάλες εκπτώσεις στους πελάτες τους με την ελπίδα ότι θα παραμείνουν. Αλλά αυτό μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα, επειδή οι πελάτες μπορεί να αντιληφθούν την αρχική τιμή σας ως παραπλανητική περιγραφή της αξίας που παραδίδετε.

Σχετίζεται με: Πράγματα που αναζητούν οι πελάτες όταν προσλαμβάνουν ελεύθερους επαγγελματίες

Βήμα 2: Προσθέστε τα αναγνωριστικά επωνυμίας σας

Αυτό που διαχωρίζει ένα εξαιρετικό τιμολόγιο από ένα μέτριο είναι το πόσο καλά είναι σχεδιασμένο. Το τελευταίο μπορεί να περιέχει όλα τα βασικά μέρη αλλά φαίνεται απίστευτα βαρετό και χωρίς έμπνευση. Εάν γίνει σωστά, το τιμολόγιό σας μπορεί να λειτουργήσει ως ένα διακριτικό εργαλείο μάρκετινγκ εκτός από νομικό έγγραφο.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά της επωνυμίας σας, όπως το λογότυπο, την τυπογραφία και τα χρώματα της επωνυμίας σας. Μέσω ενός έξυπνου συνδυασμού χρώματος, γραμματοσειράς και σύνταξης, μπορείτε να επηρεάσετε τη διάθεση του πελάτη σας όταν κοιτάζει το τιμολόγιό σας και να κατευθύνει την προσοχή του στα πιο σημαντικά μέρη.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη παλέτα χρωμάτων στο Adobe Photoshop

Βήμα 3: Οριστικοποιήστε τη διάταξη του προτύπου σας

Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη των αναγνωριστικών επωνυμίας σας, το επόμενο βήμα είναι να οριστικοποιήσετε τη διάταξη του τιμολογίου σας. Αυτό σημαίνει τακτοποίηση όλων έτσι ώστε όλα τα στοιχεία του τιμολογίου να αλληλοσυμπληρώνονται. Ο στόχος εδώ είναι να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο που να μπορεί να χρησιμοποιηθεί επ 'αόριστον.

Ένα καλό πρότυπο είναι αυτό που είναι οργανωμένο, όμορφο, ακριβές και απεριόριστα επαναχρησιμοποιήσιμο. Μην ανησυχείτε, δεν χρειάζεται να είστε γραφίστας για αυτό. Αρκεί μόνο μια βασική κατανόηση του σχεδιασμού και η περιέργεια να πειραματιστείτε. Μπορείτε επίσης να δείτε πρότυπα στο διαδίκτυο για έμπνευση.

Σχετίζεται με: Βασικά στοιχεία σχεδίασης και πώς να τα χρησιμοποιήσετε

Μιλώντας για σχεδιαστές, μπορεί να είναι καλή ιδέα να προσλάβετε έναν για αυτή τη διαδικασία. Μπορούν να σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε τα αναγνωριστικά της επωνυμίας σας με τρόπο που ίσως δεν είχατε φανταστεί και να οργανώσετε καλύτερα το τιμολόγιό σας. Σε τελική ανάλυση, η πρόσληψη ενός ατόμου μία φορά είναι πολύ φθηνότερη από την πληρωμή μιας κανονικής συνδρομής για λογιστικό λογισμικό.

Θυμηθείτε, το πρότυπό σας υποτίθεται ότι είναι ένας συνδυασμός σχεδίου και δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να απεικονίζει με ακρίβεια όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες του τιμολογίου σας και να φαίνεται εμφανίσιμο. Αυτό είναι συνήθως δύσκολο να γίνει σωστά με την πρώτη προσπάθεια, επομένως μην φοβάστε να ανακατέψετε τα πράγματα. μαθαίνουν μέσω δοκιμής και λάθους.

Βήμα 4: Συμπληρώστε τα στοιχεία και ελέγξτε για σφάλματα

Οι πληροφορίες που υπάρχουν σε ένα τιμολόγιο είναι πολύ σημαντικές, τόσο από νομική όσο και από επαγγελματική άποψη. Ένα τιμολόγιο που φέρει λανθασμένες πληροφορίες είναι μια άμεση κόκκινη σημαία για τους πελάτες και μπορεί να βλάψει ή ακόμα και να τερματίσει τη σχέση σας μαζί τους.

Τρία πράγματα που πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή είναι το τελικό οφειλόμενο ποσό, οι τρόποι πληρωμής σας και οι όροι και οι προϋποθέσεις που έχουν συμφωνηθεί. Θυμηθείτε, σε κανέναν δεν αρέσουν οι εκπλήξεις σε ένα τιμολόγιο. Όσο πιο εύκολο είναι να σας πληρώσει ο πελάτης σας, τόσο πιο πιθανό είναι να λάβετε την πληρωμή σας εγκαίρως.

Βήμα 5: Στείλτε το τιμολόγιο στον πελάτη σας

Μόλις ρυθμιστούν όλα στη θέση τους (υποτίθεται μετά από πολλές αναθεωρήσεις), στείλτε το τιμολόγιο στον πελάτη σας. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε χρησιμοποιήσει επεξεργάσιμες μορφές εγγράφων όπως .docx και έχετε επιλέξει .png ή .pdf. Το πρώτο προσθέτει σύγχυση και δυσπιστία στο εμπόριο εάν κάποιο μέρος τροποποιήσει το έγγραφο αργότερα.

Σχετίζεται με: Ο πελάτης επισημαίνει ότι κάθε ελεύθερος επαγγελματίας πρέπει να γνωρίζει

Εάν στέλνετε ένα τιμολόγιο σε έναν νέο πελάτη και δεν ξέρετε τι να γράψετε στο email, χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο:

Γεια [πελάτης],

Σας ευχαριστούμε που επιλέξατε [το όνομα της εταιρείας σας] για τις απαιτήσεις σας. Επισυνάπτεται σε αυτό το email το τιμολόγιό σας για τα είδη εργασίας που παραδόθηκαν την/κατά την [ώρα παράδοσης της εργασίας].

Μη διστάσετε να μας ενημερώσετε εάν έχετε οποιεσδήποτε αμφιβολίες ή χρειάζεστε διευκρινίσεις για οτιδήποτε, θα θέλαμε να σας βοηθήσουμε. Προσβλέπουμε σε μελλοντικές συνεργασίες.

Δημιουργήστε ένα αξέχαστο τιμολόγιο

Μπορεί να πιστεύετε ότι δεν αξίζει τον κόπο να αφιερώνετε χρόνο για να σχεδιάσετε ένα τιμολόγιο γιατί, τελικά, δεν πληρώνεστε για αυτό. Γιατί λοιπόν να μπείτε στον κόπο να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο όταν μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε ένα έτοιμο;

Αν και αυτό είναι αλήθεια, σημειώστε ότι ένα προσαρμοσμένο τιμολόγιο είναι ένα λεπτό αλλά ισχυρό εργαλείο μάρκετινγκ. Όχι μόνο σηματοδοτεί την ικανότητα και τον επαγγελματισμό, αλλά αφήνει και το σημάδι της επωνυμίας σας σε κάθε νέο πελάτη, κάνοντάς σας αξέχαστη.

Πώς να γίνετε ένας επιτυχημένος ελεύθερος επαγγελματίας: 8 βασικές δεξιότητες

Θέλετε να μάθετε πώς να γίνετε ένας επιτυχημένος ελεύθερος επαγγελματίας; Εδώ είναι μερικές βασικές δεξιότητες που θα χρειαστείτε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα