Οι 12 καλύτεροι τρόποι για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης έργου

Εάν είστε μέλος μιας ομάδας διαχείρισης έργου, δεν υπάρχει ανώτατο όριο παραγωγικότητας. Υπάρχει πάντα κάποιο περιθώριο βελτίωσης της αποτελεσματικότητάς σας.

Ενώ διάφορα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν, όλοι όσοι συμμετέχουν σε ένα έργο θα πρέπει να ακολουθούν ορισμένες μεθόδους για να ολοκληρώσουν την εργασία με επιδεξιότητα. Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω πρακτικές σήμερα για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας ενώ εργάζεστε σε ένα έργο.

1. Το Στάδιο Σχεδιασμού είναι κρίσιμο

Ο προγραμματισμός είναι το κλειδί για τη διαχείριση του έργου. Ένα προσεκτικά σχεδιασμένο έργο δεν θα εξασφαλίσει μόνο την επιτυχία του. Θα επιβεβαιώσει επίσης ότι κάθε μέλος της ομάδας κάνει τη σωστή εργασία τη σωστή στιγμή.

Σε αυτό το στάδιο, εξετάστε όλες τις απαιτήσεις από την πλευρά του πελάτη για να δημιουργήσετε συγκεκριμένους στόχους.

Στη συνέχεια, προχωρήστε στην περιγραφή των καθηκόντων σας και την κατανομή τους στους συμπαίκτες σας. Πριν αναθέσετε τις εργασίες στα μέλη της ομάδας, ελέγξτε αν αισθάνονται άνετα με τους ρόλους τους.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές για προγραμματισμό εργασιών

2. Αποδοτική επικοινωνία

Μόνο όταν η επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων είναι σαφής, μπορείτε να εργαστείτε με πλήρη αποτελεσματικότητα. Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη του έργου βρίσκονται στην ίδια σελίδα με τους πελάτες και τους συμπαίκτες τους.

Ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου, μπορείτε να βασιστείτε σε συγχρονισμένη ή σε πραγματικό χρόνο επικοινωνία. Είτε επικοινωνείτε προφορικά είτε μη, η αλληλογραφία πρέπει να είναι σαφής.

Οποιαδήποτε κακή επικοινωνία μπορεί να βλάψει την παραγωγικότητά σας και να προκαλέσει καθυστέρηση στο έργο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Χαλαρότητα για διαφανή και τεκμηριωμένη επικοινωνία.

3. Δημιουργία Γνωσιακής Βάσης

Ακόμα κι αν έχετε ομαλή επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων, πολλοί συμπαίκτες που ζητούν από κάποιον για τις ίδιες πληροφορίες θα είναι αντιπαραγωγικό. Για να κάνετε τη διαδικασία κοινής χρήσης δεδομένων χωρίς κόπο, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση γνώσεων ή έναν κόμβο δεδομένων σε εφαρμογές όπως Bitrix24.

Συγκεντρώστε όλα τα απαιτούμενα δεδομένα και οδηγίες σε μια βάση γνώσεων και προσφέρετε πρόσβαση σε αυτό σε κάθε μέλος του έργου. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε επεξηγηματικά εκπαιδευτικά βίντεο για να βοηθήσετε τα νέα μέλη του έργου χωρίς να χάσετε χρόνο.

4. Διαχείριση και Προϋπολογισμός Έργου Χρόνος

Ο χρόνος είναι μια κρίσιμη ουσία ενός έργου. Οι καθυστερήσεις του έργου μπορεί να σας κάνουν να χάσετε πολύτιμους και μακροπρόθεσμους πελάτες. Επομένως, θα πρέπει να προϋπολογίσετε σωστά τον χρόνο στην αρχή του έργου, προκειμένου να διασφαλίσετε την πλήρη αποτελεσματικότητα της ομάδας.

Χρησιμοποιήστε το Εγκαιρος εφαρμογή για να καταγράψετε το χρόνο που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε κάθε ορόσημο και εργασία. Εκτός από την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας, η εφαρμογή μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να παρέχετε τιμολόγια σε πελάτες.

5. Κάντε προσβάσιμα τα αρχεία έργου

Κάθε έργο περιλαμβάνει τη δημιουργία και την κοινή χρήση εκατοντάδων εγγράφων και εγγράφων. Ορισμένα έγγραφα χρειάζονται επίσης συλλογική εργασία σε πραγματικό χρόνο. Ένα μέλος της ομάδας που περιμένει άδεια για πρόσβαση σε ένα αρχείο θα συμβάλει μόνο σε καθυστερήσεις και αναποτελεσματικότητα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης περιεχομένου όπως Microsoft SharePoint που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε σε ένα κεντρικό αποθετήριο. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα διαθέτει χαρακτηριστικά όπως διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων, έλεγχο έκδοσης και δυνατότητα ελέγχου.

6. Προετοιμαστείτε να διαχειριστείτε τους κινδύνους

Κανένα έργο δεν είναι απαλλαγμένο από πιθανούς κινδύνους. Αδικαιολόγητα ζητήματα κατά τη διάρκεια ενός έργου μπορεί να παρεμποδίσουν την αποτελεσματικότητα. Ως εκ τούτου, είναι υποχρεωτικό να περάσετε από τη διαδικασία αξιολόγησης κινδύνου πριν από την εργασία στο έργο.

Με την Εφαρμογή SWOT, μπορείτε να προσδιορίσετε τους κινδύνους και να κατανοήσετε τη ζημιά που μπορεί να προκαλέσουν. Συζητήστε με τους ανάδοχους για να βρείτε μια λύση για τη διαχείριση του κινδύνου εάν παρουσιαστεί.

7. Τεκμηρίωση όλων των δεδομένων

Η τεκμηρίωση σάς βοηθά να αυξήσετε την υπευθυνότητα και την αποτελεσματικότητα μιας ομάδας. Συμμετείχατε σε μια συνάντηση Zoom; Κυκλοφορήστε το υπόμνημα της συνάντησης σε γραπτή μορφή. Πήρες μια απόφαση προφορικά; Τεκμηριώστε το σε ένα email και στείλτε το σε όλους τους εμπλεκόμενους.

Η τεκμηρίωση σάς βοηθά να ανακαλύψετε τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει μια ομάδα κατά τη διάρκεια ενός έργου. Αυτά θα λειτουργήσουν ως οδηγός και για τα μελλοντικά σας έργα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Asana σύστημα σχολιασμού εργασιών για τη συστηματική αποθήκευση όλων των πληροφοριών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία.

8. Επιλέξτε την Ομάδα Έργου με σύνεση

Πολλά άτομα μπορεί να αποτελούν μέρος του οργανισμού σας, αλλά πρέπει να αποδεχτείτε ότι δεν είναι όλοι κατάλληλοι για κάθε έργο. Τα διαφορετικά έργα απαιτούν διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες. Γι' αυτό η επιλογή των κατάλληλων ανθρώπων για ένα έργο θα τους βοηθήσει να καταβάλουν τη μέγιστη δυνατή προσπάθεια.

Εάν προσλάβετε έναν δημιουργικό συγγραφέα για ένα έργο συγγραφής τεχνικού περιεχομένου, δεν θα είναι σε θέση να λειτουργήσει αποτελεσματικά ακόμα κι αν το θέλουν. Η επιλογή του κατάλληλου ατόμου θα εξασφαλίσει ότι κάποιος μπορεί να αξιοποιήσει το ταλέντο του.

9. Επιβραβεύστε το μέλος της ομάδας που ερμηνεύει

Η επίτευξη μικρών ορόσημων στο χρόνο ανοίγει το δρόμο για την έγκαιρη ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου. Μόνο μια ομάδα με κίνητρα και παραγωγικότητα μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τα ορόσημα και τους στόχους του έργου.

Αν και ο καθένας πληρώνεται για τη δουλειά του, οι ανταμοιβές και η εκτίμηση μπορούν σίγουρα να εμπνεύσουν ένα άτομο να εργαστεί καλύτερα. Επιβραβεύοντας τα μέλη της ομάδας μετά την επίτευξη ενός ορόσημου, όχι μόνο θα παρακινηθεί ο παραλήπτης, αλλά και τα άλλα μέλη της ομάδας θα εργαστούν σκληρά για να κερδίσουν την ανταμοιβή την επόμενη φορά.

10. Να είστε ανοιχτοί σε σχόλια και προτάσεις

Τα εποικοδομητικά σχόλια από τους συμπαίκτες σας μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε τα αδύνατα σημεία που δεν γνωρίζετε. Εάν σκέφτεστε σοβαρά να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, πρέπει να είστε θετικοί στην κριτική και τις προτάσεις. Τα σχόλια από διαφορετικούς ανθρώπους θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον εαυτό σας.

Για να συγκεντρώσετε σχόλια διακριτικά, η δημιουργία μιας ανώνυμης φόρμας έρευνας είναι μια καλή ιδέα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας δωρεάν χρησιμοποιώντας Φόρμες Google και να διανείμει τη σύνδεσή του μεταξύ των συναδέλφων. Μπορούν να μοιραστούν τα σχόλιά τους και τις προτάσεις τους χωρίς να αποκαλύπτουν την ταυτότητά τους.

Σχετίζεται με: Φόρμες Google vs. Microsoft Forms: Ποια πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

Η αυτοματοποίηση των εργασιών διαχείρισης έργου μπορεί να βελτιώσει πολλαπλά την αποδοτικότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε εργαλεία διαχείρισης έργου που είναι διαθέσιμα στην αγορά. Προτού το επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή μπορεί να εκπληρώσει αυτό που απαιτεί το έργο σας.

Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας εργάζεται στην ανάπτυξη λογισμικού, ίσως θέλετε να αναζητήσετε εργαλεία που υποστηρίζουν ευέλικτη διαχείριση έργου. Αυτές τις μέρες, τα περισσότερα έργα απαιτούν από εσάς να είστε διαθέσιμοι εν κινήσει. Ως εκ τούτου, τα εργαλεία που επιλέγετε για το έργο πρέπει να έχουν έκδοση για κινητά.

12. Γνωρίστε την παραγωγικότητά σας και αυτοσχεδιάστε

Τέλος, θα πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς την παραγωγικότητά σας για να μαθαίνετε τα μειονεκτήματά σας και να τα βελτιώνετε. Χρησιμοποιώντας ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης εργασιών όπως Trello θα σας ενημερώσει για την πρόοδο των επιμέρους εργασιών και το συνολικό έργο.

Ταυτόχρονα, οι εφαρμογές μπορούν να σας δείξουν την αποτελεσματικότητα των μεμονωμένων μελών συγκρίνοντας τις ώρες που ξοδεύουν για την επίτευξη ενός στόχου. Κάποιος μπορεί επίσης να πραγματοποιήσει μια αυτοαξιολόγηση για να ανακαλύψει τομείς που χρειάζονται βελτίωση.

Ολοκληρώστε αποτελεσματικά τα έργα σας

Τώρα που γνωρίζετε μερικές από τις καλύτερες μεθόδους για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα, η εφαρμογή τους θα πρέπει να δείχνει αυξημένη παραγωγικότητα. Τα σύγχρονα έργα απαιτούν μέγιστη αποτελεσματικότητα από τα μέλη της ομάδας τους.

Είναι ωφέλιμο να οικοδομήσετε μια κουλτούρα συνεχούς μάθησης για να προετοιμάσετε την ομάδα σας να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις των μελλοντικών έργων. Εκθέστε τα μέλη της ομάδας σας σε μια εσωτερική βάση γνώσεων ή διαδικτυακή εκμάθηση διαχείρισης έργων για αμοιβαία οφέλη.

Τα 8 καλύτερα διαδικτυακά μαθήματα διαχείρισης έργων

Αν θέλετε να αναβαθμιστείτε και να μάθετε κάτι νέο, εδώ είναι τα οκτώ καλύτερα δωρεάν και επί πληρωμή διαδικτυακά μαθήματα διαχείρισης έργων.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα