Πώς να τηρήσετε τις προθεσμίες και να ολοκληρώσετε τις εργασίες έγκαιρα: 8 συμβουλές

Για πολλούς, οι προθεσμίες είναι μια τρομερή υπόθεση. Μπορεί να χρονοτριβείτε μέχρι να πλησιάσει η προθεσμία και να αποτύχετε να ολοκληρώσετε έγκαιρα την εργασία παρά τις προσπάθειες της τελευταίας στιγμής.

Οι χαμένες προθεσμίες μπορεί να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και την εντύπωσή σας τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική ζωή. Ρίξτε μια ματιά στα σημεία που εξηγούνται εδώ για να μάθετε πώς μπορείτε να τηρήσετε κάθε προθεσμία με ευκολία.

1. Δημιουργήστε πολλά ορόσημα σε μέγεθος μπουκιάς

Οι σύνθετες και χρονοβόρες εργασίες σας οδηγούν στην αναβλητικότητα; Αν ναι, τότε δεν είστε μόνοι. Μερικές φορές, το μυαλό σας αισθάνεται καταβεβλημένο και σας αποθαρρύνει να εργαστείτε μέχρι την τελευταία στιγμή.

Γι' αυτό πρέπει να αναλύσετε τους φιλόδοξους στόχους σας σε μικρότερα ορόσημα. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος σας είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία 50 σελίδων, μπορείτε να τη χωρίσετε σε μικρά κεφάλαια και να εργαστείτε σε ένα κεφάλαιο το καθένα.

Μόλις το κάνετε αυτό, το υποσυνείδητό σας δεν θα νιώσει υπερβολικό. Αντίθετα, οι μικρές προθεσμίες θα φαίνονται διαχειρίσιμες και θα σας παρακινήσουν να ξεκινήσετε τη δουλειά. Καθώς συνεχίζετε να επιτυγχάνετε όλα τα μικρά ορόσημα το ένα μετά το άλλο, η επίτευξη του μεγάλου στόχου δεν θα είναι δύσκολη.

2. Βρείτε έναν κίνητρο συνεργάτη

Το να εργάζεσαι μόνος σου είναι δύσκολο —ειδικά όταν περιλαμβάνει μια περίπλοκη εργασία. Ενώ η εργασία μόνος σας δίνει ελευθερία, μπορείτε επίσης να καταλήξετε να είστε κάποιος χωρίς κίνητρο για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Καθώς δεν είστε υπόλογοι σε κανέναν σχετικά με τις προσωπικές σας προθεσμίες, η απώλεια ορόσημων μπορεί να γίνει συνηθισμένη.

Εάν δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε τις προθεσμίες που επιβάλλονται από τον εαυτό σας, μπορείτε πάντα να εμπλέκετε κάποιον άλλο. Θα ήταν ωραίο να έχετε κάποιον που να γνωρίζει τις προθεσμίες σας. Αυτός ο συνεργάτης λογοδοσίας μπορεί να είναι κάποιος από την οικογένεια ή τους φίλους σας.

Για να ολοκληρώσετε την ανάγνωση ενός κεφαλαίου, μπορείτε να αναζητήσετε έναν συμμαθητή και να μελετήσετε μαζί. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε έναν σύντροφο, ακόμη και να γνωρίζετε για κάποιον που πέτυχε το ίδιο ορόσημο θα σας εμπνέει.

3. Να παρακολουθείτε πάντα την πρόοδο

Η πρόοδος παρακολουθώντας μια καθημερινή συνήθεια θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε μια εργασία εγκαίρως. Ακόμα κι αν ορίσετε μια προθεσμία, αυτό δεν σημαίνει ότι θα την ολοκληρώσετε την τελευταία μέρα. Αυτό σημαίνει ότι θα εργαστείτε στο έργο για πολλές ημέρες για να το ολοκληρώσετε πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

Μπορεί να μην είστε εξίσου παραγωγικοί όλες αυτές τις εργάσιμες ημέρες. Ωστόσο, η τακτική παρακολούθηση της προόδου θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα κενά και θα σας επιτρέψει να αναπληρώσετε τα αδύνατα σημεία σας.

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις MeisterTask για να παρακολουθείτε πόση πρόοδο έχετε σημειώσει σε οποιαδήποτε εργασία. Μπορείτε να προσθέσετε οποιονδήποτε αριθμό εργασιών σε αυτό και να παρακολουθείτε την πρόοδό τους καθώς εργάζεστε σε αυτές κάθε μέρα.

4. Αποφύγετε να αφήνετε κενά στον προγραμματισμό

Πριν καταλήξετε σε μια προθεσμία για προσωπικές εργασίες, πρέπει να έχετε περάσει από μια λεπτομερή διαδικασία προγραμματισμού. Η γνώση των στόχων, της διαδικασίας εργασίας και του διαθέσιμου χρόνου είναι μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν ορίσετε μια προθεσμία. Το να έχετε προβλήματα με τον προγραμματισμό σας μπορεί να σας κοστίσει την προθεσμία.

Δεν υπάρχει λόγος να κατηγορείτε τον εαυτό σας ότι χάσατε μια προθεσμία εάν είχατε ελαττώματα στη διαδικασία προγραμματισμού σας. Για παράδειγμα, πρέπει να δανειστείτε μερικά βιβλία από μια βιβλιοθήκη για να ολοκληρώσετε ένα έργο μέχρι τη Δευτέρα. Κάνατε τον προγραμματισμό για την Παρασκευή, αλλά η βιβλιοθήκη παραμένει κλειστή το Σάββατο και την Κυριακή.

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχει ένα κενό σε αυτό το σχήμα. Λόγω αυτού, θα χάσετε την προθεσμία εδώ. Για να αποφύγετε τέτοιες περιστάσεις, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο εργασίας σας δεν έχει ελαττώματα.

5. Κρατήστε τους περισπασμούς στο Bay

Οι περισπασμοί είναι ένας από τους μεγαλύτερους λόγους για τους οποίους δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως. Εκτεταμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδοποιήσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης, επείγουσες αλλά λιγότερο σημαντικές εργασίες, ένα μέλος της οικογένειας που περνάει για να συζητήσει - όλα αυτά σας αποσπούν την προσοχή από τους στόχους σας και εμποδίζουν τη ροή εργασίας σας.

Μόλις το μυαλό σας εκτραπεί σε κάτι άλλο, είναι δύσκολο να επαναφέρετε την ίδια συγκέντρωση και προσοχή στην αρχική σας δουλειά. Όταν είστε σε μια εργασία, προσπαθήστε να σημειώσετε όσο το δυνατόν περισσότερη πρόοδο με μία κίνηση.

Μπορείτε να κάνετε σίγαση των ειδοποιήσεων του κινητού και του υπολογιστή σας αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής. Η χρήση εφαρμογών κατά της απόσπασης της προσοχής είναι επίσης χρήσιμη για να είστε συγκεντρωμένοι κατά τις ώρες εργασίας.

Εάν έχετε πάρα πολλά πράγματα στο πιάτο σας, μπορεί να συμβεί χάνοντας τα μάτια σας τις προθεσμίες και τις εκκρεμείς εργασίες. Ο καλύτερος τρόπος για να γνωρίζετε τις εργασίες και τις προθεσμίες σας είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο ημερολογίου. Τέτοιες εφαρμογές θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε εργασίες, εκδηλώσεις και συσκέψεις.

Η παρακολούθηση των προηγούμενων και μελλοντικών προθεσμιών και ορόσημων σας γίνεται εύκολη με το λογισμικό ημερολογίου. Αυτές οι εφαρμογές σάς επιτρέπουν να οπτικοποιείτε τις επερχόμενες προθεσμίες με ταξινομημένο τρόπο. Ελέγξτε αυτά τα εργαλεία καθημερινά για να παρακολουθείτε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε για την ημέρα.

Το Ημερολόγιο Google είναι μια εφαρμογή προγραμματισμού ημερολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τον προσωπικό και επαγγελματικό σας προγραμματισμό εργασιών. Υποστηρίζει επίσης την ενσωμάτωση με διαφορετικά εργαλεία διαχείρισης έργων που κάνουν την οπτικοποίηση προθεσμιών αβίαστη.

7. Χρησιμοποιήστε μια ήπια προθεσμία

Μια ήπια προθεσμία είναι μια δοκιμαστική προθεσμία που βάζετε πριν από την αρχική. Σε περίπτωση που αναρωτιέστε αν μια ήπια προθεσμία μπορεί να σας βοηθήσει, η απάντηση είναι ναι. Δεν είναι χρήσιμο μόνο για επαγγελματικά έργα. Οι μαλακές προθεσμίες είναι εξίσου αποτελεσματικές για προσωπικά ορόσημα.

Ακόμη και τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια μπορεί να αντιμετωπίσουν λόξυγκα. Μπορεί να αρρωστήσετε ή να έχετε κάποιο τεχνικό πρόβλημα. Μην αφήσετε αυτά να σας αναγκάσουν να χάσετε μια προθεσμία. Έχετε μια ήπια προθεσμία και προσπαθήστε να ολοκληρώσετε την εργασία πριν από αυτό.

Εκτός από την εξοικονόμηση της πλάτης σας κατά τη διάρκεια τυχόν απροσδόκητων γεγονότων, θα εξασφαλίσει την έγκαιρη ολοκλήρωση μιας εργασίας.

8. Αποφύγετε την αναβλητικότητα με κάθε κόστος

Οι περισσότεροι από εσάς θα συμφωνούσατε ότι η αναβλητικότητα είναι ο λόγος για τον οποίο χάνετε συνέχεια προθεσμίες, ακόμα και αυτές που επιβάλλονται από τον εαυτό σας. Ενώ η πολυπλοκότητα της εργασίας ευθύνεται για αυτό στις περισσότερες περιπτώσεις, μερικές φορές οι άνθρωποι μπορεί να χρονοτριβούν καθώς δεν υπάρχει ανταμοιβή για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.

Η αναβλητικότητα γίνεται πιο συχνή σε προσωπικές εργασίες που δεν περιλαμβάνουν κανέναν προϊστάμενο ή ανταμοιβή. Ωστόσο, μπορείτε πάντα να περιποιηθείτε τον εαυτό σας αφού τελειώσετε την εργασία εγκαίρως. Θα σας εμπνεύσει να αποφύγετε την αναβλητικότητα την επόμενη φορά.

Σχετίζεται με: Οι κορυφαίες συμβουλές για να αποφύγετε την αναβλητικότητα και να τηρήσετε τις προθεσμίες

Η έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών αυξάνει την παραγωγικότητα

Οι προθεσμίες δεν πρέπει να είναι αγχωτικές και αποθαρρυντικές. Αντίθετα, θα πρέπει να σας παρακινήσει να ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα πράγματα που αναφέρονται εδώ για να τηρήσετε τις προθεσμίες που έχετε δημιουργήσει μόνοι σας.

Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τις καθυστερήσεις στην επαγγελματική σας ζωή με κάθε κόστος, ανακαλύπτοντας τους πιθανούς λόγους και τις λύσεις τους.

9 λόγοι για τους οποίους καθυστερούν τα έργα και πώς να τα αποφύγετε

Μάθετε γιατί τα έργα σας μπορεί να καθυστερήσουν και πώς μπορείτε να τα αποφύγετε με διακριτικότητα.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα