Πώς να δημιουργήσετε μια προθεσμία που θα λειτουργήσει πραγματικά για εσάς

Οι προθεσμίες θα πρέπει να είναι πιο παρακινητικές και λιγότερο αγχωτικές και όχι το αντίστροφο. Εκτός εάν μια προθεσμία μπορεί να αποφέρει τα καλύτερα από εσάς εντός του καθορισμένου χρόνου, δεν ωφελεί. Επομένως, πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν ορίζετε μια προθεσμία για ένα έργο εξαρχής.

Συνεχίστε να διαβάζετε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια προθεσμία στην οποία μπορείτε να τηρήσετε.

1. Εξετάστε τους στόχους και τις κατευθυντήριες γραμμές του Έργου

Εάν θέλετε να ορίσετε μια προθεσμία για ένα έργο στο οποίο εργάζεστε εσείς ή η ομάδα σας, πρέπει να είστε ξεκάθαροι από τους στόχους του έργου. Εκτός από τους γενικούς στόχους, θα πρέπει να υπάρχουν και ορισμένες συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές.

Σκεφτείτε όλα αυτά για να κατανοήσετε τον εκτιμώμενο χρόνο ολοκλήρωσης ενώ τηρείτε τους κανόνες και τους κανονισμούς. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τις κατευθυντήριες γραμμές και τους στόχους ενός συλλογικού αντικειμένου πριν ξεκινήσετε ένα έργο.

2. Σπάστε την εργασία σε μικρότερες μονάδες ή δευτερεύουσες εργασίες

Για να δημιουργήσετε μια προθεσμία για ένα έργο, πρέπει να τη χωρίσετε σε πολλά μικρότερα κομμάτια. Αυτές οι μικρότερες μερίδες είναι επίσης γνωστές ως εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες. Αργότερα, δημιουργήστε ξεχωριστές προθεσμίες για κάθε μικρότερη ενότητα εργασιών.

Επίσης, εξετάστε τις εξαρτήσεις εργασιών πριν ορίσετε την τελική προθεσμία για ολόκληρο το έργο. Βάλτε την προθεσμία για τις ανεξάρτητες εργασίες νωρίτερα και τις εξαρτημένες εργασίες αργότερα.

Εξηγήστε τις εξαρτήσεις στους συμπαίκτες. Έτσι, θα κατανοήσουν τον λόγο πίσω από διαφορετικές προθεσμίες για μεμονωμένες εργασίες.

3. Αφιερώστε αρκετό χρόνο για να δημιουργήσετε μια προθεσμία

Ο καθορισμός προθεσμίας έργου δεν είναι λιγότερο σημαντικός από τα άλλα καθήκοντα που εμπλέκονται σε αυτό. Ως εκ τούτου, μην βιαστείτε να ορίσετε μια προθεσμία. Μπορεί εν αγνοία σας να σας αναγκάσει να δημιουργήσετε ένα μη ρεαλιστικό που σίγουρα θα χάσετε.

Αφιερώνετε πάντα αρκετό χρόνο όταν οριστικοποιείτε μια ημερομηνία λήξης. Βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε κανένα κρίσιμο σημείο προσοχής ενώ βιάζεστε.

4. Εξετάστε τους πιθανούς λόγους για την καθυστέρηση του έργου

Οι καθυστερήσεις των έργων έχουν γίνει αρκετά συνηθισμένες αυτές τις μέρες. Σχεδόν όλες οι ομάδες έχουν ιστορικό υποβολής έργων μετά την ημερομηνία λήξης. Αν το ίδιο συνέβη και στην ομάδα σας, μάθετε το αιτία καθυστέρησης του έργου.

Εάν μια μη ρεαλιστική προθεσμία προκάλεσε την καθυστέρηση του έργου την τελευταία φορά, ορίστε μια πιο φιλελεύθερη προθεσμία για το επόμενο έργο σας. Σε περίπτωση οποιουδήποτε άλλου λόγου, ορίστε μια προθεσμία όταν έχετε αρκετό χρόνο για να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα, εάν συμβεί ξανά.

Εάν δεν έχετε άμεση εμπειρία καθυστέρησης έργου, εξετάστε τις κοινές πιθανές αιτίες και ορίστε μια προθεσμία για να τις αποφύγετε όλες.

5. Προσέξτε για αντικρουόμενες προτεραιότητες

Σε αυτόν τον ανταγωνιστικό κόσμο, οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα. Αυτές οι αντικρουόμενες προτεραιότητες μπορεί να κάνουν τις προθεσμίες σας ανέφικτες. Για να αποφύγετε αυτό, ελέγξτε το εύρος ζώνης εργασίας κάθε μέλους της ομάδας μέχρι την προθεσμία του έργου σας.

Αφού λάβετε υπόψη τις προτεραιότητες κάθε μέλους του έργου, μπορείτε να καταλήξετε σε μια βιώσιμη προθεσμία. Ίσως χρειαστεί να αφαιρέσετε ορισμένα μέλη από ένα έργο και να προσλάβετε νέα άτομα για να ολοκληρώσετε το έργο εντός του εκτιμώμενου χρόνου που παρέχεται από τον πελάτη.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες τεχνικές για ελεύθερους επαγγελματίες για να δίνουν προτεραιότητα σε εργασίες δωρεάν

6. Λάβετε γνώμη από τα ενδιαφερόμενα μέρη

Ένα επιτυχημένο έργο απαιτεί μια συλλογική προσπάθεια από όλους τους εμπλεκόμενους, συμπεριλαμβανομένων των τρίτων προμηθευτών. Δεν είναι ευχάριστο να ανακαλύπτεις στη μέση του έργου ότι ένας από τους ζωτικούς πόρους σου δεν είναι διαθέσιμος λόγω διακοπών.

Γι' αυτό πρέπει να λαμβάνετε απόψεις από κάθε ενδιαφερόμενο μέρος του έργου σχετικά με την προθεσμία. Ορίστε μια δοκιμαστική ημερομηνία λήξης και ρωτήστε αν βρίσκουν την προθεσμία λογική σε σύγκριση με τον φόρτο εργασίας και τις προτεραιότητές τους. Μπορεί επίσης να έχετε πολλές συναντήσεις με τον πελάτη σας πριν οριστικοποιήσετε μια προθεσμία.

7. Γνωρίστε το ιδανικό σας επίπεδο άγχους

Πρέπει να συμφωνήσετε ότι μια ιδανική ποσότητα άγχους λειτουργεί πάντα ως κίνητρο. Ως εκ τούτου, όταν λέμε ότι οι προθεσμίες δεν πρέπει να προκαλούν άγχος, δεν σημαίνει ότι πρέπει να αφαιρέσουμε εντελώς τον επείγοντα χαρακτήρα. Κάθε προθεσμία που δημιουργείτε θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα μέτριο επίπεδο άγχους. Θα σας διεγείρει διανοητικά ή θα σας εμπνεύσει να ολοκληρώσετε τη δουλειά.

Το ιδανικό επίπεδο άγχους ποικίλλει ανάλογα με το άτομο και τη δυσκολία της εργασίας. Οπότε, ορίστε μια προθεσμία λαμβάνοντας υπόψη το σωστό επίπεδο άγχους που όχι μόνο σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε έγκαιρα την εργασία, αλλά και φέρνει το καλύτερο από εσάς.

Σχετίζεται με: Δεξιότητες αυτοδιαχείρισης που πρέπει να αποκτήσετε για προσωπική και εργασιακή παραγωγικότητα

8. Διαθέστε επιπλέον χρόνο για αλλαγή πεδίου

Είτε εργάζεστε για έναν πελάτη είτε σε ένα εσωτερικό έργο για τον οργανισμό σας, ενδέχεται να υπάρξουν αλλαγές εμβέλειας. Δεδομένου ότι δεν είναι δυνατό να προβλεφθεί ένας ερπυσμός εμβέλειας, είναι καλύτερα να έχετε λίγο χρόνο στη διάθεσή σας για αυτό κατά τον προγραμματισμό μιας προθεσμίας.

Μια ομάδα μπορεί να αντιμετωπίσει αλλαγή του πεδίου εφαρμογής του έργου σε οποιοδήποτε σημείο προόδου. Επομένως, κρατήστε λίγο χρόνο στη διάθεσή σας για προσαρμογή του εύρους, ενώ δημιουργείτε μια ημερομηνία λήξης. Μπορείτε επίσης να εξηγήσετε στον πελάτη σας ότι έχετε προσαρμόσει κάποιο επιπλέον χρόνο για αυτόν τον συγκεκριμένο σκοπό.

9. Μείνετε προετοιμασμένοι για ζητήματα της τελευταίας στιγμής

Κανείς δεν θέλει να χάσει μια προθεσμία. Ως εκ τούτου, εξετάστε κάθε πιθανότητα που μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση στο έργο σας, συμπεριλαμβανομένων των προβλημάτων της τελευταίας στιγμής. Μερικές φορές, οι συμπαίκτες μπορεί να περιμένουν μέχρι την τελευταία μέρα για να ολοκληρώσουν την εργασία που τους έχει ανατεθεί.

Την τελευταία ημέρα, μπορεί να υπάρξει έκτακτη ανάγκη—κάποιος μπορεί να αρρωστήσει ή να έχει πρόβλημα με τον υπολογιστή ή τη σύνδεσή του στο διαδίκτυο. Για να αποφύγετε τέτοια ζητήματα που μπορούν να αποφευχθούν, δημιουργήστε μια ήπια προθεσμία μία ή δύο ημέρες πριν από την αρχική προθεσμία.

Όταν ο καθένας υποβάλλει την εργασία του πριν από την προθεσμία, η υποβολή του έργου μπορεί να πραγματοποιηθεί εγκαίρως. Εάν κάποιος χάσει την προκαθορισμένη προθεσμία, μπορείτε να αναθέσετε την εργασία να την ολοκληρώσει εντός της προθεσμίας. Θα σας σώσει από απροσδόκητες καθυστερήσεις του έργου.

10. Κρατήστε την προθεσμία εφικτή

Αφού λάβετε υπόψη όλους τους παραπάνω παράγοντες, θα πρέπει να καταλήξετε σε μια εφικτή προθεσμία. Αφού οριστικοποιήσετε τους συμπαίκτες και έχετε μια πλήρη ιδέα για τη διαθεσιμότητά τους και τις προτεραιότητές τους, θα πρέπει να καθορίσετε απρόσκοπτα μια ημερομηνία λήξης με την οποία όλοι νιώθουν άνετα.

Εάν έχετε οποιαδήποτε αμφιβολία, θα πρέπει να ζητήσετε απευθείας από τους συναδέλφους σας να σας διευκρινίσουν. Τα εργαλεία διαχείρισης έργου μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου και τις διαθεσιμότητες πόρων, εάν χρειαστεί να επαναπρογραμματίσετε.

Ολοκληρώστε τις εργασίες πριν από την προθεσμία

Μόνο μια εφικτή προθεσμία μπορεί να διασφαλίσει ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία εντός της προθεσμίας.

Θυμηθείτε να ακολουθήσετε τις συμβουλές που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο δημιουργώντας παράλληλα μια προθεσμία για να το κάνετε ρεαλιστικό. Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε το έργο σας σε καλό δρόμο σε περίπτωση απροσδόκητων περιστάσεων.

Πώς να επαναφέρετε γρήγορα ένα έργο με καθυστέρηση

Ακολουθούν δέκα αποτελεσματικοί τρόποι για να βάλετε ένα καθυστερημένο χρονοδιάγραμμα έργου, επιτρέποντάς σας να ολοκληρώσετε το έργο εγκαίρως.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα