Πώς να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας στο Outlook για αλάνθαστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το Microsoft Editor είναι μια υπηρεσία ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου που βασίζεται σε σύννεφο και είναι ενσωματωμένη στο Microsoft Outlook και στο Word. Η Microsoft κυκλοφόρησε επίσης μια δωρεάν επέκταση προγράμματος περιήγησης για Chrome και Edge, η οποία προσφέρει βασικές προτάσεις για να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη γραμματική και να διορθώσετε την ορθογραφία σας.

Ωστόσο, για να απελευθερώσετε την πλήρη ισχύ του Editor, θα χρειαστείτε μια συνδρομή στο Office 365. Αυτό σας επιτρέπει να λαμβάνετε καλύτερες προτάσεις βελτίωσης, όπως τυπικότητα, σαφήνεια, συνοπτικότητα, λεξιλόγιο και πολλά άλλα. Το Editor μπορεί να είναι ο καλύτερος φίλος σας όταν γράφετε email. Δείτε πώς το Microsoft Editor μπορεί να σας βοηθήσει να γράφετε άψογα email.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Editor για να βελτιώσετε τα email σας

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τα email σας χρησιμοποιώντας τον έξυπνο βοηθό γραφής της Microsoft.

1. Ελέγξτε γρήγορα ένα email

Υπάρχουν συχνά στιγμές που θέλετε να ελέγξετε γρήγορα ένα email και να εξαλείψετε τυχόν γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη προτού το στείλετε. Εάν δεν θέλετε να περνάτε τα email σας γραμμή προς γραμμή, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να βελτιώσετε το κείμενο, το Microsoft Editor μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό.

Σχετίζεται με: Οι βέλτιστες πρακτικές για το Outlook για να ενισχύσετε τη ροή εργασίας σας

Μόλις γράψετε ένα email, απλώς μεταβείτε στο Ανασκόπηση και κάντε κλικ στο Ορθογραφία και γραμματική. Το πρόγραμμα επεξεργασίας θα εκτελέσει έναν γρήγορο έλεγχο για να βεβαιωθεί ότι η ορθογραφία και η γραμματική είναι σε τάξη.

2. Κάντε το κείμενό σας πιο περιεκτικό

Το Microsoft Editor είναι εκπληκτικά διαισθητικό και μπορεί να εντοπίσει ακόμη και τον τόνο των μηνυμάτων σας. Έτσι, για παράδειγμα, εάν θέλετε να κάνετε τα email σας πιο περιεκτικά και να απαλλαγείτε από κάθε είδους προκαταλήψεις που μπορεί να υπάρξουν, το Editor μπορεί να σας βοηθήσει.

Για να επιτρέψετε στο Microsoft Editor να παρακολουθεί κείμενο και να επισημαίνει κάθε είδους μεροληψία ή μη ευαίσθητες αναφορές, πρέπει πρώτα να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις. Κάνε κλικ στο Συντάκτης και στη συνέχεια προσαρμόστε τις ρυθμίσεις ανάλογα.

Το Microsoft Editor θα επισημάνει αυτόματα το κείμενο που πιστεύει ότι χρειάζεται αλλαγή. Αυτή είναι μια φανταστική επιλογή για άτομα που εργάζονται σε διαπολιτισμικές ομάδες και επιθυμούν να αποφύγουν να πουν οτιδήποτε μπορεί να θεωρηθεί αναίσθητο.

3. Κάντε τα email σας πιο συνοπτικά και ευανάγνωστα

Το Microsoft Editor μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να κάνετε το κείμενό σας πιο συνοπτικό και ευανάγνωστο. Αυτό είναι σημαντικό και μπορεί να βοηθήσει πολύ στο να γίνει το κείμενό σας πιο σαφές για τους αναγνώστες.

Λειτουργεί με την εφαρμογή Outlook, καθώς και με το Outlook.com. Καθώς γράφετε, το Editor θα δίνει αυτόματα προτάσεις για να κάνει το κείμενό σας πιο ευανάγνωστο και συνοπτικό.

Αυτό είναι ιδανικό για όταν γράφετε ένα μεγαλύτερο email και θέλετε να το κάνετε πιο επαγγελματικό και ουσιαστικό.

4. Βελτιώστε το λεξιλόγιό σας

Σύντομες λέξεις; Μην ανησυχείς! Το Microsoft Editor μπορεί επίσης να προσφέρει προτάσεις για να κάνει το κείμενό σας πιο ευχάριστο. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα λατρέψουν τη γκάμα των προτάσεων, καθώς προσφέρει πολύ πιο συγκεκριμένα επίθετα που θα σας βοηθήσουν να προσδώσετε μεγαλύτερο αντίκτυπο μέσω των λέξεων σας.

Από τις συμβατικές φράσεις έως τα κλισέ και τα συλλογικά ουσιαστικά, το Microsoft Editor θα σας τα υποδείξει και θα σας δώσει τις κατάλληλες συστάσεις, για να βελτιώσετε καλύτερα τα email σας.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία για να οργανώσετε τα email σας και να ενισχύσετε την παραγωγικότητα

Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό όταν πρέπει να εξηγήσετε κάτι στους παραλήπτες και δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε υπερβολικά περίπλοκες λέξεις. Εάν πιστεύετε ότι σπαταλάτε πάρα πολλές λέξεις στα email σας, το Editor μπορεί να σας βοηθήσει να ενισχύσετε το γράψιμό σας και να το κάνετε πιο εντυπωσιακό.

5. Βελτιώστε το κείμενό σας και κερδίστε βαθμολογία

Το παράθυρο του Microsoft Editor σάς επιτρέπει επίσης να έχετε μια επισκόπηση του τρόπου ανάγνωσης του κειμένου σας. Μπορείτε να δείτε τη βαθμολογία του συντάκτη στη δεξιά πλευρά, καθώς και τον τόνο γραφής. Εάν κάνετε κλικ στο Βαθμολογία συντάκτη, μπορείτε να δείτε όλες τις προτάσεις του συντάκτη και να κάνετε αλλαγές ανάλογα.

Ένα έργο σε εξέλιξη

Το Microsoft Editor είναι ακόμα ένα έργο σε εξέλιξη. Χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για να μάθει τον τρόπο με τον οποίο γράφετε και να προσφέρει προτάσεις, οι οποίες μερικές φορές μπορεί να χάσουν το σημάδι. Ωστόσο, καθώς όλο και περισσότεροι αρχίζουν να το χρησιμοποιούν, το Editor θα βελτιώνεται.

Εάν θέλετε να γίνετε καλύτερος συγγραφέας, υπάρχουν πολλά διαδικτυακά μαθήματα που μπορείτε να ελέγξετε επίσης.

Οι 8 καλύτερες πλατφόρμες για διαδικτυακά μαθήματα γραφής το 2021

Θέλετε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στο γράψιμο; Στη συνέχεια, ελέγξτε αυτά τα διαδικτυακά μαθήματα γραφής.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα