Πώς να κατηγοριοποιήσετε με χρώμα το ημερολόγιο του Outlook

Είναι γνωστό ότι η χρήση χρώματος για την επισήμανση διαφορετικών πληροφοριών βελτιώνει τη διατήρηση της μνήμης και, με τη σειρά της, την παραγωγικότητα. Μπορεί να έχετε χρησιμοποιήσει χρώμα για να τονίσετε τις σημειώσεις στο σχολείο ή σε συναντήσεις ή να χρησιμοποιήσατε χρώμα για να σχεδιάσετε γραφήματα. Είτε έτσι είτε αλλιώς, υπάρχει λόγος που οι άνθρωποι το χρησιμοποιούν.

Όταν σχεδιάζετε το πρόγραμμά σας ή κάνετε κράτηση συναντήσεων, το ημερολόγιο του Outlook είναι εξοπλισμένο με πολλά εργαλεία για να σας κρατά οργανωμένους. Ένα από αυτά τα εργαλεία είναι η λειτουργία Κατηγορίες, η οποία σας επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε τις συναντήσεις ανά χρώμα. Εδώ εξετάζουμε πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τις Κατηγορίες στο Outlook.

Πώς να ρυθμίσετε τις κατηγορίες στο Ημερολόγιο του Outlook

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι ρύθμισης κατηγοριών στο ημερολόγιό σας του Outlook. Αυτό εξαρτάται από το αν χρησιμοποιείτε την έκδοση web ή την εφαρμογή, αλλά και τα δύο δημιουργούν το ίδιο αποτέλεσμα.

Για την έκδοση της εφαρμογής, ο ευκολότερος τρόπος είναι ο εξής:

1. Κάντε ένα μόνο κλικ σε μια συνάντηση στο ημερολόγιό σας του Outlook.
2. Στην κορδέλα, το Ραντεβού η καρτέλα πρέπει να ανοίξει.
3. Κάντε κλικ Ταξινομώ.
4. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες να ανοίξει το Κατηγορίες χρωμάτων παράθυρο.
5. Επιλέγω Νέος για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία.
6. Ονομάστε την κατηγορία σας και επιλέξτε ένα χρώμα της επιλογής σας.
7. Επαναλάβετε για όσες κατηγορίες θέλετε και κάντε κλικ Εντάξει και στα δύο παράθυρα για να το εφαρμόσετε.

Σχετίζεται με: Διατηρήστε ασφαλείς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τους λογαριασμούς Microsoft του Outlook

Στη συνέχεια, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλα τα ραντεβού σας κάνοντας κλικ σε ήδη υπάρχοντα συμβάντα ημερολογίου και επιλέγοντας την κατηγορία από την ίδια Ταξινομώ αναπτυσσόμενο. Όταν δημιουργείτε ένα νέο ραντεβού, το Ταξινομώ θα εμφανιστεί η επιλογή στο Νέο ραντεβού τζάμι.

Για την έκδοση web του Ημερολογίου του Outlook:

1. Στη μπλε γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης σας, κάντε κλικ στο Δόντι τροχού εικονίδιο για Ρυθμίσεις.
2. Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε "Κατηγορίες” και επιλέξτε Κατηγορίες από τα αποτελέσματα.
3. Στο Κατηγορίες παράθυρο ρυθμίσεων, κάντε κλικ Δημιουργία κατηγορίας.
4. Ονομάστε την κατηγορία σας και επιλέξτε ένα χρώμα από τις επιλογές στην οθόνη.
5. Επαναλάβετε, όπως απαιτείται, και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.
6. Κάντε κλικ Χ για έξοδο από τις ρυθμίσεις.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ και Επεξεργασία τυχόν υπάρχοντα ή νέα ραντεβού, και όπου λέει Ημερολόγιο με έναν έγχρωμο κύκλο δίπλα του, μπορείτε να επιλέξετε την κατηγορία από το αναπτυσσόμενο μενού. Μπορείτε να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε τις κατηγορίες σας ακολουθώντας τα ίδια βήματα για κάθε έκδοση και απλά κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία ή Διαγράφω επιλογές όπως απαιτείται.

Επιλέγοντας τα σωστά χρώματα

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η κατηγοριοποίηση του ημερολογίου σας με χρήση χρώματος έχει τα πλεονεκτήματά της. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δείτε το ημερολόγιό σας για την επόμενη εβδομάδα και θα έχετε μια γρήγορη επισκόπηση του τι να περιμένετε. Θα γνωρίζετε αυτόματα τι συμβαίνει χωρίς να χρειάζεται να διαβάσετε όλο το κείμενο και να το ξεχωρίσετε μόνοι σας.

Έρευνες έχουν δείξει ότι το χρώμα επηρεάζει τη συμπεριφορά, τα συναισθήματα και τη μάθησή μας και ορισμένα χρώματα είναι καλύτερα από άλλα όσον αφορά την παραγωγικότητα. Αυτά είναι:

• Κόκκινα, πορτοκαλί και κίτρινα για λεπτομέρειες και ανάκτηση μνήμης.
• Πράσινα για συγκέντρωση και εστίαση.
• Μωβ για δημιουργικότητα.
• Μπλουζ για ηρεμιστικά αποτελέσματα.

Ωστόσο, θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση χρωμάτων με τα οποία έχετε αρνητικές συσχετίσεις.

Σχετίζεται με: Συγχρονίστε το Microsoft Outlook με το Ημερολόγιο Google

Πώς να κατηγοριοποιήσετε αποτελεσματικά το ημερολόγιο του Outlook

Όταν συμπληρώνετε το ημερολόγιό σας στο Outlook, οι κατηγορίες σας θα πρέπει να προσθέτουν αξία αντί να είναι απλώς μια άσκηση. Το να είστε έξυπνοι σχετικά με τον τρόπο ταξινόμησης των ραντεβού σας θα έχει βέλτιστα αποτελέσματα στην παραγωγικότητά σας.

Πρώτον, για να το διατηρήσετε απλό και αποτελεσματικό, στοχεύστε σε περίπου έξι ξεχωριστές κατηγορίες για να αποφύγετε να έχετε πάρα πολλές. Μπορεί να χρειαστεί να έχετε περισσότερα, αλλά μην το παρακάνετε.

Σχετίζεται με: Πώς να ζήσετε στο ημερολόγιό σας για τη διαχείριση εργασιών

Δεύτερον, θα πρέπει να είναι σαφώς διαφορετικοί τύποι εργασίας. Αυτό θα διαφέρει ανάλογα με τις εργασιακές σας ευθύνες, αλλά μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι:

• Συναντήσεις
• Συνεργασία ή έργο έργου
• Εργασία πελάτη
• Διαχείριση
• Κατάρτιση και Δεξιότητες

Θα υπάρχουν φυσικά γεγονότα που δεν ταιριάζουν πάντα σωστά σε κάθε ετικέτα, αλλά επιλέξτε αυτό που είναι πιο ευθυγραμμισμένο. Κάντε ό, τι έχει νόημα για εσάς και αν διαπιστώσετε ότι δεν χρησιμοποιείτε πραγματικά ένα, διαγράψτε το.

Εργασίες Κατηγοριοποίησης Ημερολογίου

Το ημερολόγιό σας του Outlook είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια μιας τυπικής εβδομάδας εργασίας. Αποθηκεύει όλες τις συσκέψεις και τις εργασίες σας στις οποίες πρέπει να έχετε πρόσβαση, επομένως είναι λογικό να το χρησιμοποιήσετε στο μέγιστο των δυνατοτήτων του.

Παίξε με διαφορετικά χρώματα και τύπους κατηγοριών και μείνε σε αυτό. Θα νιώσετε πιο οργανωμένοι και θα μπορείτε να διαβάζετε καλύτερα το πρόγραμμά σας, κάτι που μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο σε αυτές τις πολυάσχολες περιόδους.

Πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση χρόνου με τη δυνατότητα καθυστέρησης παράδοσης του Outlook

Η καθυστέρηση παράδοσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας ενώ συνεχίζετε να κάνετε τα πράγματα.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα