8 εισβολές Gmail που θα σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα

Το Gmail είναι η υπηρεσία email της επιλογής για εκατομμύρια—και για έναν καλό λόγο. Είναι ασφαλές, εύκολο στη χρήση και προσφέρει πολλά ενσωματωμένα εργαλεία για τη διαχείριση των εισερχομένων σας. Δυστυχώς, τα εισερχόμενά σας μπορεί ακόμα να είναι πηγή τρόμου, ειδικά όταν είναι ανοργάνωτα και γεμάτα μέχρι το χείλος.

Ξοδεύετε πολύ χρόνο προσπαθώντας να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας; Αν ναι, ήρθε η ώρα να κάνετε κάτι για αυτό. Αυτά τα 8 hacks του Gmail που ενισχύουν την παραγωγικότητα μπορούν να βοηθήσουν.

1. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ο καλύτερος φίλος του χρήστη υπολογιστή, ειδικά όταν πρόκειται να αδειάσει τα εισερχόμενά σας. Το Gmail προσφέρει ένα ευρύ φάσμα συντομεύσεων πληκτρολογίου για τα πάντα, από γρήγορη πλοήγηση έως μορφοποίηση email. Ακολουθούν μερικές από τις αγαπημένες μας συντομεύσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη στιγμή:

• Shift + I για να επισημάνετε ως αναγνωσμένο
• ⌘ ή Ctrl + Enter για να στείλετε ένα email
• ⌘ ή Ctrl + K για να εισαγάγετε έναν σύνδεσμο
instagram viewer
• ντο να συνθέσει
• / για αναζήτηση στα email σας
• ρε για να συνθέσετε σε νέα καρτέλα
• Shift + Ctrl + B για να προσθέσετε παραλήπτες BCC

2. Δημιουργία προτύπων

Βρείτε τον εαυτό σας να στέλνει το ίδιο email ξανά και ξανά κάθε μέρα; Μπορείτε να επιταχύνετε αυτή τη διαδικασία δημιουργώντας προσαρμοσμένα πρότυπα email. Για να το πραγματοποιήσετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέγω Συνθέτω.
2. Εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το πρότυπό σας στο πεδίο email.
3. Επιλέξτε το μενού με τις τρεις κουκκίδες και στη συνέχεια Πρότυπα.
4. Επιλέγω Αποθηκεύστε το πρόχειρο ως πρότυπο και μετά Αποθήκευση ως νέο πρότυπο.

Όταν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε το πρότυπό σας, απλώς επιλέξτε Πρότυπα και μετά Εισαγωγή προτύπου.

3. Σίγαση συνομιλιών

Εάν συμμετέχετε σε ένα μακροσκελές νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σας αφορά πλέον, μπορείτε απλά να το κάνετε σίγαση. Η σίγαση κρατά τις μελλοντικές απαντήσεις στο νήμα εκτός των εισερχομένων σας. Και μπορείτε ακόμα να βρείτε την αλληλογραφία σας σε σίγαση μέσα στο All Mail.

Για να κάνετε σίγαση μιας συνομιλίας, μέσα στο email που θέλετε να κάνετε σίγαση, επιλέξτε το μενού με τις τρεις κουκκίδες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Βουβός. Αυτό είναι.

4. Χρησιμοποιήστε το Vacation Responder σας

Εάν πηγαίνετε έξω από την πόλη ή απλά χρειάζεστε λίγο χρόνο μακριά από το γραφείο σας, χρησιμοποιήστε το ανταποκριτή των διακοπών σας. Όταν η υπηρεσία ανταπόκρισης διακοπών είναι ενεργοποιημένη, οποιοσδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λάβει μια έγκαιρη απάντηση που ορίζετε εσείς σχετικά με την κατάστασή σας εκτός γραφείου. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους αποστολείς να μην στείλουν πρόσθετα email που φράζουν τα εισερχόμενά σας.

Για να χρησιμοποιήσετε το vacation Response:

1. Ανοίξτε το Gmail και επιλέξτε Ρυθμίσεις > Βλέπωόλες τις ρυθμίσεις.
2. Κάντε κύλιση μέχρι να δείτε το Ανταποκριτής διακοπών.
3. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής δίπλα στο Ενεργό ανταπόκριση διακοπών.
4. Εισαγάγετε τις ημερομηνίες σας, μια γραμμή θέματος και, στη συνέχεια, το μήνυμά σας. Τέλος, επιλέξτε Αποθήκευσε τις αλλαγές.

5. Προσαρμόστε τη διάταξη των εισερχομένων σας

Ο καλύτερος τρόπος για να αποκτήσετε έλεγχο στα εισερχόμενά σας είναι να προσαρμόσετε τη διάταξή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται πρώτα τα σημαντικά email σας ή ακόμα και τα μη αναγνωσμένα email σας πρώτα. Αυτό σας δίνει ευελιξία στον τρόπο με τον οποίο θέλετε να εμφανίζονται τα email σας. Για να αλλάξετε τη διάταξή σας:

1. Παω σε Ρυθμίσεις.
2. Κάντε κύλιση μέχρι να δείτε Τύπος εισερχομένων.
3. Επιλέξτε τον τύπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

ο τύπους διατάξεων εισερχομένων έχουν ως εξής:

• Σημαντικό πρώτο: Διαχωρίζει τα εισερχόμενά σας σε δύο κομμάτια: σημαντικά και οτιδήποτε άλλο.
• Πρώτα μη αναγνωσμένα: Εμφανίζει τα μη αναγνωσμένα μηνύματά σας στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας.
• Πρωταγωνιστής πρώτος: Τα μηνύματα με αστέρι εμφανίζονται πρώτα στα εισερχόμενά σας.
• Πολλαπλά Εισερχόμενα: Πρόσθετες ενότητες θα είναι διαθέσιμες στα εισερχόμενά σας, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές αναζήτησης ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ετικέτες.
• Εισερχόμενα προτεραιότητας: Χωρίζει τα εισερχόμενά σας σε πολλές ενότητες, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ποιες ενότητες θα εμφανίζονται, συμπεριλαμβανομένων των Με αστέρι, των Σημαντικών ή των Μη αναγνωσμένων.

6. Δημιουργία φίλτρων email

Θέλετε να στέλνετε αυτόματα ορισμένα email στον κάδο απορριμμάτων; Θέλετε να αποθηκεύσετε σημαντικά email σημειώνοντάς τα με ένα αστέρι; Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά και πολλά άλλα δημιουργώντας φίλτρα email. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επίλεξε το Ρυθμίσεις εικονίδιο μέσα στη γραμμή αναζήτησης του Gmail.
2. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που αναφέρονται στο παράθυρο. Το Gmail σάς δίνει την επιλογή να γίνετε πολύ συγκεκριμένοι στα email σας εδώ ή βασικά. Για παράδειγμα, μπορείτε απλά να προσθέσετε αστέρι σε μηνύματα που έχουν συγκεκριμένες λέξεις.
3. Όταν είστε ευχαριστημένοι, επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
4. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις συμπεριφορές που θέλετε να ακολουθεί το φίλτρο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.

7. Χρησιμοποιήστε τις ενσωματώσεις

Υπάρχουν πιθανώς πολλές άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιείτε καθημερινά για να επικοινωνείτε με την ομάδα σας, να διαχειρίζεστε τα έργα σας και πολλά άλλα. Μερικές από αυτές τις εφαρμογές πιθανώς ενσωματώνονται με Gmail κατά κάποιο τρόπο. Οι ενσωματώσεις μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά σας εξαλείφοντας επιπλέον βήματα.

Ορισμένες ενσωματώσεις που είναι διαθέσιμες για το Gmail περιλαμβάνουν:

• Χαλαρότητα: Χρησιμοποιείς Χαλαρότητα για ομαδική επικοινωνία; Εάν ναι, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Gmail μέσα στο Slack. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε email απευθείας στο Slack για συζήτηση.
• Ανίπταμαι διαγωνίως: Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε Gmail με ζουμ για να προγραμματίσετε γρήγορα συσκέψεις απευθείας μέσω email ή να ξεκινήσετε μια συνάντηση αμέσως. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε νέο παράθυρο.
• Trello: Με την Ενσωμάτωση Trello, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες κάρτες Trello χωρίς να φύγετε από τα εισερχόμενά σας. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε μια κρίσιμη εργασία ενώ κάνετε ζουμ στα email σας.

Αυτές είναι μόνο μερικές από τις εκατοντάδες διαθέσιμες ενσωματώσεις. Εάν θέλετε να αυτοματοποιήσετε μια εργασία, το Gmail μπορεί πιθανώς να σας βοηθήσει. Ολοκλήρωση παραγγελίας Google Workspace Marketplace για ακόμα περισσότερες εφαρμογές.

Εάν η πλαϊνή γραμμή των εισερχομένων σας στο Gmail είναι εντελώς πλημμυρισμένη από παλιούς και νέους φακέλους, μπορείτε να τους χειριστείτε κρύβοντας αυτούς που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Κατά την απόκρυψη φακέλων ή ετικετών, αυτό δεν διαγράφει το περιεχόμενο μέσα. Αντίθετα, απλώς κρύβει τους φακέλους από την προβολή.

Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να «απαλλαγείτε» από περιεχόμενο που δεν χρησιμοποιείτε πλέον συχνά χωρίς να το αφαιρέσετε για πάντα. Για απόκρυψη φακέλων που δεν χρησιμοποιούνται:

1. Επιλέγω Ρυθμίσεις και μετά Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
2. Επιλέγω Ετικέτες από το επάνω μενού.
3. Περάστε και επιλέξτε Κρύβω για όλους τους φακέλους που θέλετε να αποκρύψετε από την προβολή.

Αυτό είναι μόνο ένα στιγμιότυπο του τι μπορεί να κάνει το Gmail

Αυτές οι οκτώ συμβουλές απλώς χαράζουν την επιφάνεια του τι μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας κατά τη διαχείριση των εισερχομένων σας στο Gmail.

Είτε προσαρμόζετε τα εισερχόμενά σας για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας είτε χρησιμοποιείτε επεκτάσεις Chrome, υπάρχουν πολλές συμβουλές και κόλπα εκεί έξω.

6 επεκτάσεις Chrome που πρέπει να έχετε για το Gmail

Για όποιον ελέγχει τακτικά το Gmail στο Chrome, ακολουθούν έξι επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης που πρέπει να έχετε για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα