Διαγράψτε τη λίστα υποχρεώσεων σας: Πώς να ζήσετε στο ημερολόγιό σας για τη διαχείριση εργασιών

Όλοι έχουν ακούσει για μια λίστα υποχρεώσεων και οι περισσότεροι τη χρησιμοποιούν για να παρακολουθούν την εξαιρετική δουλειά που πρέπει να ολοκληρώσουν. Ωστόσο, όπως συμβαίνει με οτιδήποτε άλλο, οι λίστες υποχρεώσεων μπορούν να ξεφύγουν γρήγορα από τον έλεγχο και να καταλήξουν στην εξουδετέρωση της παραγωγικότητάς σας.

Το να ζεις στο ημερολόγιό σου σημαίνει να καταργείς τη λίστα σου και να προγραμματίζεις τις εκκρεμείς εργασίες σου στο ημερολόγιό σου. Εάν οι υποχρεώσεις σας σας προκαλούν περισσότερα προβλήματα από όσα θα θέλατε, αυτή θα μπορούσε να είναι η λύση σας.

Λίστα υποχρεώσεων vs. Ζώντας στο ημερολόγιό σας

Δεν υπάρχει τίποτα κακό με τις λίστες υποχρεώσεων από μόνες τους, αλλά απαιτούν πολλή πειθαρχία για να είναι αποτελεσματικές. Οι εκκρεμότητες είναι απίστευτα ανοιχτές και το βάρος είναι σε εσάς να τις κάνετε να λειτουργούν σωστά. Αυτά είναι μερικά μόνο από τα πράγματα που μπορούν να βλάψουν τη χρησιμότητά τους:

• Εάν είναι πολύ μακριά, μπορεί να γίνουν συντριπτικά.
• Δεν παρέχουν κανένα πλαίσιο για ιεράρχηση προτεραιοτήτων.
instagram viewer
• Μπορούν να αποτελούνται από πολλές περιττές εργασίες.
• Είναι πιο πιθανό να κάνετε μικρότερες, πιο ευχάριστες εργασίες και να παραμελήσετε τους άλλους.
• Χρειάζεστε επιπλέον εφαρμογές για να κάνετε τη λίστα εργασιών σας για κινητά.

Από την άλλη πλευρά, το να ζεις στο ημερολόγιό σου αντιμετωπίζει τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα λόγω του τρόπου λειτουργίας του. Όταν έχετε μια δουλειά που πρέπει να ολοκληρώσετε, κοιτάζετε το ημερολόγιό σας και προγραμματίζετε τη δουλειά ως ένα ραντεβού ανάμεσα στις άλλες αρμοδιότητές σας. Αυτό σας κάνει αυτόματα να δίνετε προτεραιότητα στην εργασία στο πλαίσιο των άλλων εργασιών σας.

Σχετίζεται με: Τρόποι για να κάνετε το Ημερολόγιο Google το ημερολόγιο της επιφάνειας εργασίας των Windows

Επιπλέον, είναι πιο πιθανό να κάνετε τις πιο δύσκολες και σύνθετες εργασίες επειδή είναι ήδη προγραμματισμένες, γεγονός που αποτρέπει την αναβλητικότητα. Όλα αυτά είναι δυνατά χωρίς μακροσκελείς, απαγορευτικές λίστες, επειδή το ημερολόγιό σας είναι ένας λειτουργικός κόμβος πληροφοριών που τα συγκεντρώνει όλα.

Οι περισσότεροι χώροι εργασίας χρησιμοποιούν ήδη μια εφαρμογή ψηφιακού ημερολογίου όπως το Outlook ή το Ημερολόγιο Google. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να το πάρετε μαζί σας εν κινήσει χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο ιστού ή την εφαρμογή σε οποιαδήποτε ψηφιακή συσκευή χρειάζεστε.

Υπάρχουν μόνο μερικοί απλοί κανόνες για τη ζωή στο ημερολόγιό σας που θα βελτιστοποιήσουν τη διαχείρισή του και είναι πολύ λιγότερο περίπλοκοι από τους κανόνες της λίστας υποχρεώσεων.

Το Time Blocking είναι ο φίλος σας

Αυτό είναι κάτι από το οποίο δεν μπορείτε να ξεφύγετε, ανεξάρτητα από το μέσο που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση εργασιών. Ο αποκλεισμός χρόνου σημαίνει ότι αφιερώνετε λίγο χρόνο στην αρχή της εβδομάδας ή της ημέρας σας για να γράψετε όλες τις εργασίες που θέλετε να κάνετε.

Είναι μια πρωτοβουλία που εξοικονομεί χρόνο που αυξάνει σημαντικά την απόδοση της εργασίας σας. Κάνοντας αυτό, γνωρίζετε ήδη τι πρέπει να αντιμετωπίσετε εκ των προτέρων και μπορείτε να περάσετε την υπόλοιπη εβδομάδα εργασίας σας αντιμετωπίζοντας τις ευθύνες σας.

Σχετίζεται με: Συμβουλές αποκλεισμού χρόνου για να βελτιώσετε την εστίασή σας

Πριν ξεκινήσετε την εργασία σας, αφιερώστε 15-20 λεπτά για να συμπληρώσετε το ημερολόγιό σας. Έχοντας κατά νου τις προθεσμίες, βρείτε το χρόνο μεταξύ των συναντήσεων, των έργων και της εργασίας των πελατών σας για να δημιουργήσετε ένα ραντεβού για τη δουλειά σας.

Εάν ένα από τα καθήκοντά σας περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας συνάντησης με έναν συνάδελφο, δημιουργήστε τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας και προσκαλέστε τον. Φροντίστε να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο συνάντησης από την εφαρμογή ψηφιακής διάσκεψης που χρησιμοποιείτε, εάν θέλετε να συναντηθείτε εικονικά.

Χρησιμοποιήστε θέματα για να διαχειριστείτε τις εργασίες σας

Η χρωματική κωδικοποίηση των συναντήσεων του ημερολογίου σας σε κατηγορίες βοηθάει πολύ στη διαφοροποίηση μεταξύ εργασιών, συναντήσεων, εργασιών έργου και άλλων καθηκόντων. Με μια γρήγορη ματιά, θα είστε σε θέση να πείτε τι αποτελεί την εβδομάδα σας και να προγραμματίσετε ανάλογα.

Για να το κάνετε αυτό στο Outlook, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε συνάντηση και στην κορδέλα, κάντε κλικ Κατηγοριοποίηση > Όλες οι κατηγορίες. Επιλέγω Νέος, πληκτρολογήστε το όνομα του θέματός σας, επιλέξτε ένα χρώμα και μετά κάντε κλικ Εντάξει.

Επαναλάβετε για όσα θέματα θέλετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία σε κάθε συνάντηση που δημιουργείτε. Στο Ημερολόγιο Google, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε συνάντηση και επιλέξτε από οποιοδήποτε από τα χρώματα που εμφανίζονται.

Σχετίζεται με: Εργαλεία για συγχρονισμό του Microsoft Outlook με το Ημερολόγιο Google

Φροντίστε να ονομάσετε τις κατηγορίες ανάλογα με το είδος της εργασίας και επιλέξτε χρώματα στα οποία ανταποκρίνεστε καλά. Μερικά παραδείγματα κατηγοριών θα μπορούσαν να είναι:

• Εργασία έργου
• Διαχειριστής και Εργασίες
• Πελάτες
• Συναντήσεις
• Εκπαίδευση

Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με συναδέλφους

Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων όπως το Todolist για να μοιραστείτε την πρόοδό σας με άλλο προσωπικό, εάν δεν χρησιμοποιούν το ίδιο λογισμικό, δεν θα μπορούν να το δουν εύκολα. Αυτό είναι όπου το να ζεις στο προεπιλεγμένο ημερολόγιο του γραφείου σου έχει ένα πρόσθετο πλεονέκτημα.

Μοιράζοντας το ημερολόγιό σας, οι συνάδελφοί σας θα μπορούν να δουν την πρόοδό σας απλώς βλέποντάς το. Αυτό αποτρέπει το φράξιμο των εισερχομένων σας από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ρωτούν για την πρόοδό σας και δεν θα χρειαστεί καν να τα προσθέσετε ετικέτα σε αυτά. Ωστόσο, φροντίστε να τους ενημερώσετε ότι έτσι λειτουργείτε.

Σχετίζεται με: Outlook vs. Gmail: Ποια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι καλύτερη;

Για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στο Outlook:

1. Στην κορδέλα, κάντε κλικ Κοινή χρήση Ημερολογίου και επιλέξτε αυτό που θέλετε να δημοσιοποιήσετε.
2. Κάντε κλικ Προσθήκη για να εισαγάγετε τις διευθύνσεις email της ομάδας σας και στη συνέχεια ΕΝΤΑΞΕΙ.
3. Υπό Άδειες, επιλέξτε ένα από τα δύο Μπορεί να δει τίτλους και τοποθεσίες ή Μπορεί να δει όλες τις λεπτομέρειες.
4. Κάντε κλικ Ισχύουν και ΕΝΤΑΞΕΙ.

Για το πώς να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο στο Google, μπορείτε να παρακολουθήσετε αυτό το επίσημο βίντεο από το Google Workspace:

Να είστε ρεαλιστές σχετικά με τον προγραμματισμό σας

Αν και το να ζεις στο ημερολόγιό σου παρακάμπτει πολλά από τα ζητήματα της ιεράρχησης της λίστας υποχρεώσεων και της διαχείρισης του χρόνου, πρέπει να είσαι ρεαλιστής και έξυπνος σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζεις τις εργασίες σου. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές δοκιμασμένες συμβουλές για να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά:

• Εάν δεν έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε μια μεγάλη εργασία, προγραμματίστε την ως πολλές μικρότερες εργασίες.
• Δώστε στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο από όσο νομίζετε ότι θα χρειαστείτε.
• Αποφύγετε να κάνετε εργασίες ακριβώς πριν από μια συνάντηση. δώστε στον εαυτό σας ένα διάστημα 30 λεπτών μεταξύ τους.
• Εάν μια εργασία είναι επείγουσα, αποφασίστε εάν θα τακτοποιήσετε εκ νέου άλλα πράγματα στο ημερολόγιό σας.

Το πιθανότερο είναι ότι θα ολοκληρώσετε τις δουλειές σας και θα έχετε ελεύθερο χρόνο, πράγμα που σημαίνει ότι θα προλάβετε τα email και άλλα μικρά κομμάτια που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της ημέρας σας.

Σχετίζεται με: Βελτιώστε τη διαχείριση χρόνου με τη δυνατότητα καθυστέρησης παράδοσης του Outlook

Ζήστε στο ημερολόγιό σας για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα

Το ημερολόγιό σας είναι ένα βολικό εργαλείο που διαθέτει ήδη όλους τους πόρους που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε την εργασία σας. Η ζωή στο ημερολόγιό σας παρέχει μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για τη διαχείριση του φόρτου εργασίας σας και διατηρεί τα πάντα σε ένα μέρος.

Χρησιμοποιώντας τους κανόνες που αναφέρονται παραπάνω, θα είστε σε καλό δρόμο για να εξοικονομήσετε χρόνο, να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας και να είστε πιο αποτελεσματικοί όσο το κάνετε. Δοκιμάστε το και ίσως αναρωτηθείτε γιατί χρησιμοποιήσατε ποτέ μια λίστα υποχρεώσεων εξαρχής.

Πώς να κάνετε το Outlook λιγότερο αποσπώντας την προσοχή με αυτές τις γρήγορες συμβουλές

Εάν έχετε σκεφτεί ποτέ ότι το Outlook αποσπά την προσοχή, ακολουθούν μερικές απλές προσαρμογές που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα