10 πράγματα που δεν ξέρατε ότι μπορούσατε να κάνετε με το Microsoft SharePoint

Για πολλούς, το SharePoint είναι μια πλατφόρμα με περιορισμένες λειτουργίες. Αλλά αυτό δεν ισχύει. Μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα σε αυτήν την πλατφόρμα, μερικά από τα οποία μπορεί να σας ήταν άγνωστα μέχρι τώρα.

Σε αυτό το άρθρο, θα αποκαλύψουμε τέτοιες δυνατότητες του SharePoint που σίγουρα θα καταπλήξουν τους συναδέλφους σας.

1. Επεξεργασία Τιμολογίων

Εάν ο οργανισμός σας συνεργάζεται με τρίτους πελάτες, η δημιουργία και η επεξεργασία τιμολογίων είναι τα κρίσιμα μέρη της διαδικασίας εργασίας σας. Οι περισσότεροι οργανισμοί εξαρτώνται από εξωτερικά εργαλεία για τη διαχείριση τιμολογίων. Ωστόσο, Κοινόχρηστο σημείο Οι χρήστες μπορούν να εκτελέσουν τα περισσότερα βήματα από την εγγενή πλατφόρμα του.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Forms για να συλλέξετε δεδομένα τιμολογίων και να τα εισαγάγετε στο SharePoint. Η δημιουργία τιμολογίου και η ανάλυση των εσόδων του είναι επίσης δυνατή ταυτόχρονα στο SharePoint.

Σχετίζεται με: Φόρμες Google vs. Microsoft Forms: Ποια πρέπει να χρησιμοποιήσετε;

Αυτές οι διαδικασίες απαιτούν τη συμμετοχή λιγότερων ατόμων. Ως εκ τούτου, υπάρχει μικρότερη πιθανότητα οποιουδήποτε λάθους κατά την εισαγωγή δεδομένων. Επίσης, η συμπερίληψη αυτοματοποιημένων βημάτων κάνει την τιμολόγηση πιο γρήγορη. Μπορείτε επίσης να μάθετε εύκολα για την πρόοδο της διαδικασίας.

2. Χρήση κατά την επιβίβαση

Η πρόσληψη και η ενσωμάτωση νέων ανθρώπων σε μια εταιρεία είναι μια δυσκίνητη εργασία. Όλα πρέπει να είναι στη θέση τους για να διασφαλιστεί μια θετική εμπειρία για το νέο μέλος της ομάδας.

Ενσωματώνοντας το Microsoft Forms και το Power Automate με το SharePoint, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες σε ένα μέρος και να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας για όλα τα τμήματα. Μετά τη ρύθμιση της ενοποίησης και της ροής εργασιών, ο διαχειριστής ανθρώπινου δυναμικού χρειάζεται μόνο να παρακολουθεί κάθε βήμα.

Η χρήση του SharePoint στη διαδικασία ενσωμάτωσης προσφέρει μια κατάσταση win-win τόσο για τους νέους υπαλλήλους όσο και για τα στελέχη HR. Ενώ ο νέος νεοσύλλεκτος μπορεί να ξεκινήσει αμέσως με όλα τα διαθέσιμα, οι υπεύθυνοι προσλήψεων θα πρέπει να καταβάλουν λιγότερη προσπάθεια για την ενσωμάτωση.

3. Διαχείριση αποθεμάτων

Η διαχείριση αποθέματος είναι μια ταραχώδης διαδικασία καθώς περιλαμβάνει μια σειρά εργασιών και δευτερευουσών εργασιών, όπως το χρονοδιάγραμμα προμηθειών, την παρακολούθηση κόστους και τη συντήρηση. Επίσης, οι εξαρτήσεις των εργασιών μπορούν να κάνουν τη διαδικασία μακρά και πολύπλοκη.

Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint, μπορείτε να το ενσωματώσετε με το Power Automate, τις Λίστες της Microsoft και τις Ομάδες της Microsoft για την απρόσκοπτη διαχείριση του αποθέματός σας. Θα σας επιτρέψει να διαχειριστείτε όλες τις διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της καταχώρισης προϊόντων, των λειτουργιών προγραμματισμού, της οπτικοποίησης δεδομένων από μια ενιαία πλατφόρμα.

Εκτός από τη μείωση του χρόνου που απαιτείται για τη διαχείριση του εξοπλισμού, αυτές οι ενσωματώσεις εξαλείφουν σημαντικά την πιθανότητα σφαλμάτων και την εισαγωγή διπλών δεδομένων.

4. Κοινή χρήση εγγράφων με οποιονδήποτε

Εάν εργάζεστε με έναν πελάτη ή προμηθευτή, η κοινή χρήση αρχείων με άτομα εκτός της ομάδας σας είναι αναπόσπαστο μέρος της εργασιακής σας διαδικασίας. Χρησιμοποιώντας το SharePoint, μπορείτε εύκολα να κάνετε κοινή χρήση αρχεία ή έγγραφα με άλλους. Τα χαρακτηριστικά άδειας διασφαλίζουν ότι έχετε λάβει τα απαραίτητα μέτρα ασφαλείας.

Ανάλογα με τον τύπο ασφάλειας που θέλετε, μπορείτε να επιτρέψετε στους χρήστες να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο με το σωστό είδος άδειας.

Το SharePoint σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα αρχείων και φακέλων με διαφορετικά δικαιώματα. Σας απαλλάσσει από τη μη αυτόματη ρύθμιση αδειών για κάθε νέο αρχείο ή φάκελο που δημιουργείτε.

5. Δημιουργία τοποθεσίας Wiki

Με τον συνεχώς αυξανόμενο όγκο πληροφοριών, οι οργανισμοί πρέπει να έχουν τον ιστότοπό τους στο Wiki. Τέτοιοι ιστότοποι μπορούν να αποθηκεύουν και να διαχειρίζονται κάθε είδους πληροφορίες, όπως άρθρα γνώσεων, πληροφορίες γενικών υπηρεσιών, πληροφορίες αντικειμένων και επαγγελματικές συζητήσεις.

Μπορεί να μην γνωρίζετε ότι στο SharePoint, μπορείτε να λάβετε ένα στοιχείο με το όνομα Wiki Site. Μπορεί να χειριστεί όλες τις απαιτήσεις ενός οργανισμού σχετικά με το Wiki που δεν μπορεί να διαχειριστεί μια γενική Wikipedia.

Η χρήση της τοποθεσίας του SharePoint Wiki είναι επίσης εύκολη. Προσθέστε το περιεχόμενο και μοιραστείτε το αφού λάβετε έγκριση από τη διοίκηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη Λίστα του SharePoint για να ταξινομήσετε και να μετατρέψετε δεδομένα σε ένα αρχείο Excel και να τα χρησιμοποιήσετε σε άλλες μορφές στο Wiki.

6. Ενσωμάτωση με το Microsoft Teams

Ενώ το Microsoft Teams είναι το απόλυτο εργαλείο συνεργασίας, η ενσωμάτωσή του με το SharePoint θα ανεβάσει την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας στο επόμενο επίπεδο. Αυτή η ενοποίηση θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για οργανισμούς όπου οι εργαζόμενοι πρέπει να χειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα.

Το SharePoint και το Teams μαζί θα προσφέρουν ισχυρές λειτουργίες συγκεντρώνοντας τις πληροφορίες. Θα υπάρχει επίσης συνεργασία και επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων, τηρώντας τις συμμορφώσεις.

Σχετίζεται με: Οι καλύτεροι τρόποι για να διαχειριστείτε την ομάδα σας στο Microsoft Teams

7. Χρησιμοποιήστε το ως προηγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας περιεχομένου

Δεδομένου ότι το SharePoint είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων, διαθέτει προηγμένες δυνατότητες επεξεργασίας περιεχομένου. Όμως, γνωρίζετε ότι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε εργαλεία σχεδίασης ιστού όπως το SharePoint Designer ή το DreamWeaver για να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο;

Με τη βοήθεια ενός τμήματος web προγράμματος επεξεργασίας περιεχομένου, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές σε μια σελίδα. Ορισμένες από τις επισημασμένες λειτουργίες είναι η προσθήκη μορφοποιημένου κειμένου, εικόνων, πινάκων και υπερσυνδέσμων σε μια σελίδα. Επιπλέον, μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά χωρίς καν να ανοίξετε το έγγραφο στον προηγμένο επεξεργαστή.

8. Συγχρονίστε το χρονοδιάγραμμα των μελών της ομάδας

Πολλοί χρήστες του SharePoint δεν γνωρίζουν ότι η πλατφόρμα προσφέρει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο. Όλα τα μέλη της ομάδας του SharePoint μπορούν να προσθέτουν, να επεξεργάζονται και να προβάλλουν τα επερχόμενα προγράμματα και εκδηλώσεις τους. Στην πραγματικότητα, μπορείτε επίσης να ορίσετε διαφορετικές ομάδες σε αυτό το ημερολόγιο και αργότερα να προσθέσετε συμβάντα ανάλογα.

Εκτός από τις κανονικές λειτουργίες ημερολογίου, αυτό το ημερολόγιο υποστηρίζει την αντιστοίχιση ξεχωριστών χρωμάτων για κάθε τύπο εκδήλωσης, όπως συσκέψεις, διαδικτυακά σεμινάρια, αργίες. Έτσι, μπορείτε εύκολα να βρείτε ένα συμβάν σε ένα ημερολόγιο.

9. Αυτοματοποίηση εργασιών

Η αυτοματοποίηση εργασίας βοηθά τους ανθρώπους να επικεντρωθούν σε κρίσιμα καθήκοντα. Καθώς αυτή η διαδικασία αυτοματοποιεί τακτικές, εγκόσμιες εργασίες, η παραγωγικότητα μιας ομάδας αυξάνεται πολλαπλά. Χρησιμοποιώντας τις ροές εργασίας του SharePoint, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες εργασίας σας σε μεγάλο βαθμό.

Στο SharePoint, λαμβάνετε πέντε προ-προγραμματισμένες ροές εργασίας: συλλογή σχολίων, έγκριση, έγκριση δημοσίευσης, συλλογή υπογραφών και ροές εργασίας τριών καταστάσεων. Κάθε μία από τις ροές εργασίας μειώνει τον χρόνο και την εργασία που χρειάζεστε για να καταβάλετε σε ένα έργο.

Επιπλέον, η πλατφόρμα σας προσφέρει επίσης την επιλογή να αναπτύξετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας σύμφωνα με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας.

10. Διατήρηση παλαιότερης έκδοσης ενός εγγράφου

Η έκδοση εκδόσεων είναι ένα ζωτικό μέρος της διαχείρισης εγγράφων, ειδικά εάν το έγγραφο αποτελεί μέρος ενός συλλογικού έργου που περιλαμβάνει πολλούς συντάκτες. Συνήθως, οι επιτρεπόμενοι συντάκτες μπορούν να κάνουν αλλαγές σε ένα έγγραφο όποτε θέλουν.

Το SharePoint εμφανίζει την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου με όλες τις πρόσφατες τροποποιήσεις σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση σε αυτό. Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Επίσης, αποθηκεύει όλες τις εκδόσεις από τη δημιουργία αυτού του αρχείου στο Ιστορικό έκδοσης. Οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στο ιστορικό εκδόσεων για να δει ποιος έκανε ποιες αλλαγές στο έγγραφο.

Εκπλήξτε όλους με άγνωστες δυνατότητες του SharePoint

Το SharePoint δεν προορίζεται μόνο για διαδικτυακή διαχείριση εγγράφων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για διάφορους άλλους σκοπούς. Εδώ, έχετε μάθει για μερικές ασυνήθιστες λειτουργίες αυτής της πλατφόρμας.

Ενώ πολλά από αυτά μπορεί να σας εκπλήξουν, όλες αυτές οι δυνατότητες του SharePoint θα σας επιτρέψουν να εκτελείτε εργασίες χωρίς να αλλάξετε το εργαλείο.

Τι είναι το Microsoft SharePoint; 4 Χαρακτηριστικά και Οφέλη από τη χρήση του

Το Microsoft SharePoint είναι ένα εργαλείο συνεργασίας και διαχείρισης αρχείων που βοηθά την επαγγελματική και προσωπική σας παραγωγικότητα. Να τι πρέπει να ξέρετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα