5 σκληρές και μαλακές δεξιότητες που πρέπει να έχει κάθε διαχειριστής έργου

Ένας διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για την επιτυχή παράδοση του έργου και πρέπει να συμμετέχει ενεργά σε όλα τα στάδια ενός έργου. Πρέπει να εκτελέσετε επιμελώς τα ανατεθέντα καθήκοντα εγκαίρως για να γίνετε ολοκληρωμένος διαχειριστής έργου.

Και για να το κάνετε αυτό, πρέπει να αναπτύξετε κάποιες σκληρές και μαλακές δεξιότητες. Αναρωτηθήκατε ποτέ ποιες είναι αυτές οι δεξιότητες; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε για τις δεξιότητες που πρέπει να έχετε ως διαχειριστής έργου.

Σκληρές δεξιότητες ενός Project Manager

Οι σκληρές δεξιότητες αναφέρονται στις δεξιότητες που μπορείτε να μετρήσετε χρησιμοποιώντας μετρήσεις. Μερικές βασικές σκληρές δεξιότητες για έναν διαχειριστή έργου είναι:

1. Οργάνωση και αντιπροσωπεία εργασιών

Κάθε έργο περιλαμβάνει πολλές εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες. Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να οργανώσετε και να κατανείμετε τις εργασίες μεταξύ των μελών της ομάδας. Πρέπει επίσης να αναθέσετε τις εκκρεμείς εργασίες στο κατάλληλο άτομο για να αποφύγετε οποιαδήποτε καθυστέρηση του έργου.

Φυσικά, μπορείτε να λάβετε βοήθεια από εργαλεία διαχείρισης έργου για την ανάθεση εργασιών και την ανάθεση. Ακόμη και για αυτό, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για το πώς λειτουργούν αυτές οι διαδικασίες.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα εργαλεία και συμβουλές για την αποτελεσματική ανάθεση εργασιών

2. Απαιτούμενες Τεχνικές Δεξιότητες

Δεν υπάρχει σκληρός και γρήγορος κανόνας σχετικά με το ποια τεχνολογική ικανότητα πρέπει να αναπτύξετε για να γίνετε διαχειριστής έργου. Θα εξαρτηθεί από τον οργανισμό σας και τους τύπους έργων που συνήθως χειρίζεστε.

Οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι γνώστες της τεχνολογίας, ειδικά αν εργάζονται σε μια εταιρεία τεχνολογίας. Για παράδειγμα, εάν είστε διαχειριστής έργου σε μια εταιρεία λογισμικού διαχείρισης εκμάθησης, θα πρέπει να γνωρίζετε τα βασικά της ανάπτυξης λογισμικού, αν όχι το πρόγραμμα σπουδών μάθησης.

Επίσης, οι οργανισμοί που εργάζονται σε διάφορα ρεύματα επιστήμης και μηχανικής θα πρέπει να έχουν διαχειριστές έργων που να μπορούν να χειρίζονται εξειδικευμένο λογισμικό ή εξοπλισμό.

3. Διαχείριση Προϋπολογισμού

Ο προϋπολογισμός παίζει κρίσιμο ρόλο στην ολοκλήρωση του έργου. Δεν είναι ασυνήθιστο να ενημερωθείτε για ελλείψεις προϋπολογισμού στη μέση ενός έργου. Μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση του έργου ή μη διαθεσιμότητα πόρων.

Μόνο ένας διαχειριστής έργου ικανός για τέλεια διαχείριση προϋπολογισμού μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να παρακάμψει τέτοια ζητήματα. Είναι δική τους ευθύνη να κατανείμουν τον προϋπολογισμό με ακρίβεια όπου χρειάζεται, έτσι ώστε το έργο να ολοκληρωθεί αρκετά κάτω από τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό.

Αυτές τις μέρες, η βασική κατανόηση του προϋπολογισμού και η μη αυτόματη κατανομή δεν αρκούν. Ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να έχει ισχυρή εμπειρία σε υπολογιστικά φύλλα, οικονομικά και μαθηματικά.

4. Προγραμματισμός Έργου

Προγραμματισμός Έργου είναι το αρχικό μέρος ενός έργου. Η επιτυχία ενός έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από προσεκτικό σχεδιασμό. Ως εκ τούτου, ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να έχει εξειδίκευση στο σχεδιασμό οποιουδήποτε έργου.

Ο σχεδιασμός θα περιλαμβάνει εργασίες μεγάλης κλίμακας, όπως επιλογή ορόσημων, δημιουργία χρονοδιαγράμματος, διαχείριση πόρων, πρόγραμμα συναντήσεων, ανάθεση εργασιών κ.λπ. Θα περιλαμβάνει επίσης εργασίες μικροεπιπέδου, όπως προγραμματισμό κάθε ημέρας και ανάθεση εργασιών εάν κάποιος είναι άρρωστος.

Ενώ το κάνετε αυτό, πρέπει να έχετε κατά νου τους περιορισμούς. Ωστόσο, πρέπει να σχεδιάσετε το έργο με τρόπο που να μπορεί να εκπληρώσει τους στόχους.

5. Αναλυτική Δεξιότητα

Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να έχετε την αναλυτική ικανότητα για να διαπρέψετε στην εργασία σας. Κάθε κλάδος έχει γίνει εξαρτώμενος από δεδομένα, ειδικά ο χρηματοοικονομικός και ο τεχνολογικός τομέας. Εάν είστε καλοί στην ανάλυση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ταλέντο σας για να καθοδηγήσετε το έργο προς τη σωστή κατεύθυνση.

Ορισμένες κοινές εργασίες ανάλυσης δεδομένων που μπορείτε να κάνετε για την ομάδα σας είναι η παρουσίαση δεδομένων, η διαχείριση βάσης δεδομένων, η διαχείριση πόρων, τα διαγνωστικά ζητημάτων, η αναφορά κ.λπ. Οι διαχειριστές έργων με αναλυτικές δεξιότητες μπορούν να χρησιμοποιήσουν δεδομένα για να λάβουν μια απόφαση ή να διερευνήσουν πιθανότητες.

Soft Skills ενός Project Manager

Πολλές από τις ιδιότητές σας είναι διαπροσωπικές και δεν μπορούν να μετρηθούν μέσω απτών μετρήσεων. Αυτές οι δεξιότητες είναι soft skills.

1. Ικανότητα προσαρμογής

Κάθε έργο με το οποίο ασχολείστε θα είναι διαφορετικό. Ως εκ τούτου, οι ομάδες πρέπει να προσαρμοστούν σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου και τον πελάτη για να επιτύχουν αυτό που θέλουν. Η προσαρμοστικότητα είναι η ικανότητα που χρειάζεται ένας οργανισμός από έναν διαχειριστή έργου περισσότερο από οποιονδήποτε άλλον.

Επιπλέον, τα πράγματα δεν πάνε πάντα όπως τα σχεδιάζετε σε ένα έργο. Είτε πρόκειται για προϋπολογισμό, πόρους ή προθεσμία, πρέπει να είστε ευέλικτοι και ευέλικτοι για να σώσετε τα έργα από το να βγουν εκτός τροχιάς. Εάν μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές ανάλογα με την κατάσταση, οι συμπαίκτες σας θα αντλήσουν έμπνευση από εσάς.

2. Κίνητρο

Εάν είστε διαχειριστής έργου, θα πρέπει να έχετε κίνητρα για να εμπνεύσετε τους συμπαίκτες σας. Ειδικά όταν οι άνθρωποι εργάζονται σε ένα μακρύ και περίπλοκο έργο, είναι φυσιολογικό να νιώθετε απογοητευμένοι κατά καιρούς.

Ο διαχειριστής έργου μπορεί να παρακινήσει μια ομάδα καλύτερα από οποιονδήποτε άλλον να καταβάλει τις καλύτερες προσπάθειές της. Το να κάνετε έγκαιρα τη δική σας δουλειά είναι το πρώτο βήμα για να παρακινήσετε μια ομάδα. Επίσης, μπορείτε να φιλοξενείτε τακτικές ομαδικές ή ατομικές συναντήσεις για να τους εμπνεύσετε.

3. Τη διαχείριση των συγκρούσεων

Η σύγκρουση μεταξύ των συμπαικτών είναι αναπόφευκτη. Η κατάσταση μπορεί να επιδεινωθεί εάν οι άνθρωποι συνεισφέρουν από απομακρυσμένες τοποθεσίες. Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να διαχειρίζεστε και να περιορίζετε τέτοιες συγκρούσεις.

Όσο δύσκολη κι αν είναι η στιγμή, εφαρμόστε τις σωστές στρατηγικές διαχείρισης συγκρούσεων. Η γνώση της ιδιοσυγκρασίας των συμπαικτών σας θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τα ζητήματα.

Ποτέ μην προσπαθήσετε να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγκρουση, καθώς μπορεί να φέρει τον οργανισμό σε μια ενοχλητική κατάσταση. Απευθυνθείτε αμέσως σε αυτούς για να βρείτε λύση. Έτσι, η ομάδα μπορεί να επικεντρωθεί στο έργο.

Σχετίζεται με: Τι είναι η σύγκρουση εργασίας εξ αποστάσεως; Τρόποι Πρόληψης

4. Επικοινωνία και Διαπραγμάτευση

Η κακή επικοινωνία μπορεί να αναγκάσει ένα έργο να στραβώσει. Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές έργου θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλη η επικοινωνία σχετικά με το έργο είναι σαφής και διαφανής.

Συχνά, αποτελούν τον σύνδεσμο μεταξύ όλων των ενδιαφερόμενων μερών του έργου. Γι' αυτό θα πρέπει να επικοινωνούν ανοιχτά για ένα έργο με τους συμπαίκτες, τη διοίκηση και τους πελάτες τους.

Η επικοινωνία πρέπει να είναι ειλικρινής και ευθύς. Δεν πρέπει να αφήνει κανένα περιθώριο σύγχυσης ή παρεξήγησης. Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε πώς να διαπραγματεύεστε με πελάτες ή συναδέλφους.

5. Χτίσιμο ομάδας

Η οικοδόμηση μιας ομάδας είναι ευθύνη ενός διαχειριστή έργου που περιλαμβάνει πολλές διευθυντικές διαδικασίες. Ως εκ τούτου, αυτή είναι μια άλλη μαλακή δεξιότητα που πρέπει να έχετε για να γίνετε διαχειριστής έργου.

Στη διάρκεια χτίσιμο ομάδας για ένα έργο, οι διευθυντές θα πρέπει να έχουν κατά νου ότι οι συνάδελφοι πρέπει να εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον και να νιώθουν χαρούμενοι που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός κοινού στόχου. Επίσης, θα πρέπει να εξασφαλίζουν ένα τέλειο περιβάλλον για ομαδική εργασία.

Κορυφαίες δεξιότητες για την επιτυχία

Ένας διαχειριστής έργου έχει μια μακρά λίστα ευθυνών που πρέπει να εκπληρώσει. Εάν είστε διαχειριστής έργου και θέλετε να χειριστείτε τόσο το έργο όσο και την ομάδα του, η ανάπτυξη των παραπάνω δεξιοτήτων θα σας βοηθήσει να προχωρήσετε πολύ.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο διαχείρισης έργου για την ομάδα σας.

Asana vs. Δευτέρα: Επιλέξτε το τέλειο εργαλείο διαχείρισης έργου

Το Asana και το Monday είναι και τα δύο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης έργων, αλλά πώς συγκρίνονται; Μάθετε ποιο είναι καλύτερο!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα