9 καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας το Zapier

Αυτοματοποιώντας τις επαναλαμβανόμενες εργασίες που εκτελείτε κάθε μέρα, μπορείτε να ελευθερώσετε πολύ χρόνο και να τον χρησιμοποιήσετε παραγωγικά.

Ευτυχώς, το Zapier σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε μονότονες εργασίες όπως η δημιουργία εργασιών στο Asana, η αποθήκευση συνημμένων email ή η παρακολούθηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Ακολουθούν ορισμένες καθημερινές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε με το Zapier.

1. Κοινή χρήση περιεχομένου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Θέλετε να μοιράζεστε αυτόματα τις αναρτήσεις και τα βίντεό σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης; Αφήστε τον Zapier να το χειριστεί για εσάς.

Χρησιμοποιώντας το Zapier, μπορείτε να δημοσιεύετε τα βίντεό σας στο YouTube ή τις αναρτήσεις ιστολογίου WordPress στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μπορείτε επίσης να διασταυρώσετε περιεχόμενο μεταξύ Facebook, Twitter, LinkedIn και Instagram.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μοιραστείτε τα tweets σας στη σελίδα σας στο Facebook, μπορείτε να συνδέσετε το Twitter με το Facebook. Στη συνέχεια, επιλέξτε

Tweet χρήστη ως το έναυσμα και Δημιουργία ανάρτησης σελίδας στο Facebook ως δράση.

Ανάλογα με τις εφαρμογές που επιλέγετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας για αυτόματη ανάρτηση. Όταν εισάγετε τα ονόματα των εφαρμογών, το Zapier προτείνει επίσης ορισμένες ροές εργασίας, ώστε να μπορείτε να λάβετε βοήθεια και από εκεί. Πριν ενεργοποιήσετε αυτά τα Zaps, μπορείτε επίσης να τα δοκιμάσετε για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν όπως προβλέπεται.

Με την αυτοματοποίηση της κοινής χρήσης περιεχομένου, μπορείτε να εξοικονομήσετε έναν τόνο από το χρόνο σας και να εστιάσετε περισσότερο στην παραγωγή χρήσιμου περιεχομένου.

2. Δημιουργήστε Asana Tasks/Trello Cards από email

Το να σκάβετε τα εισερχόμενά σας για να βρείτε τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε μπορεί να είναι κουραστικό. Χάρη στο Zapier, μπορείτε να μετατρέψετε αυτόματα τα email σας σε εργασίες Asana ή κάρτες Trello.

Ωστόσο, δεν απαιτείται δράση κάθε email που λαμβάνετε. Έτσι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα zap για να μετατρέπετε μόνο νέα email που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά (για παράδειγμα, προετοιμασία, αποστολή κ.λπ.) σε εργασίες/κάρτες.

Για τη δημιουργία αυτού του Zap, συνδέστε το Gmail με το Trello/Asana. Επιλέγω Νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συμβολοσειρές αναζήτησης ως έναυσμα και Δημιουργία κάρτας/Δημιουργία εργασίας ως η δράση.

Οι έγκαιροι χαιρετισμοί μπορούν να ενισχύσουν τις σχέσεις σας. Αλλά η σύνταξη email για να χαιρετήσεις όλες τις επαφές σου μπορεί να είναι δύσκολη χωρίς το Zapier.

Όταν προσθέτετε μια νέα επαφή στις Επαφές Google, αυτό το Zap θα τους στείλει ένα αυτοματοποιημένο, εξατομικευμένο email. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χαιρετήσετε τους γνωστούς σας χωρίς να χρειάζεται να στέλνετε μόνοι σας email.

Για να δημιουργήσετε αυτό το Zap, συνδέστε τις Επαφές Google με το Gmail/Outlook. Προσθήκη Νέα ή ενημερωμένη επαφή ως το έναυσμα και Να στείλετε e-mail ως δράση. Στη συνέχεια, εισαγάγετε το κείμενο και τις λεπτομέρειες του email.

Μπορείτε επίσης να τραβήξετε και να προσθέσετε ένα όνομα από τις αποθηκευμένες πληροφορίες και να καθυστερήσετε την ενέργεια, ώστε το email σας να μην φαίνεται αυτοματοποιημένο.

4. Αποθηκεύστε συνημμένα email στο Cloud Storage

Δυσκολεύεστε να βρείτε τα συνημμένα email όποτε τα χρειάζεστε; Ή ανεβάζετε όλα αυτά τα συνημμένα μη αυτόματα στις εφαρμογές αποθήκευσης cloud;

Σε κάθε περίπτωση, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα Zap που ανεβάζει αυτόματα συνημμένα email στο Google Drive, το OneDrive ή το Dropbox. Για να δημιουργήσετε αυτό το zap, συνδέστε τον λογαριασμό σας στο Gmail με την εφαρμογή αποθήκευσης cloud. Σειρά Νέο Συνημμένο ως το έναυσμα και Ανέβασμα αρχείου ως η δράση.

Σχετίζεται με: Τρόποι αυτοματοποίησης του Dropbox μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο κάθε μέρα

5. Μετακινήστε αρχεία μεταξύ του Google Drive και του Dropbox

Εκτός από τη μεταφόρτωση συνημμένων email, μπορείτε επίσης να μετακινήσετε αρχεία μεταξύ του Google Drive και του Dropbox. Για να το κάνετε αυτό, συνδέστε το Google Drive και το Dropbox. Επιλέγω Νέο αρχείο ή Νέο αρχείο σε φάκελο ως το έναυσμα και Ανέβασμα αρχείου ως η δράση.

Εάν χρησιμοποιείτε πολλές εφαρμογές σε διαφορετικές συσκευές ή για διαφορετικούς σκοπούς, αλλά θέλετε να αποθηκεύσετε όλα τα αρχεία σας σε ένα μόνο μέρος, αυτό το Zap μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο. Επιπλέον, μπορείτε να μετακινήσετε αρχεία από/προς το OneDrive σε άλλες εφαρμογές αποθήκευσης.

6. Προσθέστε Απαντήσεις Φόρμας/Πωλήσεις στα Φύλλα Google

Χρησιμοποιώντας το Zapier, μπορείτε να καταγράψετε απαντήσεις φόρμας στο φύλλο εργασίας των Φύλλων Google ως σειρές. Το Zapier υποστηρίζει πολλαπλά προγράμματα δημιουργίας φορμών για το σκοπό αυτό, ιδίως τα Jotform, Typeform, Gravity forms και WP Forms.

Μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις εφαρμογές με τα Φύλλα, να ρυθμίσετε Υποβολή νέας φόρμας ως το έναυσμα και Δημιουργία σειρών υπολογιστικών φύλλων ως η δράση.

Ομοίως, εάν διευθύνετε μια διαδικτυακή επιχείρηση και θέλετε να διατηρήσετε ένα σωστό ρεκόρ πωλήσεων, αυτό το Zap μπορεί να σας βοηθήσει. Με αυτόν τον αυτοματισμό, όλες οι πωλήσεις Stripe και Square θα καταγράφονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google Sheets ως νέες σειρές. Η ενεργοποίηση εδώ εξαρτάται από το αν θέλετε να καταγράψετε μια νέα πληρωμή, παραγγελία, χρέωση κ.λπ.

Θέλετε να μάθετε όλα όσα λέγονται για την επωνυμία σας; Ή θέλετε να ενημερώνεστε για ένα συγκεκριμένο θέμα;

Είτε έτσι είτε αλλιώς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το Zap που σας ειδοποιεί για αναφορές στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μέσω του Slack. Αυτός ο αυτοματισμός λειτουργεί για τις περισσότερες εφαρμογές κοινωνικών μέσων όπως το Twitter, το Reddit, το Instagram κ.λπ.

Το Zap μπορεί να σας ειδοποιεί κάθε φορά που αναφέρεται κάποια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί, όνομα χρήστη ή hashtag στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Η ενεργοποίηση και η ενέργεια ποικίλλουν ανάλογα με την εφαρμογή και την απαίτηση. Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα εισιτήρια Zendesk για κριτικές στο Google My Business.

8. Προσθήκη Asana/Todoist Tasks από το Evernote/OneNote

Μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες στο εργαλείο διαχείρισης εργασιών από τις σημειώσεις Evernote. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε όλες τις εργασίες σας σε ένα μόνο μέρος πληκτρολογώντας τες στην εφαρμογή λήψης σημειώσεων.

Για να δημιουργήσετε αυτό το Zap, συνδέστε την εφαρμογή λήψης σημειώσεων (Evernote ή OneNote) με ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών (Asana/Todoist). Επιλέγω Νέα Σημείωση ως το έναυσμα και Δημιουργία Εργασίας ως η δράση. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εργασίες σε συγκεκριμένα έργα ή ενότητες στο Asana.

Σχετίζεται με: Δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Zapier για τη μείωση του φόρτου εργασίας και την αύξηση της παραγωγικότητας

9. Δημιουργήστε Email Digest των αγαπημένων σας ιστολογίων

Τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα με ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλούς διαφορετικούς ιστότοπους;

Εάν ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα Zap που θα ανακτά όλα τα πρόσφατα άρθρα από τα αγαπημένα σας ιστολόγια, τα συνδυάζει σε μια ενιαία σύνοψη και θα σας τα στέλνει μέσω email. Μπορείτε να αποφασίσετε τη συχνότητα και την ώρα του email.

Θα χρειαστεί να συνδέσετε τρεις εφαρμογές για να δημιουργήσετε αυτό το Zap: RSS από Zapier, Digest από Zapier και Gmail. Επιλέγω Νέα στοιχεία σε πολλαπλές ροές ως το έναυσμα, Προσθήκη καταχώρισης και χρονοδιάγραμμα επισκόπησης ως πρώτη ενέργεια, και Να στείλετε e-mail ως δεύτερη δράση. Αυτό πρότυπο από το Zapier μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε μια πραγματική ροή ειδήσεων με RSS

Με αυτόν τον τρόπο, θα λάβετε μια σύνοψη που περιέχει άρθρα από όλους τους αγαπημένους σας ιστότοπους την καθορισμένη ώρα.

Ενσωματώστε εφαρμογές με το Zapier για να εξοικονομήσετε χρόνο

Το Zapier σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε χιλιάδες εφαρμογές για να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες σας και να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.

Χάρη στις πολλές επιλογές για ενεργοποίηση και δράση, μπορείτε να ενσωματώσετε οποιεσδήποτε δύο από τις διαθέσιμες εφαρμογές με πολλούς τρόπους και να επιτύχετε ακόμη περισσότερα με το Zapier.

9 ενσωματώσεις Zapier που θα αυτοματοποιήσουν τη ροή εργασιών διαχείρισης εργασιών σας

Θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο αυτοματοποιώντας μη παραγωγικές εργασίες; Χρησιμοποιώντας το Zapier, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις αγαπημένες σας εφαρμογές παραγωγικότητας για διαχείριση εργασιών.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα