6 Τρελοί τύποι φύλλων Google που είναι εξαιρετικά χρήσιμοι

Η δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου εισάγοντας μερικές στήλες δεδομένων και εφαρμόζοντας τις βασικές συναρτήσεις των μαθηματικών είναι απλώς η κορυφή του παγόβουνου. Περισσότερη χρησιμότητα και αυτοματισμός βρίσκεται κάτω από τον ωκεανό των πραγμάτων που μπορείτε να κάνετε στα Φύλλα Google.

Είτε για εργασία, σχολείο ή σπίτι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google με πολλούς τρόπους για να οπτικοποιήσετε δεδομένα ή να λάβετε πληροφορίες από δεδομένα.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε μερικές τρελές λειτουργίες των Φύλλων Google και πρακτικά παραδείγματα για το πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.

1. ΣΥΝΟΛΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Σας βοηθά να ελαχιστοποιήσετε τον χρόνο που επενδύετε στην επεξεργασία των τύπων στο υπολογιστικό φύλλο σας. Όταν χρειάζεται να εφαρμόσετε συναρτήσεις σε χιλιάδες σειρές και στήλες στο φύλλο εργασίας σας, είναι συνετό να χρησιμοποιείτε το ARRAYFORMULA αντί για τύπους χωρίς πίνακα.

Οι συναρτήσεις χωρίς πίνακα είναι εκείνες που δημιουργείτε σε ένα κελί και στη συνέχεια τις επικολλάτε σε ένα άλλο κελί μέσα στο φύλλο εργασίας. Το πρόγραμμα Φύλλα Google είναι αρκετά έξυπνο ώστε να τροποποιεί τον τύπο σύμφωνα με τις διευθύνσεις κελιών. Αλλά, κάνοντας αυτό, ανοίγετε την πόρτα για τα ακόλουθα ζητήματα:

• Το φύλλο εργασίας γίνεται αργό λόγω μεμονωμένων λειτουργιών σε χιλιάδες κελιά.
• Η πραγματοποίηση οποιωνδήποτε αλλαγών στον τύπο θα χρειαστεί ώρες επεξεργασίας.
• Η αντιγραφή τύπων χωρίς πίνακα στα καθορισμένα κελιά τους είναι μια κουραστική διαδικασία.

Ας υποθέσουμε ότι είστε υπεύθυνοι για τη δημιουργία ενός εγγράφου υπολογιστικού φύλλου με τα ονόματα των μαθητών, τη βαθμολογία τους ως προς το θέμα και το σύνολο των μαθητών. Τώρα, αντί για λίγους μαθητές του κλάδου σας, αν χρειαστεί να το κάνετε αυτό για ολόκληρο το κράτος, το συνηθισμένο `+«Ο τύπος που βασίζεται σε χειριστή θα είναι χρονοβόρος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ARRAYFORMULA όπως αναφέρεται παρακάτω.

=Τύπος πίνακα (B2:B+C2:C+D2:D+E2:E+F2:F)

Σε αυτόν τον τύπο, το Β2:Β εύρος δηλώνει άπειρο. Μπορείτε να το κάνετε πεπερασμένο επεξεργάζοντας το εύρος σε Β2:Β10 και ούτω καθεξής.

2. V-LOOKUP

Ο τύπος V-LOOKUP σάς βοηθά να βρείτε τα δεδομένα που αναζητάτε από ένα φύλλο αλληλένδετων δεδομένων. Είναι παρόμοιο με τη σάρωση του ημερολογίου σας για να βρείτε μια συγκεκριμένη συνάντηση, την ώρα και την ημερομηνία της. Αυτή είναι μια ισχυρή συνάρτηση που ανακτά δεδομένα που ταιριάζουν από άλλο φύλλο εργασίας ή πίνακα του ίδιου φύλλου εργασίας.

Και πάλι, αυτή η φόρμουλα σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο και εγκεφαλική εργασία. Τα μάτια σας θα έπρεπε να σαρώσουν τον πίνακα χειροκίνητα χωρίς αυτόν τον τύπο.

Σχετίζεται με: Πώς να κάνετε ένα VLOOKUP σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

Ας αναλογιστούμε ότι πρέπει να ενημερώσετε την κατάσταση παραγγελίας των προμηθειών τροφίμων στη γειτονιά σας από το κατάστημά σας. Ο συνεργάτης παράδοσης σάς έστειλε το "Πίνακας αναζήτησης", και έχετε το "Πρωτεύων πίνακας παραγγελιών.”

Ο "Πίνακας αναζήτησης” περιέχει τις παραγγελίες και την παρούσα κατάστασή τους. Αντί να ταιριάζετε οπτικά τους πίνακες, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτήν την εργασία χρησιμοποιώντας το V-LOOKUP.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο. Πρέπει να κλειδώσετε την περιοχή χρησιμοποιώντας "$.Διαφορετικά, θα αρχίσετε να λαμβάνετε σφάλματα σε μερικά κελιά.

=VLOOKUP(A3,$G$3:$H$22,2,false)

3. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ

Το IMPORTRANGE είναι ένας χρήσιμος τύπος εάν χρειάζεται να αντλήσετε δεδομένα από διαφορετικά φύλλα εργασίας των Φύλλων Google. Αντί να αντιγράψετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας και να τα επικολλήσετε στο επιθυμητό, ​​μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο για να εξοικονομήσετε χρόνο. Βελτιώνει επίσης την εργασία εισαγωγής δεδομένων σας.

Εάν κάποιος άλλος εκτός από εσάς είναι κάτοχος του φύλλου εργασίας, πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στο φύλλο εργασίας για να μπορέσετε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση IMPORTRANGE.

Αυτή η διαδικασία άντλησης δεδομένων από διαφορετικά φύλλα εργασίας είναι δυναμική. Σημαίνει ότι οποιαδήποτε από τις αλλαγές δεδομένων στο φύλλο προέλευσης θα αντικατοπτρίζεται αυτόματα στο φύλλο προορισμού.

Ως εκ τούτου, αυτός είναι ένας βασικός τύπος εάν κάνετε μια αναφορά ή έναν πίνακα εργαλείων αντλώντας δεδομένα από διαφορετικά μέλη της ομάδας της ομάδας του έργου σας.

Στο παραπάνω βίντεο, μπορείτε να δείτε πόσο εύκολα μπορείτε να εισάγετε δεδομένα των Δημογραφικών στοιχείων των ΗΠΑ από το ένα φύλλο εργασίας στο άλλο. Χρειάζεται μόνο να αναφέρετε τη διεύθυνση URL του φύλλου εργασίας, το όνομα του φύλλου και το εύρος δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε.

Ο τύπος δεν εισάγει καμία οπτική μορφοποίηση από την πηγή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη σύνταξη τύπου εάν θέλετε να τη δοκιμάσετε:

=IMPORTRANGE("URL","Φύλλο1!B3:R11")

4. ΛΕΝ

Ο τύπος LEN σάς βοηθά να ανακτήσετε το μήκος μιας συμβολοσειράς δεδομένων ή κειμένου σε χαρακτήρες. Είναι χρήσιμο όταν θέλετε να μάθετε τον αριθμό των χαρακτήρων σε ένα κείμενο χωρίς να χρησιμοποιήσετε εργαλεία τρίτων. Με απλά λόγια, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση LEN και βάλτε το κείμενο μέσα σε μια παρένθεση.

Ας υποθέσουμε ότι ο ανεξάρτητος πελάτης σας χρειάζεται να γράψετε τους τίτλους, τους τίτλους μεταδεδομένων και τις μεταπεριγραφές για τα ιστολόγια που χρειάζονται. Θέλουν επίσης να περιορίσετε το μήκος χαρακτήρων για αυτά τα στοιχεία σε έναν συγκεκριμένο αριθμό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία LEN για να παρακολουθείτε αυτά τα στοιχεία και το μήκος των χαρακτήρων τους.

Εάν είστε προγραμματιστής ιστότοπου ή εφαρμογών, θα βρείτε επίσης τη φόρμουλα LEN χρήσιμη για τη διαχείριση περιεχομένου σε ένα αρχείο Φύλλων Google. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω φόρμουλα μόνοι σας και δοκιμάστε την.

=LEN(B2)
=LEN("Παράδειγμα κειμένου")

5. ΑΦΑΝΙΣΤΗΡΙΟ

Το υπολογιστικό φύλλο σας μπορεί να φαίνεται μπερδεμένο εάν υπάρχουν πάρα πολλά σφάλματα. Συνήθως συμβαίνουν σφάλματα όταν εφαρμόζετε πολλούς τύπους σε στήλες και φύλλα, αλλά δεν υπάρχουν πολλά δεδομένα για να επιστρέψετε κάποια τιμή.

Εάν μοιράζεστε τέτοια αρχεία με τα μέλη της ομάδας ή τους πελάτες, μπορεί να μην τους αρέσει η εμφάνιση του υπολογιστικού φύλλου. Επιπλέον, θα είναι επίσης δύσκολο να απομακρυνθείτε από αυτά τα λάθη για να ολοκληρώσετε τα πράγματα. Η φόρμουλα IFERROR έρχεται να σας σώσει.

Τοποθετήστε τον τύπο σας μέσα στη συνάρτηση IFERROR και αναφέρετε ποιο κείμενο θα εμφανιστεί σε περίπτωση που εμφανιστεί κάποιο σφάλμα. Το παραπάνω βίντεο δείχνει τη χρήση του IFERROR σε περιπτώσεις που διαχειρίζεστε ένα υπολογιστικό φύλλο για την τιμή του προϊόντος ή βαθμολογείτε τους μαθητές σας.

Ακολουθούν οι συντακτικές τύπων που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες όταν θέλετε να το δοκιμάσετε μόνοι σας:

=iferror (D4/C4, 0)
=iferror (VLOOKUP(A23,$A$13:$G$18,7,false),"Αναντιστοιχία αναγνωριστικού")

6. COUNTIF

Ο τύπος COUNTIF είναι πολύ χρήσιμος όταν χρειάζεται να ανακτήσετε πόσες φορές εμφανίζεται μια συγκεκριμένη τιμή σε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Είναι εξίσου ωφέλιμο για δεδομένα μικρής κλίμακας. Αυτή η φόρμουλα είναι ένα ισχυρό εργαλείο για να λαμβάνετε προσαρμοσμένες πληροφορίες από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο.

Σχετίζεται με: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTIF και COUNTIFS στο Excel

Εάν υπάρχουν πολλές στήλες στον πίνακα δεδομένων, μπορείτε να λάβετε τιμές ανάλογα με τις διαφορετικές κεφαλίδες στηλών. Το παραπάνω βίντεο δείχνει την τεχνική για να μάθετε τις συνολικές παραγγελίες μήλο ή τον αριθμό των παραπάνω παραγγελιών $50. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω σύνταξη τύπου εάν θέλετε να τη δοκιμάσετε:

=countif($B$2:$C$21"Apple")
=countif($B$2:$C$21,">50")

Μορφοποίηση και ερμηνεία δεδομένων με τον εύκολο τρόπο

Μπορείτε να εφαρμόσετε τους παραπάνω τύπους Φύλλων Google σε διαφορετικές καταστάσεις, ακόμη και εκτός από αυτές που αναφέρονται εδώ. Το μόνο που χρειάζεται να θυμάστε είναι το εύρος των λειτουργιών.

Είμαστε σίγουροι ότι μπορείτε να βρείτε περισσότερες νέες καταστάσεις για να εφαρμόσετε αυτούς τους τύπους. Θα εξοικονομήσει χρόνο και θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την οπτικοποίηση/ερμηνεία δεδομένων.

Οι 8 καλύτερες δυνατότητες του Google Data Studio για ανάλυση και οπτικοποίηση δεδομένων

Θέλετε να εντυπωσιάσετε το κοινό σας με χρήσιμες πληροφορίες δεδομένων και συναρπαστικές απεικονίσεις; Δείτε αυτές τις λειτουργίες του Google Data Studio.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα