Τι είναι ένα εσωτερικό Wiki και πώς μπορείτε να το εγκαταστήσετε;

Είναι δύσκολο να διατηρήσετε τις γνώσεις της εταιρείας σας συγχρονισμένες σε όλους τους υπαλλήλους, όταν δεν έχετε έναν καλό τρόπο αποθήκευσης και κοινής χρήσης πληροφοριών. Αυτό οδηγεί σε μείωση της παραγωγικότητας, καθώς οι εργαζόμενοι αφιερώνουν περισσότερο χρόνο αναζητώντας απαντήσεις αντί να εργάζονται.

Ένα εσωτερικό wiki μπορεί να σας βοηθήσει να λύσετε αυτό το πρόβλημα. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στη διαδικασία ρύθμισης του wiki σας, αλλά πρώτα:

Τι είναι ένα εσωτερικό Wiki και ποια είναι τα οφέλη του;

Ένα εσωτερικό wiki είναι ένα αποθετήριο γνώσης που εξουσιοδοτεί τους υπαλλήλους να δημιουργούν, να επεξεργάζονται και να μοιράζονται σχετικό εταιρικό περιεχόμενο και βέλτιστες πρακτικές. Είναι σαν μια κεντρική βάση δεδομένων που επιτρέπει σε κάθε υπάλληλο να επικοινωνεί πληροφορίες για να βελτιώσει τη συλλογική γνώση της ομάδας σας και να εξαλείψει περιττές ερωτήσεις.

Είναι ένα πολύτιμο πλεονέκτημα που μπορεί να λειτουργήσει όπως η εγκυκλοπαίδεια της εταιρείας σας για να διατηρήσει τη θεσμική γνώση καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει.

Αν και ένα εσωτερικό wiki είναι παρόμοιο με μια βάση γνώσεων στο ότι προωθεί την ανταλλαγή πληροφοριών, η κύρια διαφορά είναι ότι είναι ένα πιο συνεργατικό εργαλείο που επιτρέπει σε όλους να μοιραστούν την τεχνογνωσία τους (κυρίως για εσωτερική χρήση). Από την άλλη πλευρά, μια αποκλειστική ομάδα διαχειρίζεται συνήθως μια βάση γνώσεων και περιλαμβάνει πληροφορίες τόσο για εσωτερική όσο και για εξωτερική χρήση (προϊόντα και υπηρεσίες).

Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους πρέπει να δημιουργήσετε ένα εσωτερικό wiki:

• Η παροχή γρήγορης πρόσβασης σε πληροφορίες στον οργανισμό σας θα βελτιώσει τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ή σε έναν απομακρυσμένο/υβριδικό χώρο εργασίας.
• Η ύπαρξη ενός χώρου που περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες θα ενισχύσει την ταχύτητα μάθησης και την παραγωγικότητα των εργαζομένων.
• Ένα εσωτερικό wiki μπορεί να βελτιώσει τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες που χρειάζονται οι νέοι υπάλληλοι για να προσαρμοστούν στο νέο τους περιβάλλον και να πάρουν το μπαλάκι.
• Τα εσωτερικά wiki παρέχουν επίσης ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας και αξιοπιστίας. Μπορείτε να τα ρυθμίσετε ώστε να είναι προσβάσιμα μόνο σε μέλη του οργανισμού σας και εξαλείφει τον κίνδυνο απώλειας δεδομένων σε τοπικούς σκληρούς δίσκους.
• Τα εσωτερικά εργαλεία wiki είναι φιλικά προς τον χρήστη και επιτρέπουν σε οποιονδήποτε να δημιουργεί και να επεξεργάζεται περιεχόμενο καθαρά και οργανωμένο χρησιμοποιώντας κουκκίδες, υπερσυνδέσμους, διαφορετικά χρώματα και άλλα πολύτιμα χαρακτηριστικά.
• Η ύπαρξη ενός εσωτερικού wiki μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας που να περιλαμβάνει περισσότερους αποκλεισμούς, καθώς ενθαρρύνει όλους να δημιουργήσουν το κεντρικό νευρικό σύστημα της εταιρείας σας.
• Ένα εσωτερικό wiki επιτρέπει στις ομάδες σας να επικοινωνούν ασύγχρονα, μειώνοντας το άγχος της εύρεσης αλληλεπικαλυπτόμενων ωρών και τους κινδύνους αλλαγής περιβάλλοντος.
• Σας επιτρέπει να αποτρέψετε την απώλεια γνώσης όταν φεύγουν οι εργαζόμενοι.

Τι είδους περιεχόμενο μπορείτε να αποθηκεύσετε στο εσωτερικό σας Wiki;

Αν και ένα εσωτερικό wiki μπορεί να φιλοξενήσει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό σας, είναι καλύτερο να εστιάσετε στο πιο σχετικό περιεχόμενο που χρειάζονται οι ομάδες σας στις καθημερινές τους λειτουργίες, όπως:

• Εταιρικά νέα και ενημερώσεις
• Οδηγίες για το εσωτερικό λογισμικό
• Έγγραφα εκπαίδευσης και επιβίβασης
• Τεχνικές σημειώσεις
• Κοινές ροές εργασίας
• Σημειώσεις συνάντησης
• Πολιτικές της εταιρείας κ.λπ.

Επιλογή του εσωτερικού σας λογισμικού Wiki

Ενώ κάθε εταιρεία έχει διαφορετικές ανάγκες και απαιτήσεις, υπάρχουν ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να προσέξετε όταν επιλέγετε ένα εσωτερικό εργαλείο wiki. Ακολουθούν ορισμένα ζωτικά χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Επιλέξτε ένα λογισμικό wiki που ενσωματώνει δημοφιλή εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας όπως το Slack, το Microsoft Teams, το Asana, τα email κ.λπ., για να αποφύγετε τη συνεχή εναλλαγή μεταξύ τους για πρόσβαση σε ζωτικές πληροφορίες.
• Ένας από τους κύριους στόχους του εσωτερικού wiki της εταιρείας σας είναι να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνουν οι ομάδες σας αναζητώντας πληροφορίες. Λαμβάνοντας υπόψη ότι το wiki της εταιρείας σας μπορεί να περιέχει πολλές πληροφορίες, είναι ζωτικής σημασίας να επιλέξετε ένα εργαλείο με αποτελεσματικές λειτουργίες αναζήτησης για γρήγορη περιήγηση στα αρχεία.
• Το εσωτερικό λογισμικό wiki θα πρέπει να παρέχει πρόσβαση και διαχείριση δικαιωμάτων για την προστασία του περιεχομένου από ξένους.
• Το εργαλείο wiki σας θα πρέπει να επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να συνεισφέρουν σε πραγματικό χρόνο.
• Επιλέξτε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε ξεχωριστούς χώρους εργασίας για διαφορετικά τμήματα. Αυτό συμβαίνει επειδή οι ομάδες σας θα είναι πιο παραγωγικές όταν μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση σε περιεχόμενο σχετικό με τις λειτουργίες τους.
• Το λογισμικό wiki που επιλέγετε θα πρέπει να σας επιτρέπει να παρακολουθείτε αλλαγές και ενημερώσεις. Εσείς ή η ομάδα που είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση του wiki, θα πρέπει να γνωρίζετε ποιος κάνει αλλαγές και πότε γίνονται οι αλλαγές.

Έτσι, μερικά εργαλεία παρέχουν τις παραπάνω δυνατότητες ενώ είναι φιλικά προς το χρήστη, ένα από τα οποία είναι Tettra.

Βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία του εσωτερικού σας Wiki χρησιμοποιώντας Tettra

Είναι σημαντικό να έχετε ένα βήμα-βήμα σχέδιο για τη δημιουργία του εσωτερικού σας wiki προτού εγγραφείτε ομάδες. Εδώ είναι μερικά βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε:

1. Δομήστε τις πληροφορίες σας

Αφού επιλέξετε το λογισμικό wiki σας, μπορείτε να χωρίσετε το περιεχόμενό σας σε μεγάλες κατηγορίες για καλύτερη οργάνωση. Για παράδειγμα:

• ΕΝΑ Εταιρία ενότητα όπου θα προσθέσετε πληροφορίες για όλη την εταιρεία, όπως ενημερώσεις και νέα της εταιρείας.
• Δημιουργήστε ένα HR ενότητα για τις πολιτικές της εταιρείας, τις ανταμοιβές και τα οφέλη των εργαζομένων, τις πολιτικές διακοπών.
• Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ένα Τμήματα κατηγορία όπου διαφορετικά τμήματα στον οργανισμό σας μπορούν να έχουν γρήγορη πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες.
• Μια άλλη εύχρηστη κατηγορία μπορεί να είναι Εκπαίδευση, για τα εκπαιδευτικά σας σεμινάρια και άλλο εκπαιδευτικό υλικό.

Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες κατηγορίες ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας. Ο στόχος εδώ είναι να οργανώσετε καλύτερα το περιεχόμενό σας, ώστε όλοι να γνωρίζουν πού μπορούν να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες.

2. Εισαγωγή ή δημιουργία περιεχομένου

Αφού δημιουργήσετε μια σαφή και οργανωμένη δομή για το wiki της εταιρείας σας, μπορείτε πλέον να εισάγετε υπάρχον περιεχόμενο, εάν έχετε, ή να δημιουργήσετε νέο περιεχόμενο στις κατηγορίες wiki σας.

Ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε θα ήταν η δημιουργία ενός Ξεκινώντας κατηγορία για να συμπεριλάβετε τη δική σας Εσωτερικός οδηγός Wiki. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να εξηγήσετε πώς αυτό το έργο θα είναι χρήσιμο στον οργανισμό σας και τις βέλτιστες πρακτικές σχετικά με το πώς να το αξιοποιήσετε.

3. Ρύθμιση ενσωματώσεων

Ρυθμίστε ενσωματώσεις για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα υπάρχοντα εσωτερικά σας εργαλεία για να προσθέσετε/ενημερώσετε περιεχόμενο στο εσωτερικό σας wiki. Με αυτόν τον τρόπο, θα συνεισφέρετε εύκολα περιεχόμενο που διαφορετικά θα έπαιρνε πολύ χρόνο ή απλώς θα δημιουργήσετε μια καλύτερη συνολική εμπειρία για τους χρήστες.

Αυτό περιλαμβάνει τη σύνδεση της εφαρμογής συνομιλίας σας, ώστε οι χρήστες να μπορούν να συλλέγουν ιδέες, να τις δημοσιεύουν στο Tettra για να τις δουν οι άλλοι και ακόμη και να ανοίγουν ένα αντικείμενο εργασίας ακριβώς εκεί, εάν χρειάζεται. Κάνοντας αυτό θα συμβάλει στην αύξηση της υιοθέτησης του εσωτερικού wiki καθιστώντας το αναπόσπαστο μέρος των καθημερινών ροών εργασίας του καθενός.

4. Διαμόρφωση δικαιωμάτων και αδειών πρόσβασης

Η διαμόρφωση των δικαιωμάτων πρόσβασης και των δικαιωμάτων σάς δίνει τη δυνατότητα να προσδιορίσετε ποιος έχει πρόσβαση σε ποιο περιεχόμενο. Αυτό είναι σημαντικό επειδή μπορείτε να προσθέσετε περιεχόμενο που σχετίζεται μόνο με μια συγκεκριμένη ομάδα στον οργανισμό σας. Ή ίσως θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα έγγραφα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Tettra κάτω από το Ρυθμίσεις ομάδας.

5. Εκκινήστε το Wiki σας

Τώρα, ήρθε η ώρα να ανάψετε τα φώτα και να κάνετε όλους να χρησιμοποιούν το εσωτερικό σας wiki. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να στείλετε email στα μέλη της ομάδας απευθείας μέσω των ρυθμίσεων στο Tettra. Αφού το κάνετε αυτό, φροντίστε να τους ενθαρρύνετε να διαβάσουν τον οδηγό wiki που προσθέσατε στην κατηγορία Ξεκινώντας.

Ενισχύστε τη συνεργασία της ομάδας σας δημιουργώντας το Wiki της εταιρείας σας

Η δημιουργία ενός εσωτερικού wiki είναι ένας πολύ καλός τρόπος αποθήκευσης και κοινής χρήσης πληροφοριών. Πολλές εταιρείες δεν το έχουν αυτό, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο με πολλούς τρόπους.

Επιτρέπει την καλύτερη συνεργασία μεταξύ ομάδων και τμημάτων και περισσότερες ευκαιρίες για τους υπαλλήλους να μάθουν ο ένας από τον άλλο. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές ως βάση για να δημιουργήσετε το wiki της εταιρείας σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Wiki στο Microsoft Teams

Το Microsoft Teams διαθέτει ένα εσωτερικό εργαλείο Wiki που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε και να συλλέγετε πληροφορίες απρόσκοπτα. Δείτε πώς να το χρησιμοποιήσετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα